文件名：公司行文規(guī)范及管理辦法文檔保存：行政人事部頁碼公司行文規(guī)范及管理辦法為規(guī)范公司各種文件的起草、簽發(fā)和提高公文質(zhì)量，確定文件編號辦法，為各種文件的收發(fā)、存檔工作奠定基礎；確定公司重要信息披露載體的格式、樣式，樹立公司管理形象。做到政令暢通，令行禁止，正確指導公司的各項工作，特制定本辦法。通過此辦法的實施，達到各種文件可追溯，各級文件有保管，全部文件受控的目的。紙型、紙質(zhì)復印紙A4型（國際標準210mm×297mm）,厚度定量60—80g/㎡。封面文件材料10頁以內(nèi)的一般不加封面，確需加封面的材料可以加上，如規(guī)劃、綱領性文件、規(guī)章制度、材料匯編等。封面可使用必要的文字和徽標，但不宜用花邊和圖案。加封面的材料同時應加封底。書寫要求標題使用2號小標宋體或宋體加黑，頂行。副標題居中排列，使用3號宋、仿宋或楷體，但不與正文字體重復，破折號占2格。標題單獨成行時，均無需標點。正文使用3或4號仿宋、宋體。每段文字前空兩格，第2行起均頂格。不提倡正文內(nèi)標題使用加粗或藝術字體，如行書、隸書、魏書、細圓體、綜藝體、琥珀體、瘦金體等，以保持文面嚴肅、整潔。章節(jié)的排序為第一層“一”，第二層“（一）”，第三層“1”，第四層“1）”。正文中表格一般作附件置后。小于文面半幅的，可隨文就位，與正文同寬。表內(nèi)字體同正文，字號可略小。數(shù)字除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。落款、蓋印在正文后空兩行，單位名稱按印章全稱。蓋印，可不寫單位名稱。成文日期中“○”用插入符號里的幾何圖形，不能用阿拉伯數(shù)“0”。最后一個字離右邊沿四格。蓋印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。頁面設置上2.0cm，下2.0cm，左2.0cm，右2.0cm，頁腳1.0cm，行距28磅,或每面排22行，每行排28個字。為避免最后一頁只是幾行占一頁的現(xiàn)象，可適當收縮行距，使文件成為幾張整頁,但收縮行距不宜小于20磅。雙面印刷頁碼居外側，單面印刷頁碼居右側。裝訂一律左側裝訂。釘離左側邊沿0.5cm，2個釘在上下各1/4處，釘垂直。分類與編號文件分類公司常用文件格式分為會議紀要、通知、通報、任命、其他管理制度、工作提案等，其中會議紀要不用文件編號，提取或說明時以某年某月某日（會議召開時間）及某領導（公司領導）主持的某某會（會議性質(zhì)）為方式進行定位。簡化編號名稱由于公文編號受長度，美觀等各方面的制約，鑒于公司正逐步組建發(fā)展，現(xiàn)內(nèi)部崗位編制并不復雜且部門管理統(tǒng)一，建議：北京市梵爾賽燈飾有限公司簡化為“BJFES”。細化編號內(nèi)容僅限于下行文中的通知、通告，為公司行政人事部統(tǒng)一編制；初擬編號內(nèi)容包括：公司名稱、部門名稱、時間、文件順序號（內(nèi)部標準）。編制方法：BJFES-HR-2012-001(公司行政人事部2012年第1份文件)，其中公司名稱：北京市梵爾賽燈飾有限公司=BJFES；部門名稱：HR（行政人事部）；時間：2012年，其后以此類推。文件順序號：001，002，003……以此類推。如為辦結。傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。公司外來文件的收文編號，由行政人事部前臺按年份依流水號一文一號編制。關于收、發(fā)傳真及快件的管理發(fā)傳真時必須標明傳真內(nèi)容、收發(fā)單位、發(fā)件單位、收件人、發(fā)件人、傳真電話、傳真頁數(shù)、傳真日期、接收人的電話等事項，發(fā)送傳真后須確認傳真是否收到。收傳真時不得隨意丟棄、扣壓拖延傳真內(nèi)容，有接收人及時送達收件人并核實傳真頁數(shù)、收件單位、發(fā)件單位、發(fā)件人、收件人等事項。公司內(nèi)各部門發(fā)送、接收快件及掛號信一律在行政人事部登記，由行政人事部通知收件人簽收，凡收到的快件要當面打開，由行政部登記郵件資料明細方可交給收件人。收件人收到后務必將需轉交他人資料及時交與應收人。密級管理公司文件制作時被相關部門定為保密文件的，只限范圍內(nèi)人員知悉，所有相關人負保密義務，因泄密給公司造成損失的，視其情節(jié)給予處罰，違反國家相關法律的，移交司法機關處理。存檔管理行政人事部負責將公司管理類文本、文件保存并建立檔案一份。對臨時通知，通報等存入內(nèi)部行文相關檔案，所有文件用專用文件柜保存、備查。各職能部門查閱、借閱行政人事部文檔需經(jīng)行政人事部經(jīng)理同意，并辦理相關借閱手續(xù)。存檔工作以方便查找、取閱為原則，用文件袋封存，文件框分類。傳閱管理公司內(nèi)部行文、收文不做批量印發(fā)但需相關范圍內(nèi)人員知悉的，由行政人事部制作傳閱單，傳閱人閱讀后簽名確認。本辦法自下發(fā)之日起實施請各部門參照執(zhí)行附件部分附件一：發(fā)文審批表附件二：發(fā)文登記表北京市梵爾賽燈飾有限公司