工廠物料采購(gòu)：流程、制度、方案01物料采購(gòu)流程02物料采購(gòu)預(yù)算編制流程03物料采購(gòu)管理制度范本04物料采購(gòu)計(jì)劃編制方案05工廠緊急請(qǐng)購(gòu)實(shí)施方案一、物料采購(gòu)流程二、物料采購(gòu)預(yù)算編制流程三、物料采購(gòu)管理制度范本物料采購(gòu)管理制度第1章總則第1條目的。1．達(dá)成工廠生產(chǎn)目標(biāo)，保證生產(chǎn)供應(yīng)。2．保證采購(gòu)物料質(zhì)量，控制采購(gòu)成本。3．加強(qiáng)工廠采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)工作，保證采購(gòu)的合法性和規(guī)范性。第2條適用范圍。本制度適用于本工廠生產(chǎn)原材料、輔助材料及零配件等所有物料的采購(gòu)。第3條采購(gòu)工作目標(biāo)。1．根據(jù)工廠生產(chǎn)需求做好物料采購(gòu)工作，保證生產(chǎn)物料的供應(yīng)。2．在保證物料供應(yīng)的前提下控制采購(gòu)成本。3．處理好與供應(yīng)商的關(guān)系，優(yōu)化工廠所需物料的供應(yīng)渠道。第2章物料請(qǐng)購(gòu)管理第4條工廠的各物料請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)部門本身的職權(quán)向采購(gòu)部提出請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)，具體職權(quán)劃分如下。1．生產(chǎn)部，請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃期間的用料或常備用料。2．倉(cāng)儲(chǔ)部，請(qǐng)購(gòu)預(yù)備物料或其他物料。第5條請(qǐng)購(gòu)單的填寫。1．請(qǐng)購(gòu)部門的經(jīng)辦人員應(yīng)依據(jù)存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算，參考庫(kù)存狀況開立物料請(qǐng)購(gòu)單，并注明物料的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期、請(qǐng)購(gòu)部門、對(duì)物料的特殊要求及注意事項(xiàng)等，經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)簽字后，送交采購(gòu)部。物料請(qǐng)購(gòu)單如下表所示。物料請(qǐng)購(gòu)單編號(hào)：請(qǐng)購(gòu)日期：年月日請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目物料名稱物料規(guī)格物料編號(hào)請(qǐng)購(gòu)部門請(qǐng)購(gòu)數(shù)量用途說明需要日期預(yù)算編號(hào)總經(jīng)理上級(jí)主管物控總監(jiān)經(jīng)辦人料別□原材料□輔助材料□燃料□零配件□其他交貨情況□一次交貨□分批說明詢價(jià)記錄供應(yīng)商名稱單價(jià)總價(jià)交貨期及品質(zhì)供應(yīng)商選擇參考資料庫(kù)存量可用天數(shù)請(qǐng)購(gòu)量可用天數(shù)前次購(gòu)買單價(jià)供應(yīng)商總經(jīng)理采購(gòu)部經(jīng)理物控總監(jiān)采購(gòu)專員2．如果物料請(qǐng)購(gòu)單不只一份，應(yīng)按照需求日期的先后順序裝訂成冊(cè)后送采購(gòu)部。3．請(qǐng)購(gòu)重要的物料或由特定供應(yīng)商供應(yīng)的物料，物料請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)在物料請(qǐng)購(gòu)單上注明或單獨(dú)進(jìn)行請(qǐng)購(gòu)。4．需用日期相同，且屬同一供應(yīng)商供應(yīng)的統(tǒng)購(gòu)物料時(shí)，請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)以“一單多品方式”提出請(qǐng)購(gòu)。5．物料緊急請(qǐng)購(gòu)時(shí)，請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)在物料請(qǐng)購(gòu)單的“說明”欄中注明原因，并加蓋緊急采購(gòu)章，以“急件卷宗方式”遞交采購(gòu)部。6．物料檢驗(yàn)需要精密設(shè)備或繁雜的工序檢驗(yàn)后方可采用時(shí)，請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)在“說明”欄中注明物料檢驗(yàn)所耗費(fèi)的期限。第6條請(qǐng)購(gòu)的審批權(quán)限。1．請(qǐng)購(gòu)物料的總金額在100000元以下時(shí)，請(qǐng)購(gòu)部門主管確認(rèn)簽字后，交由物控總監(jiān)進(jìn)行審批。2．請(qǐng)購(gòu)物料的總金額在100000元以上時(shí)，請(qǐng)購(gòu)部門主管和物控總監(jiān)分別確認(rèn)簽字后，交由總經(jīng)理進(jìn)行審批確認(rèn)。第7條物料請(qǐng)購(gòu)單的撤銷。1．由于工作失誤等原因請(qǐng)致使物料請(qǐng)購(gòu)單填寫錯(cuò)誤并已送到采購(gòu)部時(shí)，請(qǐng)購(gòu)部門發(fā)現(xiàn)后應(yīng)立即通知采購(gòu)部，并在已填寫好的物料請(qǐng)購(gòu)單上寫明撤銷原因，加蓋撤銷章后取回請(qǐng)購(gòu)單，但其中一聯(lián)應(yīng)留存采購(gòu)部。2．若采購(gòu)部根據(jù)錯(cuò)誤的采購(gòu)單已發(fā)出訂貨單，采購(gòu)部應(yīng)積極同供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系，協(xié)商解決，取消訂貨單或轉(zhuǎn)采別的物資。3．若因人為原因造成工作失誤，由相關(guān)人員承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。第3章采購(gòu)作業(yè)管理第8條采購(gòu)部接到物料請(qǐng)購(gòu)單后完成以下作業(yè)。1．進(jìn)行審核，對(duì)越權(quán)審批的物料請(qǐng)購(gòu)單直接退回請(qǐng)購(gòu)部門。2．收集所請(qǐng)購(gòu)物料的倉(cāng)儲(chǔ)資料。第9條采購(gòu)部的人員根據(jù)物料請(qǐng)購(gòu)單與倉(cāng)儲(chǔ)數(shù)量等資料計(jì)算最經(jīng)濟(jì)的物料采購(gòu)數(shù)量等，并根據(jù)確定的采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)對(duì)象、采購(gòu)方式、采購(gòu)時(shí)間等編制采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)財(cái)務(wù)部審核，物控總監(jiān)審批。第10條采購(gòu)預(yù)算的編制。1．采購(gòu)人員根據(jù)物料采購(gòu)計(jì)劃選用合適的方法編制采購(gòu)預(yù)算。2．編制的采購(gòu)預(yù)算必須在考慮工廠的銷售計(jì)劃與資金支付能力的基礎(chǔ)上對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行平衡。3．編制好的采購(gòu)預(yù)算必須得到財(cái)務(wù)部的審核通過。第11條供應(yīng)商的選取。1．應(yīng)從工廠的供應(yīng)商名單中選取合適的供應(yīng)商。2．若供應(yīng)商名單中無(wú)合適供應(yīng)商，則由采購(gòu)人員走訪市場(chǎng)進(jìn)行詢價(jià)，選擇不少于三家正當(dāng)供應(yīng)商。3．組織由質(zhì)檢部、財(cái)務(wù)部、技術(shù)部等相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行審查，將審查合格的供應(yīng)商記錄在工廠供應(yīng)商名單中。第12條采購(gòu)方式的選擇。1．工廠所采購(gòu)的物料總金額超過100000元時(shí)，必須采用競(jìng)標(biāo)的方式進(jìn)行采購(gòu)。2．工廠采購(gòu)除選用規(guī)定的直接采購(gòu)、間接采購(gòu)等方法外，還應(yīng)根據(jù)物料的特性與需求量，采用以下方式進(jìn)行采購(gòu)。（1）集中采購(gòu)。具有共同性的物料，集中采購(gòu)可降低費(fèi)用時(shí)，采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)請(qǐng)購(gòu)需求定期進(jìn)行采購(gòu)。（2）長(zhǎng)期采購(gòu)。凡經(jīng)常使用且用量比較大的物料，采購(gòu)部應(yīng)聯(lián)合其他部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核通過后與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期供貨協(xié)議。第13條與供應(yīng)商談判。與供應(yīng)商談判的原則和流程如下表所示。與供應(yīng)商談判的原則和流程表與供應(yīng)商談判的原則與供應(yīng)商談判的流程合作原則與供應(yīng)商聯(lián)系認(rèn)同原則與供應(yīng)商談判平等原則與供應(yīng)商討價(jià)還價(jià)互惠互利原則與供應(yīng)商達(dá)成協(xié)議堅(jiān)持客觀標(biāo)準(zhǔn)原則簽訂合同第14條采購(gòu)合同由采購(gòu)部人員在法律顧問的指導(dǎo)下擬定，須由財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核，根據(jù)職權(quán)范圍交由物控總監(jiān)或總經(jīng)理審批，相關(guān)人員就合同中的條款提出建議或意見，采購(gòu)部人員據(jù)此修訂合同并與供應(yīng)商協(xié)商。1．合同總金額在300000元以下時(shí)，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核后，交由物控總監(jiān)簽訂采購(gòu)合同。2．合同總金額在300000元以上時(shí)，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核后，交由總經(jīng)理簽訂采購(gòu)合同。第4章采購(gòu)作業(yè)控制第15條采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)合同的約定向供應(yīng)商發(fā)出訂貨單后，必須對(duì)訂貨單進(jìn)行跟蹤。第16條采購(gòu)人員按照采購(gòu)的先后順序?qū)⑽锪嫌嗀泦尉庉嫵蓛?cè)，并結(jié)合采購(gòu)進(jìn)度計(jì)劃制訂每日的跟催計(jì)劃，防止出現(xiàn)延期供貨的情況，影響生產(chǎn)的進(jìn)度。第17條采購(gòu)人員未能按采購(gòu)進(jìn)度采購(gòu)時(shí)，填寫采購(gòu)進(jìn)度異常報(bào)告單，注明異常的原因及預(yù)計(jì)完成日期，經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理審核后轉(zhuǎn)送請(qǐng)購(gòu)部門，根據(jù)請(qǐng)購(gòu)部門的意見擬定對(duì)策進(jìn)行處理。第18條采購(gòu)的物料到達(dá)工廠后，采購(gòu)人員應(yīng)辦理相應(yīng)的接收手續(xù)，并配合相關(guān)部門對(duì)采購(gòu)的物料進(jìn)行驗(yàn)收。1．物料驗(yàn)收合格，即物料規(guī)格、質(zhì)量等符合合同要求，則由采購(gòu)部辦理貨款支付。2．物料驗(yàn)收不合格，則按合同約定方式辦理。第19條貨款的支付。1．采購(gòu)部將質(zhì)檢部、倉(cāng)儲(chǔ)部簽字蓋章的物料驗(yàn)收單與物料進(jìn)庫(kù)單收集整理后，交財(cái)務(wù)部進(jìn)行核算、付款。2．若采購(gòu)來的物料數(shù)量有缺失，則按照實(shí)際數(shù)量付款。第20條采購(gòu)部將本次采購(gòu)的所有相關(guān)資料進(jìn)行整理存檔。第5章緊急請(qǐng)購(gòu)管理第21條緊急請(qǐng)購(gòu)定義。緊急請(qǐng)購(gòu)是指公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)緊急的情況下，來不及納入正常請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃而必須立即進(jìn)行物資采購(gòu)的行為。第22條當(dāng)出現(xiàn)以下六種情形之一時(shí)，公司需進(jìn)行緊急請(qǐng)購(gòu)。1．生產(chǎn)部即將停工待料。2．事故緊急搶險(xiǎn)。3．市場(chǎng)出現(xiàn)急劇變化。4．公司臨時(shí)決定變更產(chǎn)品工藝。5．影響公司生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)的其他情況。第23條公司緊急請(qǐng)購(gòu)實(shí)施分為一般緊急請(qǐng)購(gòu)實(shí)施和特殊緊急請(qǐng)購(gòu)實(shí)施，具體實(shí)施步驟參考公司“緊急請(qǐng)購(gòu)實(shí)施方案”。第6章附則第24條本制度由采購(gòu)部制定，其解釋權(quán)、修改權(quán)歸采購(gòu)部所有。第25條本制度經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)議審議后，自下發(fā)之日起執(zhí)行。四、物料采購(gòu)計(jì)劃編制方案物料采購(gòu)計(jì)劃方案一、目的為確保工廠采購(gòu)人員能夠制定科學(xué)、合理的物料采購(gòu)計(jì)劃，確保所購(gòu)物料能夠滿足工廠生產(chǎn)需求，降低采購(gòu)的成本與費(fèi)用，特制定本方案。二、采購(gòu)計(jì)劃編制人員1．采購(gòu)部經(jīng)理負(fù)責(zé)采購(gòu)計(jì)劃的審批及采購(gòu)計(jì)劃人員的指導(dǎo)。2．采購(gòu)計(jì)劃成員負(fù)責(zé)物料采購(gòu)的計(jì)劃工作。3．物控部、生產(chǎn)部等相關(guān)人員負(fù)責(zé)輔助物料采購(gòu)的計(jì)劃工作。三、編制物料采購(gòu)計(jì)劃（一）物料采購(gòu)計(jì)劃的編制依據(jù)物料采購(gòu)計(jì)劃人員應(yīng)按以下依據(jù)編制物料采購(gòu)計(jì)劃。1．采購(gòu)范圍說明，包括生產(chǎn)計(jì)劃書、銷售計(jì)劃書等。2．需購(gòu)物料的說明。3．采購(gòu)所需資源。4．需購(gòu)物料的市場(chǎng)狀況。5．相關(guān)的計(jì)劃結(jié)果。6．采購(gòu)時(shí)的制約條件與基本假設(shè)。（二）物料采購(gòu)計(jì)劃的編制程序1．采購(gòu)計(jì)劃人員需收集采購(gòu)物料的規(guī)格、品質(zhì)要求等信息。2．采購(gòu)計(jì)劃人員需分析需購(gòu)物料的庫(kù)存情況并確定采購(gòu)數(shù)量。3．采購(gòu)計(jì)劃人員根據(jù)采購(gòu)物料信息和庫(kù)存情況等確定采購(gòu)方式。4．采購(gòu)方式確定后，采購(gòu)計(jì)劃人員預(yù)測(cè)采購(gòu)成本與費(fèi)用。5．采購(gòu)計(jì)劃人員預(yù)測(cè)采購(gòu)成本與費(fèi)用后，編制正式的采購(gòu)計(jì)劃并報(bào)審。6．采購(gòu)計(jì)劃人員需根據(jù)物料分析結(jié)果，編制物料采購(gòu)計(jì)劃書。物料采購(gòu)計(jì)劃書需包括但不限于下圖所示五項(xiàng)內(nèi)容。物料采購(gòu)原則物料采購(gòu)預(yù)算管理要求待采購(gòu)物料的數(shù)量、規(guī)格、品質(zhì)要求信物料供應(yīng)商管理安排物料采購(gòu)工作要點(diǎn)說明四、編制物料采購(gòu)預(yù)算采購(gòu)部預(yù)算人員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，編制物料采購(gòu)的預(yù)算，如下表所示。物料采購(gòu)預(yù)算表物料類別物料名稱采購(gòu)數(shù)量單價(jià)采購(gòu)周期物料成本人工成本總成本總計(jì)物料總預(yù)算人工總預(yù)算物料采購(gòu)總預(yù)算五、采購(gòu)計(jì)劃文件管理采購(gòu)計(jì)劃人員負(fù)責(zé)編制采購(gòu)計(jì)劃表、采購(gòu)作業(yè)計(jì)劃、采購(gòu)要求說明文件及采購(gòu)工作文件等文件，并需根據(jù)工廠的相關(guān)規(guī)定對(duì)其進(jìn)行管理。1．物料采購(gòu)計(jì)劃表如下所示。物料采購(gòu)計(jì)劃表編號(hào)：日期：物料名稱規(guī)格經(jīng)濟(jì)定量采購(gòu)方式交貨期采購(gòu)等級(jí)責(zé)任人2．物料采購(gòu)作業(yè)計(jì)劃如下所示。物料采購(gòu)工作計(jì)劃表采購(gòu)階段實(shí)施項(xiàng)目開始時(shí)間結(jié)束時(shí)間責(zé)任人備注采購(gòu)準(zhǔn)備階段收集采購(gòu)資料確定采購(gòu)需求確定采購(gòu)物料并分類選擇供應(yīng)商執(zhí)行招標(biāo)計(jì)劃采購(gòu)實(shí)施階段向供應(yīng)商詢價(jià)并確定價(jià)格進(jìn)行采購(gòu)招標(biāo)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同執(zhí)行采購(gòu)合同物料驗(yàn)收階段驗(yàn)收采購(gòu)物料完成采購(gòu)掃尾工作3．物料采購(gòu)說明如下表所示。物料采購(gòu)說明表物料類別包含內(nèi)容關(guān)鍵指標(biāo)預(yù)算總額編號(hào)名稱數(shù)量單價(jià)1．2．1．2．總預(yù)算金額4．采購(gòu)工作文件采購(gòu)工作文件包括招標(biāo)書、詢價(jià)單、談判邀請(qǐng)書、初步合作意見書、供應(yīng)商調(diào)查表等。此類文書可參考工廠的相關(guān)資料，使用時(shí)注意不得隨意修改已有格式。具體格式略。五、工廠緊急請(qǐng)購(gòu)實(shí)施方案緊急請(qǐng)購(gòu)實(shí)施方案一、目的1．明確緊急請(qǐng)購(gòu)實(shí)施的范圍、權(quán)限、責(zé)任和相關(guān)控制措施，確保工廠生產(chǎn)的順利進(jìn)行。2．確保緊急請(qǐng)購(gòu)行為的規(guī)范性和實(shí)施的高效率。二、適用范圍本方案適用于本工廠所有需要的生產(chǎn)原材料、輔助材料及零配件等物料的緊急請(qǐng)購(gòu)。三、部門職責(zé)1．生產(chǎn)部經(jīng)理根據(jù)實(shí)際生產(chǎn)情況，對(duì)生產(chǎn)用料提出緊急請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)。2．倉(cāng)儲(chǔ)部負(fù)責(zé)根據(jù)庫(kù)存量向采購(gòu)部提供短缺物料存貨信息。3．采購(gòu)部的具體職責(zé)如下所示。（1）采購(gòu)部根據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)部物料庫(kù)存信息、過往物料需求狀況以及市場(chǎng)現(xiàn)狀，對(duì)由市場(chǎng)等其他原因?qū)е碌木o急請(qǐng)購(gòu)提出緊急請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)。（2）采購(gòu)部對(duì)已審批的緊急請(qǐng)購(gòu)，迅速組織購(gòu)買，并盡快向相關(guān)部門提供緊急請(qǐng)購(gòu)的物料。四、緊急請(qǐng)購(gòu)發(fā)生原因緊急請(qǐng)購(gòu)發(fā)生的原因如下表所示。緊急請(qǐng)購(gòu)原因一覽表原因相關(guān)說明生產(chǎn)計(jì)劃不當(dāng)1．銷售預(yù)測(cè)發(fā)生偏差，追加銷售數(shù)量或插入緊急訂單時(shí)，原材料沒有足夠庫(kù)存2．制定生產(chǎn)計(jì)劃時(shí)，只依據(jù)外售數(shù)量安排物料需求量，忽略自用數(shù)量存貨管制失誤1．實(shí)際庫(kù)存數(shù)量少于賬上數(shù)量，領(lǐng)用時(shí)才發(fā)現(xiàn)短料2．庫(kù)存物料品質(zhì)不符合要求，無(wú)法使用請(qǐng)購(gòu)時(shí)間拖延1．物控系統(tǒng)或人員失誤，未及時(shí)開出物料請(qǐng)購(gòu)單，庫(kù)存耗盡才發(fā)現(xiàn)2．預(yù)算不足或請(qǐng)購(gòu)規(guī)格無(wú)法確認(rèn)，磋商或拖延太長(zhǎng)時(shí)間采購(gòu)時(shí)機(jī)延誤1．供應(yīng)商未依約交貨，需緊急轉(zhuǎn)向其他來源采購(gòu)2．由于市場(chǎng)原因，物料來源漸趨短缺，需緊急增加請(qǐng)購(gòu)數(shù)量，以備不時(shí)之需3．采購(gòu)人員與供應(yīng)商議價(jià)耗時(shí)過長(zhǎng)，致使后繼環(huán)節(jié)時(shí)間不足五、緊急請(qǐng)購(gòu)實(shí)施的條件出現(xiàn)以下情況時(shí)可以實(shí)施緊急請(qǐng)購(gòu)。1．目前生產(chǎn)急需，且如果按正常請(qǐng)購(gòu)程序請(qǐng)購(gòu)，將不能及時(shí)滿足生產(chǎn)所需。2．市場(chǎng)短期內(nèi)會(huì)有大的變化，并直接導(dǎo)致物料價(jià)格大幅上漲。3．由于特殊原因，可以預(yù)測(cè)短期內(nèi)某項(xiàng)物料需求會(huì)大幅上漲，而庫(kù)存不夠，但按正常請(qǐng)購(gòu)程序請(qǐng)購(gòu)會(huì)延誤時(shí)機(jī)。六、緊急請(qǐng)購(gòu)實(shí)施步驟（一）一般緊急請(qǐng)購(gòu)實(shí)施步驟1．相關(guān)部門填寫“物料請(qǐng)購(gòu)單”，在說明欄內(nèi)標(biāo)注緊急請(qǐng)購(gòu)的原因，加蓋緊急請(qǐng)購(gòu)章，提出緊急請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)。2．報(bào)總經(jīng)理審批后送交采購(gòu)部。3．采購(gòu)部設(shè)專員辦理。4．采購(gòu)專員根據(jù)從速?gòu)膬?yōu)原則購(gòu)買所需物料。（二）特殊情況的緊急請(qǐng)購(gòu)實(shí)施步驟特殊情況可由總經(jīng)理通過電話、傳真、郵件等形式通知采購(gòu)部先行辦理采購(gòu)事宜，但相關(guān)部門必須在三個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)，其具體步驟如下所示。1．相關(guān)部門經(jīng)理通過電話、傳真、郵件等形式上報(bào)總經(jīng)理。2．總經(jīng)理通過電話、傳真、郵件等形式通知采購(gòu)部經(jīng)理。3．采購(gòu)部經(jīng)理指定專員迅速安排購(gòu)買事宜。4．相關(guān)部門補(bǔ)填“物料請(qǐng)購(gòu)單”，在說明欄內(nèi)標(biāo)注緊急請(qǐng)購(gòu)原因，并注明是特殊情況下的緊急請(qǐng)購(gòu)，加蓋緊急請(qǐng)購(gòu)章，送交總經(jīng)