會計電算化教案項目二系統(tǒng)操作與系統(tǒng)管理成都職業(yè)技術學院財經學院【教學目的與要求】理解賬套和年度賬，系統(tǒng)管理員和賬套主管的區(qū)別掌握系統(tǒng)管理員與賬套主管的職責與權限理解系統(tǒng)運行安全和數(shù)據安全的重要性理解企業(yè)基礎檔案設置的重要性成都職業(yè)技術學院財經學院2．1系統(tǒng)管理

2．1．1啟用會計信息系統(tǒng)1．新用戶操作流程

安裝啟動系統(tǒng)管理模塊設置操作員新建賬套設置操作員權限啟動其他系統(tǒng)成都職業(yè)技術學院財經學院2．老用戶操作流程啟用系統(tǒng)管理建立新年度賬結轉上年數(shù)據啟動其他系統(tǒng)設置操作員權限進入新年度操作成都職業(yè)技術學院財經學院2．1．2系統(tǒng)管理的主要功能1．賬套管理

賬套即指一組相互關聯(lián)的數(shù)據。一般來說，可以為企業(yè)中每一個獨立核算的單位建立一個賬套，系統(tǒng)可以擁有多個賬套。賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等。

2．年度賬管理

年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結轉上年數(shù)據3．操作權限的集中管理以及安全機制的統(tǒng)一設立

操作權限的集中管理包括設定系統(tǒng)各模塊的操作員并為操作員分配一定的權限；設立統(tǒng)一的安全機制，其中包括數(shù)據庫的備份、功能列表及上機日志。成都職業(yè)技術學院財經學院2．1．3系統(tǒng)管理的啟動

啟動系統(tǒng)管理將涉及諸多具體管理的操作過程，下面以用友財務軟件為例進行具體說明。首先選擇桌面上的“開始”菜單，依次指向“程序”、“系統(tǒng)服務”，最后單擊“系統(tǒng)管理”，即可啟動。打開“系統(tǒng)管理”窗口。成都職業(yè)技術學院財經學院1．注冊(1)系統(tǒng)管理員與賬套主管①系統(tǒng)管理員

系統(tǒng)管理員還可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份注冊進入，可以進行賬套的建立、引入和輸出，設置操作員和賬套主管，設置和修改操作員的密碼及其權限等。成都職業(yè)技術學院財經學院②賬套主管

賬套主管負責所選賬套的維護工作，其中主要包括對所選賬套進行修改、對年度賬的管理（包括創(chuàng)建、清空、引入、輸出和各子系統(tǒng)的年末結轉、所選賬套的數(shù)據備份），以及該賬套操作員權限的設置。（2）“注冊”操作

進入系統(tǒng)管理員登錄界面，輸入系統(tǒng)管理員權限密碼并確認，即可注冊。此時，在“系統(tǒng)管理”界面的左下角會指明注冊為“系統(tǒng)管理員”。成都職業(yè)技術學院財經學院2．“配置”操作

系統(tǒng)管理可以對系統(tǒng)的數(shù)據進行自動備份，以增強系統(tǒng)數(shù)據的安全性。用戶可以通過系統(tǒng)管理中的配置功能，來對系統(tǒng)數(shù)據的備份方式進行設置，使之能夠更好地滿足用戶的使用要求。在此，用戶可以決定是否使用“自動備份”功能，還可指定備份路徑。此外，用戶還可以指定自動卸載時間。自動卸載是指系統(tǒng)管理中沒有任何功能任務登錄的時間超過了一個固定值，系統(tǒng)管理便自動終止服務，自動卸載下來。這個固定時間段可以由用戶在界面中自行指定。3．“注銷”操作系統(tǒng)菜單下的“注銷”，可以將舊的注冊注銷掉，重新進行注冊。成都職業(yè)技術學院財經學院2．1．4設置操作員及權限管理1．操作員設置

只有系統(tǒng)管理員才有權利設置操作員。因此，定義系統(tǒng)操作員時，必須以系統(tǒng)管理員的身份注冊進入系統(tǒng)管理，然后進入“操作員管理”界面，在該界面中，可以進行操作員的維護工作。如下圖所示：

成都職業(yè)技術學院財經學院

（1）增加操作員

如圖所示，單擊“增加”，輸入編號“101”，輸入姓名“李樂”，輸入所屬部門“財務部”，單擊“增加”。成都職業(yè)技術學院財經學院（2）修改和刪除操作員

在“操作員管理”界面，選中一操作員，運用“修改”或“刪除”按鈕，即可實現(xiàn)對該操作員的修改或刪除操作。但所設置的操作員用戶一旦以其身份進入過系統(tǒng)（即該操作員已被啟用），便不能被修改和刪除。（3）刷新

在“操作員管理”界面上，“刷新”按鈕的作用是根據系統(tǒng)中有關操作員用戶的變化來適時地刷新系統(tǒng)管理中有關操作員設置的內容，此功能在網絡版時尤其重要。成都職業(yè)技術學院財經學院2．“權限設置”操作（1）設定或取消賬套主管

在“操作員權限”界面中，用戶首先在左邊窗口選擇欲設定或放棄賬套主管資格的操作員，然后在界面最上一行選擇賬套，最后用鼠標單擊旁邊的賬套主管標記。

成都職業(yè)技術學院財經學院（2）增加操作員權限

①如圖所示，在左側選中操作員“李樂”，在右側選中“888成都東方有限公司賬套”，選中期間“200７”年，在賬套前面“賬套主管”前打上對勾，在“設置操作員:［101］會計主管權限嗎?”中，選擇“是”。成都職業(yè)技術學院財經學院②在“操作員權限”窗口中，選中操作員“張山”，單擊“增加”，選中“888”賬套，選中會計期間“200７”年。③如圖所示，在總賬前空白處單擊，在右側“填制憑證”前雙擊，賦予“張山”填制憑證權限，單擊“確定”。成都職業(yè)技術學院財經學院（3）刪除操作員權限

系統(tǒng)管理員或賬套主管可以對非賬套主管的操作已擁有的權限進行刪除。方法是：首先在界面右側的權限顯示區(qū)點取欲被刪除的權限，然后單擊“刪除”按鈕，此時系統(tǒng)將自動彈出一個對話框彈出一個對話框以供用戶對該刪除操作進行確認。成都職業(yè)技術學院財經學院2．1．5賬套管理1．建立賬套

設定操作員之后、進行系統(tǒng)之前，首先應該為本單位建立一個賬套。以系統(tǒng)管理員的身份注冊進入系統(tǒng)管理。在系統(tǒng)管理界面賬套菜單下，進入創(chuàng)建賬套界面。跟隨建賬套向導，創(chuàng)建賬套的過程分為以下5步：（1）單擊“賬套”，選中“建立”單擊。（2）如圖，輸入賬套號“888”，輸入賬套名稱“成都東方有限公司”，輸入啟用會計期間“200７年３月”，單擊“下一步”。成都職業(yè)技術學院財經學院（2）輸入單位信息

如圖所示，輸入單位名稱“沈陽市華旭集團有限責任公司”，輸入單位簡稱“東方”，輸入單位地址“成都市三友街888號”，輸入法人代表“王一”，輸入電話，輸入稅號“123456789”，單擊“下一步”。成都職業(yè)技術學院財經學院（3）輸入核算信息

如圖所示，輸入本幣代碼“RMB”，輸入本幣名稱“人民幣”，選擇企業(yè)類型“工業(yè)”，選擇行業(yè)性質“股份制”，選定“按行業(yè)性質預置科目”選項，單擊“下一步”。成都職業(yè)技術學院財經學院（4）輸入基礎信息選項

如圖所示，根據單位的實際情況，決定選中某些項。在本例中分別選中“存貨是否分類”、“客戶是否分類”、“供應商是否分類”、“有無外幣核算”。如果不能確定是否進行分類核算，在此可以不進行設置，等分銷軟件啟用時再進行設置。單擊“完成”，在“可以創(chuàng)建賬套了么?”中選擇“是”成都職業(yè)技術學院財經學院（5）完成“基礎信息設置”

賬套建立后，系統(tǒng)將分別提示設置“基礎信息設置”，即“分類編碼方案”和“數(shù)據精度定義”，完成上述設置后賬套創(chuàng)建成功。如圖所示:成都職業(yè)技術學院財經學院2．修改賬套

用戶可以通過修改賬套功能，查看或修改賬套信息。以賬套主管的身份注冊，選擇相應的賬套，進入系統(tǒng)管理界面，在此進行賬套修改。系統(tǒng)自動列出所選賬套的賬套信息、單位信息、核算信息和基礎設置信息，賬套主管可根據自己的實際情況，對允許進行修改的內容進行修改。只有賬套主管才有權限修改相應的賬套。

3．賬套的引入和輸出（1）賬套的輸出

成都職業(yè)技術學院財經學院（1）在“系統(tǒng)管理”窗口中單擊“賬套”，選中“輸出”，在賬套號中選中“888”賬套，如果要刪除當前賬套，則在“刪除當前輸出賬套”前打上對勾;如不刪除可直接單擊“確認”。（2）在“選擇備份目標”中，選中E盤，找到事先建立的文件夾q，雙擊打開，單擊“確認”，然后系統(tǒng)開始備份，備份后出現(xiàn)提示“硬盤備份完畢!”。成都職業(yè)技術學院財經學院(2)賬套的輸入

首先,在“系統(tǒng)管理”窗口中單擊“賬套”，選中“引入”，如圖所示，選中E盤中的名為q的文件夾并雙擊打開，選中賬套文件后單擊“打開”。其次,當出現(xiàn)窗口詢問““此項操作將覆蓋［888］賬套當前的所有信息，繼續(xù)嗎?”時單擊“是”，完成賬套引入。2．1．6年度賬管理

年度賬套管理由賬套主管負責，包括年度賬套的建立、引入和輸出、結轉上年數(shù)據和清空年度數(shù)據等。成都職業(yè)技術學院財經學院2．1．7使用視圖視圖主要包括3個部分，即刷新、清除異常任務和上機日志。1．刷新

系統(tǒng)管理可以隨時將正在登錄到系統(tǒng)管理的子系統(tǒng)及其正在執(zhí)行的功能在界面列示出來。這些隨時可能改變的內容將根據系統(tǒng)的執(zhí)行情況自動變化。如果想看最新情況，可以在“系統(tǒng)管理”窗口中單擊“視圖”后選中“刷新”即可。2．清除異常任務

在操作軟件的過程中，如果出現(xiàn)網絡阻斷、死機等異?，F(xiàn)象，則單擊“視圖”后選中“清除異常任務”，系統(tǒng)會把這些異常任務所申請的系統(tǒng)資源予以釋放，使系統(tǒng)恢復正常。3．上機日志

為了保證賬套數(shù)據的安全，為審計留下更充足的線索，系統(tǒng)可以隨時對系統(tǒng)的操作員、操作起止時間、操作的具體內容進行自動記錄，形成上機日志。單擊“視圖”按鈕后選中“上機日志”，可以利用其中的“過濾”按鈕，輸入過濾條件后，單擊“確認”按鈕，即可查看各個操作員的上機日志。如果想看最新的上機日志，可以單擊“刷新”，將上機日志的內容進行刷新。成都職業(yè)技術學院財經學院2．2基礎設置

(1)點擊“開始”選中“程序”選中“用友財務及企業(yè)管理軟件UFERP-M811”選擇“系統(tǒng)控制臺”，進入“系統(tǒng)控制臺”。（2）在賬套中選擇“888”賬套，會計年度選中“2001”，輸入操作日期，選擇用戶“李樂”，單擊“確定”。（3）單擊“基礎設置”，進入基礎設置主界面，如圖所示。成都職業(yè)技術學院財經學院2．2．1基本信息設置1．編碼方案

為了便于用戶進行分級核算、統(tǒng)計和管理，系統(tǒng)可以對基礎數(shù)據的編碼進行分級設置，可分級設置的內容有：科目編碼、存貨分類編碼、客戶分類編碼、供應商分類編碼、收發(fā)類別編碼、部門編碼、結算方式編碼、地區(qū)分類編碼和成本對象編碼等。（1）設置編碼方案

編碼方案設置是按照資料在“分類編碼方案”設置界面進行的，成都職業(yè)技術學院財經學院（2）編碼方案中各欄目說明①科目編碼級次，系統(tǒng)最大限制為6級15位，且任何一級的最大長度都不得超過9位編碼。一般單位用422即可。用戶在此設定的科目編碼級次和長度將決定用戶單位的科目編號如何編制。例如，某單位將科目編碼設為422，則科目編號時一級科目編碼是4位長，2-3級科目編碼均為兩位長。②存貨分類編碼級次，系統(tǒng)的最大限制為8級12位，且任何一級編碼長度都不得超過9位編碼。③客戶分類編碼級次，系統(tǒng)的最大限制為5級12位，且任何一級編碼長度都不得超過9位編碼。④供應商分類編碼級次，系統(tǒng)的最大限制為8級12位，且任何一級編碼長度都不得超過9位編碼。成都職業(yè)技術學院財經學院⑤收發(fā)類輥編碼級次，系統(tǒng)將收發(fā)類別編碼級次固定為3級，總長度不得超過5位編碼。⑥部門編碼級次，系統(tǒng)的最大限制為5級12位，且任何一級編碼長度都不得超過9位編碼。⑦結算方式編碼級次，系統(tǒng)將結算方式編碼級次固定為兩級，總長度不得超過3位編碼。⑧地區(qū)分類編碼級次，系統(tǒng)的最大限制為5級12位，且任何一級編碼長度都不得超過9位編碼。成都職業(yè)技術學院財經學院2．數(shù)據精度由于各用戶企業(yè)對數(shù)量、單價的核算精度要求不一致，為了適應各用戶企業(yè)的不同需求，系統(tǒng)提供了自定義數(shù)據精度的功能。在系統(tǒng)管理部分需要設置的數(shù)據精度主要有存貨數(shù)小數(shù)位、存貨單價小數(shù)位、開票單價小數(shù)位、件數(shù)小數(shù)位數(shù)和換算率小數(shù)位數(shù)。具體要求是只能輸入0-6之間的整數(shù)；系統(tǒng)默認值為2。根據實際需要用戶可以更改小數(shù)位數(shù)。成都職業(yè)技術學院財經學院2．2．2機構設置

1．建立部門檔案（1）如圖所示，雙擊“部門檔案”后的空白處，進入“部門檔案”。成都職業(yè)技術學院財經學院（2）如圖所示，單擊“增加”，輸入部門編碼、部門名稱和部門屬性等，單擊“保存”即可。成都職業(yè)技術學院財經學院2.建立職員檔案（1）雙擊“職員檔案”后的空白處，進入“職員檔案”。（2）單擊“增加”，輸入職員編號、職員名稱、所屬部門及職員屬性后按回車鍵。成都職業(yè)技術學院財經學院2．2．3往來單位設置1．客戶分類（1）雙擊“客戶分類”后的空白處，進入“客戶分類”。（2）單擊“增加”，輸入類別編碼、類別名稱，單擊“保存”。2．客戶檔案（1）雙擊“客戶檔案”后的空白處，進入“客戶檔案卡片”。（2）如圖，先選中“02中期客戶”，單擊“增加”，選擇客戶檔案“基本”選項卡，如圖所示，輸入客戶編號“001”，客戶名稱“沈陽萬科有限公司”，客戶簡稱“萬科”，所屬行業(yè)“商業(yè)”，稅號“1111111111111111”，開戶銀行“工行”，銀行賬號“1111”。成都職業(yè)技術學院財經學院（3）如圖,選擇“聯(lián)系”選項卡，輸入地址“沈陽市中山路1號”，以及其他相關信息。（4）如圖，選擇“信用”選項卡，輸入相關信息。（5）如圖，選擇“其他”選項卡輸入相關信息后，單擊“保存”。成都職業(yè)技術學院財經學院3．供應商分類(1）在“供應商分類”后的空白處雙擊，進入“供應商分類”對話框。（2）單擊“增加”，輸入類別編碼、類別名稱，并單擊“保存”。4．供應商檔案5．地區(qū)分類成都職業(yè)技術學院財經學院2．2．4存貨設置1．存貨分類

存貨分類用于設置存貨分類編碼、名稱及所屬經濟分類。2．存貨檔案

本功能完成對存貨目錄的設立和管理，隨同發(fā)貨單位或發(fā)票一起開具的應稅勞務等也應設置在存貨檔案中。成都職業(yè)技術學院財經學院2．2．5財務設置1．科目

本功