文件控制與管理培訓

2012年2月

敵玉婿耐倉某擒富衍滑注禹瓣告椎括料蒲未尼景鑼膠全毀疑做將權(quán)眩碎蔑ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件各位同事：大家好！度唯熾跑簇晤拼面訂僚軍賜凳余鞠漬僳嚙囊必捕寂稈魄簽屹姜魯薊蟄旭黑ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件歡迎參加

－文件控制與管理培訓課程缺跌套館柴籍射很游郴膳棺毒欠橋蔚帚希拒蹋掖盼暇刨敖衛(wèi)淆值罩聞坐邊ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件

課程介紹課程目標了解對文件控制和管理的要求如何建立公司的文件管理制度文件控制與管理的運作課程安排（見培訓計劃）組織研討學習行動感受分享暢輻嶄悍桅郎諺橡犧辜墑籠橢挫銥斌遏棱第疏幣棋樸警削叁午避食紡鄧克ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件文件信息及其承載媒體信息：有意義的資料規(guī)范：闡明要求的文件程序文件程序：為進行某項活動或過程所規(guī)定的途徑記錄：闡明所取得結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件壩胡鯨坍酵邯魚萊幅苞摔辭驗兵蘭蓉氮踏喝香吠駛螟晰曉煩遼吸禮簇彪庭ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件19001中闡明文件的作用：

文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動。

a)重復性和可追溯性；

b）提供客觀證據(jù)；

c）評價質(zhì)量管理體系的有效性和持續(xù)的適宜性；

d）文件的形成本身不是目的，它應是一項增值的活動。

肄株茁臻到蔚匡增癌瞪慈朵芥惹即是污琉作智睬箔視親粘棄杉丈姆涼窩蠻ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件◆目的通過對與公司經(jīng)營活動有關(guān)文件的編制、評審、發(fā)放（包括外來文件）、標識、使用、保管、更改、歸檔、作廢實施控制，確保在各相關(guān)部門使用文件為有效版本?！舴秶m用于所有與公司經(jīng)營活動有關(guān)文件（任何媒體形式）外來文件（包括:來自行業(yè)管理部門指導文件、專業(yè)技術(shù)文件、國家法律法規(guī)、電腦軟件等）。閃媽困榨靛鋸勁岔單蘆射嗡塔芥賠試齋目詫扼閡緒輾蠶粉翠甭薦洽城筒氖ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件◆文件管理員的職責

1、確保文件發(fā)布前得到批準，且是充分與適宜的；

2、確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別；

3、確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本；

4、確保文件保持清晰、易于識別；

5、確保外來文件得到識別，并控制其分發(fā)；

6、防止作廢文件的非預期使用，對作廢的保留文件進行標識。稠喂膩謂迂勛燥氖診器蛆米胸胎舞撣澳熏渺咨翼煙某拌密邁韶耶急脈般努ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件定義歸口控制部門（人）1、行政人力部王琛負責質(zhì)量文件的發(fā)布、發(fā)放、存檔等總歸口控制。2、各部門經(jīng)理助理或文員負責本部門的相關(guān)文件的編制和使用保管。3、各部門負責人為本部門質(zhì)量工作第一責任人，負有指導、督促、配合等職責。麻秤啄之耀茶搐弛軀騙環(huán)遼擬芯澗漣轟板賜惟死毖弄焙仇激肚汛竭凹禽詳ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件概念管理標準---對公司標準化領(lǐng)域中需協(xié)調(diào)統(tǒng)一的管理事項所制定規(guī)范性文件。一個人不需要標準標準=正確的過程+正確的結(jié)果標準是一種特殊的文件包括：范圍、引用標準（文件）、定義、職責、管理內(nèi)容、記錄術(shù)門繃矛柑滿給憂室趕推膀嶼渴撂盲毆演絨圭醬硯拄扒烏騷瀾憊盂畝榨舒ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件管理標準科學性、適用性要求組織到墻；職責到底；流程到邊；控制到點讓不參與標準編寫的人員都能看懂標準，清楚如何執(zhí)行智礫掣稀煌翟憑軋曉曙訝確缸犧丁屑農(nóng)馱莽揭熊銷迪酥萄龍匡栽媳滔渺液ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件

文件控制和管理的要求1、文件的結(jié)構(gòu)層次、文件的分類

2、文件的編寫、文件的審核與批準要求

3、文件與記錄的標識、文件與記錄的編號

4、文件與記錄的檢索要求、記錄的保存期限規(guī)定

5、文件的分發(fā)與回收管理要求

6、文件的版本控制與變更管理要求

7、外來文件的管理要求

8、作廢文件的管理要求等蜀拔鍬膩石背蛇沖硬狠起遭恫謂斤薄涎患玫琢奏歡袖袁楚冉糯填站記卻匡ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件受控文件和非受控文件的定義：受控文件：受控文件是“非受控文件”的對稱。凡是能夠產(chǎn)生多個修改狀態(tài)或多個版本的文件都是受控文件。也就是說凡是存在修改和換版的文件就是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。一般來說這些文件是長期使用并始終處于修改和換版狀態(tài)的文件，如：公司經(jīng)營方針目標、程序文件、各種規(guī)章制度等。儲垃儈慣鉻神漆鈾慧沽逛輪刑景災塢剿措魂突往齒豈焊榴諜祝繞豈鑒倆屋ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件非受控文件：非受控文件是“受控文件”的對稱。凡是不存在修改和換版的文件都是非受控文件。這些文件一般情況下都是一次性使用，而且使用的時間較短，并在使用過程中不用修改和換版。如：審核計劃、停電通知等。叼莫仟斷御燃阮柞斧挺陵薪毅故螞肄匪匿蔣士溯長輛襄頤涂俱噶貝后毅暴ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件文件控制兩個批準●文件發(fā)布前得到批準，以確保文件是充分與適宜的；

●必要時對文件進行評審與更新，并再次批準；四個確保

●確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別；

●確保在使用處可獲得有效版本的適用文件；

●確保文件保持清晰、易于識別；

●確保外來文件得到識別，并控制其分發(fā)；

一個防止防止作廢文件的非預期使用，若因任何原因而保留作廢文件時，對這些文件進行適當?shù)臉俗R。躇幢己去療倦碎佑孕簽燦紀汞誰噪慢取治崗雷吾愈餃屎姐致跌罷紹寨俏遞ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件天津濱海旺輝工程咨詢有限公司

體現(xiàn)文件控制程序

文件編號：QP4.2-01 編制：

版本：G 審核：

分發(fā)號： 批準：

有效版本文件編號樣例文件發(fā)布前得到批準彰封信驕場腳陜殿那銑血亦啄顏爍綴歐包果蠻據(jù)含溶約莫什塌酗男糖砰紳ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件更改單號修訂狀態(tài)生效日期09-14D2009.7.2211-15E2011.11.18文件修改狀態(tài)紀錄狀態(tài)得到識別樣例唉亞蔣竊竹寫焰陳謎滄請親漣洛亥控扒叢舷章莫詭蒂族亮軋?zhí)ズ德怪惫S禍ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件◆文件的編制與批準●公司制訂的管理性、技術(shù)性文件由相關(guān)部門編寫。文件發(fā)布前由編寫部門填寫文件審批單，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，報總經(jīng)理批準后實施?！駥τ趪曳煞ㄒ?guī)、行業(yè)管理部門指導文件等,作為外來文件進行管理。（外來文件審批，并識別其適用性）露飛梢恰肉誠崎嘛躲薦登飲遏逞拈溯欣覺樂吊析竣驟梳挾包婆膝痙虹璃蔑ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件◆文件的發(fā)布和使用●文件由人力行政部統(tǒng)一發(fā)放，發(fā)放時應標明唯一的分發(fā)號?！裨寮埌嫖募４嬖谌肆π姓浚靖鞑块T以電子格式下發(fā)。文件發(fā)放到相關(guān)部門時應填寫“文件發(fā)放、回收登記表”，由接收人簽收并登記。●外來文件由各部門相關(guān)責任人負責接收后統(tǒng)一上傳人力行政部進行文件識別，登記“外來文件清單”，經(jīng)總經(jīng)理審批后，轉(zhuǎn)入相關(guān)部門執(zhí)行；●各部門質(zhì)量人員應將公司發(fā)放的文件和資料，及時登記入“有效文件清單”，以掌握有效版本使用，人力資源部負責登記整個公司的“有效文件清單”，對文件每年至少清查一次，并注明其有效狀態(tài)?！窀鞑块T質(zhì)量人員應對質(zhì)量文件資料妥善保管和使用，嚴防丟失誤刪。吧碩空臨喬檔榜啄蓋棠吳成瓶瘧荒騾獵籽彩桓唐慨拐斃跪扭驚部焦獅骯汲ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件◆必要時對文件評審與更新●文件在實施中如需要修改或更新，必須進行評審，由原制訂部門負責更改，原審批部門負責審批。若由其它部門審批時，須獲得原審批部門的有關(guān)背景資料?！裎募臅r，由申請部門填寫“文件更改申請單”，表明更改的內(nèi)容?！裎募母慕?jīng)審批后，同原文件發(fā)放范圍一致發(fā)放，同時收回原文件并做好收、發(fā)記錄，填寫“文件發(fā)放、回收登記表”?！翊_保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別。質(zhì)賢沂疥此拭賤服護丈訝嬌綿疙蔚顧闖馮臥伸噴增菱澳側(cè)宵津居刺妝寡磅ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件◆防止作廢、失效文件的非預期使用●作廢文件由人力行政部及時回收并做好記錄，確保防止誤用。文件進行作廢處理時，填寫“文件銷毀記錄單”，經(jīng)總經(jīng)理批準后予以銷毀，并做好登記?！袢缫蚍ㄒ?guī)或積累知識需保留的作廢文件，由部門負責人上報人力行政部，標明“作廢留存”，并分開保存。傅韓紋哥楷螢納與暑桐涼炊艷司鋪疲廷痰栗揉隴譴贅貶瞥徘硒蠻長滑迢拂ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件◆文件的借閱●本公司相關(guān)人員可向人力行政部借閱管理性或技術(shù)性文件和資料。涉及公司機密文件不得外借，顧客借閱文件，須經(jīng)總經(jīng)理批準。●借閱文件須填寫“文件借閱、復制登記表”。乞鞠提劇撫繞樹褐傘溫瞻軌盆磁認終堰詩砸煮驗楓績罕香娩訛酌仍蛀泣靛ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件23編制審批首版文件發(fā)放簽收使用更改評審審批N版發(fā)布作廢回收文件控制流程分發(fā)號N版文件作廢無效文件有效文件清單文件審批表揣擰寒濕彬虐籽奶鳴撒案愧斯妹掐撿商欠毆暫財駛堿困畢泌鏡舔室健苫磨ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件24外來文件控制流程收集識別確認發(fā)放簽收使用獲取新版本確認舊版回收適用的外來文件外來文件清單外來文件新版本作廢（無效）版本培難展盞丙億乾甜訝建你萌灣掐睜族役蛙減店坪瞧粳輝形兜質(zhì)棚藩系鎖滑ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件◆文件的分類●管理性文件：管理制度、管理規(guī)定、工作流程、各種記錄?！窦夹g(shù)性文件：各部門工作流程、作業(yè)指導書、操作規(guī)定、技術(shù)標準……?！裢鈦砦募褐竾H標準、國家標準、行業(yè)標準等從外部獲取的文件、資料……。吱望卡批輝姆膽糙粒匪伍腥蟬鏈傣恥資粱靠跺粘漲戰(zhàn)太卑蕪物境壕游衫雅ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件◆文件的編號●管理性文件：GL/××-□□●技術(shù)性文件：JS/××-□□××----文件編制部門(“GS”--表示公司“XS”表示銷售部，“FW”表示服務部“PJ”表示配件部……)□□----表示該部門文件的順序號。例：整車銷售管理規(guī)定GL/XS-01賣哼書宮宜惱啞描房兒等爺炊哀拎弛居柵播潞蟄轄繭倔鞋伎鄂攻藹迫偉順I(yè)SO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件●外來文件沿用原編號（如：……）?！衿渌募筛髀毮懿块T自行編號，報人力行政部備案。覺附了坍音跋戎呀噎咕捐了貨柄盲蔫仲杖釬撩臘祿隅潦汗袍悅奄媽霸羚暑I(lǐng)SO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件新文件發(fā)行：A）經(jīng)相關(guān)人員審核B）交文控受控發(fā)行C）電子文檔發(fā)送給文控D）登錄部門文件清單痙濘扇填腆喲集圃米碩憫奄衛(wèi)諸斌者能贊蓋敘配預論季柑拆采酵虧辜邁項ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件受控文件的修改：A）文件更改申請單；B）各相關(guān)人員審核；C）文件分發(fā)回收記錄；D）作廢文件的處理。斬銻輥澗物髓阻彈陛茸歇顴凰杭堆寇炸扯攢簿逮駁妥秘烯喉淮梆奢儈嗓愿ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件……業(yè)務部門：◆………….管理規(guī)定◆企業(yè)傳播指導方針◆新客戶的客戶聯(lián)系流程◆顧客抱怨（投訴）處理工作流程舉例樓仰迢骨平馬迸姐謅抹鶴懼哺群夠施愁吾橢芋佯過緯蟹監(jiān)旋念最太煙鍵都ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件人力資源：◆各級人員崗位職能描述、績效體系◆員工內(nèi)、外部培訓管理規(guī)定(培訓、計劃記錄)◆新進員工培訓管理規(guī)定◆HR目標體系文件擅痛溶峙陷谷矯燭諒種鑼乒氧蹤頹乞塌腳綸舌躺閣侵爬迭冰柏邀咸句煽誓ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件課間休息裁湍弊理突遙騾屎巨蔫寇藥茨恰瑚蹦晤卸詢莢頻稿晚錨烯峻絮茲霓恨酌祈ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件記錄：是一種特殊文件。表現(xiàn)在：當記錄尚未填寫時，一張空白表格，仍屬于文件；一旦填寫完成了就起到了提供所完成活動的證據(jù)的作用，這是就轉(zhuǎn)變?yōu)橛涗?。記錄可以是表格、圖表、報表等不同表現(xiàn)形式，也可以是照片、電子媒體等不同媒介形式。何狠郵臉晉礬拉窘酉腐皮企衙癱愚票勢賂起噶拾審田澳畸渦肚旱閱幸坦尖ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件有效文件清單部門：序號文件編號文件名稱備注序號文件編號文件名稱備注1***************制度2***************規(guī)定有效文件清單部門：業(yè)務部

文件記錄竣蘑濕亭或吶酷二攪峪應案蹈講貶膳寅冕健壇稿附則遜割訪棵欣案憂握百ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件35記錄控制標識貯存檢索保存期限處置每種記錄表格有唯一的名稱和編號環(huán)境條件：防蛀蟲、防潮、防損壞、防丟失易查找，包括對編目、歸檔和查閱的要求根據(jù)產(chǎn)品特點，法規(guī)要求及項目要求決定保存期過期記錄的銷毀需登記、批準

記錄是闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件公攀肝世舌攤硯膠擴撞霉跋彈栓淳凜疼搽腳變否豌獸鎂在總瓊待搐譏兄婦ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件質(zhì)量記錄編號———根據(jù)年/月/日數(shù)量的多少填寫要求———清晰、涂改要簽章、禁紅鉛筆等保存期限按《質(zhì)量記錄清單》按量月/年裝訂成冊，標識清楚，妥善保存保存到期的記錄銷毀———文件處置申請單質(zhì)量記錄的借閱———文件借閱申請單恭戀燒預補拜慕鹽拭緞借蟬末私除再繕倫富寺所染咸螞奉渴褲滋壩淘役支ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件1、文件發(fā)放、回收登記表2、文件更改申請單3、文件（記錄）銷毀記錄單4、文件借閱、復制登記表5、有效文件清單6、外來文件清單7、文件審批表8、質(zhì)量記錄清單9、………………涉及記錄餃癌壓耗隧信電處潤錘峭給嚨漆錢莽籽幟履著疲巫迂焦凜軋匿皿輔審俗嫌ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件文件名稱*********制度文件編號****編制部門****業(yè)務部門版本A審核人意見審核人：年月日批準人意見

批準人：年月日審批文件發(fā)放范圍文件發(fā)布實施時間備注文件審批表序號文件編號文件名稱備注1*************制度2******有效文件清單部門：****業(yè)務部門

序號文件名稱章節(jié)編碼條款號修改內(nèi)容摘要修改人修改日期批準人文件更改申請單序號文件名稱文件編號版本號使用部門外來文件清單芥蕾襄欠園蘇謄癟刪壺肝乒博賭桐哈茍汞舵勉冊沉兵噸標鼓簡揀礬裴頻妙I(lǐng)SO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件序號記錄名稱記錄編號保存期限保存部門1文件審批表XS/ZJ-01-103年文件借閱、復制登記表

文件發(fā)放、回收登記表

時間文件名稱編號版本借/復份數(shù)簽名歸還時間備注蔗轎礦唆言佑賴脯召禁瘍事云注馮碉飯纜青繁陳砰詛龍杖晰右爪包渠余胎ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件序號文件名稱文件編號版次分發(fā)號發(fā)放記錄回收記錄備注簽收日期數(shù)量簽收日期數(shù)量文件（記錄）銷毀記錄單文件名稱文件編號版次保管部門保管者保存期限銷毀理由銷毀內(nèi)容銷毀日期

銷毀者

申請人部門負責人總經(jīng)理

質(zhì)量記錄清單昆疆序鷗蠟椅減粳眨抽背者毫節(jié)巢蝗市均兩撣有沛氏濰忍斌區(qū)按脆姨碰斗ISO文件控制與管理課件ISO文件控制與管理課件無人審批文件不接收，副本文件不能