檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)檔案工作概述的基本內(nèi)容一、檔案的概念二、檔案工作的內(nèi)容三、檔案的收集工作四、檔案的整理工作五、檔案的分類六、檔案的鑒定七、檔案的保管八、檔案的統(tǒng)計(jì)九、檔案的檢索十、檔案的利用一、檔案的概念（一）檔案定義：檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（二）檔案與文件、文物、圖書(shū)、情報(bào)、資料、信息的關(guān)系：檔案與文件：文件是檔案的前身，文件完成現(xiàn)行效用后，其中部分文件對(duì)日后工作具有查考、利用價(jià)值，經(jīng)收集、整理、保存起來(lái)，就成為了檔案。文件與檔案是同一事物的不同發(fā)展階段，其價(jià)值和數(shù)量也存在區(qū)別，文件起現(xiàn)行效用作用，檔案起歷史查考作用，有價(jià)值的文件才能轉(zhuǎn)化為檔案。一、檔案的概念（三）檔案的屬性1、本質(zhì)屬性原始記錄性（本源性）2、一般屬性信息性知識(shí)性職能性社會(huì)性文化性一、檔案的概念（四）檔案的分類1、按形成者可分為：個(gè)人檔案，單位檔案。2、按門(mén)類可分為：文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、特種載體檔案3、按載體可分為：原始載體材料檔案（甲骨、金石、竹木、縑帛檔案等），傳統(tǒng)載體材料檔案（主要是指紙質(zhì)檔案），新型載體材料檔案（照片、錄音、錄像、磁盤(pán)、光盤(pán)等），實(shí)物檔案。4、按記錄方式可分為：文字檔案、圖表檔案、圖像檔案、聲音檔案等。一、檔案的概念（五）檔案的價(jià)值1、檔案價(jià)值的決定因素：一是檔案本身記載的信息情況，二是社會(huì)需要程度。2、檔案基本價(jià)值：一是憑證價(jià)值，一是參考價(jià)值。3、檔案價(jià)值發(fā)揮的規(guī)律（1）檔案用戶層面擴(kuò)散律（2）檔案秘密程度遞減律（3）檔案科學(xué)文化價(jià)值漸增律一、檔案的概念（六）檔案的作用檔案作用是指檔案價(jià)值，通過(guò)社會(huì)需求，轉(zhuǎn)化為使用價(jià)值。檔案作用主要有：1、延伸人類記憶作用2、研究歷史真實(shí)作用3、傳播知識(shí)和信息作用4、為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)二、檔案工作的內(nèi)容（一）檔案工作的定義1、狹義的檔案工作：主要是指檔案工作的具體環(huán)節(jié)。收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目、利用2、廣義的檔案工作：包括檔案法制建設(shè)、檔案行政管理、檔案實(shí)體管理、檔案教育、檔案科技、檔案宣傳、檔案外事、檔案中介服務(wù)等。二、檔案工作的內(nèi)容（二）檔案工作的性質(zhì)1、管理性2、服務(wù)性3、政治性（三）檔案工作的原則1、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理2、維護(hù)檔案的完整和安全3、便于利用（四）檔案工作的機(jī)構(gòu)1、行政管理機(jī)構(gòu)2、實(shí)體管理機(jī)構(gòu)二、檔案工作的內(nèi)容（五）檔案室的職責(zé)1、貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國(guó)家方針政策，建立健全本單位的檔案工作規(guī)章制度；2、指導(dǎo)本單位文件材料的形成、積累和歸檔工作；3、統(tǒng)一管理本單位的檔案，并按規(guī)定向有關(guān)檔案館定期移交檔案；4、為本單位工作提供檔案信息服務(wù)，必要時(shí)為社會(huì)有關(guān)單位和個(gè)人提供一定的檔案信息服務(wù)；5、監(jiān)督指導(dǎo)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。三、檔案收集工作（一）檔案收集工作的定義就是按照法律和國(guó)家的規(guī)定，把分散在各單位、單位各內(nèi)部機(jī)構(gòu)和個(gè)人手中的檔案，以及散失在社會(huì)上的零散檔案，通過(guò)接收和征集，分別集中到有關(guān)檔案室和各級(jí)各類檔案館，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。收集是一項(xiàng)艱巨的工作。收集工作是檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，收集工作的質(zhì)量決定檔案工作的整體質(zhì)量。收集工作也是檔案部門(mén)在檔案工作的所有環(huán)節(jié)中最難把握的一個(gè)環(huán)節(jié)。做好收集工作需要“三心”“三勤”，即耐心、細(xì)心、責(zé)任心；嘴勤、手勤、腳勤。三、檔案收集工作（二）檔案收集工作的要求1、指導(dǎo)思想：檔案收集工作是要形成一個(gè)數(shù)量充分、質(zhì)量?jī)?yōu)化、門(mén)類齊全、結(jié)構(gòu)合理的館藏體系；2、檔案收集工作必須根據(jù)檔案形成特點(diǎn)和檔案發(fā)揮作用的規(guī)律，正確處理局部與整體、當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)的矛盾；3、檔案收集工作應(yīng)該保持全宗的不可分散性和全宗群的系統(tǒng)性；4、檔案收集工作要加強(qiáng)館（室）外調(diào)查，實(shí)行超前控制；5、檔案收集工作既要加強(qiáng)宣傳，又要制定一系列的規(guī)章制度。三、檔案收集工作（三）檔案歸檔制度歸檔制度：一個(gè)單位在工作活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的文件材料，處理完畢后，不得由承辦部門(mén)或個(gè)人保存，必須由文書(shū)處理部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)整理立卷，定期移交給檔案室集中保存，這叫歸檔，我們稱之為歸檔制度。歸檔制度內(nèi)容包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求。1、歸檔范圍：制定每個(gè)單位的《文件材料歸檔與不歸檔范圍》。2、歸檔時(shí)間：3、歸檔質(zhì)量要求：歸檔文件材料要完整（數(shù)量）、齊全（門(mén)類）；歸檔文件材料要系統(tǒng)、條理；要求歸檔文件編好頁(yè)碼，卷內(nèi)文件目錄并裝訂成卷。三、檔案的收集工作（四）檔案的平時(shí)收集1、平時(shí)收集的主要內(nèi)容：一是“紅頭文件”，二是“帳外”文件，三是專門(mén)文件。2、平時(shí)收集的方法：（1）落實(shí)到人，明確有關(guān)文件的具體收集責(zé)任人。（2）要及時(shí)掌握本單位的工作動(dòng)向，及時(shí)介入。（3）加強(qiáng)收集工作的宣傳，邊收集，邊宣傳。（4）同有關(guān)的保密檢查等結(jié)合起來(lái)進(jìn)行收集。四、檔案的整理工作（一）檔案整理工作就是對(duì)零散的或需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行分類、排列、編目，使之系統(tǒng)化。（二）檔案整理工作的方法1、傳統(tǒng)整理的方法2、現(xiàn)代整理的方法四、檔案的整理工作（三）檔案按卷整理的步驟1、區(qū)分全宗；2、全宗內(nèi)檔案的分類；3、初步立卷；4、卷內(nèi)文件整理編目；5、類內(nèi)案卷初步排列；6、案卷加工整理；7、案卷調(diào)整與編號(hào)；8、編制案卷目錄。四、檔案的整理工作（四）檔案整理工作的原則按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，最大限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有基礎(chǔ)，便于保管和利用。1、檔案整理工作要保持文件之間的歷史聯(lián)系。主要有來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式上等的聯(lián)系。2、檔案整理工作要充分利用原有基礎(chǔ)。3、檔案整理工作必須便于檔案保管和利用。五、檔案的分類（一）全宗的概念：一個(gè)的單位或一個(gè)著名家庭、個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案的整體。全宗是組成國(guó)家檔案全宗的基本單位。全宗的實(shí)質(zhì)在于它的不可分散性和單一性。（二）立檔單位的概念：指能構(gòu)成一個(gè)全宗的單位或家庭和個(gè)人，又名全宗構(gòu)成者。構(gòu)成一個(gè)立檔單位，有三方面的條件：（1）是否有獨(dú)立行文、處理事務(wù)的職權(quán)。（行文權(quán)）（2）是否有獨(dú)立財(cái)務(wù)。（財(cái)務(wù)權(quán)）五、檔案的分類（3）是否有一定的人事任免權(quán)。（人事權(quán)）（三）檔案分類的概念：運(yùn)用科學(xué)的方法，對(duì)一個(gè)全宗內(nèi)的檔案，按其來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間和形式上的異同，分門(mén)別類，組成有機(jī)體系，有條理地反映立檔單位的歷史真實(shí)面貌，便于檔案的管理和利用。（四）檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)1．組織機(jī)構(gòu)分類標(biāo)準(zhǔn)就是按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)對(duì)檔案分門(mén)別類。2、問(wèn)題分類標(biāo)準(zhǔn)就是按照全宗內(nèi)檔案記錄的內(nèi)容對(duì)檔案分門(mén)別類。3、年度分類標(biāo)準(zhǔn)五、檔案的分類（五）常用的檔案分類方法（1）年度—機(jī)構(gòu)分類法（2）年度—問(wèn)題分類法（3）機(jī)構(gòu)—年度分類法（4）問(wèn)題—年度分類法五、檔案的分類（六）案卷目錄1、概念：按照案卷排列的順序，抄錄案卷的標(biāo)題、保管期限、卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目形成的一本案卷名冊(cè)。2、編制方法：五、檔案的分類

1、編制案卷目錄的原則：必須按照全宗來(lái)編制，不同全宗的檔案，不能編為一本案卷目錄。一個(gè)全宗可以編一本，也可以編幾本案卷目錄，通常需要編幾本案卷目錄。編制案卷目錄是根據(jù)全宗內(nèi)檔案分類方案進(jìn)行的，有什么樣的檔案分類方案，就會(huì)有什么樣的案卷目錄。

(1)檔案分類以年度為首要依據(jù)，案卷目錄就是一年編一本。如果一年形成的檔案數(shù)量不多，也可以若干年合編一本，以基層單位比較普遍。如果一年檔案數(shù)量很多，也可以一年編幾本目錄，通常按“年度+保管期限+機(jī)構(gòu)(或問(wèn)題)”分類方案，按不同保管期限分編永久、長(zhǎng)期和短期三本目錄，每本目錄內(nèi)的案卷順序號(hào)必須從頭開(kāi)始流水。五、檔案的分類(2)以機(jī)構(gòu)或問(wèn)題為檔案分類的首要層次，編制的案卷目錄一般是一個(gè)機(jī)構(gòu)一本目錄或一個(gè)問(wèn)題一本目錄。一個(gè)立檔單位若有10個(gè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，就編10本案卷目錄；一個(gè)全宗內(nèi)所有檔案若分為10個(gè)問(wèn)題，就編10本案卷目錄，在一個(gè)機(jī)構(gòu)或一個(gè)問(wèn)題內(nèi)，每年的檔案統(tǒng)一用一個(gè)流水號(hào)。

(3)檔案分類若以保管期限作為第一層次，相同保管期限的檔案，排列在一起流水編號(hào)，編成一本案卷目錄。永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限各編一本，一個(gè)全宗通常就編3本目錄。六、檔案的鑒定（一）檔案鑒定工作的內(nèi)容檔案真?zhèn)蔚蔫b定檔案價(jià)值的鑒定（二）檔案鑒定的基本觀點(diǎn)和方法基本觀點(diǎn)：全面、歷史、發(fā)展方法：基本方法—直接鑒定法具體方法—從檔案文件的來(lái)源、內(nèi)容、數(shù)量、作者、時(shí)間、名稱、文本、外形等八個(gè)方面來(lái)分析和判斷。六、檔案的鑒定（三）檔案的保管期限表1、概念：用表冊(cè)的形式，列舉檔案的來(lái)源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件，是判斷檔案價(jià)值，確定檔案保管期限的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。2、結(jié)構(gòu)：它是檔案保管期限表的一個(gè)基本項(xiàng)目，是在每一條款之后指出該組文件材料應(yīng)保存的年限。3、保管期限的劃分4、檔案保管期限表的編制六、檔案的鑒定（四）檔案鑒定組織與制度1、鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組2、鑒定工作的審批和監(jiān)銷制度檔案鑒定銷毀報(bào)告，檔案銷毀清冊(cè)等七、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房管理的任務(wù)1、保持庫(kù)房的有序狀態(tài)，使檔案的存放和使用始終有序，人員進(jìn)出安全可靠，檔案裝具排放及庫(kù)房環(huán)境整潔美觀。2、維護(hù)檔案的安全，防止檔案失竊、失密。（二）檔案庫(kù)房管理的對(duì)象1、人員2、檔案庫(kù)房與裝具的秩序3、檔案的安全與秩序七、檔案的保管（三）檔案庫(kù)房管理的內(nèi)容1、行政管理，檔案庫(kù)房進(jìn)出人員管理、制度管理；2、業(yè)務(wù)管理，庫(kù)房和裝具編號(hào)、排架、檔案存放地址索引、全宗卷編制等；3、技術(shù)管理，六防，八防等相關(guān)問(wèn)題。（四）檔案庫(kù)房管理的要求1、以防為主，防治結(jié)合2、加強(qiáng)重點(diǎn)，兼顧一般3、改善條件，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化七、檔案的保管（五）建立全宗卷1、全宗卷：是檔案館（室）在管理某一全宗過(guò)程中形成的，能夠說(shuō)明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料組成的專門(mén)案卷。2、全宗卷的構(gòu)成：（1）檔案收集方面的材料：檔案交接文據(jù)、移交目錄、接收和征集記錄、檔案的來(lái)源和價(jià)值說(shuō)明等。（2）檔案整理方面的材料：分類方案、整理工作方案，立卷說(shuō)明等。七、檔案的保管（3）檔案鑒定方面的材料：鑒定小組成員、檔案保管期限表、檔案鑒定分析報(bào)告、銷毀檔案的請(qǐng)示與批復(fù)、銷毀清冊(cè)等。（4）檔案保管方面的材料：檔案安全檢查記錄、破損檔案搶救方案，溫濕度記錄與分析等。（5）檔案統(tǒng)計(jì)方面的材料：檔案收進(jìn)、移出登記，案卷基本情況統(tǒng)計(jì)，利用統(tǒng)計(jì)等。（6）檔案利用方面的材料：編研材料、利用實(shí)例等。（7）檔案工作現(xiàn)代化方面的材料。3、全宗卷的組織：七、檔案的保管全宗卷的材料主要靠平時(shí)積累，它隨著全宗管理的延續(xù)而不斷增加。（1）全宗卷分類：全宗卷整理時(shí)共分為九大類：第一類是全宗介紹第二類是大事記第三類是檔案收集方面的材料第四類是檔案整理方面的材料第五類是檔案鑒定方面的材料第六類是檔案保管方面的材料第七類是檔案統(tǒng)計(jì)方面的材料第八類是檔案利用方面的材料七、檔案的保管第九類是檔案現(xiàn)代化方面的材料（2）全宗卷編號(hào)（3）全宗卷裝盒八、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）概念：以表冊(cè)、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作中各現(xiàn)象的發(fā)展過(guò)程、現(xiàn)狀及其一般規(guī)律性的一項(xiàng)工作。它包括登記和統(tǒng)計(jì)兩部分。（二）要求：準(zhǔn)確性、及時(shí)性、科學(xué)性（三）檔案登記：檔案登記是對(duì)檔案的收進(jìn)、移出以及整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用等情況，通過(guò)簿冊(cè)、表、單等形式加以記載，以揭示它們的過(guò)程、現(xiàn)狀和變化。檔案登記是檔案統(tǒng)計(jì)的初級(jí)形式，是為檔案統(tǒng)計(jì)提供原始資料的工作，也是維護(hù)檔案的完整與完全以及便于開(kāi)展工作的必要條件。它的基本內(nèi)容有兩個(gè)方面：一是檔案數(shù)量和狀況的登記，二是檔案檢索、編研和利用情況的登記。（四）檔案數(shù)量和狀況的登記（五）檔案檢索、編研和利用情況的登記。九、檔案的檢索（一）檔案檢索的基本職能檔案檢索工具是記錄、報(bào)道、查找館（室）藏檔案材料的手段，是檔案管理和提供利用的工具。它有二個(gè)基本職能：一是存貯職能；一是檢索職能。（二）種類1、按體例分有——目錄（案卷目錄、全引目錄、分類目錄、主題目錄、專題目錄等）、索引（人名、地名、文號(hào)）、指南（全宗、檔案館、專題指南）三大類2、按載體分有——書(shū)本式、卡片式、縮微式、機(jī)讀式檢索工具3、按功能分有——館藏性、查找性、介紹性檢索工具。（三）檔案的著錄九、檔案的檢索1、檔案著錄的概念檔案著錄是檔案館（室）編制檢索工具時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容特征和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。2、檔案著錄的項(xiàng)目3、檔案著錄的格式：表格法、段落空格法、段落符號(hào)法。九、檔案的檢索（五）常用檔案目錄1、案卷目錄、全引目錄；分類目錄、專題目錄；文號(hào)索引、人名目錄等。2、檔案館指南、全宗指南、專題指南。十、檔案的利用（一）編研材料1、全宗介紹：是以文章敘述的形式，介紹和揭示檔案館（室）所存某一全宗檔案情況的工具書(shū)。全宗介紹的內(nèi)容包括：封頁(yè)、正文、備注三部分。封頁(yè)項(xiàng)目——全宗介紹名稱、時(shí)間、全宗號(hào)。正文——全宗構(gòu)成者沿革簡(jiǎn)介、全宗內(nèi)檔案情況簡(jiǎn)介、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成份介紹。備注十、檔案的利用2、組織機(jī)構(gòu)沿革（1）由全宗構(gòu)成者名稱、時(shí)間、主要職能、隸屬關(guān)系、全宗構(gòu)成者主要負(fù)責(zé)人名錄、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置及其各歷史階段演變情況等內(nèi)容組成。（2）全宗構(gòu)成者的名稱：全宗構(gòu)成者的名稱按全稱書(shū)寫(xiě)，通用簡(jiǎn)稱書(shū)寫(xiě)在全稱后面的圓括號(hào)內(nèi)。例：中共紀(jì)律檢查委員會(huì)(中)（3）全宗構(gòu)成者所有曾用名稱按時(shí)間順序?qū)懺谌跇?gòu)成者的沿革中。（4）全宗構(gòu)成者沿革應(yīng)結(jié)合時(shí)間撰寫(xiě)，和下列內(nèi)容有關(guān)的時(shí)間應(yīng)反映在全宗構(gòu)成者沿革中。

a．全宗構(gòu)成者成立、合并、改組、更名和撤銷時(shí)間。十、檔案的利用b．全宗構(gòu)成者內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置及重要部門(mén)的調(diào)整、增設(shè)、合并、更名、撤銷時(shí)間。

c．全宗構(gòu)成者上級(jí)主管機(jī)關(guān)變更時(shí)間。

d．其它所有反映全宗構(gòu)成者重要活動(dòng)的時(shí)間。（5）主要職能包括：全宗構(gòu)成者的性質(zhì)特征，全宗構(gòu)成者的職權(quán)范圍，全宗構(gòu)成者的主要工作與任務(wù)。（6）隸屬關(guān)系包括：全宗構(gòu)成者和其上級(jí)主管機(jī)關(guān)的組織關(guān)系、業(yè)務(wù)關(guān)系，全宗構(gòu)成者和其重要的直屬下級(jí)機(jī)關(guān)的組織關(guān)系、業(yè)務(wù)關(guān)系，全宗構(gòu)成者上級(jí)主管機(jī)關(guān)如有變更，應(yīng)反映在全宗構(gòu)成者沿革中。十、檔案的利用（6）全宗構(gòu)成者負(fù)責(zé)人名錄。全宗構(gòu)成者正副職負(fù)責(zé)人姓名、職務(wù)、任期時(shí)間。（7）全宗構(gòu)成者內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置及其各歷史階段演變情況。全宗構(gòu)成者內(nèi)部一級(jí)機(jī)構(gòu)的名稱。全宗構(gòu)成者內(nèi)部一級(jí)機(jī)構(gòu)正職負(fù)責(zé)人的姓名、職務(wù)、任期時(shí)間。（8）全宗構(gòu)成者內(nèi)部一級(jí)機(jī)構(gòu)的主要職能。（9）全宗構(gòu)成者內(nèi)部機(jī)構(gòu)中重要部門(mén)的增設(shè)、調(diào)整、擴(kuò)大、合并、撤銷情況及內(nèi)部一級(jí)機(jī)構(gòu)在各歷史階段的變化情況。涉及全宗構(gòu)成者的重大事件和對(duì)全宗構(gòu)成者產(chǎn)生了重要影響的活動(dòng)以及全宗構(gòu)成者改組和撤銷的原因。（10）個(gè)人全宗，個(gè)人全宗構(gòu)成者主要介紹其姓名、別名、生卒年月日、籍貫、職務(wù)、職稱、主要業(yè)績(jī)、榮譽(yù)稱號(hào)及簡(jiǎn)歷。十、檔案的利用（二）怎樣做好利用工作1、明確服務(wù)方向；2、熟悉館藏，了解需要；3、處理好利用和保密的關(guān)系；4、處理好利用工作和基礎(chǔ)工作的關(guān)系。（三）檔案提供利用的方式和方法十、檔案的利用1、一般方式：（1）提供利用檔案原件；（2）提供利用檔案復(fù)制件；（3）編制檔案參考資料，制發(fā)檔案證明等。2、具體方法：組織閱覽、外借、制發(fā)復(fù)制本、舉辦檔案展覽、制發(fā)檔案證明、檔案咨詢服務(wù)。檔案管理體系建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)體系（1）組織領(lǐng)導(dǎo)（2）機(jī)構(gòu)人員（3）管理制度業(yè)務(wù)建設(shè)（1）收集工作（2）整理工作（3）保管工作（4）統(tǒng)計(jì)工作（5）鑒定工作檔案管理體系建設(shè)開(kāi)發(fā)利用（1）編研工作（2）利用工作信息化建設(shè)（1）現(xiàn)代化建設(shè)（2）計(jì)算機(jī)檢索（3）網(wǎng)上檔案室系統(tǒng)檔案技術(shù)文檔文書(shū)檔案管理與整理實(shí)務(wù)基本內(nèi)容（1）概述（2）操作流程（3）操作規(guī)范（4）注意事項(xiàng)文書(shū)檔案管理與整理實(shí)務(wù)《歸檔文件整理規(guī)則》的出臺(tái)目的是為了調(diào)整和簡(jiǎn)化歸檔文件整理方法，為檔案工作的持續(xù)發(fā)展提供保障。本方法首先在大企業(yè)試點(diǎn)，積累經(jīng)驗(yàn)，取得了一定效果。文書(shū)檔案管理與整理實(shí)務(wù)特點(diǎn)（1）檔案形成數(shù)量多，單位規(guī)模大，減少立卷裝訂等程序，可簡(jiǎn)化工作量。（2）弱化檔案實(shí)體整理程序和模式，強(qiáng)化檔案的信息管理。（3）節(jié)省庫(kù)房容量，節(jié)省檔案工具等設(shè)備所投入的資金等。（4）為檔案利用工作提供方便，提高了查準(zhǔn)和查全率。按卷整理，案卷的存在增加了檢索層次，影響檢索結(jié)果，案卷題名擬制隨意性強(qiáng)，通過(guò)題名（案卷目錄）檢索檔案的可靠性差，同時(shí)，以案卷的形式利用檔案，不利于保密，不利于復(fù)印等。（5）有利于檔案的進(jìn)館。（6）有利于向社會(huì)開(kāi)放檔案。（7）按件整理只適用于文書(shū)檔案。現(xiàn)在按件整理的條件已基本成熟。。文書(shū)檔案管理與整理實(shí)務(wù)操作流程1、按檔案形成的年度進(jìn)行區(qū)分；2、對(duì)同一年度的檔案進(jìn)行初步鑒定，剔除不需歸檔的檔案；3、分類方案的確定；4、對(duì)同一年度的檔案按問(wèn)題分類、排序；5、對(duì)同一問(wèn)題的檔案按保管期限分類、排序；6、按“件”確定整理單位及文件的裝訂；7、對(duì)每件檔案編號(hào)、加蓋歸檔章，填寫(xiě)備考表，并裝盒；8、對(duì)裝盒的檔案依次進(jìn)行歸檔文件目錄的計(jì)算機(jī)輸入；9、填寫(xiě)檔案盒內(nèi)容；10、排列、上架；文書(shū)檔案管理與整理實(shí)務(wù)1、按檔案形成的年度對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行區(qū)分（1）、對(duì)檔案形成年度的確認(rèn)（2）、文件的放置2、對(duì)同一年度的檔案進(jìn)行初步鑒定，剔除不需歸檔的檔案（1）、不須歸檔的范圍（2）、判斷是否歸檔的基本原則（3）、剔除無(wú)需歸檔的文件資料的方法（4）、重復(fù)件的處理（5）、無(wú)需歸檔材料的處理文書(shū)檔案管理與整理實(shí)務(wù)（5）、對(duì)于資料的鑒定方法（6）、對(duì)資料的處理辦法（7）、對(duì)保密廢紙的處理3、分類方案的確定（1）、年度—機(jī)構(gòu)—保管期限分類法（2）、保管期限—年度—機(jī)構(gòu)分類法（3）、機(jī)構(gòu)—年度—保管期限分類法（4）、年度—問(wèn)題—保管期限分類法（5）、保管期限—年度—問(wèn)題分類法（6）、問(wèn)題—年度—保管期限分類法文書(shū)檔案管理與整理實(shí)務(wù)（7）、年度—保管期限分類法（8）、保管期限—年度分類法（9）、分類方案確定后，不得隨意變動(dòng)。4、對(duì)同一年度檔案的分類（1）、機(jī)關(guān)單位文書(shū)檔案分類的方法（2）、企業(yè)單位文書(shū)檔案分類方法（3）、事業(yè)單位文書(shū)檔案分類（3）、對(duì)文書(shū)檔案分類的說(shuō)明（5）、文書(shū)檔案分類方法（6）、文書(shū)檔案分類后排序文書(shū)檔案管理與整理實(shí)務(wù)5、對(duì)同一類問(wèn)題的檔案按保管期限分類（1）、文書(shū)檔案歸檔范圍及保管期限表（2）、歸檔范圍及保管期限表說(shuō)明（3）、保管期限的分類原則、方法（4）、按保管期限分類后的排列6、按件確定整理單位（1）、文書(shū)檔案“件”的確定原則（2）、有關(guān)“件”的說(shuō)明（3）、破損文件的修裱（4）、字跡模糊或易褪色文件的復(fù)制（5）、超大紙張的折疊

文書(shū)檔案管理與整理實(shí)務(wù)（6）、小張紙的處理（7）、去除易銹蝕的金屬物（8）、“一件”文件的排序（9）、文件裝訂的方法（10）、包角的方法（11）、文件裝訂要求（12）、在完成“件”的裝訂之后，須清點(diǎn)“件”的頁(yè)數(shù)，用鉛筆寫(xiě)在最后一頁(yè)右下角。如果文件本身有頁(yè)碼的可不必寫(xiě)。7、對(duì)每件檔案編號(hào)、加蓋歸檔章，并裝盒（1）、加蓋歸檔章的位置（2）、歸檔章內(nèi)容的填寫(xiě)（3）、文件件號(hào)的編制（4）、裝盒及要求（5）、填寫(xiě)、放入備考表文書(shū)檔案管理與整理實(shí)務(wù)8、對(duì)裝盒的檔案依次進(jìn)行案卷目錄的計(jì)算機(jī)輸入（1）、歸檔文件目錄的填寫(xiě)要求（2）、歸檔文件目錄的具體填寫(xiě)（3）、歸檔文件目錄冊(cè)的裝訂9、填寫(xiě)檔案盒內(nèi)容（1）、檔案盒封面的填寫(xiě)（2）、檔案盒盒脊項(xiàng)目的填寫(xiě)（3）、檔案盒盒脊項(xiàng)目填寫(xiě)圖樣（4）、檔案盒盒脊的填寫(xiě)要求（5）、檔案盒盒脊的填寫(xiě)方法與步驟文書(shū)檔案管理與整理實(shí)務(wù)10、檔案的排架（1）、歸檔文件裝盒后，上架排列應(yīng)與歸檔文件分類方案一致。（2）、檔案盒統(tǒng)一豎放，盒脊朝外。（3）、特制裝具，應(yīng)放在同一排的最后，若有標(biāo)簽的，標(biāo)簽朝外。文書(shū)檔案管理與整理實(shí)務(wù)有關(guān)問(wèn)題的處理方法1、如何避免錯(cuò)誤的發(fā)生2、錯(cuò)誤發(fā)生后的處理（1）、已編件號(hào)的重件的處理（2）、完成編件號(hào)以后，幾份文件作為一“件”有錯(cuò)誤的處理（3）、填寫(xiě)有誤的處理（4）、蓋錯(cuò)歸檔章的處理（5）、包角有誤的處理（6）、計(jì)算機(jī)錄入錯(cuò)誤的處理（7）、如果需敲頁(yè)碼的，頁(yè)碼出錯(cuò)的處理（8）、檔案盒填寫(xiě)錯(cuò)誤的處理（9）、檔案整理好之后，又增加或發(fā)現(xiàn)未整理的檔案的處理（10）、保管期限鑒定錯(cuò)誤的處理（11）、將照片檔案放入文書(shū)檔案的處理科技檔案管理與整理實(shí)務(wù)概述科技檔案案卷的概念與特征（1）案卷的概念（2）案卷的基本特征案卷的組織（1）組織原理（2）組織原則和要求（3）案卷組合方法（4）案卷內(nèi)科技文件材料的排列科技檔案管理與整理實(shí)務(wù)案卷編目（1）案卷編目的內(nèi)容與要求（2）案卷編目的方法（頁(yè)號(hào)、卷內(nèi)目錄、備考表、封面、案卷脊背）案卷裝訂（1）復(fù)制圖的折疊（2）案卷文件材料的修整（3）案卷的裝訂科技檔案管理與整理實(shí)務(wù)案卷系統(tǒng)化排列與編號(hào)（1）案卷排列（2）檔號(hào)編制編制科技檔案檢索工具（1）總目錄（2）分類目錄會(huì)計(jì)檔案管理與整理實(shí)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的含義簡(jiǎn)單地說(shuō)，是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄和會(huì)計(jì)報(bào)表等核算專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍（1）會(huì)計(jì)憑證（2）會(huì)計(jì)帳?。?）會(huì)計(jì)報(bào)表（4）其他會(huì)計(jì)檔案管理與整理實(shí)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的分類（1）類型－年度分類法（2）年度－類型分類法會(huì)計(jì)文件材料保管期限的鑒定（1）憑證保管期限的鑒定（2）帳薄保管期限的鑒定（3）報(bào)表保管期限的鑒定（4）工資表、綜合材料保管期限的鑒定會(huì)計(jì)檔案管理與整理實(shí)務(wù)會(huì)計(jì)文件材料的組卷（1）會(huì)計(jì)憑證的組卷（2）會(huì)計(jì)帳薄的組卷（3）會(huì)計(jì)報(bào)表的組卷案卷的排列（1）按照類別－年度排列（2）按照年度－類別排列（3）會(huì)計(jì)類型單一，會(huì)計(jì)檔案數(shù)量較多的單位，單獨(dú)排列。（4）財(cái)政部門(mén)的會(huì)計(jì)檔案排列法會(huì)計(jì)檔案管理與整理實(shí)務(wù)案卷編號(hào)（1）編大流水號(hào)（2）編小流水號(hào)編目會(huì)計(jì)檔案的移交保管利用（1）會(huì)計(jì)檔案的移交（2）會(huì)計(jì)檔案的保管（3）會(huì)計(jì)檔案的利用特種載體檔案的整理實(shí)務(wù)照片檔案的整理（一）照片檔案整理的基本原則（二）照片檔案的收集（1）收集的范圍（2）歸檔時(shí)間（3）歸檔要求（三）照片檔案的立卷（1）分類（2）組合（3）上卷（4）編號(hào)（5）填寫(xiě)（6）編目特種載體檔案的整理實(shí)務(wù)（四）底片的整理（1）底片的編號(hào)（2）底片的放置數(shù)碼照片的整理（一）數(shù)碼照片的歸檔范圍（1）選擇性歸檔（2）歸檔照片數(shù)量（3）其他適用情況特種載體檔案的整理實(shí)務(wù)（二）數(shù)碼照片的歸檔要求（1）建立健全相關(guān)制度（2）照片分辨率與格式（3）雙套制保存（三）數(shù)碼照片的歸檔流程（1）歸檔前期工作（2）具體歸檔工作（3）光盤(pán)的編號(hào)與保管實(shí)物檔案的整理謝謝

檔案管理管理培訓(xùn)

第一部分：◆檔案概述檔案起源檔案的產(chǎn)生與文字有密切關(guān)系，它是人類社會(huì)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物。檔案演變古老型載體檔案：甲骨、金石、簡(jiǎn)牘、縑帛檔案。傳統(tǒng)型載體檔案：紙質(zhì)檔案。新型載體檔案：感光材料與磁性材料形成的檔案，如影片、照片、磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等。檔案定義檔案含義檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像及其它各種方式和載體的歷史記錄。檔案的來(lái)源——國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人；社會(huì)活動(dòng)。檔案的條件——保存?zhèn)洳榈臍v史文件。第二部分：◆文書(shū)檔案管理檔案的收集檔案的整理歸檔范圍：凡是反映本機(jī)關(guān)工作、生產(chǎn)活動(dòng)，有查考利用價(jià)值的文件材料，均屬歸檔范圍。本單位文件是歸檔的主體。歸檔時(shí)間：一般在次年上半年向檔案部門(mén)移交。國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作條例》（1983）一、檔案的收集歸檔手續(xù)：案卷目錄的移交，交接雙方簽字。歸檔案卷的質(zhì)量要求：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。一、檔案的收集檔案的整理應(yīng)該充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。整理原則二、檔案的整理：年度分類法組織機(jī)構(gòu)分類法問(wèn)題分類法常用的檔案分類法二、檔案的整理立卷

立卷工作的內(nèi)容：組卷、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的排列與編號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄與備考表、案卷封面的編目與案卷的裝封。立卷六特征：?jiǎn)栴}、作者、文種（名稱）、時(shí)間、地區(qū)、收發(fā)文機(jī)關(guān)二、檔案的整理二、檔案的整理整理方法裝訂：按件裝訂分類：年度-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）-保管期限編號(hào)：文件首頁(yè)上端加蓋歸檔章（全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào))

編目：逐件編目裝盒：按件號(hào)順序裝盒第三部分：◆企業(yè)檔案管理

企業(yè)檔案：是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存和利用價(jià)值的各種形式的歷史記錄。

企業(yè)檔案黨群工作行政管理經(jīng)營(yíng)管理生產(chǎn)技術(shù)管理科學(xué)技術(shù)研究基本建設(shè)設(shè)備會(huì)計(jì)檔案聲像檔案榮譽(yù)實(shí)物檔案電子檔案其他建立檔案工作體制制定檔案工作管理制度配備檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施檔案業(yè)務(wù)工作

一、建立檔案工作體制

一、建立檔案工作體制檔案部門(mén)各部門(mén)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)各部門(mén)檔案工作人員分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)二、制定檔案工作管理制度

要求：

1、制定本企業(yè)檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度不能有悖于國(guó)家、本系統(tǒng)、本地區(qū)關(guān)于檔案工作的有關(guān)規(guī)定，同時(shí)內(nèi)容即要全面又要有針對(duì)性。

2、要了解本企業(yè)管理及檔案形成的特點(diǎn)，充分征求企業(yè)內(nèi)部有關(guān)部門(mén)的意見(jiàn)，與他們密切配合，使制定的規(guī)章制度及內(nèi)容更加切合本單位的工作實(shí)際。二、制定檔案工作管理制度內(nèi)容：工作規(guī)章。包括企業(yè)檔案工作規(guī)定（內(nèi)容要包括三納入、四參加、四同步制度）、檔案工作責(zé)任追究制度、檔案管理應(yīng)急預(yù)案。管理制度。包括文件材料歸檔制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案移交制度、電子文件管理制度、科技檔案補(bǔ)充更新制度、檔案保管制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案管理系統(tǒng)操作制度、庫(kù)房管理制度。業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。包括檔案整理規(guī)則、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、檔案歸檔范圍、檔案保管限期表、各門(mén)類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。二、制定檔案工作管理制度

企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目文件材料的歸檔要求同步；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目文件材料積累情況同步；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果與驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件材料歸檔情況同步；項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目文件材料完成歸檔同步。二、制定檔案工作管理制度三納入將檔案工作納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程；納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程；納入企業(yè)有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。四參加四同步企業(yè)檔案部門(mén)或檔案人員參加產(chǎn)品鑒定；科研課題審定；基建項(xiàng)目驗(yàn)收；設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收或引進(jìn)項(xiàng)目接收，負(fù)責(zé)檢查歸檔的文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

三、配備檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施主要包括：檔案庫(kù)房、檔案、人員辦公室、檔案查閱室、檔案柜架、檔案裝具用品（卷皮、卷盒、各種目錄、備考表、登記表、裝訂線、裝訂機(jī)、夾子、錐子、鉛筆等）。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)要配備：防盜、防塵、防潮、防光、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防有害氣體等“八防”設(shè)施。三、配備檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施四、檔案業(yè)務(wù)工作

檔案收集檔案整理四、檔案業(yè)務(wù)工作

（一）檔案收集

四、檔案業(yè)務(wù)工作收集的定義：檔案的收集就是檔案室按照有關(guān)規(guī)定，通過(guò)例行的接收制度和專門(mén)的征集辦法，將分散在各機(jī)關(guān)、部門(mén)、個(gè)人手中和散失在其他地方的檔案，有組織、有計(jì)劃地集中保存的工作。（1）管理類檔案收集工作的要求歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，并符合長(zhǎng)期保管的質(zhì)量要求。歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)精煉準(zhǔn)確，并能反映企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)。要加強(qiáng)收集工作的調(diào)查。四、檔案業(yè)務(wù)工作收集工作的要求（2）科技檔案收集工作的要求要認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理科技檔案的原則。要遵循科技檔案的自然形成規(guī)律。要保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確。收集工作的要求四、檔案業(yè)務(wù)工作

管理性檔案的收集方法

①嚴(yán)格按照本單位歸檔制度的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集。

②建立相關(guān)制度，加強(qiáng)對(duì)零散文件的收集。

③明確具體人員職責(zé)，保證歸檔文件齊全完整。

四、檔案業(yè)務(wù)工作收集的方法：科技檔案的收集方法

①按照歸檔制度的規(guī)定接收科技文件歸檔。

②納入計(jì)劃管理，實(shí)行多種方式結(jié)合的收集。會(huì)計(jì)檔案、人力資源檔案、榮譽(yù)實(shí)物檔案