高效會議管理技巧【所屬體系】個人進展類【主講專家】張曉彤內(nèi)容提要

第一講當今會議面面觀

第二講會議效率不高的緣故及解決方案

第三講開會前的預備工作

第四講成功會議的五種策略

第五講會議中的溝通與反饋技巧

第六講主持人的會議治理技巧

第七講如何對待會議中的意外情形

第八講主持人與參會者的守則與責任

第九講會議記錄

第十講會后跟進第一講 當今會議面面觀

【本講重點】會議的意義會議的目的會議的種類會議的頻率會議成本的運算會議的要緊目的確實是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是職員的夢魘；職員花太多時刻在無效率的會議上，不僅白費公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會議中高效率且有成效地解決問題，是“高效會議治理技巧”的中心議題。

會議的意義

1．會議是一個集思廣益的渠道圖1-1 集思廣益圖如上圖1-1，會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的方法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點子”。許多高水準的創(chuàng)意確實是開會期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。

2．會議顯示一個組織或一個部門的存在會議總是在大于一人的情形下發(fā)生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質(zhì)疑。因此，會議能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值。圖1-2 組織或部門與會議

3．會議是一種群體溝通的方式開會專門少是一對一的溝通，絕大多數(shù)情形下差不多上一種群體溝通。隨著科技的迅猛進展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們能夠通過Ｅ-mail、多媒體等種種形式進行溝通，然而，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因為這種方式最直截了當、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通適應(yīng)。

會議的目的

◆開展有效的溝通會議是一種多項交流，能夠集思廣益，實現(xiàn)有效溝通是會議的一個要緊目的?！魝鬟_資訊通過會議能夠向職員通報一些決定及新決策，也確實是說向職員傳達來自上級或其他部門的相關(guān)資訊?！舯O(jiān)督職員、和諧矛盾許多公司或部門的常規(guī)會議其要緊目的是為了監(jiān)督、檢查職員對工作任務(wù)的執(zhí)行情形，了解職員的工作進度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效和諧上下級以及職員之間的矛盾?！暨_成協(xié)議與解決問題達成協(xié)議與解決問題一樣要經(jīng)歷以下6個步驟，通過這6個步驟，最終實現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決。圖1-3 達成協(xié)議與解決問題的6個步驟◆資源共享利用開會聚攏資源，以期相互關(guān)心，共同進步?！糸_發(fā)創(chuàng)意開發(fā)創(chuàng)意的會議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會議，形成新的構(gòu)思，同時論證新構(gòu)思，使其具有可行性?！艄奈枋繗饽瓿趸蚰甑椎臅h通常具有這一目的性。這種會議是為了使公司上下團結(jié)一心，朝著一個方向共同努力?！綮柟讨鞴艿匚唤?jīng)理或主管為了表達自身的存在價值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會召開一些上下和諧會議，以此來強化自己的地位。

會議的種類

會議能夠按照人數(shù)、開會方式和開會目的進行分類，每一種分類都從一個方面反映了會議的作用，每一種分類都與人們的實際需要、社會的不斷進展緊密相關(guān)。

表1-1 會議的種類按人數(shù)分類按開會方式分類按開會目的分類●團體會議●一對一會議

●面對面會議●會議●視頻會議●宣布人事安排、講解政策的會議●當眾夸獎或批判別人的會議●臨時處理突發(fā)事件的會議●固定的團隊會議●集思廣益的會議

會議的頻率

每種會議都有其合理的發(fā)生頻率，只有把握了合理的會議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會議解決問題、達到目的。

1.固定的部門會議2.全體會議3.處理突發(fā)事件的會議4.一對一會議

會議成本的運算

會議成本分為時刻成本、直截了當會議成本和效率缺失成本3種。會議成本是專門可觀的一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閑視之。

1.會議的時刻成本

2.直截了當?shù)臅h成本3.效率缺失成本開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體治理效率的下降。由于治理效率下降而造成的缺失，確實是效率缺失成本。效率缺失成本包括以下3種情形：

【自檢】請將下列相關(guān)選項用橫線連接起來。A、固定的部門會議 ①至少每兩月一次B、一對一會議 ②隨時C、處理突發(fā)事件的會議 ③按需要D、全體會議 ④至少每月一次◆見參考答案1-1

【本講總結(jié)】從某種角度而言，世界是一個時時處處充滿會議的世界。高效的會議能關(guān)心我們迅速解決實踐中遇到的問題，然而低效率的會議卻往往占據(jù)上風，造成時刻成本、直截了當成本及效率成本的缺失。因此，每個人應(yīng)從基礎(chǔ)做起，深刻明白得會議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以及如何運算會議的成本，只有先把握了這些基礎(chǔ)知識，才可能使每一次會議都“行之有效”。

【心得體會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

第二講會議效率不高的緣故及解決方案

【本講重點】會議效率不高的緣故及預防性治理高效會議的八大特點會議規(guī)范

會議效率不高的緣故及預防性治理

1．會議的通病——效率不高小王是一家公司的職員，他對公司會議有自己的一些方法，他的方法反映了許多公司會議的某些現(xiàn)狀，值得我們摸索。專門多公司往往由于以下緣故，開會效率低下：◆公司的主管都不明白何時是開會的最好時機。許多重要的會都安排在周五下午開，或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開?！粼S多主管關(guān)于何時開會幾乎都不征詢職員的意見。這使得職員疲于奔命，甚至得延后或舍棄參加其他會議?！粲行氨仨毜綍钡穆殕T，因為差不多與重要客戶或政府官員有約在先，全然不能出席，這使得會議討論專門難進行。而到場的人往往并非與議題關(guān)系最緊密的人，因此預備不充分或者全然來不及預備。時下有一句專門流行的話——“最近比較煩”，對太多像小王一樣的職場人士來說，這句話能夠改為“開會比較煩”。開會之因此煩，用小王的話來說，確實是“會議常在毫無章法的狀況下進行，甚至毫無意義地延長時刻，即使有決議，質(zhì)量也專門低”，簡而言之，會議效率不高。因此，查找致使會議效率不高的緣故就顯得格外重要。

2．會議效率不高的緣故會議效率不高通常由以下7種緣故造成。在這7種緣故中，有3種緣故是會議的“致命傷”，需要格外小心。這3種緣故是：主持人的技能、會議的地點以及會議的預備工作。

表2-1 會議效率不高的緣故及具體表現(xiàn)項次緣故具體表現(xiàn)（1）時刻會議安排在立即午餐的時刻，每個人都饑腸轆轆，無心開會。（2）地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會議主持人缺乏阻礙力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。（5）參會者的技能參會者發(fā)言紛亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。（6）會議的預備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。（7）開會的緣故、目的和結(jié)果開會的緣故、目的和結(jié)果在會議進行中突然發(fā)覺皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。

高效會議的八大特點

與低效率會議相對的確實是高效會議，高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不利因素。高效會議具有8大特點。建議在正式召開會議之前，將高效會議的8大特點一一列出，并隨時檢驗，充分做好預防性治理，使立即召開的會議能夠成為真正意義上的高效會議。

會議規(guī)范

會議規(guī)范包含3個部分：會議時刻安排的規(guī)范、固定的會議流程規(guī)范以及會議規(guī)范本身。

1．會議時刻安排的規(guī)范◆上午8-9點之間，正是職員從家到公司，預備開始一天工作的時候。那個時候的職員，心緒尚且紛亂，還需一段時刻才能進入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時刻段舉行會議、試圖讓職員回應(yīng)會議提議或進行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實的?！羯衔?-10點之間，職員差不多開始進入工作狀態(tài)。在那個時刻段最適合進行一對一的會談，同樣也是進行業(yè)務(wù)會談的最佳時機?！羯衔?0-12點或下午1-3點之間，最適合調(diào)動職員集思廣益。大伙兒利用頭腦風暴，不斷想出新點子、新方法?！粝挛?-5點之間，最好不要安排會議。那個時段的職員開始進入一天當中的倦怠期，人人期望趕忙回家，在那個時段舉行會議往往會事倍功半。

2．會議規(guī)范本身

會議規(guī)范是指大伙兒達成共識的會議守則。會議規(guī)范要緊包括以下條款：◆所有與會者將每周工作安排時刻表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時刻?！舫^1小時的會議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料?！羲信c會者都要預備在會上發(fā)言。◆準時開始，準時終止?！舾鳂I(yè)務(wù)單位負責人對決議能否達成負直截了當責任?！羲信c會者應(yīng)明白愛護別人的威嚴，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需專門注意?！粢庖姴煌呛檬拢h論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。◆會議終止2-3天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄。◆所有與會者應(yīng)承擔起對會議質(zhì)量進行反饋的職責?！舯匾獣r請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量。

3．固定的會議流程規(guī)范圖2-1 固定的會議規(guī)范流程固定的會議流程規(guī)范要緊包括一個中心、兩個差不多點。（1）一個中心一個中心是指整個會議的議程。一個中心包括：■會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時刻安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會議記錄人?！鲞M行會議討論，能夠分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認行動；總結(jié)?！鼋K止會議，具體包括：總結(jié)；安排下次會議。（2）兩個差不多點兩個差不多點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的預備和會議終止后的跟蹤，這兩個差不多點是最容易被忽視的。然而，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。因此，一個規(guī)范的會