工作飽和度分析與流程與表單在人力資源管理中，幾乎每一個方面都涉及到工作負荷分析所取得的成果。具體說來，工作負荷分析有如下幾方面的作用：(1)選拔和任用合格的人員。通過工作負荷分析，可以建立明確而有效的標準，從而可以通過心理測評和工作考核，選拔和任用符合工作需要和職務要求的合格人員；(2)工作負荷分析的結(jié)果，可以為有效的人事預測和計劃提供可靠的依據(jù)；(3)通過工作負荷分析，可以明確從事的工作所應具備的技能、知識和各種心理條件，從而設計積極的人員培訓和開發(fā)方案；(4)可以為工作考核和升職提供標準和依據(jù)；(5)通過工作負荷分析可以使干部和職工更合理地運用技能，分配注意和記憶等心理資源，增強他們的工作滿意度，從而提高工作效率；(6)為建立先進、合理的工作定額和報酬制度提供重要依據(jù)；(7)通過工作負荷分析，可以檢查工作中不利于發(fā)揮人們積極性和能力的方面，也有利于改善工作設計和工作環(huán)境；(8)可以為職業(yè)咨詢和職業(yè)指導提供可靠和有效的信息。工作分析流程實施背景：隨著公司規(guī)模擴大，員工人數(shù)相應增加本應該是正?，F(xiàn)象。但是由于目前各部門工作職責描述不是很清晰，崗位說明書與實際崗位有不匹配之處，各崗位說明書看似工作飽和，可實際并非如此。本應該一人可完成的工作，可能這期間設置2個崗位，無形中又讓企業(yè)承擔了本可節(jié)約的人力成本。目的：1.重新修訂各部門崗位的崗位說明書，使其與實際崗位相匹配。2.工作流程能否再優(yōu)化3.確定各崗位工作量是否飽和，其人員編制調(diào)整是否合理4.員工工作效率如何實施過程一、準備階段整理公司現(xiàn)存的各部門崗位說明書。目前崗位編制情況、目前工作流程及公司組織結(jié)構(gòu)。實施階段A、核查階段1.確定各崗位職位說明書是否全面，規(guī)范。不規(guī)范----重新編訂崗位說明書(參見附件，重新收集關鍵指標，整理崗位職責)2.各部門崗位編制是否合理3.設定部分關鍵崗位進行工作負荷調(diào)查(關注崗位工作日志，工作時間，工作效率、工作流程等，此內(nèi)容一起帶入工作分析調(diào)查問卷中分析)B、實施1.設計工作分析調(diào)查問卷(附件一)目的一：確定其工作重點、任職資格、與其他部門的聯(lián)系------崗位職責目的二：確定其實際工作時間。工作效率、工作流程關鍵點等------工作負荷2.工作現(xiàn)場的初步觀察目的一：分析工作現(xiàn)場的工作環(huán)境、條件。了解其工作使用的工具、設備等目的二：記錄工作內(nèi)容，與其填寫的工作日志相核實3.深入訪談目的一：對調(diào)查對象進一步詳細了解目的二：針對關鍵事件的了解目的三：針對績效考核對其工作的影響了解4.工作現(xiàn)場深入觀察目的一：確認以上資料，進一步了解之前通過訪談和調(diào)查得出的信息是否準確目的二：觀察不應該僅僅停留在觀察上，應多于工作人員交流，挖掘新需求5.整理數(shù)據(jù)與資料目的一：對以上的調(diào)查結(jié)果，現(xiàn)場觀察及訪談所得到的信息進行整理，得到崗位需要的各種信息。目的二：把得到的信息與其崗位相關的部門及直接上級進行溝通，確認6.完成崗位說明書審核，并形成新的崗位說明書目的一：形成新的崗位說明書目的二：梳理了工作流程目的三：分析目前崗位配置是否合理，即員工工作負荷是否適當?實施策略崗位工作量調(diào)查從工作分析入手，首先明確崗位的具體工作職責，并將職責細化為日常的工作步驟，然后對這些工作步驟的完成時間進行統(tǒng)計，與預先設計好的崗位工作判定標準進行對比，結(jié)合崗位任職人員的能力素質(zhì)，對各崗位的工作量進行評估判斷，最后根據(jù)本單位實際情況和未來經(jīng)營目標，對崗位設置合理性進行評判，對相關崗位職責提出調(diào)整以及對崗位編制提出建議。在上述步驟中，明確崗位工作職責是屬于工作分析的范疇。一、設定崗位工作量化判定標準崗位工作量化判定標準從崗位工作量、崗位工作結(jié)構(gòu)和崗位工作強度入手，根據(jù)經(jīng)驗數(shù)據(jù)，確定相應標準，以此作為判斷崗位設置依據(jù)是否充分以及崗位是否需要調(diào)整的依據(jù)。如下所示：量化判定標準1、崗位工作量標準·工作量百分比法：工作量飽滿度=崗位有效工作時間/平均正常工作日×%;如崗位年實際工作量/年有效工作日(250天)%;一般飽滿度達到70%以上時，說明崗位工作量飽滿·很飽滿：90%以上；飽滿：70%-90%;基本飽滿：50%-70%;不飽滿：50%以下2、崗位工作結(jié)構(gòu)標準·按照日常性工作、階段性和臨時性工作劃分，日常性工作是依據(jù)現(xiàn)有組織目標和職能展開的工作，日常性工作量/總工作量%,比值在50%以上，說明崗位設置依據(jù)充分，一般應占工作量的60%以上·如果日常性工作低于50%,說明崗位工作量不穩(wěn)定，會出現(xiàn)時而飽滿，時而不飽滿的情況3、崗位工作強度分布標準·如果崗位工作量在一段時間內(nèi)的總量正常，但主要集中的某段時間，造成這段時間工作量出現(xiàn)了波峰(一天工作量為達到10小時以上),而其余時間出現(xiàn)了波谷(一天的工作量不足4小時)·持續(xù)每天工作時間在10小時以上，且這樣的工作日占全年有效時間的30%以上，應認為工作強度分布不均二、進行崗位工作量調(diào)查一般來說，每個崗位的工作可以劃分為日常性工作、階段性工作和臨時性工作。日常性工作指每天重復做的工作，階段性工作指每周/月/季/年做的工作，臨時性工作指上級單位/領導或相關部門臨時安排或突發(fā)性的工作。根據(jù)崗位工作職責，填寫工作調(diào)查問卷，將崗位職責細化為日常的工作步驟，對每一工作步驟進行現(xiàn)場觀察并統(tǒng)計完成每一步工作所耗費的時間，對照崗位工作量化判定標準，對崗位工作飽滿度進行初步判斷。以某公司產(chǎn)品調(diào)運計劃崗為例，如下表所示：崗位產(chǎn)品調(diào)運計劃崗日常性工作工作內(nèi)容工作時間(小時)早會報表制作1調(diào)運計劃的監(jiān)控與業(yè)務員協(xié)調(diào)解決發(fā)運問題前沿銷售需求統(tǒng)計分析產(chǎn)品直發(fā)單據(jù)打印、記錄和分類均衡性監(jiān)控工間操日工作量總計(小時)日工作飽滿度43%日工作飽滿度判斷不飽滿需要說明的是，當崗位存在一崗多人時，可以多選擇一些人員進行觀察統(tǒng)計，這樣得到的數(shù)據(jù)更加客觀。此外，通過對該崗位上多個人員工作量統(tǒng)計結(jié)果，可以得到每一工作步驟的最快工作時間，將各步驟的最快工作時間累加，即得到該崗位完成所有工作的最快工作時間。以此作為標桿，鼓勵在崗人員向標桿工作時間看齊，以提高工作效率。三、對崗位設置進行判定有了崗位工作量化判定標準和各崗位工作量調(diào)查結(jié)果，即可對崗位設置合理性進行判斷并提出相應建議。以下以某公司調(diào)運處為例，通過對該部門各崗位在崗人員的工作量調(diào)查統(tǒng)計結(jié)果，得出崗位調(diào)整建議。如下表所示：調(diào)運處崗位設置判定表崗位名稱崗位目標與部門職能崗位設置依據(jù)崗位工作結(jié)構(gòu)崗位工作強度分布崗位工作量崗位調(diào)整建議調(diào)運計劃崗(負責人)匹配充分合理均勻基本飽滿保留調(diào)運計劃崗匹配充分合理均勻基本飽滿保留產(chǎn)品買斷崗匹配充分合理均勻基本飽滿保留，工作需要強化綜合統(tǒng)計崗匹配充分基本合理基本均勻，月底至下月8號工作集中，需要加班基本飽滿保留商務處理崗匹配充分合理均勻基本飽滿保留費用審核崗匹配充分不合理基本均勻，以階段性工作為主。ERP完善后，上半月工作會減少很多基本飽滿保留，待ERP完善后，可兼任部門其他職責，或撤銷此崗位，職責由其他崗位兼任通過以上操作步驟，比較清楚地對崗位的工作量進行了判定，并得出了崗位調(diào)整建議。需要提醒的是，在操作過程中，需要注意以下幾點：1、區(qū)別崗位工作性質(zhì)的不同根據(jù)崗位工作結(jié)構(gòu)特點的不同，崗位可以分為以日常性工作為主的崗位和以非日常性工作為主的崗位。以上方法更適用于絕大部分以日常性工作為主的崗位。對于以非日常性工作為主的崗位(如行政事務崗位或技術(shù)研發(fā)崗位),可以采用一些變通的方法，比如將日常性工作的界定范圍從每天擴大到每周，或者只對崗位全年工作量進行判定，而不再對崗位日常工作量進行評估等。2、內(nèi)部專家的選定在崗人員的工作時間測出后，除非對崗位的工作特點非常熟悉，否則第三方是無法對在崗人員所耗費時間的合理性進行準確評判的，而從外部尋找標桿崗位的數(shù)據(jù)又非常困難。因此，組建單位內(nèi)部的專家評審組就非常有必要，內(nèi)部專家必須由對崗位工作特點非常了解的人員組成，一般是由部門主管領導、公司高層、公司資深員工等共同組成，這些人能夠比較好地結(jié)合本單位實際情況和人員水平對崗位的工作耗費時間做出合理評價。3、公司業(yè)務發(fā)展和員工素質(zhì)的影響由于企業(yè)所處的環(huán)境及其各種條件變