今天的話題

一、什么是文書學(xué)？

二、為什么要學(xué)習(xí)文書學(xué)？

三、文書學(xué)的基本知識及其基本要求一、什么是文書學(xué)

文書學(xué)是以文書及文書工作為研究對象的學(xué)科。主要研究文書及文書工作的發(fā)展歷史、性質(zhì)、任務(wù)、特點和作用，公務(wù)文書的性質(zhì)、特點、體例以及撰寫、辦理、管理、整理的基本要求和方法等，它屬于社會科學(xué)。文書學(xué)具有鮮明的特點：一是它的重要理論、原則受社會制度和意識形態(tài)的制約和影響，各國的文書學(xué)研究由于社會制度不同，各有自己的特色；二是它是一門實踐性很強的管理學(xué)科，它研究的對象和內(nèi)容都是人們在社會實踐中較具體的工作。

二、為什么要學(xué)習(xí)文書學(xué)檔案工作者應(yīng)該學(xué)點文書學(xué)的知識。文書學(xué)與檔案學(xué)是兩個關(guān)系極為密切的姊妹學(xué)科，二者的研究對象是同一事物的不同階段，故具有緊密的承接與制約關(guān)系。文書是檔案的前身，檔案是文書的轉(zhuǎn)化或歸宿，文書工作則是檔案工作的前提，檔案的質(zhì)量保證和工作水平的發(fā)展在相當(dāng)程度上依賴于文書的質(zhì)量和文書工作制度的健全。從逆向上看，檔案的整理、鑒定與保管工作的水平與方法，又指導(dǎo)與制約文書立卷（整理）工作的原則與方法。檔案管理的科學(xué)化，也可為文書工作提供不可缺少的查考資料。這兩項工作和兩個學(xué)科有互為一定條件的親密關(guān)系。隨著兩項工作各自研究內(nèi)容的逐步深化與研究領(lǐng)域的開拓，文書學(xué)和檔案學(xué)各自成為社會科學(xué)中一門獨立的學(xué)科。

三、文書學(xué)的基礎(chǔ)知識及其基本要求

（一）公務(wù)文書

1、公務(wù)文書的概念：公務(wù)文書，又稱公務(wù)文件或公文、文件，是由法定的機關(guān)或組織在公務(wù)活動中按照規(guī)范的體式，經(jīng)過特定的處理程序制定的憑證性信息記錄，包括收發(fā)文件、電報、報表、會議記錄、調(diào)查材料、登記薄冊等。

2、公務(wù)文書的特點（1）由法定的作者制定（2）具有法定的權(quán)威和現(xiàn)行效用（3）具有規(guī)范的體式（結(jié)構(gòu)和格式）并需經(jīng)過特定的處理程序。3、公務(wù)文書的作用(1)法律的約束作用

(2)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用(3)公務(wù)聯(lián)系作用(4)宣傳教育作用

(5)憑證依據(jù)作用。4、公務(wù)文書的分類

（1）發(fā)文、收文

（2）上行文、平行文、下行文

（3）法規(guī)文件、行政文件、黨的文件

（4）公布的文件、機密文件、內(nèi)部文件

5、公務(wù)文書的種類及其用法（1）命令（令）（2）決議（3）決定（4）指示（5）公告（6）通告（7）通知（8）通報（9）議案（10）報告（11）請示（12）批復(fù)（13）條列（14）規(guī)定（15）辦法（16）意見（17）函（18）會議紀要依據(jù)《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（2000）規(guī)定，行政機關(guān)公文有13種，獨有的4種（命令、議案、公告、通告）。

依據(jù)《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》（1996）規(guī)定，黨的機關(guān)公文有14種，獨有的5種（公報、指示、條例、決議、規(guī)定）。

共有的公文有9種：通知、報告、請示、批復(fù)、通報、決定、意見、函、會議紀要。命令（令）運用于：①依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；②宣布施行重大強制性行政措施；③嘉獎有關(guān)單位及人員。可分為三種：①公布令；②行政令；③嘉獎令。命令（令）具有法定強制性和嚴肅性的特點。黨的機關(guān)、群眾團體一般不以命令行文。對一般性的先進事跡和個人進行嘉獎也不用嘉獎令。縣及縣以下機關(guān)一般不使用該文種。決定適用于：①對重要事項或者重大行動作出安排；②獎懲有關(guān)單位及人員；③變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項?？煞譃槿N：①決策性決定；②獎懲性決定；③變更性決定。決定一般用于上級機關(guān)向下行文，也可以在本機關(guān)內(nèi)部使用。決定的使用范圍比較廣泛，除國家行政機關(guān)外，企事業(yè)單位乃至人民團體，都可使用決定。公告適用于：向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項?？煞譃椋?/p>

①重要事項公告（必須是國內(nèi)外關(guān)注的大事，如國家權(quán)力機關(guān)的重要決策、國內(nèi)外需要周知的事項、對國內(nèi)外有重大影響的慶吊禮儀活動等。）

②決定事項公告（國家機關(guān)特別是立法、司法以及監(jiān)察機關(guān)向國內(nèi)外宣布有關(guān)事件的處理事項）。公告通常由權(quán)力機關(guān)、監(jiān)督機關(guān)使用，人民團體、基層單位一般不用。通告適用于：公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項?？煞譃椋孩俜ㄒ?guī)性通告，用以公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守的事項；②知照性通告，用以公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)周知的事項。公告與通告的使用區(qū)別：①從發(fā)布的事項看，公告的事項更為重大；②從發(fā)布的機關(guān)看，公告一般由高級機關(guān)發(fā)布，而通告各機關(guān)甚至企事業(yè)單位都可以發(fā)布；③從受文對象看，公告的受文對象不僅有國內(nèi)的，也有國外的。通知適用于：

①批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文；②轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；③傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項；④任免人員?？煞譃椋孩倥D(zhuǎn)通知；②轉(zhuǎn)發(fā)通知；③傳達通知；④任免通知。通知適用范圍較廣，適用于各級行政機關(guān)。人民團體和企事業(yè)單位也廣泛使用通知，通知屬于下行文。通報適用于：表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況?？煞譃椋孩俦碚眯酝▓螅虎谂u性通報③傳達性通報。通報與決定的區(qū)別：一般來說，決定的事項要比通報的事項重大（要）。

表彰決定一般用于授予模范稱號或記功等事項；表彰通報一般用于表彰先進分子等事項。

處分決定一般用于錯誤性質(zhì)較嚴重，須給予黨紀或行政處分的事項；批評通報一般用于涉及的錯誤事項比處分決定要輕，但必須引起足夠的重視并加以改正。議案

適用于：各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項?！白h案”的使用機關(guān)比較明確，就是各級人民政府。人民政府以外的機關(guān)一般不使用“議案”這一文種?！白h案”屬上行文。報告適用于：向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。報告可分為：①匯報工作報告；②反映情況報告；③答復(fù)詢問報告。

“報告”屬于上行文。平行或不相隸屬的機關(guān)商洽問題、互通情況用“函”就行。請示適用于：向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)?？煞譃椋孩僬埱笾甘镜恼埵?；②請求批轉(zhuǎn)的請示。請示與報告的區(qū)別：①行文目的不同。請示一般要求上級機關(guān)給予直接的答復(fù)，即批復(fù)。報告則主要是下情上達，不要求批復(fù)。②行文的時間不同。請示必須是事前行文，報告則根據(jù)實際情況，事前、事中、事后均可行文。③行文內(nèi)容不同。請示是寫帶有迫切性的，需要上級機關(guān)指示、批準(zhǔn)的事項。報告主要著眼于匯報工作、反映情況等。

批復(fù)適用于：答復(fù)下級機關(guān)的請示事項?！芭鷱?fù)”都是下行文，使用批復(fù)的都是相對的上級機關(guān)。意見適用于：對重要問題提出見解和處理辦法?！耙庖姟睂儆谙滦形模邢鄬Φ纳霞墮C關(guān)都可使用意見。函適用于：不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項?？煞譃椋孩偕糖⒑?；②問答函；③批答函?！昂笔褂脧V泛，各級機關(guān)、單位都可使用，上、下、左、右都可發(fā)函。會議紀要適用于：記載、傳達會議情況和議定事項?？煞譃椋孩偾闆r性會議紀要。用以全面概括會議議程、議題、討論情況、討論結(jié)果和會議精神。②決議性會議紀要。用以記載和傳達會議的議定事項。③消息性會議紀要。用以發(fā)布會議成果。會議紀要屬綜合性文種。既可上報，又可下發(fā)，也可平行使用。兼有上行、下行和平行文的特征。例：下列公文標(biāo)題文種有無錯誤？或其他選擇？

1.《××市關(guān)于提高糧食銷售價格的通知》；

㊣可采用“決定”：適用于對重要事項或者重大行動做出安排。通知影響其效力。

2.《關(guān)于解決××水庫超標(biāo)運行及副壩溢洪造成損失問題的報告》；

㊣使用“請示”：請求上級幫助解決。

3.××市教育局給該市財政局的《關(guān)于解決民辦教師經(jīng)費問題的請示》；

㊣使用“函”：適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

4.《關(guān)于進一步加強涉農(nóng)負擔(dān)收費管理的報告》；

㊣可使用“意見”：對重要問題提出見解和處理辦法。

5.《中共××市委××市人民政府關(guān)于加強廉政建設(shè)的有關(guān)規(guī)定》；㊣可使用“意見”或“通知”：對重要問題提出見解和處理辦法；傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行的事項。

6.《XX市關(guān)于電話號碼啟用八位制的公告》㊣使用“通告”：公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項；

6、公務(wù)文書的體式

公文的體式，又叫公文程式，指的是公文的體例和格式。

（1）公文的體例

指公文的文體，即公文的語言體例、體裁、風(fēng)格與表現(xiàn)形式。

（2）公文格式

公文格式即公文的表現(xiàn)形式。公文格式包括公文的各個組成部分、各種管理標(biāo)記和版面的安排、紙型規(guī)格等。

①眉首區(qū)：保密等級、緊急程度、發(fā)文份號、發(fā)文機關(guān)名稱、發(fā)文字號（在紅色反線以上部分）。

②主體區(qū)：公文標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)送機關(guān)簽章、成文日期、附注等。

③版記：主題詞、主送、抄送、印發(fā)、說明等（版記一般在公文最后一頁的底部，其位置均在雙數(shù)頁面上）。

④紙型規(guī)格：A4型紙（210mm*297mm），一般使用紙張定量為60g/m2~80g/m2。一般公文首頁版式一般公文末頁版式例：

3號黑體推薦小標(biāo)宋體3號宋體2號小標(biāo)宋體3號仿宋附注3號黑體3號小標(biāo)宋體3號仿宋聯(lián)合行文主辦機關(guān)排在前聯(lián)合行文過多時，保證首頁顯示正文

（四）發(fā)文字號：由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成，年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；序號不能使用虛數(shù)；聯(lián)合行文時使用主辦機關(guān)發(fā)文字號正確：江府〔2008〕5號錯誤：江府（2008）5號江府[2008]5號江府〔2008〕05號

（五）正文部分：

1、標(biāo)題：3個以內(nèi)聯(lián)合發(fā)文標(biāo)題不能省略發(fā)文機關(guān)；不能出現(xiàn)過多的文種正確不規(guī)范思考：

“××縣人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《××市人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)<××省人民政府關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)民政部關(guān)于開展扶貧捐助和慰問活動的通知>的通知》的通知”。假如到鎮(zhèn)級政府標(biāo)題如何處理？

XX鎮(zhèn)人民政府轉(zhuǎn)發(fā)民政部關(guān)于開展扶貧捐助和慰問活動的通知

2、數(shù)字、年份不能回行（阿拉伯?dāng)?shù)字、年份不能分成兩行）。

3、標(biāo)題序號“一、（一）1.（1）”

4、除特定需要漢字外，正文中一般使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

在公文中主要使用阿拉伯?dāng)?shù)字，如表示數(shù)量、長度、高度、面積、體積、重量和百分比等。詞、詞組、成語、慣用語、縮略法和具有修辭色彩語句中做為詞素使用的數(shù)字應(yīng)用漢字。

如：“

50%”不能寫成“百分之五十”

“20世紀90年代”不能寫成“二十世紀九十年代”

“黨的十四大”錯成“黨的14大”。

5、附件：公文如有附件，在正文下一行標(biāo)識。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼,附件名稱后不加標(biāo)點符號。如：附件：1.××××2.××××

正確錯誤

6、一般不標(biāo)注“此頁無正文”當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決7、成文日期與印發(fā)日期成文日期：行政機關(guān)公文要求必須用漢字標(biāo)全：如：二ＯＯ八年九月二十四日黨的機關(guān)未做具體要求，但慣例使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)全：如：2008年9月24日印發(fā)日期一律用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)全成文時間印發(fā)時間

8、主題詞標(biāo)注（最多5個，最后為文種）

10、公文生效標(biāo)識：

行政機關(guān)聯(lián)合向上行文，為簡化手續(xù)和提高效率，由主辦單位加蓋印章即可；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。（1）單一發(fā)文印章落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，成文時間右空4字（2）聯(lián)合行文印章

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間，兩印章之間不相交或相切。

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切。成文時間：最后一排印章之下右空2字。

其他需要注意的問題：

（一）排版裝訂。行政公文用紙應(yīng)采用國標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)A4型，一般每個頁面排22行，每行28個字，雙面印刷。（二）頁碼。置于版心下邊緣之一行，左右各一條4號一字線，單頁碼居左空一字，雙頁碼居右空一字，目的是方便閱讀?！绊摯a居中”？有的頁碼兩側(cè)沒有一字線。（三）表格。公文正文中如有表格，需要將其從中抽出作為公文的附件單獨表述。正文中穿插表格，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便。

7、公文的稿本（1）草稿（2）定稿（3）正本（4）副本（5）暫行本、試行本（6）草案本（7）修訂本（8）各種文字文本8、公文撰寫（1）撰寫公文的基本要求

①觀點正確，符合黨和國家的方針、政策及法律、法規(guī)；

②切合實際準(zhǔn)確無誤；③文字簡明，條理清楚，篇幅簡短；

④體式規(guī)范，書寫材料優(yōu)良。（2）撰寫公文的步驟和方法①明確發(fā)文的主題和目的；②收集有關(guān)材料，進行調(diào)查研究；③擬寫提綱，安排結(jié)構(gòu)；④緊扣主題，起草正文；⑤反復(fù)檢查，認真修改。（3）常用公文的撰寫命令（令）決定公告、通告通知通報請示、報告批復(fù)函會議紀要

(二)文書工作1、文書工作的含義：文書工作通常又叫文書處理工作，是指應(yīng)機構(gòu)開展各類活動的需要，醞釀生成公文直至辦理完畢可以有效管理的全部活動。包括公文的撰寫、傳遞、運轉(zhuǎn)、整理、檢索查閱、歸檔保存等項工作環(huán)節(jié)。2、文書工作的任務(wù)：基本任務(wù)、具體任務(wù)。3、文書工作的特點：政治性、時效性、程序性、技術(shù)性。4、文書工作的作用：①它是機關(guān)工作的紐帶；②它是機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作的助手；③它是保守黨和國家機密的重要環(huán)節(jié)；④它可為檔案工作打好基礎(chǔ)。5、文書工作的基本原則：實事求是、精簡、高效。6、文書處理的基本要求：及時、準(zhǔn)確、安全。

7、