基于信息資源的電子文件管理

——實際講解篇

“古無紙，故用簡，非主于敬也。今諸用簡者，皆以黃紙代之。3主要內(nèi)容電子文件與信息資源電子文件管理的特點與原那么電子文件管理的重點與難點電子文件管理方式的選擇電子文件管理流程的構(gòu)建與管理方法配套建立管理技術4電子文件與信息資源電子文件是原始性的記錄信息真實的憑證性信息顯性的知識信息

美國情報學專家伊恩?戈登指出，企業(yè)所需信息資源的80%來自于企業(yè)內(nèi)部，其中絕大部分又主要來自于文件。獨特的、不可替代的一種信息資源數(shù)量激增電子文件的真實性7電子合同電子文件的產(chǎn)生傳統(tǒng)的：電子公文，數(shù)碼照片，多媒體文件獨特的〔運用領域〕：電子郵件，博客與微博，，手機終端。。。。。文件管理的社會化NARA11電子文件管理的特點與原那么什么是電子文件？電子文件=電子+文件電子文件的類型：文本文件、數(shù)據(jù)庫文件、程序文件、圖形文件、圖像文件、視頻文件、聲音文件〔多媒體文件、超級文本文件〕電子文件是指機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處置公務過程中，經(jīng)過計算機等電子設備構(gòu)成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同方式的信息記錄。12為什么要管理電子文件？正——需求反——風險13正：電子文件管理的“應需而生〞電子文件本身的特點管理電子文件的各種需求14紙質(zhì)文件是穩(wěn)定的〔stable〕、永久的〔permanent〕、靜態(tài)的〔static〕、消極的〔inactive〕、固定的〔fixed〕、嚴厲的〔rigid〕電子文件是不穩(wěn)定的〔unstable〕、非永久的〔impermanent〕、動態(tài)的〔dynamic〕、積極的〔active〕、交互式的〔interactive〕、流動的〔fluid〕、可變的〔transformable〕15電子文件的“七大〞特點信息的非人工識讀性系統(tǒng)依賴性信息與特定載體之間的可分別性信息的易變性信息存儲的高密度性多種信息媒體的集成性信息的可操作性一些紙質(zhì)文檔管理方法在電子環(huán)境中面臨姿態(tài)！格式多樣化例如：軟件之間的不兼容18現(xiàn)狀多種信息系統(tǒng)不同信息組織構(gòu)造格式多樣元數(shù)據(jù)差別非構(gòu)造化數(shù)據(jù)異構(gòu)軟硬件體系“原件〞電子文件的

真實性——虎照門管理電子文件的各種需求新觀念風險管理本錢管理資產(chǎn)管理集成管理新管理原那么一致管理全程管理規(guī)范規(guī)范便于利用平安嚴密存儲“神話〞云存儲中國首臺千萬億次超級計算機“天河一號〞，共享存儲總?cè)萘繛椋保校?。按國?nèi)數(shù)字圖書館運用軟件的圖片格式ＰＤＧ為例計算，假設平均每冊書大小約１０ＭＢ的話，“天河一號〞的存儲量相當于４個國家圖書館〔藏書量為２７００萬冊〕之和，可以為全國每人儲存一張大小接近１ＭＢ的照片。23反：電子文件管理不當導致的風險重要電子文件的流失電子文件的真實性得不到廣泛認可電子文件的平安性無法保證電子文件的利用不暢24重要電子文件的流失搜集不到搜集不全搜集不實25電子文件的真實性得不到廣泛認可電子真實性的法律認可電子檔案長期可用性的維護26電子文件的利用不暢對電子文件命名沒有規(guī)范，導致重名、檢索困難。對電子文件格式未做規(guī)定，導致難以交換。對數(shù)據(jù)遷移缺乏規(guī)那么，無法保證電子文件的長期可讀。缺乏相應的權(quán)限控制措施，導致電子文件內(nèi)容失密。27電子文件管理風險的自我評價構(gòu)成階段保管階段不真實不完好不準確不平安不真實不完好不可用業(yè)務系統(tǒng)設計制度組織人員環(huán)境反思：電子文件管理方法體系存在艱苦缺陷跟從業(yè)務而非支撐業(yè)務自下而上而非自上而下分段交叉而非全程一致簡單粗