【文秘專業(yè)校本教材--會議管理】目錄第一章：會前籌備一、擬訂會議議程、日程 1二、提供會議地點(diǎn)的備選方案 11三、布置會場和安排座次 19四、公布會議信息安排來訪者的參觀、娛樂活動 23五、安排會議食宿 30六、邀請會議嘉賓 34七、預(yù)備會議資料、會議用品 38八、安排會議禮儀服務(wù) 40九、檢查會議常用視聽設(shè)備是否正常 45第二章：會中服務(wù)一、安排會議值班 51二、接待會議采訪的新聞媒體 55三、做好會議的記錄工作和簡報工作 59四、收集會議信息 66五、反饋會議信息 78第三章：會后落實(shí)一、會議文件資料收集整理的要求 83二、會議紀(jì)要的內(nèi)容和要求 94三、會議紀(jì)費(fèi)結(jié)算的方法 98四、跟蹤反饋落實(shí)會議精神 102文秘專業(yè)校本教材會議治理內(nèi)容提示本書的學(xué)習(xí)內(nèi)容由會前籌備、會中服務(wù)以及會后總結(jié)3個部分組成，是對五級內(nèi)容的補(bǔ)充與深化。關(guān)于秘書人員而，會務(wù)治理是要緊工作之一，能過對本章的學(xué)習(xí)，使學(xué)習(xí)者能夠明白在會議的各個時期秘書人員應(yīng)當(dāng)完成的工作，把握協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開好會議的方法與技巧。第一章會前籌備學(xué)習(xí)目標(biāo)通過對本節(jié)內(nèi)容的學(xué)習(xí)，使學(xué)習(xí)者能夠進(jìn)一步了解會前籌備期間秘書應(yīng)完成的工作，例如，擬訂會議議程、日程，提出會議地點(diǎn)備選方案，布置會場和安排座次，公布會議信息，安排會議食宿，邀請嘉賓，預(yù)備會議資料、會議用呂，安排會議禮儀服務(wù)，檢查會議常用視聽設(shè)備是否正常等，從而進(jìn)一步把握會議籌備的內(nèi)容與方法。一、擬訂會議議程、日程（一）有關(guān)知識1．會議議程的內(nèi)容會議議程是為完成議題而作出的順序打算，即會議所要討論、解決的咨詢題的大致安排，會議主持人要按照議程主持會議。擬定會議議程是秘書人員的任務(wù)，通常由秘書擬寫議程草稿，交領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，復(fù)印分發(fā)給所有與會者。會議議程是會議具體的概略安排，它通過會議日程顯示出來。大中型會議的議程一樣安排如下：開幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)做報告；分組討論；大會發(fā)言；參觀或其他活動；會議總結(jié)，宣讀決議；閉幕式。2．會議日程的內(nèi)容會議日程確實(shí)是按照議程逐日作出的具體安排，它以天為單，是會議全程各項(xiàng)活動和與會者安排個人時刻的依據(jù)。3．會議議程和日程的作用通過了解會議議程和日程，與會者能夠更好地了解會議所要討論的咨詢題，清晰會議順序打算，即獲得有效信息。會議議程更是一個溝通的平臺，一個高效的市場治理工具。（二）示例分析例文1英豪公司將舉行銷售團(tuán)隊(duì)會議，研究銷售工作下一季度的目標(biāo)以及人員聘請、選拔等咨詢題。秘書丁倩在編制議程表前，先請總經(jīng)理、銷售總監(jiān)等有關(guān)上司提出，再詢咨詢各主管方面有無要拿到會上討論的情況，并提請主管上司定奪，然后將要討論的咨詢題排出順序。在設(shè)計具體的議程表時，丁倩將需在會上討論的議題編排了一下，便打印交給了上司（如下所示），上司認(rèn)為這份議程表有咨詢題，需重新做。英豪公司銷售團(tuán)隊(duì)會議議程表公司銷售團(tuán)隊(duì)會議將在5月5日星期一上午10：00在公司總部的三號會議室舉行。銷售二部經(jīng)理的人選。東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)。上次會議記錄。銷售一部關(guān)于內(nèi)容溝通咨詢題的發(fā)言。下季度銷售目標(biāo)。公司銷售人員的聘請和重組。討論：1.專門丁倩找到方程表的咨詢題所在。2.重新設(shè)計這次會議的議程表。點(diǎn)評：丁倩所設(shè)計的會議議程表有3個咨詢題：1．未注明參加比次會議的人員范疇和參加會議的一些專門議程的人員范疇，例如：確定銷售二部的經(jīng)理人選。2．議程的順序不當(dāng)。應(yīng)將重要的，具有保密內(nèi)容的議程放在最后。3．部分程序表達(dá)不清，例如“銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通咨詢題的發(fā)言”應(yīng)為“銷售一部關(guān)于加大內(nèi)部溝通的典型體會發(fā)言”。例文2霓裳服裝公司欲舉行北京旗艦店和全國各地霓裳專賣店店長的銷售培訓(xùn)會，會議定于6月6日在北京大運(yùn)河會議中心舉行。與會者200余人，會期2天。韓方總經(jīng)理將親臨大會做報告，同時邀請了北京高校的營銷專家進(jìn)行營銷策略和治理方面的培訓(xùn)，還要由人力資源部組織一些討論和游戲聯(lián)誼活動。請為這期活動擬制一個會議日程表。討論：1．?dāng)M定會議議程和日期，為何事先要從上司那兒獵取有關(guān)的信息？2．會議議程和日期制定出來之后，為何要報上司審核把關(guān)？3．會議日程表中經(jīng)常留有“備注”一欄，它有什么作用？（三）工作程序1．會議議程的制定程序（1）明確目標(biāo)和參加者要清晰什么緣故要開會以及哪些人將到會。1）明確目標(biāo)。通過會議要取得什么樣的成果（例如更深入地了解、獵取更多的信息，或是達(dá)成某種共識）。2）在會議議程上陳述目標(biāo)。要讓參加者明白會議預(yù)期的成果是什么以及對他們的參加有哪些期待（如提出方法、縮小意見的范疇或者作出決策）。除了要在議程上把目標(biāo)陳述出來之外，還要在會議的開始口頭再次重申目標(biāo)。3）列出會議參加者。會議議程還應(yīng)該包括所有參加會議的人和任何可能涉及的責(zé)任人員，如此參加者才能準(zhǔn)確地明白哪些人將到會，以及他們將承擔(dān)什么樣的職責(zé)。（2）安排各議程事項(xiàng)的時刻考慮會議的時刻長短以及內(nèi)容的順序。1）會議長短。會議時刻超過兩小點(diǎn)時或者涉及的咨詢題太多，人議效率都會下降。如果議程要求的時刻專門長，那么能夠安排一系列的短時刻會議。對待專門長的報告，能夠要求演講者提交一份書面報告以利于記錄，但在口頭報告時刻時必須只涉及最重要的項(xiàng)目或者只是那些需要集體進(jìn)行討論的事項(xiàng)。2）敏銳話題。能夠把最重要的事項(xiàng)安排在開頭，即使它們是敏銳話題，如此就能夠留出足夠的時刻來處理它們，也就不用擔(dān)憂由于參加者明白后面還有一項(xiàng)重大的爭議咨詢題而對第一個咨詢題不集中精力?；蛘?，必須決定期望把敏銳話題安排在哪項(xiàng)議程上。如果認(rèn)為會議一開始就顯現(xiàn)重大不一致將會使會議難以有效地進(jìn)行下去，那么能夠把這些敏銳的話題保留到會議的最后。但一樣會將涉及隱秘事項(xiàng)的議程安排在最后。在編排議程的時候，遵循以下兩個原則：一是按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序。如此做的好處是：就算在預(yù)定的會議時刻內(nèi)無法將全部議案處理完畢，但起碼較緊要的議案已被處理。那些較不緊要的議案則可另擇時刻，或并入下次會議再予處理。二是每一個議案應(yīng)預(yù)估所需要的處理時刻并清晰地標(biāo)示出來。會議就席能夠讓某些人只參與與他們有關(guān)的某些特定議案的討論，某些人可晚到，也能夠讓某些人提早離開。（3）確定每一項(xiàng)議程對議程上的每一項(xiàng)內(nèi)容，參加者應(yīng)清晰了解如下內(nèi)容：1）目標(biāo)。每一項(xiàng)議程的目標(biāo)是什么？“什么緣故讓大伙兒進(jìn)行討論”以及“如何作出決策”。2）預(yù)備及。與會者應(yīng)該做哪些具體的預(yù)備？他們應(yīng)該閱讀、檢查或者摸索什么東西？組織者期望他們做出什么具體奉獻(xiàn)？組織者應(yīng)該讓他們明白你的期望是什么——例如講，“摸索這條建議的合理及不合理之處”或者“在會前提出5個方法”等。3）時刻安排。對每一個話題是如何樣安排時刻的？組織者這種時刻安排有多嚴(yán)格？如果組織者期望對議程的時刻安排進(jìn)行修改，會在會議中如何樣對它們進(jìn)行修改（例如講是按照組織者自己的決定依舊遵從團(tuán)隊(duì)的決定）？4）演講者。誰負(fù)責(zé)對每一項(xiàng)決定議程進(jìn)行講明或是主持每項(xiàng)議程的討論?是否是組織者親自主持整個會議？是否安排了幾個不同的演講者？5）提早分發(fā)會議議題。如果你期望從他人那兒獲中意見和方法，就要在會議之前給他們時刻考慮會議的議題，而不能到了開會的時候才分發(fā)議題。關(guān)于那些復(fù)雜的財務(wù)或分析性質(zhì)的議題，要提早一周分發(fā)出；關(guān)于不太復(fù)雜的議題，也要提早幾天分發(fā)下去。（4）決定會議討論形式能夠考慮從下面那個幾個形式中進(jìn)行選擇：1）典型的會議形式。大多數(shù)會議采取自由討論的形式，以作出一個決定為終止。然而因?yàn)檫@種形式是非程式化的，討論通常會連續(xù)專門長時刻，有強(qiáng)勢性格的人通常會操縱整個會議，因此參加者通常迫于群體壓力而搖擺不定，最后也想不出什么方法。2）頭腦風(fēng)暴形式。大多數(shù)人都聽過頭腦風(fēng)暴會議那個詞，然而還沒有能夠有效地利用這種會議形式。頭腦風(fēng)暴的形式能夠?qū)ｉT有樂趣而且專門有成效，然而只有當(dāng)和諧人能夠?qū)ｉT有效地確保參加者遵守下面3條差不多準(zhǔn)則才行：在會議開始之前時行預(yù)備，想出盡可能多的方法——方法越專門、越有創(chuàng)意、越與日前政策不一致越好。在會議進(jìn)行過程中，追咨詢其他人的方法，進(jìn)行自由地聯(lián)想，并摸索出其他新的方法。不要批判或是評論其他任何的建議或方法，要等到所有的方法都講完之后再進(jìn)行評論。3）團(tuán)隊(duì)列名方法。這種方法是頭腦風(fēng)暴的高度結(jié)構(gòu)化形式，能夠保證每一個人都參與到其中而且沒有一個人會操縱整個會議。使用這種方法應(yīng)做到：在會議開始前，參加者用書面的形式將他們每個人的方法分不列出來。會議和諧人或場記不分先后順序地在題板或黑板上記下每個人的方法。團(tuán)隊(duì)討論所有不清晰的事項(xiàng)以保證他們差不多明白得了每一項(xiàng)內(nèi)容，之后才能開始討論和評估。4)小型團(tuán)隊(duì)。在一個更小的群體中，人們往往會更加自由和好心地進(jìn)行討論，因?yàn)樾∪后w的氛圍相對來講沒有那么公布，因此沒有人會有局促不安感。在各小組討論之后，每一個小組都要向全體到會者提供一份書面或者口頭的總結(jié)，把這些總結(jié)作為團(tuán)隊(duì)討論的基礎(chǔ)。（5）決定會議決策的方式讓參加者提早明白會上將以什么方式作出決策。在某些情形下，要讓他們明白會議只是用來討論咨詢題而不是要作出什么決定——如此他們就可不能因?yàn)槠诖鞒鰶Q定而感到沮喪了。決定會議決策一樣通過會議表決的方式實(shí)現(xiàn)。2．會議日程的編制方法（1）制定議程表時，應(yīng)注意議題所涉及各種事物的適應(yīng)性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。（2）制定議程表之前還須明確會議活動的人員、日期和時刻、地點(diǎn)、有關(guān)的餐飲安排。多采納表格形式。（3）宣布議程，然后講明一些有關(guān)此次會議事務(wù)性的內(nèi)容（例如：點(diǎn)名，報告缺席情形，宣讀和修正上次會議記錄等），之后再安排討論的咨詢題。（4）盡量將同類性的咨詢題集中排列在一起，如此既便于討論，也便于有關(guān)列席人員到會和退席。（5）保密性較強(qiáng)的議題，一樣放在后面。（四）注意事項(xiàng)1．會議議程和日程的區(qū)不會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的咨詢題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達(dá)出來。會前發(fā)給與會者。會議日程是指會議在一定時刻內(nèi)的具體安排。一樣采納簡短文字或表格形式，將會議時刻分不固定在每天上午、下午、晚上3個單元里，使人一目了然，如有講明可附于表后，會前發(fā)給與會者。會議議程和日程的功能不同，議程的編制應(yīng)在前，議程一旦確定，就不應(yīng)再變。會議日程在時刻、地點(diǎn)、人員等咨詢題上，如遇變化，可相應(yīng)調(diào)整。2．正確處理會議臨時動議一樣情形下（緊急情形下例外）不應(yīng)搞臨時動議。如果有一些專門的緣故需要研究臨時動議，應(yīng)該先與會議要緊負(fù)責(zé)人及時溝通，要考慮議題的內(nèi)容、會議進(jìn)度、時刻、與會者對核議題的反映和關(guān)系程度等許多方面，如果確定要搞臨時動議，也要和與會代表、有關(guān)人士講明清晰，盡量節(jié)約時刻，操縱好節(jié)奏，提升效率。（五）有關(guān)鏈接1．會議議程的樣式樣式1英豪公司銷售團(tuán)隊(duì)會議議程表公司銷售團(tuán)隊(duì)會議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。宣布議程。講明有關(guān)人員缺席情形。宣讀并通過上次會議的記錄。通信聯(lián)系情形。東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)。銷售一部經(jīng)理關(guān)于加大團(tuán)隊(duì)溝通咨詢題的發(fā)言。公司銷售人中的聘請和重組。銷售二部經(jīng)理的人選。下季度銷售目標(biāo)。樣式2至：部門經(jīng)理自：總經(jīng)理辦公室日期：2006年5月18日主題：銷售團(tuán)隊(duì)的人員聘請我們下一次團(tuán)隊(duì)會議打算在2006年5月25日9：00時召開。按照公司領(lǐng)導(dǎo)的指示，要迅速擴(kuò)大公司的銷售隊(duì)伍，在6月要完成100人的銷售隊(duì)伍的聘請和培訓(xùn)。會議目標(biāo)：為了確定一個固定的聘請人員的方法，在全公司通用。會議議程：我們的會議將按照下面的議程進(jìn)行。議程事項(xiàng)責(zé)任人時刻介紹經(jīng)理5分鐘討論每種方法的合理及不合理之處團(tuán)隊(duì)30分鐘討論新的方法團(tuán)隊(duì)10分鐘下一步團(tuán)隊(duì)15分鐘預(yù)備：請在會議開始之前預(yù)備如下內(nèi)容：（1）閱讀后附的概述目前正在使用的3種安排方法的文件。預(yù)備討論這3種方法每一種的優(yōu)缺點(diǎn)。2．會議日程的樣式××公司新產(chǎn)品銷售展現(xiàn)會時刻：2002年8月8日地點(diǎn)：職員餐廳和公司會議廳參加人員：銷售主管和所有工作人員目的：使職員對公司新產(chǎn)品有所了解上午8：00報到地點(diǎn)參加人員備注9：00銷售主管作介紹職員餐廳門廳所有職員9：30休息公司會議廳所有職員10：00新產(chǎn)品展現(xiàn)——技術(shù)總監(jiān)主講和演示公司會議廳所有職員11：00銷售活動錄像職員餐廳三層自由參加12：00自助午餐職員餐廳三層所有職員下午1：30職員自由觀看和動手操作新產(chǎn)品職員餐廳三層所有職員2：30銷售部人員講解廣告宣傳單公司會議廳所有職員3：30分小組討論與咨詢職員餐廳三層自由參加4：30散會（1）會議議題的作用1）準(zhǔn)確具體地體現(xiàn)會議目標(biāo)，為會議目標(biāo)服務(wù)。每一次商務(wù)會議都有具體的目標(biāo)，盲目的會議會造成人力、物力和財力的白費(fèi)。會議的目標(biāo)有主次輕重之分，會議的議題必須體現(xiàn)中2）心目標(biāo)或要緊目標(biāo)。不能準(zhǔn)確反映目標(biāo)或者與目標(biāo)無關(guān)的議題則會造成溝通困難，從而阻礙會方的質(zhì)量。（2）會議議題的審核。會議議題的審核一定要從嚴(yán)，一樣而言，應(yīng)遵循以下幾條原則：1）“一支筆”原則。在一個單位，批準(zhǔn)開會的權(quán)力只能交給一位主管領(lǐng)導(dǎo)人，或者將此權(quán)力集中在一位要緊領(lǐng)導(dǎo)人的手中。其目的是用來防止顯現(xiàn)多人、多頭審批議題而產(chǎn)生弊病。2）唯獨(dú)性原則。唯獨(dú)性原則規(guī)定了會議審核批準(zhǔn)的思路，強(qiáng)調(diào)只有在有關(guān)的規(guī)章要求必須通過會議形式來解決咨詢題的時候，以及在采納其他簡便的方式和途徑都難以奏效的情形下，為了達(dá)到解決咨詢題的目的，才考慮選擇開會。3）打算原則。除非是應(yīng)對緊急情形，否則，一樣會議都要提早申報打算。大型的、跨地區(qū)召開的會議要有年度打算；其他會議要按照規(guī)定提早若干時刻制定打算，申請經(jīng)費(fèi)。4）可行原則。可行原則即會議要素清晰，預(yù)案差不多可行，會議經(jīng)費(fèi)有所保證。二、提供會議地點(diǎn)的備選方案（一）有關(guān)知識1．會議地點(diǎn)選擇的要求要結(jié)合考慮各種因素，選擇恰當(dāng)?shù)臅h地點(diǎn)。（1）交通便利。會場位置必須讓領(lǐng)導(dǎo)和會者方便前往。應(yīng)選擇在距領(lǐng)導(dǎo)和與會者的工作地點(diǎn)均較近的地點(diǎn)。（3）場地要有良好的設(shè)備配置。桌椅家具、通風(fēng)設(shè)備，照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、音像設(shè)備要盡量安全。同時應(yīng)該按照會議的需要檢查有無需要租用的專門設(shè)備，如演示板、電子白板、投影儀、運(yùn)算機(jī)等。最好有窗簾，在放投影資料時才能看清晰，插座電源及白板、麥克風(fēng)等要齊全。（4）場地應(yīng)不受外界干擾。應(yīng)量躲開鬧市區(qū)。同時，“外界干擾”還包括室外的各種噪音，打進(jìn)會場的電話、手機(jī)、呼機(jī)以及訪客參觀等。因此因在場外掛起“會議正在進(jìn)行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關(guān)閉所有的手機(jī)、呼機(jī)。會場內(nèi)部也應(yīng)具有良好的隔音設(shè)備，以保證會議能在安靜的環(huán)境中順利進(jìn)行。（5）選擇會議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場所。（6）場地租借的成本必須合理。2．會議酒店的類型劃分（1）按類型劃分1）商務(wù)型酒店。這類酒店不管在外部設(shè)計，依舊在內(nèi)部裝修，以及可提供的先進(jìn)通訊工具、適合會務(wù)的商用場地上（有特定的商務(wù)樓層），一樣都充分體現(xiàn)了現(xiàn)代商務(wù)高效、快捷的內(nèi)涵。酒店既能接待中小型會議也能接待大型會議，有一個或多個多功能廳，24小時全天候辦公，有較強(qiáng)的服務(wù)能力，此外還有多個中、西式餐廳，各種商店、健身房、游泳池等設(shè)施。2）度假型酒店。這類酒店一樣建在旅行勝地或海邊，外部設(shè)計、園林規(guī)劃、內(nèi)部裝修都充分體現(xiàn)了當(dāng)?shù)靥厣?，集休閑、娛樂于一體。同時隨著社會的進(jìn)展，度假型酒店也能提供相應(yīng)的會議設(shè)施、美食和各種代表地點(diǎn)和季節(jié)特色的活動，這些無疑大大方便了全議單位。（2）按地點(diǎn)劃分1）位于市中心。在選擇位于市中心的酒店時需考慮酒店與機(jī)場的距離（包括交通是否擁擠）。如果與會者來自國內(nèi)或本地區(qū)，那么選擇如此的酒店是明智的。會議策劃者一樣喜愛選擇位于理想的都市里且設(shè)施和功能齊全的市中心酒店，如此與會者的隨行家屬有專門多活動可做。有些酒店被公認(rèn)服務(wù)一流，良好的口碑常使酒店成為會議策劃者的首選會議場所。2）位于市郊。關(guān)于需乘飛機(jī)從外地而來的與會者來講，位于市郊的酒店可能不是專門合適。從機(jī)場至?xí)龊妥〉匾ㄔS多時刻，因而不宜選擇這類酒店。但關(guān)于當(dāng)?shù)乜沈?qū)車前往的與會者來講，這類酒店依舊大受歡迎的。（二）示例分析公司預(yù)備在暑期召開一個各部門負(fù)責(zé)的培訓(xùn)會議，經(jīng)理讓秘書鐘苗選擇一下會議地點(diǎn)，鐘苗通過認(rèn)真考慮，預(yù)訂了位于市郊風(fēng)景區(qū)的一家酒店，價格相應(yīng)廉價，而且周圍環(huán)境宜人。經(jīng)理及參加培訓(xùn)的人員都專門中意。點(diǎn)評：選擇會議地點(diǎn)時要綜合考慮多方面的因素。由于該會議的參加者是本單位人員，可一起驅(qū)車前往，因此郊外是比較理想的選擇，不但價位適中，而且位于風(fēng)景區(qū)的，可使與會進(jìn)者身心放松。(三)工作程序會議的成敗，場地的選擇相當(dāng)重要，應(yīng)如何選擇適當(dāng)?shù)臅h場地，以下差不多步驟都需考慮到里面去：1．會議目的與形狀大部分會議的目是教育、學(xué)術(shù)交流、商業(yè)討論、專業(yè)提升或社交聯(lián)誼等多重目的，少數(shù)活動是單一目的。例如，一樣社團(tuán)年會多半集合教育、學(xué)術(shù)交流、商業(yè)及休閑活動為一體。而一樣企業(yè)界會議的特色是鼓舞性的研討會結(jié)合休閑活動，如高爾夫球賽等。每一種會議有其特定理由、目的與期望，因此在考慮場地前要先了解清晰。2．實(shí)質(zhì)上的需求，與會者的期望按照會議的目的，了解會議的實(shí)際需求，同時應(yīng)了解與會者的期望，他們情愿在什么地點(diǎn)召開會議。3．列出選擇會議場地需求的工作清單，確定會議場地先列好工作清單，明白你在選擇場地時需要注意哪些事項(xiàng)，如此更能關(guān)心你正確選擇適當(dāng)?shù)拈_會場地。清單包括如下方面：（1）所在地區(qū)情形。費(fèi)用（成本）與便利性；是否鄰近機(jī)場；轎車或出租車是否足夠；是否有充足的停車空間；如果需要，接送交通工具是否充足，費(fèi)用如何。（2）會場的環(huán)境。環(huán)境是否良好；餐廳和飲食；當(dāng)?shù)赜泻斡^光點(diǎn)和購物點(diǎn)；休閑省去當(dāng)?shù)刂伟彩欠窳己?；社區(qū)經(jīng)濟(jì)狀況；過去會議舉行情形；會議周邊供應(yīng)廠商的體會、設(shè)備是否足夠，如視聽器材公司、展覽公司、事務(wù)機(jī)器公司與安全方面。（3）會議地點(diǎn)的設(shè)施。大廳是否整潔；報到處是否容易找到；會議室隔音設(shè)備是否良好；議室的音響成效，是否有良好音響系統(tǒng)；固定設(shè)備如黑板、銀幕和家具；視聽成效，是否后座的人能夠看到銀幕；足夠的電源插座；洗手間數(shù)量，位置是否潔凈；衣帽間數(shù)量、位置。按照以上內(nèi)容，確定會議召開的場地。4．對會議地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)確定了會議地點(diǎn)后，大會治理人和會議安排的負(fù)責(zé)人應(yīng)視察擬議中的會議場地。核對細(xì)目能夠包括下列各項(xiàng)：（1）檢查考慮中的全部會議室或場地。不要認(rèn)為任何兩個房間都一樣；要檢查每個房間的物質(zhì)條件，以發(fā)覺不合適的照明或通風(fēng)、不方便的休息室、阻礙安靜的通道或出口、不恰當(dāng)?shù)膱龅胤峙浼捌渌稍冾}。如果懷疑一個房間是否能容納會議要求的座位數(shù)字，就要堅持試擺以核對容量。（2）隨意抽查一個單人房間、一個雙人房間和一個套房的設(shè)備。檢查家具、床鋪的質(zhì)量以及全面清潔情形。（3）檢查會議登記部門、會議治理服務(wù)部門以及其他后勤所在地。要便于客人查找，便于到達(dá)所有的會議地點(diǎn)，并有加鎖的儲藏處。（4）檢查膳食供應(yīng)。要求提供過去的各種菜單。在沒有旅社人員陪同下，檢查每一個餐廳的一樣伙食，了解服務(wù)質(zhì)量和職員態(tài)度。（5）如果被指定的房間不在同一層樓，則須檢查電梯的服務(wù)情形。應(yīng)考慮到參會者來往于會議室如發(fā)生困難、造成延遲會使會議停頓的可能。（6）檢查服務(wù)項(xiàng)目、營業(yè)時刻，了解社交與娛樂活動的費(fèi)用。（7）了解交通及停車設(shè)施。5．簽訂書面合同會議服務(wù)差不多成為許多旅社和會議中心的重要收來源。大型會議幾乎每一個方面都能夠談判：房租、宴會費(fèi)、會議場地、宣傳、郵件以及其他大量細(xì)節(jié)，都能夠討價還價。一旦談妥一切細(xì)節(jié)就把口頭協(xié)議變成書面形式，分不詳列每項(xiàng)具體安排。最終合同或協(xié)議應(yīng)包括如下的細(xì)節(jié)：（1）確定全部會議場地，包括每個房間的名稱及可供使用的時刻。餐桌認(rèn)座位安排、視聽器材以及其他設(shè)備的圖表。應(yīng)將有關(guān)內(nèi)容附于簽訂的協(xié)議之后。（2）確定保證的客房間數(shù)，應(yīng)列出參會者大多數(shù)人員的到達(dá)和離去日期、房費(fèi)起算和退租日期以及不受約束的客房退房日期。（3）確定由旅社提供的免費(fèi)商品和服務(wù)（例如，會議室及其布置、專門裝飾、歡迎會的音樂和酒、飛機(jī)場接機(jī)、專門的娛樂活動、工作人員伙食等）。（4）講明專門設(shè)備安裝或改裝，是否要增加專門人員、服務(wù)或設(shè)施，并明確開支如何樣負(fù)擔(dān)。（5）確定預(yù)定和開票手續(xù)，包括組織方為來賓承擔(dān)財務(wù)責(zé)任的限度。（6）列明應(yīng)向參加者個人直截了當(dāng)收取的費(fèi)用。（7）指定能夠取消預(yù)訂而不向參會單位收費(fèi)的一段時刻或最后期限。協(xié)議細(xì)節(jié)不管多么細(xì)微，寫成書面合同如何樣強(qiáng)調(diào)也只是分。隨著會期臨近，應(yīng)經(jīng)常與場地治理部門保持聯(lián)系。人員、旅社裝修或其他變更都可能對會議打算產(chǎn)生重大阻礙。緊密聯(lián)絡(luò)就能夠應(yīng)對和和程變化。（四）注意事項(xiàng)1．廣泛收集會議地點(diǎn)的信息酒店、賓館、會堂、禮堂、會議中心、會共圖書館以及學(xué)校差不多上召開會議的好地點(diǎn)，在網(wǎng)上找會議地點(diǎn)也專門便利，也不失為一種好方法。還能夠通過查看“黃頁”中的“會議場所”一欄，或者使用Yahoo、Google如此的Internet搜索引擎。2．實(shí)地考察會議地點(diǎn)的注意事項(xiàng)關(guān)于親臨現(xiàn)場進(jìn)行考察應(yīng)注意以下6點(diǎn)：（1）會見能作決策的人，有利以后解決可能顯現(xiàn)的咨詢題。（2）只要可能，一定要在酒店建設(shè)的日期去參觀。（3）不要出于個人緣故再次參觀酒店。（4）不要帶家屬同行參觀。（5）要考慮是否以一個一般客人的身份不宣而至，以檢查酒店對客人的接待情形。（6）要考慮另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而顯現(xiàn)被動局面。（五）有關(guān)鏈接1．會議類型與地點(diǎn)選擇的關(guān)系選擇一個能讓會議組織者和與會者都能中意的會議場所專門重要，選擇適合的會議場所，必須依據(jù)當(dāng)?shù)乜商峁┑臅h資源狀況及該會議的程序、估量的與會人數(shù)、與會人員的背景情形，以及重要的會議目的、目標(biāo)和與會者的偏好等因素綜合考慮。會議活動的群體性特點(diǎn)決定了會議信息傳遞的當(dāng)面性和實(shí)時性，因此，傳統(tǒng)的會議形式差不多上把與會者召集直來進(jìn)行面對面的信息傳遞和溝通。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)展，現(xiàn)代會議的手段也日新月異，顯現(xiàn)了許多新的形式，如電話會議、電視電話會議、視頻會議等，會議地點(diǎn)的觀念也隨之發(fā)生了專門大的變化。現(xiàn)代會議的地點(diǎn)能夠分成若干個會場，會場也不一定要設(shè)在單位和賓館里，凡是有電話機(jī)、電視機(jī)和運(yùn)算機(jī)終端的地點(diǎn)，都能夠成為分會場，這就使會議的舉行更為靈活、方便和快捷，從而大大提升會議的效率。然而面對面的群體會議是必不可少的，依舊起著重要的作用。公司會議一樣是在公司會議室、靠近公司總部、接近公司辦公地點(diǎn)，符合公司的地位，或者是富有吸引力的地點(diǎn)（例如，獎勵旅行會議一樣在風(fēng)景區(qū)、旅行點(diǎn)），不一定要在幾個固定地點(diǎn)輪番召開。在選擇酒店時，公司會議往往先考慮會議服務(wù)和設(shè)施，再考慮其他娛樂設(shè)施，交通的便利程度關(guān)于年會的召開也頗為重要，而培訓(xùn)會議還可能選擇較偏僻、遠(yuǎn)離市區(qū)的酒店舉行。某些會議還需要會場為其提供展覽的地點(diǎn)，把會議廳和展覽廳結(jié)合起來，大型會議廳附設(shè)小型會議室等。2．會議地點(diǎn)選擇的建議（1）研究和開發(fā)會議需要有利于深思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境（培訓(xùn)中心或其他寧靜場所最為適合）。（2）學(xué)會年會的地點(diǎn)選擇一樣按照會員的意見來定（一樣選在當(dāng)前最受歡迎的都市，能提供會議服務(wù)的酒店）。（3）舉辦培訓(xùn)活動的最佳環(huán)境是能提供專門工作人員和專門設(shè)施的成人教育場所（公司的專業(yè)培訓(xùn)中心或旅行勝地的培訓(xùn)點(diǎn)）。（4）重大的獎勵、表彰型會議地點(diǎn)的裝飾一定要有檔次。（5）關(guān)于交易會和新產(chǎn)品展現(xiàn)會，需要選擇有展廳的場所，還要求到達(dá)會場及所在都市交通必須便利。三、布置會場和安排座次（一）有關(guān)知識1．會場整體布局的要求會場布置包括主席臺設(shè)置、座位排列、會場內(nèi)花卉擺設(shè)等許多方面，要保證會議的質(zhì)量，會議的整體布局要做到：（1）莊重、美觀、舒服，體現(xiàn)出會議的主題和氣氛，同時還要考慮會議的性質(zhì)、規(guī)格、規(guī)模等因素。（2）會場的整體格局要按照會議的性質(zhì)和形式制造出和諧的氛圍。（3）中大型會議要保證一個絕對的中心，因此多采納半圓形，大小方形的形式，以突出主持人和發(fā)言人。中大型會場還要注意進(jìn)、退場的方便。（4）小型會場要注意集中和方便。2．主席臺的座次和場內(nèi)座次主席臺是與會人員矚目的地點(diǎn)，也是會場布置工作的重點(diǎn)。各種大中型會議的會場均應(yīng)該設(shè)主席臺，以便于體現(xiàn)莊重氣氛和有利于會議的主持者主持會議。座談會和日常工作會議一樣不設(shè)主席臺或主席桌。不管是否設(shè)置主席臺，都要注意使會議主持人面向與會人員，幸免同與會人員背向現(xiàn)象。另外，一樣會議不必把眾多的領(lǐng)導(dǎo)人都請上主席臺，只請講話人和主持人即可。（二）示例分析炎黃公司新近獲得了省里授予的百強(qiáng)企業(yè)的榮譽(yù)稱號，預(yù)備召開慶功表彰會。辦公室主任沈萍來檢查會場，她發(fā)覺秘書離娜安排的座次有咨詢題。高娜按一樣的禮儀規(guī)范，右為尊，她將董事長的位置安排在前排最右邊，副董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理，所有領(lǐng)導(dǎo)按職務(wù)高低從右向左，后面是受表彰的人員。咨詢題：1．高娜的安排有哪些不當(dāng)之處？應(yīng)如何糾正？2．主席臺的座次應(yīng)如何安排？目的：通過示例分析使學(xué)員把握主席臺座次的安排順序。（三）工作程序1．會場整體布局安排（1）確定會場形式。目前，國內(nèi)外常見的會場形式有十幾種，如圓形、橢圓形、長方形、T字形、三字形、馬蹄形、六角形、八角形、回字形、倒山字形、而字形、半圓形、星點(diǎn)形、眾星拱月形等。不同的會場形式取決于會議的內(nèi)容、會場的大小和形狀、會議的需要及與會人數(shù)的多少等因素。另外，主席臺的布置要注意整體的和諧，如是工作會議，主席臺的布置基調(diào)應(yīng)為藍(lán)、綠色；如是慶典、表彰性的會議，主席臺的基調(diào)應(yīng)為紅、粉色。（2）合理擺放桌椅。開會用的桌椅也有講究，視不同會議的不同需要決定是否用桌椅，用什么樣的桌椅。座椅有軟椅、硬椅之分，軟椅中又有沙發(fā)、扶手椅、一樣軟椅之不。本著既要開好會，又要考慮到與會人員軀體需要的原則，不同類型的會議需要擺放不同的座椅。（3）布置附屬性設(shè)備1）音響布置：擴(kuò)音設(shè)備、耳機(jī)、同聲翻譯、麥克風(fēng)等。2）聲像布置：立體電視、激光、全息電影、組合錄像、電腦操縱的多鏡頭幻燈等。3）其他布置：溫度、濕度、照明、通風(fēng)、衛(wèi)生設(shè)施、電源插座等。（4）布置裝飾。裝飾性布置包括會標(biāo)、標(biāo)語口號、會徽、旗幟、花卉、字畫等的選擇和布置。2．主席臺的座次和場內(nèi)座次安排（1）安排主席臺的座次。會議主席臺就坐者差不多上主辦方的負(fù)責(zé)人、貴賓或主席團(tuán)成員，安排座位時應(yīng)注意以下慣例：1）依職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次。職務(wù)最高者居中，然后按先左后右、由前至后聽順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。2）為工作便利起見，會議主持人有時需在前排的邊座就座，有時可按職務(wù)順序就座。3）主席臺座次的編排應(yīng)編制成表，先報主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上標(biāo)明。4)在主席臺的桌上，于每個人座位的左側(cè)放置姓名臺簽。（2）安排場內(nèi)其他人員的座次1）小型會場內(nèi)座位的安排。小型會議室的座位，應(yīng)考慮與會者就座的適應(yīng)，同時要突出主持人、發(fā)言人。要注意分清座，一樣離會場的入口處遠(yuǎn)、離會議主席位置近的座位為上座；反之，為下座。會議的主持人或會議主席的位置應(yīng)置于遠(yuǎn)離入口處、正對門的位置。2）中大型會場內(nèi)座位的安排。代表會議、工作會議、報告會議等類型的會議需要安排場內(nèi)其他人員的文化座次，覺的安排方法有3種：①橫排法。是按照參加會議人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。選擇這種方法時，應(yīng)注意先排出會議的正式代表或成員，后排列列席代表或成員。②豎排法。是按照各代表團(tuán)或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向依次排列座次的方法。選擇這種方法也尖注意將正式代表或成員排在前，職務(wù)高者排在前，列席成員、職務(wù)低者排在后。③左后排列法。是按照參加會議人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，以會場主席臺中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯擴(kuò)展排列座位的方法。選擇這種方法時應(yīng)注意人數(shù)。如果一個代表團(tuán)或一個單位的成員人數(shù)是雙數(shù)，那么排在第一、第二位的兩位成員應(yīng)劇中，以保持兩邊人數(shù)的均衡。（四）有關(guān)鏈接1．會場整體布局的類型（1）較大型會場的座次安排。會場座次布局?jǐn)[放能夠有多種形式或形狀，較大型的會議一樣在禮堂、會堂、體育場館舉行，會場座位布局形狀差不多固定。還可采取大小方形和半圓形，所謂大小方形是指適合于大型的代表會議、紀(jì)念性會議、布置工作會議等。小方形中就座的是領(lǐng)導(dǎo)，大方形中就座的是與會者。（2）中小型會議的座次安排。一些中小型的辦公室、專題會、研討會一樣在會議室、會議廳或臨時設(shè)置的會客室進(jìn)行，可擺放成方拱形、圓形、長方形、T字形。這些形式可使人員坐得比較緊湊，便于討論和發(fā)言。2．場內(nèi)座位的區(qū)劃（1）會場座位區(qū)劃的意義。一些中大型會議參加的人員多，會場的區(qū)域過大，使參會人員不易迅速找到座位，常常阻礙會議按時召開，降低了會議的效率。有些會議參會人員在會議中的角色不盡相同，便如表彰、發(fā)獎大會，一些代表是表彰對象，在會議中要上臺領(lǐng)獎，為了有序和方便起見，一樣都會事先劃分有關(guān)區(qū)域，以便統(tǒng)一就座或有序地進(jìn)、退場。（2）場內(nèi)座次區(qū)劃的要緊方法按照會場的整體布局，劃分出ABCD等大區(qū)域。按照場內(nèi)座位排號分區(qū)，每個單位各占幾排；或正式代表坐前，列席代表坐后。為會議中受表彰、領(lǐng)獎的人員標(biāo)出專門的區(qū)域。四、公布會議信息（一）有關(guān)知識1．會議信息的內(nèi)容2．會議信息的類型會議信息分類是按照信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特點(diǎn)的異同將信息分成各個類不，使信息條理化，便在放和查找，提升信息利用的效率。（具體分類后面再詳細(xì)介紹）（二）示例分析名山公司要召開2003年度總結(jié)大會，作為大會工作人員的王琴要緊負(fù)責(zé)會議文件材料工作。會前王琴進(jìn)行會議籌備有關(guān)信息的搜集，為會議議題的確定及大會會議材料的形成做好預(yù)備。年度大會的工作報告專門重要，包括一定時期的工作總結(jié)、體會或者體會，對目前情形的分析和下一步工作的思路、要求及具體措施等內(nèi)容。為此，王琴有針對性地、廣泛搜集一段時刻以來各方面工作的進(jìn)展情形。例如，有哪些成績、體會，顯現(xiàn)了哪些咨詢題，哪些咨詢題有相當(dāng)?shù)钠毡樾?，哪些咨詢題亟需研究解決等。通過廣泛、深入、細(xì)致的了解，獲得了大量可靠信息，并從中選擇出有價值的信息為報告的預(yù)備提供參考。會議期間王琴認(rèn)真做好會議記錄，力求會議記錄準(zhǔn)確、完整、忠實(shí)發(fā)言人的原意。并進(jìn)行會議發(fā)言錄音和錄像。為了使會議信息盡快傳遞給與會者，她及時編寫會議簡報，確保與會者把握會議情形和要緊信息，使會議達(dá)到良好的成效。會后王琴認(rèn)真編寫會議紀(jì)要，作為與會代表貫徹執(zhí)行的依據(jù)，推動會議精神的貫徹落實(shí)。她還搜集齊全會議期間所有文件材料，及時整理有關(guān)會議文件，為會議文件的歸檔打下基礎(chǔ)。王琴在大會期間的表現(xiàn)贏得了大伙兒的一致好評。點(diǎn)評：會議規(guī)模大小不一，內(nèi)容也有關(guān)甚遠(yuǎn)，然而任何性質(zhì)或內(nèi)容的會議，實(shí)際上差不多上通過信息溝通和交流，解決咨詢題，達(dá)成共識，得出結(jié)論。因此，會議的信息工作至關(guān)重要。王琴在會議活動中主動主動做好會前信息的搜集、會中信息的綜合處理以及會后信息的整理利用工作，體現(xiàn)了良好的信息意識和信息工作能力。會議信息流淌和處理是否科學(xué)、務(wù)實(shí)、有效，直截了當(dāng)阻礙會議的質(zhì)量和效率，阻礙會議的實(shí)際不成效。王琴的會議信息工作實(shí)際上是確保會議信息有效流淌，實(shí)現(xiàn)會議目的的工作。因此可見，辦理一切會議事務(wù)，必須以全面、準(zhǔn)確、有效的信息為依據(jù)。提供會務(wù)服務(wù)，確實(shí)是要為會議交流處理信息提供服務(wù)，為會議開發(fā)和利用信息服務(wù)。必須把會議信息工作貫穿于會務(wù)工作各個環(huán)節(jié)的主體性工作，認(rèn)真做好會議信息的搜集、加工、傳遞、利用，在交流會議信息、實(shí)現(xiàn)信息共享中發(fā)揮重要作用。（三）工作程序 1．傳遞會議通知信息會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組織者同與會者之間會前溝通的重要渠道。傳遞會議通知是會議預(yù)備工作的重要環(huán)節(jié)。在作出了召開會議的決定以后，應(yīng)將有關(guān)會議通知信息傳遞給與會者。通知的傳遞能夠通過當(dāng)面告知、打電話、發(fā)傳真、書面形式或電子郵件的形式進(jìn)行。能夠按照會議的性質(zhì)、參加的范疇、時刻的緩急和保密要求選擇適當(dāng)?shù)耐ㄖ绞?，必要時能夠同時使用兩種以上方法，以確保通知信息的有效性。會議通知內(nèi)容的傳遞要盡可能詳盡、明確。書面通知的內(nèi)容一樣應(yīng)包括：會議名稱、主辦者、會議內(nèi)容、參加對象、會議的時刻與地點(diǎn)、其他事項(xiàng)、聯(lián)絡(luò)信息。2．分發(fā)傳遞會議文件有些會議文件要在會議召開之前發(fā)給與會者，有些則在會議召開時分發(fā)。但不管何時分發(fā)，都應(yīng)盡量提早做好文件分發(fā)的預(yù)備工作，落實(shí)各項(xiàng)分發(fā)工作。（1）預(yù)備。分發(fā)文件前能夠按照與會人員名單，給每人預(yù)備一個文件袋，在文件袋上填上與會者的姓名，并注明“會議文件”字樣。（2）登記。分發(fā)重要文件一樣要登記編號。文件編號通常印在文件首頁的左上角處。字體字號應(yīng)有不于文件正文。具有保密內(nèi)容的文件應(yīng)注明密級。（3）附清退名目。一些征求意見稿或保密性文件，需要在會后退回的，分發(fā)時應(yīng)附上一份文件清退名目或清退要求的講明。（4）裝封。關(guān)于需要提早發(fā)出的文件，第一要認(rèn)真檢查核對，明確文件的發(fā)送對象，確保發(fā)送的文件準(zhǔn)確無誤。查文件份數(shù)，查有無附件，查有無多發(fā)、重發(fā)、漏發(fā)的單位或個人。其次，將文件裝入文件袋，封上口。封口要牢固，以免文件信息在傳遞過程中滑出。然后，在封皮上認(rèn)真填寫好收件人的姓名、地走與郵政編碼。1）提早發(fā)出。對需提早發(fā)出的文件，應(yīng)按照會議的時限要求與保密程度選擇適當(dāng)?shù)奈募鬟f方式及時發(fā)出。內(nèi)容重要又須事先送達(dá)與會者的文件，可派專人遞送或用傳真、特快專遞送達(dá)。2）簽到時發(fā)出。較大規(guī)模的會議可在與會人員簽到時由工作人員分發(fā)給與會人員：中小型規(guī)模的會議的要緊文件及會務(wù)治理文件，如工作報告、議程、日程安排、作息時刻表、會議須知等盡可能在與會者報到時分發(fā)。3）會中發(fā)出。領(lǐng)導(dǎo)講話、會議快報、簡報及其他會議資料，需要在會中分發(fā)。所發(fā)文件或資料，如屬要收退的，應(yīng)在文件的右上角寫上收文人姓名，收文時要登記，為清退制造便利條件。4）現(xiàn)場發(fā)出。會議期間使用的文件大多數(shù)能夠在會議現(xiàn)場發(fā)出。專門是人數(shù)較少的小型會議，會議的信息資料能夠放置在會議室的桌面上，由與會人員直截了當(dāng)拿取。3．溝通傳遞會議有關(guān)情形在會議組織與活動中有許多事項(xiàng)需要溝通與聯(lián)系，必須做好會場內(nèi)外、與會者之間、會議活動上下之間的溝通。（1）會場內(nèi)外的溝通與聯(lián)系。會議期間會場內(nèi)外隨時要進(jìn)行文件的傳遞或事項(xiàng)的溝通，如有關(guān)部門轉(zhuǎn)送給領(lǐng)導(dǎo)批辦的文件，有關(guān)重要的緊急情形，有關(guān)重要的電話、電報、信件等，應(yīng)及時傳送給領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員。（2）辦好會議簡報、快報傳遞信息。會議期間要認(rèn)真做好記錄工作、情形匯總工作，編寫和印發(fā)會議簡報、快報，作為會場信息溝通的工具和分組討論各組間信息溝通的重要渠道，及時向會議領(lǐng)導(dǎo)和與會者提供會議期間的動態(tài)信息。也能夠此作為形成會議紀(jì)要等會議文件的信息依據(jù)。（3）向領(lǐng)導(dǎo)傳遞信息。利用會間休息時刻，廣泛征求與會者的意見、建議和要求，交將搜集的有關(guān)情形及時進(jìn)行綜合處理，分類向領(lǐng)導(dǎo)匯報，以便將具體咨詢題及時予以解決。（4）公布會議新聞。重要的會議需要公布新聞報道，要做好新聞公布工作，加快會議精神傳播的進(jìn)度和擴(kuò)大傳播的范疇，擴(kuò)大會議的阻礙，提升會議的透亮度，利于會議精神的貫徹落實(shí)。（四）注意事項(xiàng)1．公布會議信息的前要進(jìn)行報審（1）審核會議新聞稿。與新聞媒介接觸，一樣需要公共宣傳人員提供新聞稿件。因此，會議宣傳人員必須具備新聞寫作的差不多知識與技巧。報送、審核會議新聞稿時要重點(diǎn)關(guān)注以下幾點(diǎn)：1）報道的消息是否是客觀事實(shí)。2）這些客觀事實(shí)是新近發(fā)生的；這些新近發(fā)生的事實(shí)是否是寬敞觀眾所關(guān)懷而未知的。3）新聞稿是否簡明扼要，盡量用精悍凝練的文字傳達(dá)了最多的信息。4）關(guān)鍵詞是否抓住了公眾的注意力，能夠吸引公眾連續(xù)閱讀。5）在新聞稿的開頭要注明會議標(biāo)志、主題以及主辦者。（2）審核提供給新聞單位的圖片、表格和音像資料。關(guān)于提供給新聞單位的圖片、表格和音像等方面的材料要加大審核，專門是涉及知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)隱秘內(nèi)容的資料更是要認(rèn)真把關(guān)。2．要對媒體進(jìn)行選擇（1）公布會議信息方第一要挖掘有新聞價值的信息。會議的許多方面都可能具有新聞價值：會議可能有專門重要的主題，能夠有效地吸引新聞編輯的注意；或者會議有獨(dú)樹一幟的策劃，也會引起媒體的愛好。最好的會議新聞也不一定得到媒體的重視，然而組織欠佳的信息公布確信專門快就會遭到媒體拒絕。因此，公布會議信息人員應(yīng)該考慮向媒體提供如何樣的信息才能更好的引起媒體的重視。（2）公布會議信息的人員在選擇媒體時要了解各種媒體需求的重點(diǎn)和偏好。會議組織要清晰不同的媒體各自需要什么類型的新聞。電子媒體和報紙通常專門注重新聞的即時性，而雜志則對那些有深度的過往新聞比較感愛好。日報和電報有時也可能使用一些沒有時刻性的新聞。（3）在選擇媒體時要兼顧新聞的覆蓋面、受眾群、費(fèi)用和時效。（4）要盡量邀請與組織良好的媒體。（五）有關(guān)鏈接1．公布會議信息的程序如圖2．媒體的類型會前公布會議信息的一項(xiàng)專門重要的任務(wù)確實(shí)是了解媒體，明白有哪些媒體能夠得用；這些媒體的適應(yīng)分不是什么；如何才能接觸到這些媒體。從公布發(fā)行的名目中能夠找到各種報紙、雜志、電視臺、廣播電臺和專欄作家的聯(lián)系方式。按照媒體的來源，會議公布信息策略中可供利用的媒體能夠劃分為：（1）地點(diǎn)媒體。地點(diǎn)媒體是會方組織者第一要面對的媒體，那個地點(diǎn)所指的地點(diǎn)媒體要緊是指會議所在地的媒體。會議當(dāng)?shù)馗鞣N類型的媒體會議組織者都應(yīng)該考慮到，地點(diǎn)媒體會比較重視關(guān)系到當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)和社會進(jìn)展的新聞，因此首要考慮地點(diǎn)媒體。（2）全國性媒體。全國性媒體有時會轉(zhuǎn)載地點(diǎn)新聞，并在全國，甚至世界其他國家進(jìn)行報道，因此全國性媒體具有更強(qiáng)的宣傳實(shí)力。（3）會議組織者自有媒體。部分會議組織者擁有自己主辦的刊物（例如某些行業(yè)協(xié)會有自己的正式刊物；某些企業(yè)有自辦的報紙和雜志），它們能夠就會議進(jìn)行報道，同時能夠發(fā)表一些在會議上宣讀的論文。（4）發(fā)言人或參會者家鄉(xiāng)的地點(diǎn)媒體。這些媒體也可能對其居民參與的會議感愛好。五、安排會議食宿（一）有關(guān)知識1、會議餐飲的常識（1）食宿安排的原則是讓代表吃好、住好而又不白費(fèi)。（2）就餐大體上是一個標(biāo)準(zhǔn)，要適當(dāng)照管少數(shù)民族代表和年老體弱者，確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)餐方式，照管南北不同代表的口味。（3）秘書人員應(yīng)提早到現(xiàn)場布置并檢查組織工作的落實(shí)情形，應(yīng)事先將坐位卡及菜單擺上。（4）席位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳設(shè)宴會簡圖，標(biāo)出全場席位以及出席者的位置，還可用卡片寫好姓名席位，發(fā)給本人。如有講話，通常要事先確定講話內(nèi)容，致詞要盡量簡明扼要，熱情充滿。如是涉外會議要事先安排翻譯員。2、會議住宿的常識（1）住宿的安排是一項(xiàng)具體細(xì)致的工作，要提早編制住房分配法方案。（2）長者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)?shù)恼展?。?）具體安排住宿時，要按照與會人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性不和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。（4）有時還要考慮地區(qū)集中，便于討論。（5）不同標(biāo)準(zhǔn)的房間要作合理分配，一樣是按照房間的不同規(guī)格并結(jié)合代表具體情形，列出住宿表。（6）報經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。（二）實(shí)例分析天地公司年底為表示對客戶的謝意，召開了客戶聯(lián)誼會，會后共進(jìn)晚餐。負(fù)責(zé)接待工作的秘書鐘苗按照上司的指示和宴會慣例，安排桌次坐位。這次宴會共設(shè)3桌（圓桌），餐廳正面靠墻為主桌，編1號，靠入口處為2、3號桌，擺成三角形，突出主桌，重要客戶在主桌。為方便來賓入席，鐘苗專門做了座位名簽，并擺放在桌上。但由于這次聯(lián)誼會時刻緊，與會人員名單確定得晚，鐘苗在抄寫時漏了編在主桌的一位重要客戶，結(jié)果致使該客戶找不到座位，顯現(xiàn)了十分尷尬的場面。點(diǎn)評：秘書鐘苗在安排會議晚宴時，只注意到桌次的正確和名簽的擺放，但忽略了對人員和名簽的核對，致使重要嘉賓未能受到應(yīng)有的禮遇，給組織的公關(guān)工作造成了不良阻礙。（三）工作程序1、安排會議餐飲（1）按照會議的經(jīng)費(fèi)和人員情形聚頂會議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。一樣由主辦方負(fù)責(zé)付費(fèi)的會議餐飲標(biāo)準(zhǔn)，都要按照會經(jīng)費(fèi)的預(yù)算切塊情形，量入為出，制定統(tǒng)一的餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。由與會者自己付費(fèi)餓餐飲，會議一樣要給與一定的補(bǔ)貼。（2）就餐方式可按照會議的郭默和性質(zhì)瀨確定，提倡實(shí)行自助餐制和分餐制。一樣性的會議除了開頭和結(jié)尾的宴會采取包餐形式，達(dá)多采納自助餐方式。自助餐方便衛(wèi)生，儉樸節(jié)約。（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲的實(shí)踐和地點(diǎn)。（4）事先設(shè)計和確定就餐的憑證。（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要潔凈、衛(wèi)生、美味可口、品種多。會議餐飲的菜肴的精巧可口、賞心悅目、特色突出；要照管不同國家、不同民族與會人員的適應(yīng)、風(fēng)俗、禁忌；還要冷熱、甜咸、色香味搭配，并為有禁忌的人員單獨(dú)安排菜單。（6）事先要預(yù)備好潔凈的飲食用具。（7）給因開會或服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。（8）做好飲水，飲料的供應(yīng)。

2、安排會議住宿在選擇住宿的招待所、飯店、賓館、會議中心之時，要充分考察其差不多設(shè)施是否齊全，安全性如何，價格是否合理，地點(diǎn)是否方便，環(huán)境是否安靜、整潔，然后綜合進(jìn)行選擇。要是由與會者自己支付住宿費(fèi)，就需選擇幾家價格、條件不等的招待所、飯店、賓館或者同一家賓館不同的標(biāo)準(zhǔn)的客房供其選擇。（1）安排方式的選擇。最簡單的方法是由與會者自己安排住宿，更有效和經(jīng)濟(jì)的方法是有主辦單位集體預(yù)定房間。如果不事先保留房間，會產(chǎn)生下列咨詢題：遇到旺季，飯店可能姜房間訂出，如此會迫使與會者住在距離會場較遠(yuǎn)的地點(diǎn)。與會者可能拿不到優(yōu)待價格，因?yàn)樯⒖妥∷薜膬r格空間較小。會場租金可能較高（如會場也在飯店），通常飯店以預(yù)定房間數(shù)多寡來考慮場租可否講價。（2）預(yù)定會議住宿的程序（參見五級秘書內(nèi)容）。（3）確定會議住宿的程序（參見五級秘書內(nèi)容）。（四）有關(guān)鏈接1、會議餐飲的類型和標(biāo)準(zhǔn)按照宴請目的、出席人員的身份和人數(shù)的多少，可將宴請分為：正式宴會、便宴、酒會、茶會、工作餐等。(1)早餐。早餐食物的選擇范疇專門大。能夠是正規(guī)的復(fù)雜早餐，也能夠是自助早餐。品種多陽的自助早餐會讓人各取所需，比較隨意。(2)會場休息期間的茶歇。一樣供應(yīng)咖啡、茶活其他飲料，有時有食品，有時沒有。(3)午餐。午餐如何安排，要緊看下午打算做些什么。一樣來講，午餐不宜大吃大喝，以免阻礙下午的會議安排。(4)正式晚餐。晚餐食物的選擇可既要考慮到營養(yǎng)和健康，又要考慮到出席者的口味和特色。而且出席正式的晚餐，對著裝的要求，一樣穿禮服出席。(5)招待會。它能夠作為正式餐宴的引子，也能夠僅舉行招待會。招待會的目的決定招待會的食品選擇。為將以上工作做好，應(yīng)努力為與會者選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐，以便在會議期間的每一天與會者們都感到精力飽滿，信心愉快。2、會議房間的分配（1）如果由主辦方支付費(fèi)用，則需安其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)相近。（2）年齡較大的與會者和女性應(yīng)盡量安排到向陽、通風(fēng)、衛(wèi)生條件好的房間。（3）注意盡量不要把漢族與會者與有禁忌的少數(shù)民族與會者安排在同一個房間。

（4）可預(yù)先在好會議回執(zhí)上姜不同規(guī)格餓住宿條件表明，請與會者自己選擇預(yù)定。（5）預(yù)定住宿地點(diǎn)的工作一定要打出提早量，預(yù)定數(shù)量上應(yīng)略有富余。六、邀請會議嘉賓（一）有關(guān)知識1、會議嘉賓的類型（1）組織方的上級領(lǐng)導(dǎo)和政府官員。他們代表這組織方的上級對會議的重視和會議的規(guī)格，以及可能給產(chǎn)生的社會阻礙。（2）企業(yè)的重要客戶和各種禮儀有關(guān)方。他們代表著與企業(yè)生存和進(jìn)展緊密有關(guān)的方方面面，如銷售商、供應(yīng)商、銀行、政府、媒體等。（3）社會名流和影視明星。他們到場有助于企業(yè)制造新聞事件，吸引公眾和媒體的關(guān)注。（4）對實(shí)現(xiàn)會議目標(biāo)有潛在奉獻(xiàn)的人。他們對狐疑目標(biāo)的有效實(shí)現(xiàn)常具有不可替代的作用，如：職員代表、社區(qū)代表、專家、顧咨詢等。2、嘉賓邀請的要求（1）要先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確定能否出場。（2）要發(fā)出正式邀請函。溝通方式能夠是電話，也能夠是正式邀請函。（3）要做到有禮貌。既要盛情邀請，又不能強(qiáng)人所難。（4）要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系。（5）關(guān)于難以辨論是否應(yīng)該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則，邀請他們參加，以免遺漏。（6）嘉賓人數(shù)不宜過多。邀請嘉賓既要考慮代表性，又要考慮經(jīng)濟(jì)時效，不要一味追求名人效應(yīng)，給組織帶來不必要的苦惱和費(fèi)用。（二）示例分析某公司要舉辦成立大會，請了有關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)參加，秘書小李負(fù)責(zé)嘉賓的邀請。她用電話通知各位嘉賓，但有的嘉賓電話沒通，因此沒有找到，時候她把這件事忘掉了，會前也沒和嘉賓再次確認(rèn)。關(guān)于重要嘉賓發(fā)出了邀請函，但邀請函不是十分美觀，比較簡單。結(jié)果開會那天，來的嘉賓專門少。點(diǎn)評：秘書小李的做法有許多不妥之處。邀請嘉賓是一項(xiàng)重要的工作，一定要抓住確認(rèn)環(huán)節(jié)，如此才可不能使組織專門被動。另外要注意邀請的禮節(jié)，在邀請函和請柬這些情況上都要精益求精，顯示出組織應(yīng)有的餓尊重和誠心。（三）工作程序會議嘉賓的邀請程序如下：(1)在邀請參會嘉賓方面，要開會研究，確定嘉賓名單，而接下來邀請嘉賓的工作就由工作組負(fù)責(zé)組織實(shí)施。(2)擬寫并發(fā)送嘉賓請柬，要使每一份請柬都制作精美：從請柬開始，一直到折好，套封皮，系絲帶、蓋章、裝信封、每一道工序都要一絲不茍地完成。(3)要逐一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)其參會情形，如果邀請對象均是國家各部委員重要領(lǐng)導(dǎo)及國內(nèi)外有關(guān)行業(yè)的專家及負(fù)責(zé)人，為了使其更好地了解會議議程及有關(guān)內(nèi)容，要對會議提供給嘉賓的資料進(jìn)行翻譯，努力確保國內(nèi)外均能順利了解會議情形。(4)在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。（四）有關(guān)鏈接1、會議嘉賓的安全和保衛(wèi)(1)會議嘉賓的安全保衛(wèi)工作的內(nèi)容。會議的主辦方和承辦方還需關(guān)注會議安全。會議英確保嘉賓、與會者及參展商的人神及財物安全。會議安全保衛(wèi)包括嘉賓的人身安全保衛(wèi)；嘉賓私人貴重物品的安全保衛(wèi)；嘉賓所攜帶的重要文件的保衛(wèi)；會場和駐地的安全保衛(wèi)；會議各種設(shè)施用品的安全保衛(wèi)；會議使用車輛的安全保衛(wèi)等。許多承接會議的飯店為了實(shí)現(xiàn)安全保衛(wèi)，除了配備保安人員外，還采取了一些列保安措施，包括配備電子鎖，備有良好照明設(shè)施的停車場和公共區(qū)域，在展覽廳安裝高科技的警報和監(jiān)視系統(tǒng)等。（2）會議嘉賓安全保衛(wèi)劃分為4個關(guān)鍵時期1）會議嘉賓到達(dá)的時期。應(yīng)注意會議前期的預(yù)備和檢查是否已到位，無關(guān)人員是否已清離現(xiàn)場，嘉賓進(jìn)入會場的通道是否安全通暢等。2）會議的進(jìn)行時期。防止灰常顯現(xiàn)火災(zāi)等突發(fā)事件，加大會議設(shè)備的安全檢查，保安人員對可能進(jìn)入會場的身份不明的人員保持高度小心。3）休會時期。在會中休息和閉會時期，也會有涉及人員、物品和文件的各種不安全因素顯現(xiàn)。4）嘉賓離會時期。（3）會議安全保衛(wèi)人員的職責(zé)。應(yīng)熟悉地點(diǎn)和國家法律、法規(guī)，能夠平復(fù)協(xié)助公安人員降服滋事者；防范火災(zāi)（包括在消防人員感到鈔票如何組織撲滅小型火災(zāi)）；熟知會場的緊急疏散示意圖，了解如何在大規(guī)?？只胖袌猿种刃?；向領(lǐng)導(dǎo)匯報事故情形；監(jiān)督裝卸會議用品，防止與會議有關(guān)的財產(chǎn)或展品被盜；會議值班制度要健全，安全保衛(wèi)人員要堅守崗位。（4）會議保衛(wèi)工作的檢查。包括確定會場內(nèi)所有的設(shè)備線路、運(yùn)轉(zhuǎn)及操作規(guī)范的安全可靠；確保會場內(nèi)消防設(shè)施齊全有效；確保會場的防竊聽裝置靈敏高校；確保會場的防盜設(shè)施（監(jiān)控器的探頭等）處于運(yùn)行狀態(tài)；檢查進(jìn)出會場人員身份，禁止與會無關(guān)人員進(jìn)出會場。2、會議嘉賓的接待接待人員大致可分為幾個部分：接站人員、接待注冊報到人員。這些人都要事先通知，落實(shí)到人。（1）接站工作。按照嘉賓事先反饋的信息，安排人員和車輛到飛機(jī)場、火車站等地接站。關(guān)于會議請來的嘉賓，一樣應(yīng)該用小轎車迎接。接站人員應(yīng)提早20分鐘到達(dá)接站地點(diǎn)。（2）迎接工作。嘉賓到達(dá)會場時，主辦方的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)到停車處迎接，并由專門的陪同人員引領(lǐng)至貴賓室休息。(3)具體接待工作。在會議的整個過程中，要有專門的人員負(fù)責(zé)嘉賓的食宿服務(wù)，在餐飲時要注意為嘉賓安排特定的座位，在住宿時要盡量提供給嘉賓專門的待遇。3、會議嘉賓致辭（1）會議嘉賓致辭的要求。會議受邀嘉賓在大會致辭中應(yīng)做到；致辭的內(nèi)容貼近會議主題，簡潔明了；致辭要熱情充滿，突出會議的主旨，闡明自己的觀點(diǎn)。（2）會議嘉賓致辭樣式與內(nèi)容（參見公務(wù)文書）。七、預(yù)備會議資料、會議用品(一)有關(guān)知識1．會議資料的類型（1）來賓資料：會議手冊、宣傳資料、會議治理型材料（會議通知、議程、會議須知、名單）。（2）會務(wù)資料：開會的請示、提交會議審議批準(zhǔn)的文件（打算、規(guī)劃、報告、決議）會上使用的文件（開幕式、閉幕式、報告、總結(jié)材料）、會議宣傳性文件（提綱、公布稿）。（3）溝通資料：來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會務(wù)組成員通訊錄。2．會議用品類型按照會議不同規(guī)模設(shè)定內(nèi)容，會議用品和設(shè)備分為必備、專門兩種類型。（1）必備用品和設(shè)備是指各類會議都需要的用品和設(shè)備1）會場內(nèi)設(shè)備要緊包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、錄音、攝像等設(shè)備以及必要的安全設(shè)施等。秘書人員應(yīng)當(dāng)會使用這些設(shè)備。2）常用物資有電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙（寬窄均備）、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、信封、信紙、禁煙標(biāo)志、放大的公司標(biāo)識等。(2)專門用品是指一些專門類型的會議所需要用品和設(shè)備。例如，選舉會議、談判會議、慶典會議、展覽會經(jīng)常需要的專門用品和設(shè)備，如伴奏帶、投票箱、旗幟、儀仗隊(duì)、鮮花等。另外，有些會議還需要預(yù)備產(chǎn)品樣品、常用藥品等。（二）示例分析某公司舉辦大型服裝新品展銷會。與會者是來自各大公司的老總或經(jīng)理。此次活動得到了媒體的廣發(fā)關(guān)注。當(dāng)?shù)卣矊Υ水a(chǎn)生了濃厚的愛好。該公司也向當(dāng)?shù)卣l(fā)出了邀請。由副市長代表參加。市長由于有另外一個活動，不能確定。展銷會立即開始時，市長卻來到了。各嘉賓差不多在臺上就座。但發(fā)覺沒有市長的名臺簽和座位，會議主辦方十分尷尬。（三）工作程序1．預(yù)備會議資料(1)來賓資料袋內(nèi)容：會議手冊（會議日程、會議須知），會議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號（房間鑰匙）、餐劵等。(2)會務(wù)資料內(nèi)容：接站一覽表、來賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會議討論分組表、會務(wù)組成員通訊錄（人手一份）。(3)溝通資料內(nèi)容：會議參考文件、會議宣傳文件資料、各種會議記錄、各種會議協(xié)議和合同以及有關(guān)資料。2．預(yù)備會議用品(1)檢查空調(diào)設(shè)備，必要時做好開機(jī)預(yù)備，一樣要在會議前兩個小時看幾預(yù)熱和預(yù)冷。(2)檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。(3)檢查黑板、白板，確保已擦潔凈，預(yù)備好粉筆、指示棒、板擦等用具。安放圖架，預(yù)備配套圖表和足夠的紙張。(4)如有生疏人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字大小適當(dāng)，清晰易認(rèn)。(5)在每人座位前擺放紙筆。(6)多媒體電視需要按放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。(7)如果有選舉、表決、表彰的議程，還需要預(yù)備好投票箱，計數(shù)設(shè)備和獎勵用品。(8)會期較長的會議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務(wù)。(9)如果有電話、廣播會議，須提早檢查線路，保證音響成效良好。（四）有關(guān)鏈接1.處理會議臨時產(chǎn)生的文件（1）會議臨時產(chǎn)生的文件要緊是由臨時動議產(chǎn)生的搜索、記錄、決議等。（2）關(guān)于臨時產(chǎn)生的文件要及時收回并妥善保管，對沒有最終通過并形成決議的文件要注意清退和保密。（3）對臨時產(chǎn)生的會議文件要注意歸檔。2．選擇會議用品及會議經(jīng)費(fèi)使用應(yīng)該注意的咨詢題。(1)樹立全局觀念，搞好綜合平穩(wěn)。(2)經(jīng)濟(jì)使用、合理先進(jìn)。(3)嚴(yán)格按照會議經(jīng)費(fèi)的預(yù)算，量入為出。(4)注意輕重緩急，精打細(xì)算。諸如宣傳資料、電話傳真等是召開商務(wù)會議時必不可少的開銷，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先支出，諸如獎品、紀(jì)念品和觀光等是商務(wù)會議的附屬支出，也要按照具體情形精打細(xì)算、力行節(jié)約。八、安排會議禮儀服務(wù)1．會議的通用禮儀(1)會議文書禮儀。會議的請柬、邀請函、通知等文書在格式、稱謂、語言上都應(yīng)遵守有關(guān)禮儀要求。(2)迎送禮儀。方式一些大型或中型會議，對會議參加者要認(rèn)真做好迎送工作。不管是參會的領(lǐng)導(dǎo)，嘉賓依舊一樣的參會人員都應(yīng)熱情接待和周到服務(wù)。一樣應(yīng)在會前組成一個會務(wù)組，專門處理有關(guān)咨詢題。（參見接待部分內(nèi)容）(3)參會禮儀。會議的組織方要盡量使會議開得緊湊高效，尊重與會者的時刻。參會者要遵守會議紀(jì)律和時刻，不交頭接耳，不遲到早退，發(fā)言不超過規(guī)定時刻。(4)服務(wù)禮儀。在會議的簽到、引領(lǐng)、食宿接待服務(wù)中要遵守禮儀的一樣要求，注意服務(wù)忌語，使用禮貌用語。2．主持人的禮儀各種會議的主持人一樣由具有一定職位的人來擔(dān)任，其禮外表現(xiàn)對會議能否成功有著重要的阻礙。作為會議的組織和服務(wù)人員，應(yīng)對會議主持人的禮儀知識有所了解，并做好相應(yīng)的服務(wù)。主持人應(yīng)衣著整潔，莊重大方，精神飽滿，切記不修邊幅，邋里邋遢。入席后如果是站立主持，應(yīng)雙腿并攏，要被挺拔。坐姿主持時，應(yīng)軀體挺拔，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿，主持過程中，切忌顯現(xiàn)搔頭、揉眼、抖腿等不雅動作。主持人言談應(yīng)口齒清晰，思維靈敏，簡明扼要。主持人應(yīng)按照會議性質(zhì)調(diào)劑會議氣氛，或莊重，或幽默；或沉穩(wěn)，或爽朗。主持人對會場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會議開始前，或會議休息中可點(diǎn)頭、微笑致意。3．會議發(fā)言者禮儀會議發(fā)言者有正式發(fā)言和自由發(fā)言兩種，前者一樣是領(lǐng)導(dǎo)報告，后者一樣是自由討論發(fā)言。正式發(fā)言者應(yīng)衣冠整齊，走上主席臺應(yīng)步態(tài)自然、剛勁有力，體現(xiàn)一種成竹在胸、自信自強(qiáng)的風(fēng)度與氣質(zhì)。發(fā)言時應(yīng)口齒清晰，講究邏輯，簡明扼要。如果書面發(fā)言，要經(jīng)常抬頭掃視一下會場，不能只低頭讀稿，旁若無人。發(fā)言完畢，應(yīng)對聽眾的傾聽表示謝意。自由發(fā)言則較隨便，但應(yīng)注意，發(fā)言應(yīng)講究順序和秩序，不能爭搶發(fā)言；繁育應(yīng)簡短，觀點(diǎn)應(yīng)明確；與他人有分歧時應(yīng)以理服人，態(tài)度平和，聽從主持人的指揮，不能只照管自己。如果有會議參加者對發(fā)言人提咨詢，應(yīng)禮貌作答，對不能回答的咨詢題，應(yīng)機(jī)智而禮貌地講明理由，對提咨詢?nèi)说呐泻鸵庖姂?yīng)認(rèn)真聽取，及時提咨詢者的批判是錯誤的，因?yàn)椴粦?yīng)失態(tài)。4、會議參加者禮儀會議參加者衣著整潔，外表大方，準(zhǔn)時入場，進(jìn)出有序，依會議安排落座，開會時應(yīng)認(rèn)真聽講，不要私下小聲講話或交頭接耳，發(fā)言人發(fā)言終止時，應(yīng)鼓掌致意，中途退場應(yīng)輕手輕腳，不阻礙他人。（二）示例分析小劉的公司應(yīng)邀參加一個研討會，該次研討會邀請了專門多商界知名人士以及新聞界人士參加。老總專門安排了小劉和他一道去參加，同時也讓小劉知識大場面。小劉早上睡過了頭，等他感到，會議差不多進(jìn)行了20分鐘。他急急忙忙推開了會議室的門，“吱”的一聲脆響，他一下子成了會場上的焦點(diǎn)。剛坐不到5分鐘，寂靜的會場上又響其了搖籃曲，是誰在播放音樂？原先小劉的手機(jī)響了！這下子，小劉可成了全會場的明星……沒過多久，聽講小劉差不多另謀高就了。點(diǎn)評：不管是參見自己單位依舊其他單位的會議，都必須要遵守會議禮儀。因?yàn)樵谶@種高度聚焦的場合，稍有不慎，便會有損自己和單位的形象。（三）工作程序禮儀工作一樣包括會議禮儀服務(wù)人員的選擇召集、工作程序分解、人員的禮儀培訓(xùn)、服裝用具的預(yù)備、禮儀執(zhí)行等程序。不同會議關(guān)于禮儀提出了不同的要求（參見接待部分內(nèi)容）1．選擇會議禮儀服務(wù)人員(1)從組織內(nèi)部的職員中選擇。要選擇有體會、素養(yǎng)好、氣質(zhì)佳的人員。(2)聘請專業(yè)禮儀公司或禮儀人士承擔(dān)會議要緊的禮儀服務(wù)。專業(yè)公司和人員有豐富的體會和專業(yè)的知識、程序，服務(wù)的質(zhì)量會比較稿。2．分解工作程序?qū)ΧY儀服務(wù)人員進(jìn)行分工，接站、簽到、引領(lǐng)等各個環(huán)節(jié)都應(yīng)有相應(yīng)的服務(wù)人員。3．培訓(xùn)會議禮儀服務(wù)人員(1)對會議工作的宗旨和合作精神的培訓(xùn)。(2)對會議禮儀知識和工作技能的培訓(xùn)。(3)對會議的設(shè)備和用品的使用常識的培訓(xùn)。4．預(yù)備服裝用具(1)禮儀服務(wù)人員的服裝統(tǒng)一同時與會場的環(huán)境和諧。另外，要按照會議的實(shí)際情形確定是否預(yù)備鮮花等物品。(2)迎接一樣的與會者不需要獻(xiàn)鮮花。關(guān)于應(yīng)邀而來的貴客不應(yīng)省卻獻(xiàn)花這一禮節(jié)，而且必須用鮮花。不要選擇黃色、白色的菊花，因?yàn)槟鞘菃识Y上的用花。不同國家關(guān)于花語有各自的使用風(fēng)俗，如果是迎接外賓，就要按照來賓所在國的習(xí)俗選擇鮮花，注意不犯忌諱。能夠查一些禮儀方面的書籍，上面往往有介紹。5．禮儀執(zhí)行在禮儀服務(wù)過程中，要注意幾個重點(diǎn)環(huán)節(jié)。(1)接待禮儀及程序。當(dāng)接待人員看到有人向自己走過來并介紹自己的身份時，應(yīng)該趕忙標(biāo)識歡迎，獻(xiàn)上鮮花、主動與對方握手、自我介紹，接過對方的大件行李（挎包、公文包有來賓自己拿）。如果迎接者有好幾位，應(yīng)該由其中的秘書或其他職位較低者一直賓介紹自己一方，從身份最高者介紹起。(2)引領(lǐng)。國際通行的禮儀是“以右為尊”，接待人員應(yīng)該走在來賓的左前方一兩步引路，同時用手示意，并明確告訴來來賓：“我們現(xiàn)在去乘車，就在離那個地點(diǎn)不遠(yuǎn)的停車場。請跟我來?！辈灰獌H僅簡單地講一聲“我們走吧”就自己先走了。(3)乘車的座次安排。在那個地點(diǎn)要緊介紹乘小車的禮節(jié)。第一，駕駛者的身份不同，決定了車內(nèi)座位的高低；然后再按照乘車者的身份安排座次。在上車前應(yīng)當(dāng)清點(diǎn)行李，一直賓確認(rèn)行李件數(shù)，以幸免忙中出錯。如果到達(dá)目的地后才發(fā)覺少了行李，不但找起來苦惱，且找到的可能性不大，將會極大地阻礙來賓情緒和與會的興致。（四）有關(guān)鏈接安排會議禮儀服務(wù)的要求(1)突出重點(diǎn)。會議舉行期間，一樣應(yīng)安排專人在會場內(nèi)外負(fù)責(zé)迎送、引導(dǎo)、陪同到會的領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓。對與會的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者，少數(shù)民族人士、宗教界人士、港澳臺同胞、海外華人和外國人，往往還須進(jìn)行重點(diǎn)照管。(2)盡量滿足合理要求。關(guān)于與會者的正當(dāng)要求應(yīng)盡量予以滿足，但也不能有求必應(yīng)，應(yīng)量力而行，周到熱情。(3)從小處入手，注重細(xì)節(jié)。在會議接站、簽到、食宿安排方面都要注重禮儀的細(xì)節(jié)。如接站時，在征得與會者的同意后，主動關(guān)心他們提拿重物；在簽到時，主動向到會者咨詢候；在斟酒上菜時，注意位置等。九、檢查會議常用視聽設(shè)備是否正常(一)有關(guān)知識1．會議常用視聽設(shè)備的選用目前，幾乎所有類型的會議都會使用一定的視聽設(shè)備來輔助演講、代替現(xiàn)場發(fā)言、進(jìn)行娛樂活動等。音響手段與視覺手段能夠分開單獨(dú)使用，也能夠合在一起使用。一樣人們所講的視聽手段是三者的統(tǒng)稱，沒有進(jìn)行具體區(qū)不。在上午會議中常用的設(shè)備類型有：表決系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、發(fā)言討論系統(tǒng)、多媒體投影機(jī)、幻燈機(jī)、投影儀、投影屏幕、接口單元、錄像機(jī)、電視機(jī)、數(shù)目監(jiān)視器、電視墻、燈光設(shè)備、攝像機(jī)、音響設(shè)備、辦公設(shè)備、音頻視頻會議系統(tǒng)和其他設(shè)備等。關(guān)于會議使用的音響、照明、通訊、錄音、錄像、通風(fēng)等設(shè)備，應(yīng)當(dāng)設(shè)專人操作與愛護(hù)，其目的是幸免會場上顯現(xiàn)不必要的尷尬場面。例如麥克風(fēng)要選擇最佳位置擺放，如果講話人較多，則應(yīng)多擺放幾組話筒，一面來回移動。又例如盛夏開會，空調(diào)、通風(fēng)等設(shè)備要給以專門的注意，既不能溫度過低，使年長的與會人員軀體不適；也不能溫度過高，是會場中酷熱難耐。（二）示例分析某新產(chǎn)品公布會上，經(jīng)理正在用投影儀介紹產(chǎn)品，突然投影儀失靈，服務(wù)人員趕忙過去修理，但半小時內(nèi)沒有修好，經(jīng)理只好不用投影儀，成效專門不理想，其間，由于專業(yè)化內(nèi)容多，不易明白得，有的聽眾離開了會場，致使會議無法達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。點(diǎn)評：那個案例講明了會議的視聽設(shè)備的重要性，會議秘書應(yīng)在會前預(yù)備所需的各種設(shè)備，是設(shè)備能夠夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用。（三）工作程序?yàn)榱藭h的正常進(jìn)行，應(yīng)該在會議正式開始之前對這些視聽設(shè)備進(jìn)行全面的檢查。使用終止后還應(yīng)該進(jìn)行良好的愛護(hù)，這能夠使設(shè)備在使用過程中幸免一些不必要故障而造成不良的后果和阻礙。1．確定工工作人員的職責(zé)由于視聽設(shè)備比較昂貴，因此有必要派專人負(fù)責(zé)設(shè)備的使用和安全工作，包括登記設(shè)備的出入、正確操作以及在會議前后保證設(shè)備在會場中的安全。這些工作人員日常力行愛護(hù)的工作范疇是：視聽設(shè)備使用前檢查全部電源，將需要用到的耗材預(yù)備好，認(rèn)真填寫設(shè)備使用操作記錄，操作過程中顯現(xiàn)專門現(xiàn)象時，要做詳細(xì)記錄，并及時進(jìn)行修理。有時，會議中的某些演講需要制作成錄音帶或錄像帶，在得到發(fā)言人的書面許可后，工作人員應(yīng)按照錄制目的需要安排錄音機(jī)或錄像機(jī)與發(fā)言人之間的位置關(guān)系。另外，工作人員還應(yīng)預(yù)備一些應(yīng)急的設(shè)備配件，如空白磁帶、彩色粉筆、鐘表、保險絲、貼紙標(biāo)簽、空白透亮幻燈片、空白錄像帶、備用燈光及一些差不多工具（如十字螺絲刀、一字螺絲刀、開口鉗、錘子、裝有新電池的手電筒等）。這些工具大部分都專門常用，但卻專門難在短時刻內(nèi)買到。2．預(yù)演和檢查會場視聽設(shè)備不論視聽設(shè)備是有誰停工的，在臨近會議開始前對設(shè)備的工作狀況的測試總是有必要的。如果可能的話，應(yīng)該在測試終止后對設(shè)備做一些標(biāo)志，一面使用的時候拿錯。盡管大多數(shù)發(fā)言人不需要或不要求進(jìn)行預(yù)演，然而大會的承辦者依舊應(yīng)在會議開始之前測試一下設(shè)備的使用情形，并熟悉一下會場。在需要使用視聽設(shè)備的會議之前，有必要對燈光調(diào)整和幻燈片放映等進(jìn)行預(yù)演，以確保有關(guān)人員都清晰地明白操作的過程。通過預(yù)演，可能會發(fā)覺有些幻燈片需要重新制作或修理，或者講臺、燈光、投影機(jī)等需要重新布置等咨詢題。（四）注意事項(xiàng)(1)會議承辦者應(yīng)在會前向設(shè)備供應(yīng)商明確詢咨詢具體的解決程序。如果租憑的設(shè)備比較多，要提早向租憑公司咨詢清其免費(fèi)提供各種服務(wù)的范疇和聯(lián)系方式。(2)在會議召開前由專門人員負(fù)責(zé)檢查所有設(shè)備。(3)會議檢查人員應(yīng)該有一個能夠要求緊急關(guān)心的電話號碼，以便與有關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)絡(luò)。如果會議過程中顯現(xiàn)了一處或幾處緊急情形，能夠判定應(yīng)該先處理哪里的咨詢題。(4)有些設(shè)備故障（如燈泡報廢等）能夠由會議工作人員自行處理，因此，在可能的情形下，應(yīng)該在會場預(yù)備一些備用的設(shè)備。不管咨詢題多么簡單，都不應(yīng)該讓與會者和發(fā)言人動手參與緊急修理。(5)發(fā)覺設(shè)備故障要及時請有關(guān)的公司和專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)派人修理。(6)有些設(shè)備在顯現(xiàn)故障時最好更換新的設(shè)備，等到會議終止后在進(jìn)行修理。（五）有關(guān)鏈接1．遠(yuǎn)程會議視聽設(shè)備的檢查遠(yuǎn)程會議視聽設(shè)備要求較高，要保證既能將主會場的畫面和聲音傳給分會場，又能把各分會場的信息反饋給主會場。會場內(nèi)能夠配備高速傳真機(jī)，以便同時傳送文件。場內(nèi)會議設(shè)備要落實(shí)專業(yè)技術(shù)人員調(diào)試、檢測。會議期間要有值班修理制度，及時解決技術(shù)上的故障，確保會議順利進(jìn)行。關(guān)于某些交通狀況不行，專門是地處山區(qū)、邊疆的會議，遠(yuǎn)程會議將帶來極大的方便。在一些緊急場合，如救災(zāi)、防汛、戰(zhàn)地會議等，采納遠(yuǎn)程會議系統(tǒng)能關(guān)心與會者及時、正確地作出決策。大部分視聽設(shè)備的操作溫度通常在0℃-40℃之間，極端的溫度會給設(shè)備的使用帶來專門大的阻礙。因此，移動設(shè)備時不要將其直截了當(dāng)曝曬在太陽等強(qiáng)光下，例如，放在備太陽曬得炙熱的汽車?yán)铩?．會議視聽設(shè)備的保管視聽設(shè)備帶給用戶的是視覺和聽覺上的享受。在視聽設(shè)備的日常使用過程中一定要注意相應(yīng)的使用及愛護(hù)方法，才能保證設(shè)備能夠使用得更長久。（詳見秘書教材辦公自動化設(shè)備部分內(nèi)容）視聽設(shè)備的保管應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：（1）電源及連線。會議中使用的視聽設(shè)備第一應(yīng)該選用匹配的、標(biāo)準(zhǔn)化的、安全性高的交流電源插頭和插座。插拔電源插頭、電纜接線時，最好使設(shè)備的電源處于關(guān)閉狀態(tài)，以幸免不小心碰掉電源造成非正常關(guān)機(jī)。專門是關(guān)閉投影機(jī)后，一定要等風(fēng)扇停轉(zhuǎn)后再關(guān)掉電源開關(guān)，這一點(diǎn)對愛護(hù)投影機(jī)專門重要。如果不嚴(yán)格遵守那個操作步驟，經(jīng)常在使用后趕忙拔掉電源，就會導(dǎo)致投影機(jī)內(nèi)容無法散熱，甚至?xí)箖?nèi)部最昂貴的LCD片或燈泡受損。（2）散熱。大部分視聽設(shè)備在工作時都會散發(fā)出熱量，為此，應(yīng)做到為設(shè)備留出足夠的空間，專門是不要遮擋住設(shè)備的通風(fēng)口，以保證機(jī)器能良好地散熱。專門是投影機(jī)，即使是關(guān)機(jī)后數(shù)小時機(jī)內(nèi)部溫度仍比較高。如果天氣火熱且室內(nèi)通風(fēng)不行時，可使用空調(diào)或風(fēng)扇關(guān)心散熱，如此能夠愛護(hù)設(shè)備，延長其使用壽命。（3）清潔。除了上面談到的愛護(hù)和保養(yǎng)外，還應(yīng)保持設(shè)備使用場所和在放地的良好環(huán)境衛(wèi)生。同時，設(shè)備使用一段時刻后，在空氣中會沾有專門多的灰塵或碎屑，容易受到損壞，甚至不能進(jìn)行操作，因此，應(yīng)養(yǎng)成定期清潔的適應(yīng)。只有如此，才能減少設(shè)備的故障率。大多視聽設(shè)備內(nèi)部都為電子器件，在清潔時第一要切斷電源，用微濕的布（只加入水）擦拭機(jī)器外部，用干的或少含水分、不起毛的軟布，小刷子，吸塵器或?qū)Ｓ迷O(shè)備清潔機(jī)器內(nèi)承諾用戶自行清潔的部件，不可拆除或接觸的部分應(yīng)請專業(yè)人員定期清潔愛護(hù)。清潔時，要小心勿讓設(shè)備進(jìn)水。如果不慎有水濺到設(shè)備內(nèi)，要先關(guān)閉電源或取下電池，然后擰干清水浸過的軟布，認(rèn)真擦拭設(shè)備機(jī)體，再用干的軟布將機(jī)體擦干。第二章會中服務(wù)學(xué)習(xí)目標(biāo)通過對本章內(nèi)容的學(xué)習(xí)，能夠進(jìn)一步了解會議進(jìn)行過程中需要哪些服務(wù)，如安排會議值班、接待新聞媒體、進(jìn)行會議記錄、收集與會人員對會議的意見和建議、印發(fā)會議簡報、安排與會人員的集體合影等，從而進(jìn)一步把握會中服務(wù)的有關(guān)知識與技能。一、安排會議值班（一）有關(guān)知識1．會議值班工作的內(nèi)容值班工作是保證組織及時準(zhǔn)確的信息，進(jìn)行正確決策，以及出于安全防范的需要而開展的經(jīng)常性工作。各個組織值班工作內(nèi)容具有不同的側(cè)重點(diǎn)?？偟膩碇v，值班人員應(yīng)做好3項(xiàng)記錄：（1）值班電話記錄。要緊包括來電時刻、來電單位、來電人員姓名、來電內(nèi)容。（2）值班接待記錄。要緊記錄來訪人員的姓名、單位、來訪事由、聯(lián)系方法等內(nèi)容。（3）值班日記。要緊對外來的信函、電報、反映情形、外來的電話等進(jìn)行認(rèn)真登記，使接班人員保持工作的連續(xù)性。（4）你專門好信息傳遞。及時將舌根如紅蓮中需要緊急處理的信息有關(guān)人員通報。2．會議值班的意義會議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、和諧左右的作用，直保證上級重要指示、會議精神及時傳達(dá)和會議發(fā)生的重大緊急情況及時反映，保證會議順利進(jìn)行的作用。從一定程度上講，值班工作質(zhì)量也代表了會議的工作質(zhì)量，值班工作的好壞直截了當(dāng)反映和阻礙會議主辦方的工作效率。（二）示例分析海潮分司正在召開新產(chǎn)品質(zhì)量鑒定會，會務(wù)秘書黃佳正在會務(wù)級值班室值班，這時進(jìn)來一從頭再來西裝革履的先生，聲稱要找一從頭再來鑒定專家有急事，黃佳便讓他自己到會場去找，這時，一個工作人員匆匆中亞，告訴她會場的電源插口有了咨詢題，讓她快找公司的電工師傅，黃佳講“今天是周六、我哪明白他在哪里??？”因此，便不再管。過了一會兒，她看了看表，快下午5：00了，估量可不能再有什么事，她便離開公司辦自己的事去了。點(diǎn)評：會議的值班工作是一項(xiàng)重要和嚴(yán)肅的工作，值班人員要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度做好工作，不能脫崗，不能推諉現(xiàn)任。在值班時，手邊要有有關(guān)的