第六講

記賬操作、賬薄查詢及出納管理1學(xué)習(xí)要求掌握記賬方法，熟習(xí)記賬時的本卷須知熟習(xí)取消記賬方法掌握總賬查詢方法掌握發(fā)生額及余額表查詢方法了解輔助賬管理方法熟習(xí)出納管理內(nèi)容及銀行對賬操作2學(xué)習(xí)要點記賬取消記賬總賬查詢發(fā)生額及余額表查詢輔助賬查詢出納管理36.1記賬記賬是以會計憑證為根據(jù)，將經(jīng)濟業(yè)務(wù)全面、系統(tǒng)、延續(xù)地記錄到具有賬戶根本構(gòu)造的賬簿中去的一種方法。在手工方式下，記賬是由會計人員根據(jù)已審核的記賬憑證及所附有的原始憑證逐筆或匯總后登記有關(guān)的總賬和明細賬。在電算化方式下，記賬是由有記賬權(quán)限的操作員發(fā)出記賬指令，由計算機按照預(yù)先設(shè)計的記賬程序自動進展合法性檢查、科目匯總、登記賬簿等。46.1.1.記賬記賬憑證經(jīng)審核及出納簽字后，即可以進展登記總賬、明細賬、日記賬及往來賬等操作。本系統(tǒng)記賬采用導(dǎo)游方式，使記賬過程更加明確，記賬任務(wù)由計算機自動進展數(shù)據(jù)處置，不用人工干涉。記賬范圍可輸入數(shù)字、“－〞和“，〞。第一次記賬時，假設(shè)期初余額試算不平衡，不能記賬。上月未記賬，本月不能記賬。5未審核憑證不能記賬，記賬范圍應(yīng)小于等于已審核范圍。作廢憑證不需審核可直接記賬。在設(shè)置過程中，假設(shè)發(fā)現(xiàn)某一步設(shè)置錯誤，可單擊“上一步〞前往后進展修正。假設(shè)不想再繼續(xù)記賬，可單擊“取消〞，取消本次記賬任務(wù)。記賬過程一旦斷電或其它緣由呵斥中斷后，系統(tǒng)將自動調(diào)用“恢復(fù)記賬前形狀〞恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后再重新記賬。在記賬過程中，不得中斷退出。留意66.1.2取消記賬

假設(shè)由于某種緣由，事后發(fā)現(xiàn)本月已記賬的憑證有錯誤且必需在本月進展修正，利用“恢復(fù)記賬前形狀〞功能，將本月已記賬的憑證恢復(fù)到未記賬形狀，進展修正、審核后再進展記賬。假設(shè)選擇的是恢復(fù)至本月月初，需求輸入會計主管的口令，系統(tǒng)才開場進展恢復(fù)任務(wù)。對于已結(jié)賬的月份，不能恢復(fù)記賬前形狀。假設(shè)再按CTRL+H鍵，隱藏恢復(fù)記賬前形狀功能。76.2賬薄查詢企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，經(jīng)過制單、審核、記賬操作之后，就構(gòu)成了正式的會計賬簿。為了可以及時地了解賬簿中的數(shù)據(jù)資料，并滿足對賬簿數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析及打印的需求，在總賬系統(tǒng)中，系統(tǒng)提供了強大的查詢功能，包括根本會計核算賬簿的查詢輸出、各種輔助核算賬簿及現(xiàn)金和銀行存款日記賬的查詢和輸出。整個系統(tǒng)實現(xiàn)總賬、明細賬、憑證聯(lián)查功能。86.2.1.

總賬查詢

總賬查詢不但可以查詢各總賬科目的年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額，而且還可以查詢一切各級明細科目的年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額。科目范圍為空時，系統(tǒng)以為查詢一切科目。假設(shè)需查詢一至三級科目，可選擇級次范圍“1-3〞假設(shè)需查詢一切末級科目，那么應(yīng)選中“末級科目〞復(fù)選框。9假設(shè)需查看明細賬還可在“總賬查詢〞窗口中單擊“明細〞按鈕。假設(shè)需查詢包含未記賬憑證的總賬，那么應(yīng)選中“包含未記賬憑證〞復(fù)選框。可將查詢條件保管到“我的賬簿〞中。留意106.2.2.發(fā)生額及余額表查詢

發(fā)生額及余額表查詢與總賬查詢根本類似，余額表用于查詢統(tǒng)計各級科目的本期發(fā)生額、累計發(fā)生額和余額等。116.2.3.明細賬查詢本功能用于平常查詢各賬戶的明細發(fā)生情況，及按恣意條件組合查詢明細賬。在查詢過程中可以包含未記賬憑證。當(dāng)需查詢輔助核算的賬戶余額時，可以在“總賬系統(tǒng)〞窗口中，單擊“輔助〞菜單中的選項查詢客戶往來、供應(yīng)商往來、個人往來、部門及各工程的總賬、明細賬、催款單及賬齡分析等。126.3出納管理

出納管理是總賬系統(tǒng)為出納人員提供的一套管理工具，它主要可以完成現(xiàn)金和銀行存款日記賬的輸出、支票登記簿的管理，進展銀行對賬以及對長期未達賬提供審計報告。136.3.1出納簽字出納簽字是指由出納人員經(jīng)過“出納簽字〞功能對制單員填制的帶有現(xiàn)金和銀行科目的憑證進展檢查核對，主要核對出納憑證的出納科目的金額能否正確，假設(shè)憑證正確那么在憑證上進展出納簽字，經(jīng)審查假設(shè)以為該張憑證有錯誤或有異議，那么不予進展出納簽字，應(yīng)交給填制人員修正后再核對。14出納需先重新注冊才干對憑證進展簽字。已簽字憑證仍有錯誤，那么需單擊“取消〞按鈕，取消簽字，再由制單人修正。出納簽字時，可以單擊“簽字〞菜單下的“成批出納簽字〞選項；取消簽字時，那么可以單擊“簽字〞菜單下的“成批取消簽字〞完成相應(yīng)的操作。憑證一經(jīng)簽字，不能被修正、刪除，只需被取消簽字后才可以進展修正或刪除，取消簽字只能由出納本人進展操作。

留意156.3.2銀行對賬

銀行對賬是貨幣資金管理的主要內(nèi)容，是企業(yè)出納員的最根本的任務(wù)之一。為了可以準(zhǔn)確掌握銀行存款的實踐金額，了解實踐可以動用的貨幣資金數(shù)額，防止記賬發(fā)生過失，企業(yè)必需定期將銀行存款日記賬與銀行出具的對賬單進展核對，并編制銀行存款余額調(diào)理表。銀行對賬普統(tǒng)統(tǒng)過以下幾個步驟完成：錄入銀行對賬期初、錄入銀行對賬單、銀行對賬、編制余額調(diào)理表和核銷已達賬。166.3.2.1.錄入銀行對賬期初數(shù)據(jù)第一次運用銀行對賬功能前，系統(tǒng)要求錄入日記賬及對賬單未達賬項，在開場運用銀行對賬之后不再運用。在錄入完單位日記賬、銀行對賬單期初未達賬項后，請不要隨意調(diào)整啟用日期，尤其是向前調(diào)，這樣能夠會呵斥啟用日期后的期初數(shù)不能再參與對賬。176.3.2.2錄入銀行對賬單

要實現(xiàn)計算機自動進展銀行對賬，在每月月末對賬前，必需將銀行開出的銀行對賬單輸入計算機，存入“對賬單文件〞。輸入每筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的金額后，單擊Enter鍵后，系統(tǒng)自動計算出該日的銀行存款余額。假設(shè)企業(yè)在多家銀行開戶，對賬單應(yīng)與其對應(yīng)賬號所對應(yīng)的銀行存款下的末級科目一致。留意186.3.2.3自動對賬銀行對賬采用自動對賬與手工對賬相結(jié)合的方式。自動對賬是計算機根據(jù)對賬根據(jù)自動進展核對、勾銷，對賬根據(jù)由用戶根據(jù)需求選擇。對賬條件中的方向、金額一樣是必選條件。對賬截止日期可輸可不輸。對于已達賬項，系統(tǒng)自動在銀行存款日記賬和銀行對賬單雙方的“兩清〞欄打上圓圈標(biāo)志，其所處行背風(fēng)光變?yōu)榫G色。196.3.2.4手工對賬由于系統(tǒng)中的銀行未達賬項是經(jīng)過憑證處置自動構(gòu)成的，期間有人工錄入過程，能夠存在有關(guān)工程內(nèi)容輸入不規(guī)范或不全面的情況，從而呵斥無法實現(xiàn)全面自動對賬，此時可以采用系統(tǒng)提供的手工對賬功能。206.3.2.5

編制余額調(diào)理表對賬完成后，系統(tǒng)自動整理匯總未達賬和已達賬，生成銀行存款余額調(diào)理表。此余額調(diào)理表截止到對賬截止日期的余額調(diào)理表，假設(shè)無對賬截止日期，那么為最新余額調(diào)理表。留意216.3.2.6.

核銷已達賬

在總賬系統(tǒng)中，用于銀行對賬的銀行日記賬和銀行對賬單的數(shù)據(jù)是會計核算和財務(wù)管理的輔助數(shù)據(jù)。正確對賬后，已達賬項數(shù)據(jù)已無保管價值，因此，經(jīng)過上述對賬的結(jié)果和對賬明細情況的查詢，確信對賬準(zhǔn)確后，可以經(jīng)過核銷已達賬功能核銷用于對賬的銀行日記賬和銀行對賬單的已達賬項。226.3.3日記賬查詢

日記賬是指現(xiàn)金和銀行存款日記賬。在日常業(yè)務(wù)處置過程中，經(jīng)過記賬功能就能直接完成日記賬的記賬操作。日記賬的作用只是用于查詢和輸出現(xiàn)金和銀行存款的賬務(wù)資料。現(xiàn)金日記賬及銀行存款日記賬查詢功能既可以查詢某一天的現(xiàn)金或銀行存款日記賬也可以查詢某一個月份的現(xiàn)金及銀行存款日記賬。23在“現(xiàn)金日記賬〞中，假設(shè)本月尚未結(jié)賬，顯示“當(dāng)前合計〞、“當(dāng)前累計〞；假設(shè)本月曾經(jīng)結(jié)賬，那么顯示“