檔案管理制度一、總則1、為了規(guī)范xxx集團檔案的分類、裝訂、歸檔、保管、查閱和銷毀的管理，特制定本制度。2、檔案的范圍（1）公司內(nèi)部經(jīng)營形成的各種資料。（2）外部政府機關(guān)、行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復等資料。（3）下屬全資、控股子公司（以下簡稱子公司）備案形成的與經(jīng)營有關(guān)的資料。二、檔案的管理部門1、檔案管理由行政管理中心及財務中心共同管理，其中行政管理中心為主管部門。2、檔案管理部門的職責（1）行政管理中心檔案管理的職責=1\*GB3①負責統(tǒng)一組織編制、修訂、完善公司的檔案管理制度，規(guī)范管理流程、分類目錄、管理表格，規(guī)范檔案分類、移交、備份、備案、歸檔、立卷、保管、借閱、銷毀等的管理。=2\*GB3②負責指導、培訓、宣貫檔案管理制度。=3\*GB3③負責組織、安排、檢查督導檔案管理制度的執(zhí)行。=4\*GB3④負責整理、保管公司人事行政類和業(yè)務類檔案。=5\*GB3⑤負責收集、整理、保管子公司備案的人事行政類和業(yè)務類檔案。=6\*GB3⑥負責收集、整理各部門檔案分類目錄，匯總建立公司電子目錄。（2）財務中心檔案管理的職責=1\*GB3①負責配合行政管理中心編制、修訂、完善公司檔案管理制度中財務類檔案的分類目錄、分類管理流程。=2\*GB3②負責收集、整理、保管公司及子公司備案的財務類檔案。三、檔案的分類管理1、檔案的分類原則公司檔案分類和分類編號由行政管理中心統(tǒng)一集中管理。各部門不得擅自增、減、變更檔案分類和分類編號。如有變更、調(diào)整、增加、刪除需求，應由需求部門提出申請，經(jīng)部門負責人和行政管理中心審批同意后再做調(diào)整。2、檔案的分類檔案分類可按內(nèi)容、保存形式、密級性等多種方式分類。公司檔案主要采取按實質(zhì)內(nèi)容進行分類。（1）按內(nèi)容進行分類，主要有：=1\*GB3①章程、規(guī)章制度、通知通報發(fā)文：主要包括章程、規(guī)章、制度、內(nèi)部通知通報發(fā)文、外部政府機構(gòu)、行業(yè)部門的發(fā)文、通知、批文等。=2\*GB3②會議資料。主要包括日常會議紀要和專題會議資料等。=3\*GB3③股東會、董事會、監(jiān)事會決議和成員資料。包括股東會、董事會、監(jiān)事會決議、股東會、董事會、監(jiān)事會成員資料等。=4\*GB3④企業(yè)基本資料。包括企業(yè)簡介、資質(zhì)、證照登記、變更、注銷、年審資料、品牌形象等。=5\*GB3⑤經(jīng)營目標、計劃、總結(jié)：包括經(jīng)營目標與總結(jié)、經(jīng)營計劃與總結(jié)等。=6\*GB3⑥經(jīng)濟合同。包括對外形成收款的經(jīng)濟業(yè)務合同、對外形成付款的經(jīng)濟業(yè)務合同、關(guān)聯(lián)企業(yè)間收付款合同等。=7\*GB3⑦案件資料。=8\*GB3⑧行政后勤檔案/員工福利（餐娛、文體、圖書、旅游等）。包括基建項目、后勤福利文件、資產(chǎn)清單等。=9\*GB3⑨人力資源部資料。包括人力配置、人力開發(fā)、人力薪酬（成本）、勞資關(guān)系、員工信息管理等。=10\*GB3⑩財務部門資料。包括財務人員管理資料、會計報表/報告、涉稅資料、銀行融資評級授信資料、銀行資金帳戶資料、重大財務事項資料、會計賬簿、憑證、年度帳套備份光盤等。eq\o\ac(○,11)工會文件eq\o\ac(○,12)登記記錄資料。包括印章使用登記表、收發(fā)文登記、檔案管理登記資料、圖書借閱登記表等。eq\o\ac(○,13)簽字印模。包括簽字樣本、印章印模等。eq\o\ac(○,14)特殊業(yè)務資料。（2）按保存形式分類=1\*GB3①紙質(zhì)形式=2\*GB3②電子檔案形式：包括各種電子表格、電子文檔、掃描方式等形式。（3）按保密性分類：分為絕密檔案、機密檔案、秘密檔案、一般（無密級）檔案。絕密、機密文件打印使用專用磁盤，絕密文件只能印1份，機密、秘密文件按審閱人數(shù)打印。文件機密級數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導根據(jù)文件內(nèi)容，對照密級分類標準進行確定。=1\*GB3①絕密：處于最高保密等級，限指定人員知曉，一旦泄密會對集團公司安全、發(fā)展造成極其嚴重后果的資料，如導致公司財產(chǎn)損失伍萬元以上；資金鏈斷裂；管理系統(tǒng)或組織架構(gòu)動蕩（高管三人以上投訴或兩人以上離職的）等。絕密文件是集團公司的核心檔案。包括但不限于：a、總裁指定的絕密事項資料；b、外單位提供的絕密文件資料和相應的科研成果；c、公司的重大經(jīng)營決策、戰(zhàn)略投資計劃；d、購買或開發(fā)的科研成果和專利等資料；e、資金運作計劃、協(xié)議、等相關(guān)財務資料；f、重大項目的資料。=2\*GB3②機密：保密等級次于絕密，集團相關(guān)領(lǐng)導、相關(guān)部門領(lǐng)導和相關(guān)人員所知的資料。是指非法泄露后會給集團公司安全、發(fā)展造成嚴重損害的資料，如導致公司財產(chǎn)壹萬元以上伍萬元以下；資金鏈鏈接不穩(wěn)；管理系統(tǒng)遭受破壞或組織架構(gòu)出現(xiàn)危機（高管兩人以上投訴或一人離職的）等，包括但不限于：a、集團公司領(lǐng)導指定的機密事項資料；b、外單位提供的機密文件資料和相應的研究成果；c、集團及控股子公司的決策性會議紀要、股東會及董事會決議；d、關(guān)于集團及控股子公司商業(yè)利益，發(fā)展的合同；e、公司發(fā)展規(guī)劃、年度經(jīng)營計劃、業(yè)績合同、經(jīng)營分析會紀要等(未公開宣布者)；f、尚未公布的技術(shù)基本資料、材料、圖紙；g、投資計劃書、項目協(xié)議、項目運作方案；h、財務帳薄、財務運行報告、驗資報告、審計報告等；i、集團公司人事檔案、工資；j、未公布的內(nèi)部重大改革及人員變動的方案；k、涉及總裁個人的收發(fā)文件。=3\*GB3③秘密：保密等級在絕密和機密之下，集團領(lǐng)導、部門領(lǐng)導、相關(guān)人員所知的資料。但如果非法泄露，會給集團公司帶來損害和影響，如導致公司財產(chǎn)損失1萬元以下；資金鏈鏈受到輕微影響（不影響正常作業(yè)）；管理系統(tǒng)遭受輕微破壞（不影響正常使用）或組織架構(gòu)受到輕微動蕩（兩人以下投訴，無人員離職），包括但不限于：a、外單位提供的秘密文件資料和相應的研究成果；b、公司招投標書，有關(guān)公司經(jīng)營的各項信息、數(shù)據(jù)、流通渠道和機構(gòu)等；c、具有國際先進水平，并且應用范圍廣、經(jīng)濟效益高或者學術(shù)價值大的科研成果、關(guān)鍵技術(shù)和有可能成為發(fā)明、專利的階段性成果、資料等；d、合同，技術(shù)協(xié)議；e、公司制度匯編原件。=4\*GB3④一般（無密級）檔案：除以上外，其他均為一般檔案。四、檔案的移交管理1、檔案移交的基本要求（1）資料完成了日常經(jīng)營審批、傳閱等相關(guān)流程，已形成檔案。（2）移交前，應對破損、字跡擴散或紙張?zhí)〉奈募M行修裱、復制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。（3）結(jié)合文書材料的形成時間、彼此聯(lián)系進行排列。批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；結(jié)論在前，依據(jù)在后。（4）原則上整理好一一對應的紙質(zhì)檔和電子檔。（5）采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準確。2、檔案移交時移交人填寫《檔案交接登記表》（附件1），報部門負責人審核確認簽字。接收人核對無誤后簽字確認。五、檔案的歸檔管理1、檔案的歸檔原則（1）按立檔單位分開建檔。（2）按形成或針對的年度分開建檔。（3）自有檔案和備案檔案分開建檔。（4）按檔案內(nèi)容分類排序歸檔。（5）按公司/年度/檔案類別/順序號歸檔編號。（6）按末級分類檔案登記檔案目錄。（7）不相容職務檔案分開歸檔。2、檔案管理員應在收到移交檔案資料后3日內(nèi)歸檔。檔案管理員填寫登記《分類檔案目錄》，將檔案文件有序置放在目錄后面。檔案文件右上角應標注檔案的分類編號、目錄序號及檔案密級。六、檔案的立卷管理1、檔案的立卷裝盒原則上應與檔案分類保持一致。分類檔案資料較少時，連序的分類檔案可組合立卷。分類檔案資料較多時，可分多盒立卷。檔案管理員應編制《檔案立卷目錄》，對每一卷宗號所管理的分類檔案編號、分類檔案名稱進行列示。對于跨年的案件資料、基建項目、施工項目、投資項目、委貸業(yè)務、擔保業(yè)務，應在完結(jié)當年立卷歸檔。與單個項目、業(yè)務或事項相關(guān)的要素應進行組合成一個文檔，建立清單目錄，經(jīng)部門領(lǐng)導審批確認完整齊備、準確無誤后再歸檔立卷。比如：（1）單個專題會議相關(guān)組合要素：=1\*GB3①關(guān)于召開會議的請示與批復；=2\*GB3②提交會議審議批準的資料：包括工作規(guī)劃、計劃、報告；預算決算；各項決議的草案；=3\*GB3③會議期間使用的資料：包括開幕詞、閉幕詞、領(lǐng)導人講話稿；大會發(fā)言資料；會議總結(jié)報告；=4\*GB3④會議參考性資料：包括調(diào)查報告；可行性分析報告；統(tǒng)計報表；技術(shù)圖紙或圖表；=5\*GB3⑤會議管理性資料：包括會議通知、日程與議程安排表；會議須知、保密規(guī)定；會議主席團名單、委員會名單、與會人員名單；票證、簽到簿；=6\*GB3⑥會議宣傳性資料：包括會議簡報；會議紀要；新聞報道；=7\*GB3⑦照片、錄音、錄像等資料。（2）單個股東會、董事會、監(jiān)事會成員資料相關(guān)組合要素：簡歷、身份證復印件、授權(quán)書及其他資料。（3）單個資質(zhì)、證照登記、變更、注銷、年審事項相關(guān)組合要素：資質(zhì)、證照新舊或前后復印件；公司登記、變更、注銷、年審申請資料；有關(guān)政府或行業(yè)部門登記、變更、注銷、年審批復資料。（4）單個案件相關(guān)組合要素：訴訟合同、立案資料、過程資料、結(jié)案資料。（5）單個員工的檔案相關(guān)組合要素：員工應聘信息登記表、學歷及學位證復印件、身份證復印件、三張一寸彩色免冠照保險接續(xù)卡（養(yǎng)老保險冊）、與工作過公司解除或終止勞動合同的證明、專業(yè)技術(shù)資格證書、完整應聘人員信息登記表、體檢證明、勞動合同和保護協(xié)議、員工用工協(xié)議、告知書、聲明書、崗位變動通知、辦理交接手續(xù)資料。（6）單個基建項目、施工項目、工程項目、資金申報項目、委貸業(yè)務資料、擔保業(yè)務也應根據(jù)具體項目或業(yè)務要求進行相關(guān)要素組合。七、檔案的保管要求1、檔案管理員負責檔案的保管。行政類、人事類檔案由檔案管理專員保管；財務類檔案應由財務人員暫為檔案管理。2、紙質(zhì)或?qū)嵨餀n案的保管的一般要求（1）檔案室應選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應備有適應的防火器材；（2）檔案室內(nèi)應經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀；（3）檔案室內(nèi)保持通風透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱地方，以利查閱，并防止潮濕；（4）嚴防毀壞損失、散失和泄密；3、電子檔案的保管的一般要求（1）檔案管理員應建立電子文件夾將電子檔案進行統(tǒng)一保管。（2）電子文檔應保存在單機版的計算機中，必須設置密碼，注意防泄。（3）電子文件應定期進行備份，防病毒等安全措施。（4）備份磁介質(zhì)應注意防磁。4、密級檔案管理的特別要求（1）嚴禁在不具備保密條件的地方存放檔案。（2）檔案管理員應當貫徹執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和集團公司的保密規(guī)定，做到對公司的機密不說、不外傳。（3）檔案管理員在調(diào)離或離職時，由行政管理中心總監(jiān)監(jiān)督辦理移交、檔案交接之后，方可離開。（4）檔案管理員無論在職期間、調(diào)離或離職后，都不得向任何個人或單位泄漏涉及公司經(jīng)濟合同、稅收籌劃、核心技術(shù)等機密性檔案內(nèi)容。丟失檔案或擅自泄露檔案機密，公司將追究其個人的經(jīng)濟責任和法律責任。（5）秘密載體必須確保任何時候都處于絕對安全、保密狀態(tài)，對秘密載體生成過程中不需歸檔的材料，應及時銷毀。秘密載體指以文字、數(shù)據(jù)、符號、圖形、圖像、聲音等方式記載公司秘密信息的紙介質(zhì)、磁介質(zhì)（含計算機硬盤、軟盤和錄音帶、錄像帶等）、光盤等各類物品。（6）秘密文件在公司內(nèi)部的借閱、復制必須由借閱人申請，經(jīng)過載體管理部門負責人、分管領(lǐng)導、行政管理中心負責人審批，有對外發(fā)布需要時，必須報經(jīng)批準。（7）絕密、機密文件在公司內(nèi)部的借閱、復制必須由借閱人申請，經(jīng)過載體管理部門負責人、分管領(lǐng)導、行政管理中心總監(jiān)、批準。（8）在秘密事項形成后、歸檔前以“誰形成誰負責”為原則，進行管理。（9）秘密事項由形成部門在檔案歸檔時，按照密級資料具體分類標準做好標識（蓋上標識印章，標識印章由檔案管理員保管，絕密檔案移交前移交人須做好密封），交檔案管理員負責妥善保管，并建好記錄、臺帳。八、檔案的借閱管理1、申請借閱、查閱或復印檔案時，應填寫《檔案借閱/復印申請單》，根據(jù)檔案密級級別向各級領(lǐng)導申請報批。除此外，公司外部人員借閱時還應持單位正式介紹信，檔案保管人員方能接待。2、借閱人應認真填寫檔案借閱/復印登記簿，詳細登記借閱人的姓名、工作單位、查閱理由、查閱日期、檔案名稱、數(shù)量、內(nèi)容、歸還期、歸還簽名等情況。3、在借閱、查閱或者復制檔案時，嚴禁在檔案上涂畫、拆封和抽換。4、申請復印時，應由檔案管理員親自復印，并加蓋“再復印無效”印章，并注明“此復印件僅用于…用途”。5、一般檔案的借閱、復印由借閱人提出申請，報部門負責人、行政管理中心負責人審批后至檔案員處辦理相關(guān)手續(xù)。檔案一般不得帶出檔案室。檔案管理人員應負責將原件及時、完好無缺地歸放原處。6、絕密、機密文件嚴禁帶出檔案室、復制，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導審核簽批人員在檔案室查閱后應立即歸還。如確因工作需要帶出、復印，除簽批手續(xù)外，檔案員還需當面或電話聯(lián)系，向相關(guān)領(lǐng)導確認后辦理相關(guān)手續(xù)。辦理中做好記錄，按時追回加密的復印文件存檔（由于工作需要交予其它關(guān)聯(lián)機構(gòu)、政府部門的除外）。7、絕密、機密、秘密、一般檔案借閱、復印如涉及財務內(nèi)容的，除正常審批手續(xù)外，還需財務管理中心負責人簽批。九、檔案的銷毀管理1、檔案保管期滿需要銷毀時，由檔案保管人員填寫文檔銷毀申請單，編制銷毀清冊，經(jīng)部門負責人鑒定審核后，方能銷毀。銷毀時，應有監(jiān)銷人在場監(jiān)督銷毀。監(jiān)銷人在銷毀檔案前，應當按照檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的檔案；銷毀后，應當在《檔案銷毀清冊》上簽名蓋章。檔案保管期限滿，但未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的檔案，應在檔案銷毀清冊和檔案保管清冊中列明。十、附則本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行，由集團行政管理中心負責解釋并落實。附件1、《檔案交接登記表》2、《檔案借閱/復印申請單》《檔案銷毀清冊》xxxx有限公司xx年x月x日附件1檔案資料移交表公司名稱：移交部門：序號文件名稱數(shù)量備注12345678910移交人：年月日接收人：年月日附件2：檔案借閱/復印申請單記錄檔案名稱及編號類型□借閱□復印（___份）借閱日期歸還日期借閱/復印原因借閱/復印申請人簽名：申請日期：年月日(外部申請單位名稱：）集團內(nèi)部申請人所在公司/管理中心意見行政管理中心意見附件3：檔案銷毀清冊序號文件名稱日期份數(shù)備注銷毀原因檔案管理員意見行政管理中心意見集團總裁意見銷毀經(jīng)辦人：監(jiān)銷人：銷毀時間：銷毀地點：公司檔案管理制度及流程一、目的加強檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。術(shù)語和定義檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。職責綜合部：負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理。建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導公司的檔案管理工作。提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。其他各部門相關(guān)人員：1）負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知綜合部；2）向綜合部移交合同或文件資料原件或復印件；3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；4）財務部負責按國家財政制度規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料；各部門主管人員1）批準對自己部門資料或合同復印件的處置。各部門經(jīng)理/副總1）負責對檔案管理監(jiān)督檢查報告的審批。工作程序檔案資料的收集1）各部門相關(guān)人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向綜合部移交。歸檔范圍及移交時間檔案資料的標識綜合部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見公司檔案管理規(guī)定。檔案資料的日常管理：電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進行編號保存。文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。檔案借閱借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導批準；⑵檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告直接上級；⑶借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；⑷借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；檔案銷毀⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報總經(jīng)理的批準，方可銷毀。⑵執(zhí)行銷毀任務時，必須由綜合部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理和總經(jīng)理的批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。檔案管理細則1）檔案資料的歸檔范圍⑴公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；⑵公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；⑶本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；⑷公司領(lǐng)導的批示、指示等；⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；⑹反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報；⑻本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；⑽本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；⑿外出公務活動（如學習、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；⒀財務檔案資料；⒁各種實物檔案；其他具有利用和保存價值的文件資料。3、檔案資料的歸檔要求⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，綜合部以影印本歸檔。⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。⑷子文件應有相應的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。⑸各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。4、檔案資料的歸檔時間⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：公司規(guī)定的密級文件；重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；合同、協(xié)議書等正本及過程資料；公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；其他認為需要即時歸檔的資料。⑵定期歸檔部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交綜合部；部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司綜合部；⑶電子聲像檔案的歸檔重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。每年3月底前必須向綜合部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，綜合部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。5、檔案交接⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，綜合部見證。6、檔案移交公司的流程經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；綜合部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；7、檔案保管⑴檔案編號檔案按類別應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類編號內(nèi)應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增多時，隨時增補之用。檔案分類及編號的增補、修訂等由行政中心結(jié)合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。8、附則：本辦法由公司綜合部制定并負責解釋。公司圖書資料管理制度（備用）1、工具資料書籍的購買，由員工提出，經(jīng)部門經(jīng)理匯總后報總經(jīng)理審批，然后由綜合部統(tǒng)一訂購。2、期刊、雜志等的訂閱，由綜合部匯總各部門征定清單，報總經(jīng)理審批后向有關(guān)發(fā)行部門訂購。購回的圖書等資料由綜合部專人負責登記、蓋章、分類編號，統(tǒng)一保管。凡需借用圖書資料的員工須辦理借閱手續(xù)。期刊、雜志等圖書資料由綜合部安排專人管理，用完收存。員工離開本公司時，應歸還所借用的圖書資料。相關(guān)記錄《文件（合同）管理記錄目錄》《文件檔案移交目錄》《檔案移交清單表》《檔案借閱審批單》《檔案分類編號表》《受控文件清單表》《檔案目錄》文件（合同）管理記錄目錄記錄編號:日期：序號文件（合同）編號標題需抄送的相關(guān)部門接收部門原/復接收人備注移交目錄記錄編號:日期：序號文件（合同）編號標題名稱頁數(shù)原/復備注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一