項(xiàng)目三辦公室時(shí)間管理能制定各類時(shí)間表能合理分配精力，能積極、建設(shè)性地進(jìn)行時(shí)間管理，有效利用時(shí)間，提高工作效率能力目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握有效管理時(shí)間的方法知識(shí)目標(biāo)素養(yǎng)目標(biāo)體會(huì)老一輩科學(xué)家勇于創(chuàng)新、不斷進(jìn)取、無私的精神

任務(wù)一時(shí)間管理任務(wù)描述

劉一大學(xué)畢業(yè)后應(yīng)聘到一家小型私企，她一向勤奮也肯吃苦，工作上非常努力。但她每天都手忙腳亂，到很晚才能休息，一堆一堆的事情似乎永遠(yuǎn)也做不完。這令她

感到前所未有的疲憊。周末加班后，她在MSN上向自己的一個(gè)在外企同樣做秘書的同學(xué)趙玉訴說自己這一段時(shí)期的狀態(tài)。趙玉說:“其實(shí)主要是時(shí)間沒利用好。這樣吧，你把你下一周要做的事都列出來，我們一塊兒安排一下?！眲⒁粵Q心要把自己的整個(gè)狀態(tài)扭轉(zhuǎn)過來?；氐郊抑?，便把堆積著的事情全部列出，并做了一個(gè)安排發(fā)給了趙玉。下一周的5天中她要做的事情如下。

(1)有兩張訂貨單上還有細(xì)節(jié)問題，須要溝通后廠子才能繼續(xù)生產(chǎn)。(2)下周該發(fā)員工的工資了，95個(gè)工人的工資單還沒核對(duì)，大概需要4個(gè)小時(shí)。(3)眼鏡框不小心壓歪，還勉強(qiáng)能戴，但看東西很別扭。(4)一直沒回家，有一個(gè)多月沒和父母聯(lián)系了。(5)明天上午9點(diǎn)到11點(diǎn)是公司例會(huì)。(6)周三晚上戀人出差回來，定好晚上在住所為其接風(fēng)，但吃的用的東西都還沒有準(zhǔn)備。(7)每月一期的公司簡(jiǎn)報(bào)還差一點(diǎn)兒，要在周五之前完成，大概需要2個(gè)小時(shí)。(8)朋友推薦了一份兼職，需要在周三或周四晚上七點(diǎn)之前去面試，估計(jì)要花1個(gè)小時(shí)。任務(wù)描述

(9)上司負(fù)責(zé)的一個(gè)工地項(xiàng)目要在明天下午6點(diǎn)鐘開一個(gè)臨時(shí)會(huì)議，需要參加。(10)一位很久沒聯(lián)系的朋友正好得了兩張音樂會(huì)的票，周二或周三晚上的，邀

請(qǐng)自己一起去聽，7點(diǎn)開始，全場(chǎng)需要一個(gè)半小時(shí)。(11)下周六要參加會(huì)計(jì)考試，至少需要用13個(gè)小時(shí)突擊一下，只能利用業(yè)余時(shí)間。(12)上司留下一張便條，要自己盡快與他見面。(13)明晚有個(gè)公司聚餐。(14)有個(gè)廣州客戶周一下午4點(diǎn)鐘到，須要去機(jī)場(chǎng)迎接，并為其安排食宿。(15)明晚有個(gè)自己特別想看的電視節(jié)目，8點(diǎn)到9點(diǎn)半。(16)上司周五出差，須要為其買好飛機(jī)票。(17)住所的一個(gè)房間里的頂燈壞了。(18)身上的錢不多了，須要取錢。(19)上司出差須要隨身攜帶一份發(fā)言稿，完成這份發(fā)言稿大概需要2個(gè)小時(shí)。(20)會(huì)計(jì)周三前要到銀行辦理一筆支付款項(xiàng)。因工作需要，要求本人陪同前去，最近的銀行來去也要1小時(shí)。注:每天上班時(shí)間為8—12點(diǎn),13—18點(diǎn)(含往來交通時(shí)間，中午有1小時(shí)休息）。時(shí)間管理概述秘書時(shí)間管理方法一二理論知識(shí)一、

時(shí)間管理概述1.時(shí)間管理的概念在同樣時(shí)間耗費(fèi)的情況下，為提高時(shí)間的利用率和有效性而進(jìn)行的一系列控制。1）決定時(shí)間的耗費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，選定目標(biāo)，制定規(guī)劃。2）用分割與集中的方法來增加自由時(shí)間，使時(shí)間耗費(fèi)日趨合理。3）診斷自己時(shí)間的耗費(fèi)情況，找出非工作性時(shí)間和浪費(fèi)的時(shí)間，并盡量消除之。4）應(yīng)用現(xiàn)代系統(tǒng)論、控制論的方法定量使用時(shí)間，以提高工作時(shí)間的有效性。5）對(duì)工作時(shí)間的不合理安排進(jìn)行控制。二、

秘書時(shí)間管理方法2.時(shí)間管理與管理者的成敗

成功者的特點(diǎn)精于安排時(shí)間，時(shí)間浪費(fèi)少到

善于限定自身的工作范圍二、

秘書時(shí)間管理方法3.時(shí)間的分類時(shí)間的分類

可控性

不可控性二、

秘書時(shí)間管理方法4.時(shí)間管理的一般原則1）用精力最佳時(shí)間干最重要的工作2）消費(fèi)時(shí)間要計(jì)劃化、標(biāo)準(zhǔn)化、定量化3）保持時(shí)間上的彈性4）反省浪費(fèi)的時(shí)間5）保持時(shí)間利用的相對(duì)連續(xù)性6）一般工作“案例化”，固定工作“標(biāo)準(zhǔn)化”7）嚴(yán)禁事必親躬8）堅(jiān)持從現(xiàn)在做起的信念9）保留自我時(shí)間管理的最低批量時(shí)間二、

秘書時(shí)間管理方法1.ABC時(shí)間管理分類法做法：先依據(jù)系統(tǒng)原理，把自己的工作組成一個(gè)有機(jī)的整體，然后分析每項(xiàng)工作在系統(tǒng)中的作用。

ABC時(shí)間管理分類特點(diǎn)分類比例特征管理要點(diǎn)時(shí)

間

分

配A類占總工作數(shù)量的20%～30%；每天1～3件（1）最重要：具有本質(zhì)上的重要性（2）最迫切：具有時(shí)間上的迫切性（3）有后果重點(diǎn)管理：（1）必須做好。（2）現(xiàn)在必須做好。（3）親自去做好占總工作時(shí)間的60%～80%B類占總工作數(shù)量的30%～40%；每天5件以內(nèi)（1）重要（2）一般迫切（3）無大的后果一般管理：最好自己去做，也可授權(quán)別人去辦理。占總工作時(shí)間的20%～40%C類占總工作數(shù)量的40%～50%；每天8件以內(nèi)（1）無關(guān)緊要（2）不迫切（3）影響小或無后果不管理：可以忘掉不占用工作時(shí)間二、

秘書時(shí)間管理方法2.時(shí)間表編制法1）根據(jù)需求確定編制時(shí)間的周期2）收集并列出該階段所有工作、活動(dòng)或任務(wù)3）發(fā)現(xiàn)活動(dòng)有矛盾，主動(dòng)與負(fù)責(zé)人協(xié)商，調(diào)整4）按照時(shí)間順序?qū)⑷蝿?wù)排列清晰5）繪制表格，標(biāo)明日期、時(shí)間和適合的行、列項(xiàng)目6）用簡(jiǎn)明文字將信息填入表格，包括內(nèi)容、地點(diǎn)二、

秘書時(shí)間管理方法2.時(shí)間表分類時(shí)間表分類

年度時(shí)間表

季度時(shí)間表

月時(shí)間表

周時(shí)間表二、

秘書時(shí)間管理方法3.編制時(shí)間表注意事項(xiàng)注意事項(xiàng)

一目了然

留有余地

跟蹤標(biāo)注處理結(jié)果

對(duì)實(shí)施者進(jìn)行指導(dǎo)任務(wù)實(shí)施

時(shí)間星期一星期二星期三星期四星期五8：009：0010：0011：00……任務(wù)實(shí)施

能為上司和自己一天的活動(dòng)作出合理安排，能合理編制工作日志，提高工作效率能力目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握工作日志的填寫方法和填寫內(nèi)容，以及工作日志的變化與調(diào)整了解秘書工作的內(nèi)容知識(shí)目標(biāo)素養(yǎng)目標(biāo)明確秘書要善于接受別人的批評(píng)，并在今后的工作中加以改進(jìn)

任務(wù)二編制工作日志任務(wù)描述

某公司CEO2009年3月12日有以下工作：同規(guī)劃總監(jiān)、技術(shù)部討論網(wǎng)站的特色設(shè)計(jì)問題；接受新聞?dòng)浾卟稍L；與國(guó)外風(fēng)險(xiǎn)投資基金談判（具體時(shí)間由我方訂）；與XP公司總經(jīng)理洽談（具體時(shí)間由我方訂）；召開公司高層會(huì)議，分析競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況并制定網(wǎng)站的下一步規(guī)劃；批復(fù)文件。該CEO每天一上班首先習(xí)慣上網(wǎng)瀏覽國(guó)內(nèi)外新聞，午餐在12:30進(jìn)行，然后午休半小時(shí)，13:30開始工作，一般在18:00下班。張紅是該公司CEO秘書，剛參加工作不久，她為上司編制好工作日志后送交給CEO。其編制的工作日志內(nèi)容如下：CEO工作日志

2009年3月12日星期四公司CEO看過之后，皺著眉頭說：“這就是你編制的工作日志？”張紅很不安，意識(shí)到自己的工作可能出了差錯(cuò)。請(qǐng)幫助張紅為上司編制一份工作日志。時(shí)

間工

作

內(nèi)

容8:00～9:30與國(guó)外風(fēng)險(xiǎn)投資基金談判9:30～10:50與XP公司總經(jīng)理洽談項(xiàng)目合作事宜11:50～12:20接受新聞?dòng)浾卟稍L12:30～13:00午餐13:00～14:10召開公司高層會(huì)議，分析競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況并制定網(wǎng)站的下一步規(guī)劃14:10～15:10批復(fù)文件15:10～16:00在網(wǎng)上簡(jiǎn)單瀏覽國(guó)內(nèi)外重大新聞16:00～17:30同規(guī)劃總監(jiān)、技術(shù)部討論網(wǎng)站的特色設(shè)計(jì)問題18:00～下班工作日志的填寫方法工作日志填寫內(nèi)容

工作日志變化與調(diào)整一二三理論知識(shí)四

工作日志編制總體要求日志管理注意事項(xiàng)五一、

工作日志填寫方法1.手工填寫的工作日志填寫方法了解上司工作和活動(dòng)的信息，填入兩本日志中提前在自己日志上標(biāo)出當(dāng)日應(yīng)完成的工作填寫的信息要清楚、整潔填寫的信息要完整一、

工作日志填寫方法1.手工填寫的工作日志填寫方法上司日志變時(shí)應(yīng)更改自己的日志填寫的信息要準(zhǔn)確清楚標(biāo)出為上司有關(guān)活動(dòng)應(yīng)做的各項(xiàng)準(zhǔn)備協(xié)助或提醒上司執(zhí)行日志計(jì)劃一、工作日志填寫方法2.電子工作日志填寫內(nèi)容與手工填寫的工作日志內(nèi)容相同二、

工作日志填寫內(nèi)容1.上司工作日志填寫內(nèi)容填寫內(nèi)容

單位內(nèi)部參加的會(huì)議、活動(dòng)

在單位內(nèi)部接待的來訪者

在單位外部參加的會(huì)議、活動(dòng)、約會(huì)等

上司個(gè)人的安排

上司私人的信息二、

工作日志填寫內(nèi)容2.秘書工作日志填寫內(nèi)容填寫內(nèi)容上司的各項(xiàng)活動(dòng)需要秘書協(xié)助準(zhǔn)備的事宜

上司交辦的工作

自己職責(zé)中應(yīng)做的工作、活動(dòng)等三、

處理工作日志變化與調(diào)整變化與調(diào)整注意事項(xiàng)

活動(dòng)之間留有10分鐘左右的間隔

調(diào)整項(xiàng)目遵循輕重緩急的原則

變更后做好善后工作

再次檢查工作日志是否更新四、

工作日志編制的總體要求總體要求

統(tǒng)籌兼顧

規(guī)范合理

效率原則

分清輕重

酌留余地

征得同意五、

日志管理注意事項(xiàng)注意事項(xiàng)

了解上司工作作風(fēng)和生活習(xí)慣及時(shí)更新日志妥善保管上司日志保持日志整潔養(yǎng)成早晚核對(duì)信息的習(xí)慣合理安排時(shí)間任務(wù)實(shí)施

熟練把握約會(huì)安排的技巧和注意事項(xiàng)能夠把約會(huì)工作安排妥當(dāng)，完成領(lǐng)導(dǎo)的基本意圖和工作目標(biāo)能力目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)能夠了解和掌握約會(huì)安排的原則、方法知識(shí)目標(biāo)素養(yǎng)目標(biāo)正確掌控自己的情緒，能換位思考，采取正確方式處理問題

任務(wù)三約會(huì)安排任務(wù)描述

小文剛畢業(yè)就在某家公司擔(dān)任秘書。她工作勤奮，上進(jìn)心強(qiáng)，可因?yàn)楣ぷ鹘?jīng)驗(yàn)少，在處理某些問題時(shí)，難免顯得不夠老練。星期一上午，上司告訴秘書小文，他想約請(qǐng)A公司的研發(fā)部主管B商談關(guān)于聯(lián)合開發(fā)研制某種新產(chǎn)品的問題，讓秘書小文代他去約請(qǐng)對(duì)方。小文接到任務(wù)后，迅速去處理。約會(huì)的事情很順利，時(shí)間定在本周五上午?？傻诙?，對(duì)方的秘書突然打來了一個(gè)電話：“主管B最近要出差，不知會(huì)談的時(shí)間能不能提前一點(diǎn)？定在明天上午可以嗎？”聽了這話后，小文心想：我可不能做主。擱下話筒就往經(jīng)理辦公室跑，可經(jīng)理的回話是：“不行，因?yàn)槊魈焐衔缬袀€(gè)重要會(huì)議要參加。問問他們，明天下午方便嗎？”接到經(jīng)理指示后，小文給對(duì)方秘書去電話答復(fù)說：“對(duì)不起，明天上午不行。下午方便嗎？”可對(duì)方秘書立即答復(fù)：“不行。因?yàn)榻?jīng)理已與別人約好了?！庇谑菍?duì)方建議后天上午。不用說，小文不得不又往經(jīng)理辦公室跑一趟。就這樣經(jīng)過幾回折騰，最后終于將時(shí)間安排在后天的下午。秘書小文為什么需要接二連三地向經(jīng)理請(qǐng)示才能確認(rèn)下來，而對(duì)方的秘書卻連問經(jīng)理也不問？請(qǐng)幫助秘書小文做好約會(huì)安排。約會(huì)安排的原則約會(huì)安排的方法約會(huì)變更一二三理論知識(shí)一、

約會(huì)安排的原則

安排的原則

配合上司的時(shí)間表

要區(qū)分輕、重、緩、急

留有彈性，不太緊或太松

協(xié)助上司搜集有關(guān)信息

約會(huì)的內(nèi)容要適當(dāng)保密

注意提醒上司準(zhǔn)時(shí)赴約

要做到內(nèi)外兼顧二、

約會(huì)安排的方法1.約會(huì)時(shí)間安排的技巧安排的技巧

不在上司出差回來當(dāng)天安排約會(huì)盡量不在星期一上午或星期五的下午，以及節(jié)假日前后的日子里安排約會(huì)不在周末假日或?qū)Ψ叫菹⑷瞻才偶s會(huì)

不在臨近下班時(shí)安排約會(huì)

如約見安排在上午，時(shí)間應(yīng)在早上上班后半小時(shí)左右二、

約會(huì)安排的方法2.細(xì)節(jié)問題考慮全1）及早備妥約會(huì)所需資料，并請(qǐng)上司過目2）安排約會(huì)時(shí)，要向?qū)Ψ秸f明約會(huì)的事宜得到上司的同意3）為上司安排外面的約會(huì)，在他離開辦公室前，應(yīng)打電話再次確認(rèn)4）了解每一位與自己上司有約會(huì)的人的信息5）通過電話聯(lián)系的約會(huì)，在打電話當(dāng)天，應(yīng)寫一封信證實(shí)電話聯(lián)系內(nèi)容，并留副本，永久性存檔，事情辦理情況應(yīng)以便條形式寫給上司留存?zhèn)洳?）特別重要約會(huì)，在約會(huì)前，與對(duì)方聯(lián)絡(luò)。隨時(shí)提醒上司準(zhǔn)時(shí)赴約7）下班前將第二天的約會(huì)事項(xiàng)填進(jìn)小卡片，一張送交上司，一張交給司機(jī)，一張自己保存，以供提醒二、

約會(huì)安排的方法3.約會(huì)日程表的妙用約會(huì)日程表編制方法1）上司告訴你，他安排了約會(huì)2）如果是你通過電話或者親自安排約會(huì)，須得到上司確認(rèn)3）與另一方約會(huì)的具體時(shí)間，如時(shí)間已定，須通知詢問的人4）當(dāng)上司與某客戶討論時(shí)，如讓你安排下一次與對(duì)方約會(huì)的時(shí)間，安排后確保對(duì)方收到書面或口頭的通知5）與上司通過信件暫定的約會(huì)，須用鉛筆記入上司與個(gè)人的日程表6）每天上班前要請(qǐng)上司核對(duì)他的日程表三、

約會(huì)變更1.己方變更約會(huì)

盡快通知對(duì)方

委婉說明變更的原因

致歉約會(huì)前最好打電話和對(duì)方確認(rèn)2.對(duì)方變更約會(huì)確定變更時(shí)間后，要將新約會(huì)時(shí)間表交給上司任務(wù)實(shí)施

劉一大學(xué)畢業(yè)后應(yīng)聘到一家小型私企，她一向勤奮也肯吃苦，工作上非常努力。但她每天都手忙腳亂，到很晚才能休息，一堆一堆的事情似乎永遠(yuǎn)也做不完。這令她

感到前所未有的疲憊。周末加班為上司安排約會(huì)是秘書的一項(xiàng)常規(guī)性工作。要想把約會(huì)工作安排好，需要秘書對(duì)上司的工作日程有一個(gè)全面的了解。當(dāng)秘書小文接到對(duì)方秘書要變更約會(huì)安排的電話時(shí)，應(yīng)及時(shí)拿出上司的工作日程安排表查看，然后結(jié)合上司的工作日程安排，向?qū)Ψ教岢鼍唧w的建議，這樣就不至于手忙腳亂、幾經(jīng)折騰，也就能夠像對(duì)方秘書一樣不需要問經(jīng)理，就可以把約會(huì)安排妥當(dāng)。通話片段可如下：對(duì)方秘書：您好，我單位主管B最近要出差，不知會(huì)談的時(shí)間能不能提前一點(diǎn)？定在明天上午可以嗎？小文：（查看上司工作日程安排表）您好，明天上午恐怕不行，我們經(jīng)理有一個(gè)重要會(huì)議要參加。明天下午方便嗎？對(duì)方秘書：不行。明天下午我們經(jīng)理與他人有約。那后天上午如何？小文：（查看上司工作日程安排表）后天上午我們經(jīng)理有約，后天下午會(huì)有一點(diǎn)空閑時(shí)間，除此之外其他時(shí)間安排很滿。謝謝觀看，再見！項(xiàng)目四辦公室用品管理能熟練正確地掌握各類設(shè)備的使用方法能夠?qū)k公設(shè)備進(jìn)行日常管理和維護(hù)能力目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)知識(shí)目標(biāo)素養(yǎng)目標(biāo)了解辦公設(shè)備的類別與功能掌握常用辦公設(shè)備使用的注意事項(xiàng)

任務(wù)一常用辦公設(shè)備管理培養(yǎng)秘書追求新知識(shí)、新技能的自學(xué)能力任務(wù)描述周輝是高職學(xué)院文秘專業(yè)畢業(yè)生，剛剛參加工作。他在校成績(jī)良好，在辦公自動(dòng)化實(shí)習(xí)中成績(jī)優(yōu)秀，因此對(duì)辦公設(shè)備的使用十分自信。今天是他第一天上班，經(jīng)理讓他打印兩份公司的宣傳材料。小周拿了一打A4紙，放進(jìn)針式打印機(jī)的進(jìn)口處，打印機(jī)動(dòng)了幾下后，突然發(fā)出奇怪刺耳的聲音，然后紙就卡住了。小周十分不解，紙也拉不動(dòng)，他只好去找經(jīng)理求助。經(jīng)理看了皺皺眉問道：“你在學(xué)校實(shí)習(xí)過嗎？”

“實(shí)習(xí)過啊?！?/p>

“用的是這種機(jī)器嗎？”

“是激光打印機(jī)！”

“那就是了！”

說說小周錯(cuò)在哪？他應(yīng)該怎么做才合適？理論知識(shí)辦公設(shè)備的管理常用辦公設(shè)備使用的注意事項(xiàng)一二建立專人使用、專人負(fù)責(zé)保管的責(zé)任制建立辦公設(shè)備的檔案登記制度，保證有關(guān)資料的完備協(xié)助上司制訂機(jī)器設(shè)備使用的操作規(guī)范平時(shí)注意機(jī)器設(shè)備的保養(yǎng)環(huán)境，發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)檢修一、辦公設(shè)備的管理開發(fā)現(xiàn)代辦公設(shè)備的各種潛能，提高辦公設(shè)備的利用率開機(jī)流程：先開顯示器，再開主機(jī)關(guān)機(jī)流程：關(guān)閉計(jì)算機(jī)后，務(wù)必關(guān)閉電源插座后再離開周邊衛(wèi)生要求：整潔、主機(jī)/顯示器與墻壁之間的距離不得小于10cm、機(jī)箱正常散熱，防止碎物或液體落入鍵盤等設(shè)備、環(huán)境溫度需要在10～35℃、定期清理機(jī)箱內(nèi)的灰塵使用過程要求：及時(shí)關(guān)閉不用的瀏覽器窗口、應(yīng)用程序及保存好的文件，不安裝與工作無關(guān)的、來路不明的軟件，上網(wǎng)瀏覽頁面時(shí)不隨意單擊超鏈接，定期使用殺毒軟件進(jìn)行安全維護(hù)，及時(shí)清理垃圾文件二、常用辦公設(shè)備使用的注意事項(xiàng)（一）計(jì)算機(jī)使用注意事項(xiàng)打印機(jī)的安放要合適，周圍空間要充足保持機(jī)器的清潔和環(huán)境清潔，不在機(jī)器上堆放重物較長(zhǎng)時(shí)間不用打印機(jī)時(shí)，應(yīng)把電源線拔下來針式打印機(jī)使用沒有紙或色帶時(shí)，不要打開機(jī)器；不重復(fù)使用同一根針打?。皇褂脮r(shí)，不用手摸打印頭二、常用辦公設(shè)備使用的注意事項(xiàng)（二）打印機(jī)使用注意事項(xiàng)激光打印機(jī)的感光鼓要注意保養(yǎng)，墨粉將用完時(shí)馬上加粉或更換感光鼓

要匹配、標(biāo)準(zhǔn)的交流電源插頭和插座，插頭在插座鐘不松動(dòng)，不與其他設(shè)備共用電源，接地要好

避免陽光的直射和灰塵的侵害，遠(yuǎn)離火爐等熱源

放置在水平平穩(wěn)的工作臺(tái)上二、常用辦公設(shè)備使用的注意事項(xiàng)（三）傳真機(jī)安裝注意事項(xiàng)

除待傳送的文稿之外，不要在傳真機(jī)上放置任何東西

發(fā)送、接收或復(fù)印傳真時(shí)，絕不可打開傳真機(jī)的機(jī)蓋

在打開機(jī)蓋之前，一定要拔掉交流電源的插頭二、常用辦公設(shè)備使用的注意事項(xiàng)（三）傳真機(jī)使用注意事項(xiàng)使用前，開機(jī)預(yù)熱半小時(shí)左右，使機(jī)內(nèi)保持干燥復(fù)印中一定要蓋好蓋板，以減少強(qiáng)光對(duì)眼睛的刺激復(fù)印后，要及時(shí)洗手，清除殘余粉塵對(duì)人體的傷害復(fù)印書籍等裝訂物，應(yīng)選用“分離掃描”的復(fù)印機(jī)二、常用辦公設(shè)備使用的注意事項(xiàng)（四）復(fù)印機(jī)使用注意事項(xiàng)保持復(fù)印機(jī)玻璃臺(tái)清潔、無劃痕清潔機(jī)器外殼要切斷電源，用中性清洗劑擦拭碎紙機(jī)不可放入的物品：濕紙、膠紙、碳紙、塑膠袋、衣服、金屬物品碎紙機(jī)紙滿后應(yīng)及時(shí)清除，保證正常運(yùn)行避免在極限容量下長(zhǎng)時(shí)間使用，避免紙張容量超過最高限制量二、常用辦公設(shè)備使用的注意事項(xiàng)（五）碎紙機(jī)使用注意事項(xiàng)不要忘記鎖定掃描儀注意掃描儀的清潔不要帶電接插掃描儀注意更新掃描儀驅(qū)動(dòng)程序二、常用辦公設(shè)備使用的注意事項(xiàng)（六）掃描儀使用注意事項(xiàng)不要使用太高的分辨率不要讓掃描儀工作在震動(dòng)的環(huán)境中不要頻繁開關(guān)掃描儀

禁止摔落和撞擊相機(jī)和攝像機(jī)

保持干燥

按照使用說明書操作二、常用辦公設(shè)備使用的注意事項(xiàng)（七）數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)使用注意事項(xiàng)開啟機(jī)器電源前，確認(rèn)連接機(jī)器的電纜是正確的開機(jī)時(shí)有10s預(yù)熱的過程，不頻繁按壓?jiǎn)?dòng)鍵投影機(jī)鏡頭要干凈，不同蓋好鏡頭蓋使用時(shí)如需重啟時(shí)，要等機(jī)器冷卻5-10分鐘后二、常用辦公設(shè)備使用的注意事項(xiàng)（八）投影機(jī)使用注意事項(xiàng)用遙控器關(guān)閉電源后，需等待數(shù)分鐘才能拔掉電源插頭任務(wù)實(shí)施

針式打印機(jī)只能一張一張地放紙，不可塞上一沓。小周看到打印機(jī)型號(hào)不同時(shí)，應(yīng)該首先向領(lǐng)導(dǎo)說明自己沒用過這種設(shè)備，然后虛心請(qǐng)教使用方法，而不應(yīng)自以為是地把激光打印機(jī)的用法用在針式打印機(jī)上，致使打印機(jī)故障。秘書每天都在和辦公設(shè)備打交道，除正確使用外，還應(yīng)能對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行管理。針式打印機(jī)速度慢、清晰度不高，但成本低，比較適合打印大型紙張的文件。紙張放入后，不可外抽。激光打印機(jī)的速度快、圖片分辨率高，但價(jià)格高。剛參加工作時(shí)，對(duì)不懂的事情要虛心請(qǐng)教，切記不能驕傲。能采購、管理和發(fā)放辦公用品能制作并填寫辦公用品庫存控制卡能力目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)了解辦公用品類別和采購方式掌握辦公用品采購程序、管理辦法和發(fā)放流程知識(shí)目標(biāo)素養(yǎng)目標(biāo)任務(wù)二辦公資源采購與管理培養(yǎng)秘書認(rèn)真細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的工作態(tài)度任務(wù)描述

北京某電子設(shè)備有限公司成立于2002年初，主要經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目有：個(gè)人電腦和服務(wù)器、筆記本電腦、打印機(jī)和其他外設(shè)產(chǎn)品、網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品等相關(guān)IT產(chǎn)品，并代理銷售IBM、康柏、聯(lián)想等多家國(guó)際、國(guó)內(nèi)知名產(chǎn)品。公司內(nèi)部設(shè)有辦公室、銷售部、技術(shù)部、維修部、財(cái)務(wù)部、采購部、倉庫等部門。

小朱原是哈爾濱某集團(tuán)公司的秘書，因照顧家庭回到北京，應(yīng)聘來到了高科電子設(shè)備有限公司擔(dān)任秘書。工作期間，小朱發(fā)現(xiàn)公司辦公用品管理非?；靵y。由于公司本身經(jīng)營(yíng)辦公設(shè)備，耗材自然消耗要大一些，但辦公用品儲(chǔ)藏室的鑰匙雖在辦公室，卻是哪個(gè)部門需要耗材，都可以直接來拿鑰匙提取，當(dāng)領(lǐng)用人發(fā)現(xiàn)需領(lǐng)用的物品沒了，才通知辦公室采購。財(cái)務(wù)科的人昨天讓買打印紙，銷售部的人今天又來領(lǐng)用印刷信箋、信封，說儲(chǔ)藏室連一張信箋、一個(gè)信封都沒了。小朱到儲(chǔ)藏室看了看，本想清點(diǎn)一下物品，搞個(gè)清單，但儲(chǔ)藏室內(nèi)堆得亂七八糟，不僅有本子、磁盤、圓珠筆、膠帶紙等辦公用品，還有拖把、掃把等清潔用品，甚至還存放著員工休息時(shí)用的籃球、排球，以及一些裝潢材料。除此之外，儲(chǔ)藏室通風(fēng)也不好，照明條件又差，很不容易找到物品。當(dāng)小朱買回東西，準(zhǔn)備登記入庫時(shí)，居然找不到入庫單。她把發(fā)票拿到總經(jīng)理處簽字，總經(jīng)理只是問了一下買了什么，然后看也沒看就簽上了大名，財(cái)務(wù)科也就把錢給了她。

為了公司的利益，小朱打算說服總經(jīng)理對(duì)辦公用品嚴(yán)格管理，提高工作效率。

（1）分析該公司辦公用品管理存在哪些問題。

（2）幫助小朱設(shè)計(jì)辦公用品申領(lǐng)表、辦公用品庫存統(tǒng)計(jì)表。理論知識(shí)辦公用品采購驗(yàn)收入庫一二三保管四領(lǐng)用或發(fā)放文

具

小工具一、辦公用品采購清潔工具、修理工具、制畫工具、宣傳工具、各種刀具（剪刀、削筆刀、美工刀、裁紙刀、切紙刀）等鉛筆、圓珠筆、鋼筆、橡皮擦、涂改修正液；墨水、膠水、印油；裝訂機(jī)、訂書機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算器；訂書針、圖釘、回形針、紙夾；筆筒、印臺(tái)、日歷、臺(tái)歷、名片盒、桌牌、文件夾、文件袋、檔案盒1．辦公用品類別

紙

張