采購與倉儲實訓

崗位認知：

采購管理崗位的主要職責：認真執(zhí)行公司采購管理規(guī)定和實施細則，嚴格按采購

計劃采購，做到及時、適用，合理降低物資積壓和采購成本。對購進物品做到票證齊

全、票物相符，報帳及時。熟悉和掌握市場行情，按“質優(yōu)、價廉”的原則貨比三

家，擇優(yōu)采購。注重收集市場信息，及時反饋市場價格和有關信息。合理安排采購順

序，對緊缺物資和需要長途采購的原料應提前安排采購計劃及時購進。嚴把采購質量

關，物資選擇樣品供使用部門審核定樣，購進大宗物資均須附有質保書和售后服務合

同。

倉儲管理崗位的主要職責：積極協(xié)助有關部門妥善解決使用過程中會出現(xiàn)的問

題。加強與驗收、采購人員的協(xié)作，有責任提供有效的物品保管方法，防止物品保管

不妥而受損失。負責商品的驗收和退貨管理，對商品的條形碼、名稱、數(shù)量、生產日

期、保質期、質量進行核查，負責收料，發(fā)料，庫存管理,確保倉庫區(qū)域劃分明確帳、

卡、物三者一致，負責料件的收發(fā)，半成品，成品的入庫，和成品出貨，能熟練完成

倉庫的定期盤點，負責原材料的出入庫作業(yè)管理，做到材料的先進先出，帳料合一。

工單備料以及材料的定期盤點，5S整理及材料儲存環(huán)境的管理，確保倉庫帳物準確，

負責相關單據(jù)的存檔。

任務1如何采購原材料

原材料的采購是任何一家公司生產過程中的重要組成部分，它不僅僅是一個生產

計劃的開始，公司產品的成本，也是公司進行經營和營利的重要環(huán)節(jié)之一。由此，采

購過程的優(yōu)化就顯得尤為重要。

原材料的采購首先需要了解采購的流程，它分為：收集信息，詢價，比價、議

價，評估，索樣，決定，請購，訂購，協(xié)調與溝通，催交，進貨檢收，整理付款等步

驟。

在公司進行采購原材料時，首先需進行采購計劃，根據(jù)所要采購的原材料信息選

擇相應的原料供應商。依據(jù)以下要求進行供方選擇：

1、根據(jù)公司的需要，按提供產品或服務的能力評價和選擇供方；

2、明確各類供方的評定方式和評審程度；

3、根據(jù)公司的需要，按規(guī)定的周期選定或重新選定或評價供方；

4、評定合格的供方列表明確，以便公司采購時選定；

5、形成并保留相關的記錄或資料，包括可能要求采取的糾正措施要求。

具體流程如下：各申購部門根據(jù)實際情況及公司的相關規(guī)定，提報材料申購計

劃，由所在部門主管同意后，到倉庫核實所請購材料的實際庫存是否超過公司的相關

規(guī)定，由系統(tǒng)傳至總經理批準（根據(jù)權限），然后至采購部采購內勤，采購內勤進行

整理建單，系統(tǒng)自動分流至各采購人員，經相關資信確認后建立詢價單并傳真至供應

商，要求客戶進行報價，客戶的報價經內勤整理后登記進入系統(tǒng)，采購人員負責進行

議價，經過與供應商洽談，與每家商定的最終價格與議價結果一并由采購內勤整理進

入系統(tǒng)采購審批表，相關部門：申購部門主管確認、采購主管或總經理（根據(jù)權限）

在系統(tǒng)里簽字確認后，采購內勤按要求訂立合同、訂購單及相關技術或服務協(xié)議，合

同及協(xié)議的原件存檔，復印件由采購內勤保管，并進行整理登記，價格審核人員進行

核價，采購人員按合同要求通催促供應商送貨，內勤在系統(tǒng)里進行訂金、結帳、質保

金管理，材料到公司后，由采購內勤開具收料單，由保管員通知申購人員按合同要求

及相關標準進行驗收，驗收合格后入庫，倉庫保管員進行分類登記，開具入庫單，并

通知申購人員，采購內勤根據(jù)入庫登記，進行消單。

采購流程相關要求:

1、申購計劃各部門須按公司的相關材料分類規(guī)定分類整理，并詳細標明要求、用

途，提供行業(yè)標準，要求到貨時間等；

2、計劃單到達保管員后，保管人員根據(jù)公司的庫存規(guī)定修改申購計劃；

3、供應內勤詢價要做到一日內傳給具有一定資信的客戶，兩日內催促客戶將報價傳

回，并對詢價單、報價單、客戶資信資料進行整理，并對后續(xù)工作采購人員的議價過

程進行整理；

4、采購人對每種或每批材料與每家供應商的議價不少于三輪；

5、議價的結果送采購內勤整理，采購內勤建采購審批表，審批表的附件包括：各供

應商的報價、付款條件、服務承諾與技術保障及供應商的資信證明等；

8、采購內勤須對供應商送貨進度進行跟蹤管理；

9、采購內勤須對合同所確定的訂金、貨款及質保金進行系統(tǒng)管理；

10、申購人員負責按買賣雙方所確認的標準驗收，沒有驗收或驗收不通過，不得入

庫，特殊情況提報總經理批準，誰驗收誰負責；

11、采購員、采購主管、總經理對材料采購價格負責；

12、整個采購流程結束后，采購內勤負責建立供應商資信檔案，內容包括：供應商的

基礎信息資料、本產品或本行業(yè)執(zhí)行標準、相關部門對供應商的綜合實力考察報告、

產品的使用及售后服務情況跟蹤。

采購實踐可分為戰(zhàn)略采購和日常采購兩部分。戰(zhàn)略采購是采購人員根據(jù)企業(yè)的經

營戰(zhàn)略需求，制定和執(zhí)行采購企業(yè)的物料獲得的規(guī)劃，通過內部客戶需求分析，外部

供應市場、競爭對手、供應基礎等分析，在標桿比較的基礎上設定物料的長短期的采

購目標、達成目標所需的采購策略及行動計劃，并通過行動的實施尋找到合適的供應

資源，滿足企業(yè)在成本、質量、時間、技術等方面的綜合指標。

戰(zhàn)略采購計劃內容包含采用何種采購技術、與什么樣的供應商打交道，建立何種

關系，如何培養(yǎng)與建立對企業(yè)競爭優(yōu)勢具有貢獻的供應商群體，日常采購執(zhí)行與合同

如何確立等等。

日常采購是采購人員根據(jù)確定的供應協(xié)議和條款，以及企業(yè)的物料需求時間計

劃，以采購訂單的形式向供應方發(fā)出需求信息，并安排和跟蹤整個物流過程，確保物

料按時到達企業(yè)，以支持企業(yè)的正常運營的過程。

采購的對象分為直接物料和間接物料，直接物料將用于構成采購企業(yè)向其客戶提

供的產品或服務的全部或部分，間接物料將在企業(yè)的內部生產和經營活動中被使用和

消耗。

采購中極為重要的就是需要盡可能最大化的降低采購成本以擴大企業(yè)的利潤空

間，提升企業(yè)競爭力，那么如何降低采購成本呢？

首先需要了解采購價格構成：供應商成本的高低，規(guī)格與品質，采購物料的供需

關系，生產季節(jié)和采購時機，交貨條件，付款條件。以及采購商品的成本構成：工程

或制造的方法，所需的特殊工具、設備，直接及間接材料成本，直接及間接人工成

本，制造費用或外包費用，營銷費及稅捐、利潤。

而后進行合理價格分析，采購價格應以達到適當價格為最高目標，采購員必須以

采購要求，根據(jù)市場行情，分析物料的質量狀況和價格變動情況，選擇物美價廉的物

料進行購買。并進行進行成本分析，價格分析，市場調研，多家廠商報價，以確定價

格的合理性與否。

最后根據(jù)事先制定合理的采購計劃，查詢當前市場行情，掌握影響成本的因素和

事件。事中尋找多家合格廠商的報價，制作底價或預算，運用議價技巧。事后選擇價

格適當?shù)膹S商簽訂合約，利用數(shù)量或現(xiàn)金折扣。以達到降低采購成本的目的。

在具體實施各個環(huán)節(jié)的過程中，企業(yè)相關負責人及采購員的素質也是需要嚴格把

關的。作為一個采購員的必備能力：成本意識與價值分析能力、預測能力、表達能

力、良好的人際溝通與協(xié)調能力、專業(yè)知識。一名好的采購員采購員必備能力外，要

有合理的采購計劃，遵守5R原則，選擇合適的供應商，并加于管理，不斷提高。在

不影響企業(yè)正常生產下，降低采購成本。采購計劃與需求確認、供應商選擇與管理、

采購數(shù)量控制、采購品質控制、采購價格控制、交貨期控制、采購成本控制、采購合

同管理、采購記錄管理。

在實際的采購過程中，采購員的業(yè)務能力高低會在很大程度上影響采購計劃能否

順利實施。采購員在不同業(yè)務采購情況需要不同的應變能力，以下是一些采購過程中

通常會遇到的情況：

有一批物料采購員已經下訂單通知供應商生產，但接到通知說因為客戶已取消此

訂單，但公司其它的產品又不可能用到。

碰到這種情況時，首先得了解供應商對所下訂單的完成狀況，同時要求供應商停

止訂單的生產。根據(jù)供應商的反饋來決定處理。

1、若供應商還未進行訂單的正式生產，可與供應商協(xié)調取消此單，請其幫忙將所訂

原材料用于其它產品的生產；

2、若供應商已進行了生產，要求供應商提供準確的生產數(shù)量，再與市場部協(xié)調看此

種物料是否會在今后的生產中使用？若將來有用，只需與供應商協(xié)調將送貨期推后即

可。若不可能再用，應該向客戶索取已生產物料的賠償金。若客戶以毀約日期在合同

準許之內為由，不做任何賠償時，應盡快與供應商協(xié)調以成本價將物料金額算清，并

考慮物料報廢后是否有利用價值？盡可能將損失降到最低。

客戶突然取消定單，而物料又回到工廠了，供應商不同意退貨（不能向客戶索

賠）。通常這種情況，在采購行業(yè)中比較少發(fā)生，因為采購員跟客戶有簽定一系列的

合同，跟采購員的供應商也有簽定一系列的合同，當客戶突然取消訂單的時候，并不

是說客戶只是說把訂單取消，而不給予任何處理方式，一般來講，客戶肯定會給予采

購員一些處理的方式，例如說：為這批貨找新的買家，需要一定的時間，所以，這時

候，一般來講，口頭上客戶是說要找新買家，可是時間不等，采購員只能去想辦法通

過各種渠道去幫助客戶，同時適當?shù)母虦贤?，如果此款產品是行業(yè)中通用了，

也就是說是標準件，可以適當?shù)母虦贤垂棠芊癜汛丝町a品銷售出去，用

雙方合作的誠信關系，試著去說服供應商，如果供應商不幫忙，不同意退貨的話，只

能跟老板或是跟客戶商量，把這批貨收下來，然后試著找這個產品的同行，或是尋找

一些相關信息、，看能否把這批貨賣出去。因為采購商都有跟供應商簽定合同，不是供

應商問題的時候，采購商不可以輕易的作退貨處理。

如何維持與舊供應商的關系？供應商從從客觀理論上講并不是采購員的客戶，到

需要時采購員與供應商才會互相聯(lián)系，而且是供應商主動，采購員只需要公事公辦即

可。

如何判定供應商報價的真實？可以通過以下方法：通過多家比價；通過成本分

析；通過該產品的功能定位來自行與同等產品比較進行確定。

老供應商每次報價都略高于新供應商，但溝通后又同意適當降低。分開走貨，從

新供應商小批量購進。當然此批如果還是從老供應商走大部分。因為一個產品不僅僅

是價格問題，還有規(guī)格，外形，使用壽命、交期等等一些方面，必須小批量試樣后才

能做出最后決定。

另外一般來說公司一樣產品的分額應該是三七開，誰的有優(yōu)勢誰占大頭。實際生

產中會有各種狀況出現(xiàn)，有兩家供應商才能有效的去解決這些問題。如果最后老供應

商價格比新的高，那么會從新的買大頭，但是仍然會維持與老供應商的供求關系，一

個長期往來的供應商是一筆財富。價格一致會從老供應商那買大頭，保留新供應商的

供貨資格。

對于一款新產品，采購員如何評估供應商的報價是否合理？順便談談采購員通常

是如何估算產品成本？對于一款新產品，如果采購員要評估供應商的報價是否合理，

在新產品評估價格前，首先采購員要知道新產品的零件BOM表，這樣，采購員可以通

過對各款零件的認識，去大概做一個市場的調查，各款零件的調查結果統(tǒng)籌做成表

格，再根據(jù)零件的加工精細要求去尋求一些相關的資料，可以適當?shù)娜チ私膺@些零件

行業(yè)的一些相關的質量標準，而后根據(jù)當時當?shù)氐募庸こ杀竞图庸べM用作一些大概的

統(tǒng)籌，這樣，當供應商報價給采購員的時候，就可以大概的算出供應商的報價是否合

理；而采購員估算成本的方式也會通過這一系列的調查來評估產品的成本；如果涉及

到的工藝超過采購的專業(yè)范疇，一般就需要公司的工程技術人員從旁協(xié)助，以期達到

最好的談判效果。

采購流程的優(yōu)化方法主要包括：

1、發(fā)現(xiàn)問題：此階段由使用部門提出需求。只有具體的使用者知道他們的需求是什

么，而不是決策者，這是工業(yè)品銷售的基層環(huán)節(jié)；

2、項目可行性研究：這個階段使用者已經將發(fā)現(xiàn)的問題向上層匯報，客戶內部在醞

釀要不要采購計劃、考慮預算等問題；

3、項目立項：這一階段一般會組建有使用部門、技術部門、財務部門、決策部門等

人員共同組成的項目采購小組；

4、確定采購的技術標準：在這一階段，是客戶關于采購標準制定階段。通常由客戶

使用部門和技術部門分析需求，再把需求轉化成采購標準；

5、招標：采購標準制定好以后，客戶將以標書的形式發(fā)布出來，準備投標的廠家那

到表述就可以制定方案了。此時，不管銷售人員如何推薦本產品的優(yōu)點，客戶一般不

會改動采購方案，除非發(fā)現(xiàn)了致命的缺陷。因為對他們來說，采購方案的改動是“牽

一發(fā)而動全身”的，成本很高；

6、項目評標：客戶一般會與兩家以上的銷售廠家進行洽談，以便進行評估和比較，

得到更好的商業(yè)條件。這個階段會確立首選供應商；

7、合同審核：這一階段客戶會通過商務談判，努力爭取一些附加價值。產品的技術

標準和規(guī)格、數(shù)量以及付款方式等都是合同審核的內容；

8、簽訂協(xié)議：本階段是簽訂合同，交付產品，實施安裝。合同的簽訂并不意味著交

易的結束。真正的銷售這個時候才真正開始。銷售人員要按合同認真履行承諾，準時

交貨，按進度完成。了解客戶內部采購流程，是工業(yè)品營銷說對話、找對人、做對事

的前提。

有效控制采購流程的方法主要包括：

1、估計供應商的產品或服務成本?？梢酝ㄟ^參觀供應商的設施，觀察并適當提問獲

得許多有用的數(shù)據(jù)，以估計供應商的成本。記住，要估計供應商的成本，采購員必須

了解產品的用料，制造該產品的操作人員數(shù)量，以及所有直接用于生產過程的設備的

總投資額；

2、估計競爭對手的產品或服務成本。對競爭對手的估測能提供必要的信息，使公司

在市場中采取主動。這種先發(fā)制人的姿態(tài)使企業(yè)保持業(yè)界的領先地位，并最終使其保

持盈利性，長久地生存下來；

3、設定公司的標的成本并發(fā)現(xiàn)產品和流程需要改進的領域。在著手發(fā)現(xiàn)需要注意的

領域，并實施改善成本面貌前，須先估計競爭對手的成本，將其與公司的實際成本相

比較；

4、確定作出這些流程和產品改變并持續(xù)改進對公司的價值。公司考慮作出的任何改

變都可從短期和長期效果兩方面來看待。要發(fā)現(xiàn)提議的改變對財務狀況的長期影響，

可以看現(xiàn)金流?，F(xiàn)金流比單單的凈利潤更能讓人看到全局。

任務2如何驗收入庫

物資驗收入庫必須經過物資接收、搬卸、裝運、檢查包裝、點清數(shù)量、驗收質

量、物資堆碼、辦理交接手續(xù)和登賬手續(xù)等一系列的操作過程。這一倉庫物資入庫作

業(yè)過程，要求在一定的時間內，迅速地、準確地完成。除了要切實做好物資入庫前的

各項準備工作之外，還必須按照一定的合理的具體操作程序來組織好入庫作業(yè)。這套

程序是：入庫物資接運、核對入庫作證、大數(shù)點收、檢查包裝、辦理交接手續(xù)、物資

驗收、辦理物資入庫手續(xù)。

物資驗收的程序：

1、物資接運

物資接運必須熟悉交通運輸部門及有關供貨單位的制度和要求，根據(jù)不同的接運

方式，處理接運中的各種問題。

接運工作全部完成后，所有的接運資料，如：接運記錄、運單、運輸普通記錄、

貨運記錄、損耗報告單、交接證以及索賠單和文件、提貨通知單及其他有關資料等均

應分類輸入電腦系統(tǒng)以備復查。

2、核對憑證

物資運抵倉庫后，倉庫收貨人員首先要檢驗物資入庫憑證，然后按物資入庫憑證

所列的收貨單位、貨物名稱、規(guī)格數(shù)量等具體內容，與物資各項標志核對。如發(fā)現(xiàn)送

錯，應拒收退回；一時無法退回的，應進行清點并另行存放，然后做好記錄，特聯(lián)系

后再處理。經復核查對無誤后，即可進入下一道工序。

3、大數(shù)點收

大數(shù)點收，是按照物資的大件包裝（即運輸包裝）進行數(shù)量清點。點收的方法有

兩種：一是逐件點數(shù)計總；二是集中堆碼點數(shù)。

逐件點數(shù)，如靠人工點記則費力易錯，可采用簡易計算器，計數(shù)得總數(shù)。對于花

色品種單一，包裝大小一致，數(shù)量大或體積較小的物資，宜于用集中堆碼點數(shù)法，即

入庫的商品堆成固定的垛形(或置于固定容量的貨架)，排列整齊，每層、每行件數(shù)

一致，一批商品進庫完畢，貨位每層(橫列)的件數(shù)其頂層的件數(shù)往往是零頭，與以

下各層的數(shù)不一樣，這是要注意的，以免由于統(tǒng)一統(tǒng)計，而產生差錯。

4、檢查包裝

在大數(shù)點收的同時，對每件物資的包裝和標志要進行認真的查看。檢查包裝是否

完整、牢固，有無破損、受潮、水漬、油污等異狀。物資包裝的異狀，往往是物資受

到損害的一種外在現(xiàn)象。如果發(fā)現(xiàn)異狀包裝，必須單獨存放，并打開包裝詳細檢查內

部物資有無短缺、破損和變質。逐一查看包裝標志，目的在于防止不同物資混入，避

免差錯，并根據(jù)標志指示操作確保入庫儲存安全。

5、辦理交接手續(xù)

入庫物資經過上述工序，就可以與接貨人員辦理物資交接手續(xù)。交接手續(xù)通常由

倉庫收貨人員在送貨回單上簽名蓋章表示物資收訖。如果上述程序中發(fā)現(xiàn)差錯、異狀

記錄，詳細寫明差錯的數(shù)量、破損情況等，以便與運輸部門分清責任，并作為查詢處

理的依據(jù)。

6、物資驗收

在辦完交接手續(xù)后，倉庫要對入庫的物資做全面的認真細致的驗收，包括開箱、

拆包、檢驗物資的質量和細數(shù)。

(1)數(shù)量檢驗

根據(jù)供貨單位規(guī)定的計量方法進行數(shù)量檢驗，或過磅、或檢尺換算，以準確的測

定出全部數(shù)量。數(shù)量檢驗除規(guī)格整齊劃一、包裝完整者可抽驗10—20%者外，其它應

采取全驗的方法，以確保入庫物資數(shù)量的準確。

(2)質量檢驗

倉庫一般只作物資的外觀形狀和外觀質量的檢驗。進口物資或國內產品需要進行

物理、化學、機械性能等內在質量檢驗時，應請專業(yè)檢驗部門進行化驗和測定，并做

出記錄。

7、辦理物資入庫手續(xù)

物資驗收后，由保管或收貨員根據(jù)驗收結果，在商品入庫單上簽收。同時將物資

存放的庫房（貨場）貨位編號批注在入庫單上，以便記帳、查貨和發(fā)貨。經過復核簽

收的多聯(lián)入庫單，除保管人員存一聯(lián)備查，帳務員留一聯(lián)登記物資帳外，其余各聯(lián)退

送貨主，作為存貨的憑證。

8、登帳建卡

根據(jù)物資實物檢驗的結果，建立物資保管賬、在物資垛位上掛上貨卡（料牌）、

并按一物一檔的原則建立物資檔案。檔案內容應包括：供貨單位提供全部資料；運輸

單位的憑證及記錄、驗收記錄、磅碼單、出庫憑證等。至此，物資驗收入庫工作結

束，物資進入保管待發(fā)狀態(tài)。

物資驗收的基本要求：

1、嚴肅

物資的驗收，關系到企業(yè)財產的安全，還關系到企業(yè)的利益和聲譽，因此，驗收

人員必須具有高度的責任心、嚴格按制度、規(guī)定、標準和手續(xù)，認真進行檢驗，并對

所驗物資負全部責任。

2、準確

對入庫物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質量的驗收，必須做到準確無誤，不得摻入自

已的主觀偏見和臆斷。要如實反映物資當時的實際情況并真實、準確地加以記錄。

3、及時

要按照有關規(guī)定及時完成驗收工作、提出驗收結果，以保證物資盡快入庫、及時

供應，并在規(guī)定期限內處理有關糾紛。

物資驗收合同的內容涉及保管人和存貨人應當在合同中對入庫貨物的驗收問題作

出約定。驗收問題的主要內容有三項：一是驗收項目，二是驗收方法，三是驗收期

限。

1、保管人的正常驗收項目

貨物的品名、規(guī)格、數(shù)量、外包裝狀況，以及無需開箱拆捆直觀可見可辨的質量

情況。包裝內的貨物品名、規(guī)格、數(shù)量，以外包裝或貨物上的標記為準；外包裝或貨

物上無標記的，以供貨方提供的驗收資料為準。散裝貨物按國家有關規(guī)定或合同規(guī)定

驗收。

2、驗收方法

全部驗收和按比例驗收。

3、驗收期限

國內貨物不超過十天，國外到貨不超過三十天，法律或合同另有規(guī)定者除外，驗

收期限自貨物和驗收資料全部送達保管人之日起，至驗收報告送出之日止。

保管人應當按照合同約定的驗收項目、驗收方法和驗收期限進行驗收。保管人驗

收時發(fā)現(xiàn)入庫的倉儲物與約定不符的，如發(fā)現(xiàn)入庫的倉儲物的品名、規(guī)格、數(shù)量、外

包裝狀況與合同中的約定不一致的，應當及時通知存貨人。由存貨人作出解釋，或者

修改合同，或者將不符合約定的貨物予以退回。

保管人驗收后發(fā)生倉儲物的品種、數(shù)量、質量不符合約定的，保管人應當承擔損

害賠償責任。在理解保管人的賠償責任時，品種、數(shù)量不符合約定，應當承擔損害賠

償責任較為明確；質量問題的賠償責任，要注意二點：（1）這里講的是質量不符合

約定。對不同條件、不同性質的倉儲物的質量，可以按照交易習慣和當事人人的特別

約定來確定質量問題。（2）如果約定不明確，發(fā)生質量問題是否由保管人承擔賠償

責任，相關規(guī)定表明，因倉儲物的性質，包裝不符合約定等造成滅失、損壞的，保管

人不負賠償責任。

物資驗收過程中應注意的項目：

1、采購單的處理

倉庫保管員一旦接到采購部門轉來的“采購單”，即應按物資類別、來源和入庫

時間等分門別類歸檔存放。

2、物資標簽

物資在待驗入庫前應在外包裝上貼好標簽，詳細填寫批量、品名、規(guī)格、數(shù)量及

入庫日期。

3、內購物資入庫

材料入庫前，保管人員必須對照“采購單”，對物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、送貨

單和發(fā)票等一一清點核對，確認無誤后，將到貨日期及實收數(shù)量填入“請購單”。如

發(fā)現(xiàn)實物與“采購單”上所列的內容不符，保管人員應立即對通知采購人員和主管。

在這種情況下原則上不予接受入庫，如采購部門要求接收則應在單據(jù)上注明實際收料

狀況，并請采購部門會簽。

4、外購物資入庫

材料進廠后，保管人員即會同檢驗人員對照“裝箱單”及“采購單”開箱核對材

料名稱、規(guī)格和數(shù)量，并將到貨日期及實收數(shù)量填入“采購單”。開箱后，如發(fā)現(xiàn)所

裝載材料與“裝箱單”或“采購單”記載不符，應即通知辦理進口人員及采購部門處

理。

如發(fā)現(xiàn)所裝載物料有傾覆、破損、變質、受潮等現(xiàn)象，經初步估算損失在一定數(shù)

目以上者，保管人員應即通知采購人員、公證人員等前來公證并通知代理商前來處

理，此前應盡可能維持原來狀態(tài)以利公證作業(yè)。如未超過規(guī)定數(shù)目，可按實際數(shù)量辦

理入庫，并在“采購單”上注明損失程度和數(shù)量。

受損物品經公證或代理商確認后，保管人員即開具“索賠處理單”呈主管批示，

再送財務部門及采購部門辦理索賠。入庫以后，保管人員應將當日所收料品匯總填入

“進貨日報表”作為入賬依據(jù)。

5、交貨數(shù)量超額處理

交貨數(shù)量超過“訂購量”部分原則上應予退回，但對于以重量或長度計算的材

料，其超交量在一定比例以下時，可在備注欄注明超交數(shù)量，經請示采購部門主管同

意后予以接收。

6、交貨數(shù)量短缺處理

交貨數(shù)量未達訂購數(shù)量時，原則上應予以補足。但經請購部門主管同意后，可采

用財務方式解決。屆時保管部門應通知采購部門聯(lián)絡供應商處理。

7、急用品入庫

緊急材料入庫交貨時，若保管部門尚未收到“請購單”，收料人員應先詢問采購

部門。確認無誤后，方可辦理入庫。

8、驗收與退貨

為保證企業(yè)產品與服務的高質量，須高度重視來料質量標準問題。質量管理部門

應就材料重要性及特性等，適時召集使用部門和其他有關部門按照生產要求制定“材

料驗收規(guī)范”，呈總經理核準后公布實施，作為采購驗收依據(jù)。屬外觀等易識別性質

檢驗的物料，驗收應于收料后一日內完成。屬化學或物理檢驗的材料，檢驗部門應于

收件后三日內完成。對于必須試用才能實施檢驗者，由檢驗部門主管于“材料檢驗報

告表”中注明預定完成日期，一般不得超過7天。

檢驗合格的材料，檢驗人員在外包裝上貼合格標簽，交保管人員入庫定位。檢驗

不合格的材料，檢驗人員在外包裝上貼不合格標簽，并于“材料檢驗報告表”上注明

具體評價意見，經主管核示處理辦法，轉采購部門處理并通知請購單位，通知保管部

門辦理退貨。對于檢驗不合格的材料辦理退貨時，應開具“材料交運單”并附“材料

檢驗報告表”呈主管簽認，作為出廠憑證。

9、實施與修訂

規(guī)定呈總經理核準后實施，修訂時亦同。商品驗收是商場對供應商所供商品的確

認，也是商店內部商品流通環(huán)節(jié)對接收商品的確認。

任務3如何保管

物料保管總的要求是：物料規(guī)格標準化，減少物料種類，有效管理物料規(guī)格的

新增與變更；適時供應生產所需之物料，避免停工待料；適當管制采購價格，降低

物料成本；確保來料品質良好，并適當?shù)墓苤乒┴浬?；有效率的收發(fā)物料，提高工

作人員之效率，避免呆料、廢料之產生；掌握物料適當?shù)拇媪?，減少資金的積壓；

倉儲空間充分的利用。

物料管理部門應保證物料供應適時、適質、適量、適價、適地，這就是物料管

理的5R原則。

1、適時

即要求供應商在規(guī)定的時間準時交貨，防止交貨延遲和提前交貨。供應商交

貨延遲會增加成本，主要表現(xiàn)在：

(1)由于物料延遲，車間工序發(fā)生空等或耽擱，打擊員工士氣，導致效率降低、

浪費生產時間；

(2)為恢復正常生產計，劃，車間需要加班或在法定假期出勤，導致工時費用增

加。

因此應盡早發(fā)現(xiàn)有可能的交貨延遲，從而防止其發(fā)生；同時也應該控制無理由

的提前交貨，提前交貨同樣會增加成本，主要原因為:

(1)交貨提前造成庫存加大，庫存維持費用提高；

(2)占用大量流動資金，導致公司資金運用效率惡化。

2、適質

即供應商送來的物料和倉庫發(fā)到生產現(xiàn)場的物料，質量應是適當?shù)?，符合技術

要求的。保證物料適質的方法如下：

(1)公司應與供應商簽訂質量保證協(xié)議；

(2)設立來料檢查職能，對物料的質量做確認和控制；

(3)必要時，派檢驗人員駐供應商工廠(一般針對長期合作的穩(wěn)定的供應商采

用，且下給該供應商的訂單達到其產能的30%以上)；同時不應將某個檢驗人員長

期派往一個供應商處，以防其間關系發(fā)生變化；

(4)必要時或定期對供應商質量體系進行審查；

(5)定期對供應商進行評比，促進供應商之間形成良性有效的競爭機制；

(6)對低價位、中低質量水平的供應商制訂質量扶持計劃；

(7)必要時，邀請第三方權威機構做質量驗證。

3、適量

采購物料的數(shù)量應是適當?shù)?，即對買方來說是經濟的訂貨數(shù)量，對賣方而言為

經濟的受訂數(shù)量。確定適當?shù)挠嗀洈?shù)量應考慮以下因素：

(1)價格隨采訂貨數(shù)量大小而變化的幅度，一般來說，訂貨數(shù)量越大，價格越

低；

(2)訂貨次數(shù)和采購費用；

(3)庫存維持費用和庫存投資的利息。

4、適價

采購價格的高低直接關系到最終產品或服務價格的高低，在確保滿足其它條件

的情況下力爭最低的采購價格是采購人員最重要的工作。采購部門的職能包括標準

化組件，發(fā)展供應商，發(fā)展替代用品，評估和分析供應商的行為。為了達到這一目

標，采購部門應該在以下領域擁有決策權：

(1)選擇和確定供應商；

(2)使用任何一種合適的定價方法；

(3)對物料提出替代品。采購部門通常能夠提供出目前在用物料的替代品，而且

它也有責任提請使用者和申請采購者關注這些替代品。當然，是否接受這些替代品

要由使用者/設計人員最終作出決定；

(4)與潛在的供應商保持聯(lián)系。采購部門必須和潛在的供應商保持聯(lián)系。如果使

用者直接與供應商聯(lián)系，而采購部門又對此一無所知的話，將會產生“后門銷售”，

即潛在的供應商通過影響使用者對物料規(guī)格方面的要求成為唯一的供應商，或是申

請采購者私下給供應商一些許諾，從而使采購部門不能以最低的價格簽訂理想的合

同。如果供應商的技術人員需要和公司技術人員或生產人員直接交換意見，采購部

門應該負責安排會談并對談判結果進行審核。

5、適地

物料原產地的地點應適當，與使用地的距離越近越好。距離太遠，運輸成本

大，無疑會影響價格，同時溝通協(xié)調、處理問題很不方便，容易造成交貨延遲。

物料管理的內容包括：

1、倉儲物品的存放必須做到整齊劃一，品牌，型號規(guī)格分類明確，并掛物資標示

牌，注明物品的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量；

2、不良物品必須放置在規(guī)定存放點，返修產品、配件不得混放在良品存放點內，并

掛不良品標示牌；

3、物品的收、發(fā)過程責任保管人員必須始終在崗，核對型號、數(shù)量，按規(guī)定程序辦

理手續(xù)，規(guī)范填寫各類單據(jù)，并嚴格執(zhí)行物資出入手續(xù)規(guī)定，對不遵守規(guī)定制度者，

責任保管人員有權進行處理；

4、物資帳、卡、物必須做到相符，每月至少要進行一次盤點自查核對，若發(fā)現(xiàn)差錯

應及時查明原因，立即更正，并將對帳情況向部門經理室作書面匯報；

5、物資出庫時必須嚴格檢查有關單據(jù)和審批手續(xù)，產品發(fā)貨或用戶來廠提貨，須具

有相關主管領導簽字的出庫單或提貨單，才能放行。對出庫單或發(fā)貨通知單印簽不全

不符、字跡不清或被涂改以及未入庫或未驗收的產品，一律不準出庫；

6、若發(fā)生產品與用戶所需規(guī)格、品質不符或包裝損壞等屬允許退貨范圍內的退貨

時，必須經相關主管領導批準，并應按規(guī)定作業(yè)程序，及時辦理退庫手續(xù)和臺帳登記

工作；

7、當外購、外協(xié)物品到貨時，責任保管員必須依據(jù)采購訂單數(shù)量及時收貨，對超出

采購訂單數(shù)量的貨物一律不得擅自接收，同時按實際收貨數(shù)量立即填寫“到貨通知

單”，并及時通知相關職能部門進行貨物驗證；

8、成品保管人員必須全程監(jiān)督產品的出、入庫裝卸工作，對違章裝卸作業(yè)必須立即

制止，并有責任對包裝損壞物品或疑似損壞物品做開箱驗證，若發(fā)現(xiàn)產品損壞時，必

須及時報告相關主管人員，并對責任者做出處罰決定，否則當事保管員將承擔相應的

經濟賠償責任；

9、各類物品責任保管員必須根據(jù)生產管理部經理室的要求，及時填報物品存量，每

次填報時必須注明可用數(shù)量、不確定可用數(shù)量和不良品數(shù)量，若發(fā)生因混報庫存量而

貽誤采購和影響正常生產時，則將視情節(jié)輕重給予責任人相應的經濟處罰；

10、物資的發(fā)放須遵守先進先出的原則，若因違反先進先出的發(fā)放規(guī)定，使物資積壓

時間過長而造成物資變質，并經驗證確認后，則責任人將承擔相應的經濟賠償責任；

11、關于不良品退貨處理規(guī)定包括：外購件不良品經品管部相關人員驗證后，填寫退

貨單退回供應廠商；自制件不良品經品管部相關人員驗證后，填寫物料報廢單，作報

廢處理，報廢件的產生若有責任可追溯，則由責任人承擔相應的經濟賠償責任；外購

不良品的退貨處理工作必須及時性，原則上要求在進貨時若有不良品存在，必須同時

辦理退貨手續(xù)，對退不良品工作配合不好的供應商，應及時報告采購人員和相關主管

領導，必要時采取強硬措施。若責任人員不主動辦理退回不良品和自制不良品的報廢

手續(xù)，使不良品造成積壓，則將酌情予以經濟處罰。

12、做好倉儲安全管理工作，凡開庫門時責任人員必須在位，工作期間不準擅離職

守，閑雜人員未經許可一律不得擅自入內，倉庫內不得吸煙和存放易燃易爆物品，嚴

格遵守倉儲防火規(guī)定，下班時必須關好門窗，并進行安全檢查。

任務4如何領料與發(fā)料

生產部生產人員憑配料單和領料單到倉庫領取原材料和半成品。倉庫管理員每天

按配料單的實際數(shù)量備料、發(fā)放。在備料時，如果發(fā)現(xiàn)計劃數(shù)量和實際發(fā)放數(shù)量不符

時，庫管員應在備注欄中填寫實際發(fā)放的數(shù)量。實行批次管理的原料，庫管員每天備

料、發(fā)料時在配料單上填寫該原料的批號，以達到可追溯的目的。

技術部開發(fā)人員憑經部門經理審批的出庫單到倉庫領取原材料和半成品。提取成

品時必須有的出庫單和調撥單，庫管員憑單發(fā)放原材料、半成品或成品，發(fā)放時應做

到：認真核對領料單、出庫單，或發(fā)貨單的各項內容，凡填寫不齊全、字跡不清晰、

審批手續(xù)不完備的不得發(fā)放；發(fā)放時，應認真核對實物的品名、型號和數(shù)量，符合領

料或出庫憑證要求的才能發(fā)放；發(fā)放完畢，庫管員應對領料》或出庫單、發(fā)貨單進行

審核，配料單交會計部，單據(jù)應妥善保管；發(fā)放時，若產品標識破損、字跡不清，應

重新作出標識后發(fā)放；同一規(guī)格的原料、半成品、成品應按“先進后出”的原則進行

發(fā)放。

任務5如何進行物料盤點

物料盤點是指為了確定倉庫內或其他場所內現(xiàn)存物料的實際數(shù)量，而對物料的現(xiàn)

存數(shù)量進行的清點。

盤點的目的主要是：確定物料的實際數(shù)量，為財務帳提供準確的數(shù)據(jù)；為管理層

決策提供準確的庫存數(shù)據(jù)依據(jù)；為物料采購提供準確的數(shù)據(jù)依據(jù)；發(fā)現(xiàn)生產運行中存

在的問題；及時發(fā)現(xiàn)差異，防止差異繼續(xù)擴大；發(fā)現(xiàn)物料管理存在的問題，進而改

進；預防呆料、廢料的發(fā)生。

盤點日期的確定方法是：一般情況下，對物理盤點，盤點的日期要求在所有物

料靜止（物料靜止：物料的一切操作都停止，即沒有物料的入庫、移庫、出庫、沖

銷、報廢等一切影響物料數(shù)量的操作）的情況下進行，并且能保證盤點的正常完成的

時間，保證清點結果的準確性。日期確定下來后，根據(jù)盤點的日期，制定詳細的盤點

計劃。

決定盤點時間時，既要防止過久盤點對公司造成的損失，又要考慮配送中心資源有

限，商品流動速度較快的特點，在盡可能投入較少資源的同時，要加強庫存控制，可

以根據(jù)商品的不同特性、價值大小、流動速度、重要程度來分別確定不同的盤點時

間，盤點時間間隔可以從每天、每周、每月、每年盤點一次不等。如A類主要貨品每

天或每周盤點一次；B類貨品每兩三周盤點一次；C類不重要的貨品每月盤點一次即

可。另外必須注意的問題是，每次盤點持續(xù)的時間應盡可能短，全面盤點以2-6天內

完工成為佳，盤點的日期一般會選擇在：財務結算前夕。通過盤點計算損益，以查清

財務狀況；或是在淡季進行，因淡季儲貨較少，業(yè)務不太繁忙，盤點較為容易，投入

資源較少，且人力調動也較為方便。

盤點存放物料的位置：如果是對全部進行盤點，那么要考慮企業(yè)所有存放物料的

區(qū)域，包括公司內部原材料庫、成品庫、車間在制品、備品庫、實驗庫、廢品庫、索

賠庫、客戶庫房庫存、客戶生產線邊庫存、外租庫房、（在途）等。

盤點工作包括：

1、成立盤點工作組，確定盤點負責人；

2、制作盤點區(qū)域圖，按盤點區(qū)域圖安排區(qū)域負責人，安排區(qū)域復核人，分配盤點人

員；

3、制定詳細盤點日程表，發(fā)布盤點通知；

準備盤點標簽、標簽領取、標簽使用表格，盤點復核表格，盤點匯總表格；

4、準備盤點的工具：手叉車、叉車等搬運工具；電子秤、地秤、丈量尺等計量設

備；標簽夾、膠帶、筆、黃色隔離帶等；

5、召開盤點動員大會；

6、培訓。盤點小組在成立后，必須制定詳細的盤點計,劃，包括對盤點小組人員的培

訓，盤點管理層的培訓、點數(shù)員工的培訓、輸入員工的培訓等。建立培訓檔案，進行

盤點培訓的考核，要求所有參加的盤點的人員均須通過考核。

盤點表使用的培訓：盤點表是盤點庫存區(qū)時使用的，所有的庫存區(qū)域，盤點小組

全部設置盤點表。盤點表是編號的，在某一個編號下，盤點表的增加必須經過盤點小

組的登記審核后才可以增加。盤點前到總控制臺領取盤點表，盤點完畢后，回歸總

控制臺。盤點表必須經過安全部的盤點專員的抽查確認后，才能封存，等待輸入系

統(tǒng)。如果需要修改盤點表上的數(shù)字，不能用涂改液或圈涂法，必須將原來的數(shù)據(jù)劃

掉，重新書寫。盤點表上只記錄商品的品名，因此盤點表上的數(shù)據(jù)是該商品在該盤點

位置下的所有庫存的總數(shù)。盤點表上的數(shù)據(jù)只能用藍色、黑色簽字或圓珠筆書寫，不

能用紅筆、鉛筆或彩色筆書寫。盤點人員必須在盤點表上簽字，用中文正楷字體。

盤點點數(shù)的培訓：點數(shù)必須是銷售單位的數(shù)量，即是該商品盤點時的單位。如口

香糖，如果超市是整盒銷售的，則盤點時的計數(shù)單位是盒。庫存區(qū)的盤點是兩個人為

一組，同時點數(shù)，當兩人的點數(shù)一致時，才將該數(shù)據(jù)作為盤點數(shù)據(jù)記錄在盤點表上。

陳列區(qū)的盤點則采取“互點法”，即商品A的初點作業(yè)人員與復點人員及三點人員不

同，點數(shù)人員與記錄人員不同。非供應商免費提供的樣品必須點數(shù)，樣品的配件不點

數(shù)。

7、現(xiàn)場整理

整理盤點現(xiàn)場以提高盤點服務業(yè)的效率和盤點結果的準確性，清理工作主要包括

以下幾個方面的內容：

盤點前對已驗收入庫的商品進行整理歸入儲位，對未驗收入庫屬于供貨商的商

品，應區(qū)分清楚，避免混淆；對殘次品，應進行清理、歸類放齊；對退貨商品應及時

處理，暫無法退貨的應進行標識；對贈品，則進行清理并單獨存放加以標識。整理內

倉、貨架上的商品陳列。

清除店鋪內的死角。盤點表抄寫、復查及編號。

盤點場關閉前，應提前通知，將需要出庫配送商品提前做好準備；

帳卡、單據(jù)、資料均應整理后統(tǒng)一結清以便及時發(fā)現(xiàn)問題并加以預防；

預先鑒別變質、損壞商品，及時從店鋪中清理出報廢品。對儲存場所堆碼的貨物進行

整理，特別是對散亂貨物進行收集與整理，以方便盤點時計數(shù)。在此基礎上，由商品

保管人員進行預盤，以提前發(fā)現(xiàn)問題并加以預防。

8、預盤

預盤不限于倉庫人員，而應該擴大到生產現(xiàn)場，因為生產現(xiàn)場難免仍有在制品，

原則上，半成品、余料以及成品，在盤點前最好已經回繳倉庫（但是有些工廠則仍留

在現(xiàn)場待盤點），當然也在一些“生財器具同樣要盤點”。此外，采購與托外加工主

辦人員也不可能置身事外，因為很可能仍有一些模具等生財器具在外。當然，也有一

些料品送出托外加工，仍留在托外工廠內，這也是我方的資產，同樣列入盤點范圍。

9、盤點

盤點注意事項：贈品不盤點，不足一個銷售單位的商品，不計數(shù)。盤點的數(shù)字

書寫要清楚，不可潦草讓人混淆。數(shù)字寫錯，要按要求進行涂改。清點時，一定要按

銷售單位清點，不夠一個銷售單位的不能計入，應取出歸入待處理品堆放處。盤點

時，順便查看商品的有效期，過期商品不應點入，應歸入待處理品堆放處。對無法查

知編號的商品，用紅色粘貼紙做標識，報告分控制臺進行處理。遇到非本部的散貨，

將其送到分控制臺，歸入散貨區(qū)的堆放處。復盤時比較單純的，一般是采取“抽樣”

詳查、每項全盤的觀念。但每隔若干料項，一定要詳盤，也就是要求預盤人把該料項

從儲位上卸下，逐一數(shù)，以確認其預盤的確實度。如發(fā)現(xiàn)有不少的“不落實”之處，

可以向盤點主持人呈報，要求重新做一次預盤的工作。

關于復點的規(guī)定：復點時要首先確認需要復點的區(qū)域，是否已經完成初點的錄

入，有否遺漏區(qū)域。復點需要用不同顏色的自粘貼紅，以示區(qū)別。復點錄入的HHT,必

須將其初點的數(shù)據(jù)全部清理完畢后，才能再輸入復點數(shù)據(jù)。復點時重復初點的流程，

但人員不同。

盤點前要進行物料整理。整理有利于快速地完成盤點工作，幫助發(fā)現(xiàn)積壓、報

廢、未入庫的零件。整理的內容包括：庫內物料分類存放（貨架、箱、堆）；生產線

邊物料返庫，如不能返庫的請分類存放；

對報廢件處理或隔離；對索賠零件的處理或隔離；對未入庫零件進行入庫或隔離；對

長期積壓件處理或隔離；對非本公司的物料進行隔離。

盤點的常用方法：

1、定期盤點（物理盤點）

是按照貨物入庫的先后順序，每天、每月按順序分部分進行盤點，到月末或期末

則每項貨物至少完成一次盤點；其特點是在日常工作中進行，盤點時不必停止倉庫作

業(yè)，可減少因停工而造成的損失；其常用方法是分區(qū)輪盤法、分批分堆盤點法、最低

存量盤點法，ABC分類盤點。

定期盤點的一般流程：

（1）領取標簽：根據(jù)所管零件的數(shù)量領取標簽并填寫領取表格；

（2）清點數(shù)量；

（3）寫標簽：清點完成后，按要求填寫標簽；

（4）貼標簽：填寫完成后，貼到零件所在位置；

（5）復核：復核人員抽檢；

（6）撕標簽：復核完成后，把標簽前兩聯(lián)撕下來；

（7）統(tǒng)計并錄入。

盤點之后要做盤點分析，目的是發(fā)現(xiàn)產品結構或生產運行問題；發(fā)現(xiàn)庫存積壓資

金占用是否過大、庫存周轉率是否過低；及其其他問題。

盤點分析后如何處理？財務部根據(jù)盤點差異表制作差異分析報告，并上報公司

管理層申請差異處理審批，然后根據(jù)審批進行賬務更新。

2、永續(xù)盤點

每次盤點一定比例，如每月盤點總量的三分之一，則一個季度可以盤點全部貨

品。步驟與定期盤點一致，只是盤點總量不同。

3、現(xiàn)代手段盤點

數(shù)據(jù)采集器（盤點機）的盤點：使用數(shù)據(jù)采集器（盤點機）的前提條件是所有貨

品都必須有條碼，一個條碼唯一地代表了一種貨品，條碼重復和沒有條碼都是不行

的。盤點機就是通過掃描條碼來對貨品進行清點的。將貨物條碼導入數(shù)據(jù)采集器（盤

點機），而后經數(shù)據(jù)采集器（盤點機）整理導出為一個txt文檔或其他格式文檔，此

文檔即相當于傳統(tǒng)盤點的盤點單，之后的復盤也可據(jù)此文檔進行復查。

無線掃描槍（有線條碼掃描器+無線條碼適配器）的盤點:

傳統(tǒng)的掃描槍跟數(shù)據(jù)采集器（盤點機）的盤點方式很相近，主要的區(qū)別在于前者

自身不帶內存，只是實現(xiàn)即時傳輸，連接上電腦后，掃描所得的數(shù)據(jù)直接顯示在光標

定位的地方。后者自身就有內存，可以在不連接電腦的情況下工作，所以與電腦的距

離不受限制。掃描所得的數(shù)據(jù)是首先存儲在采集器的內存里面的，然后通過傳輸?shù)鬃?/p>

將數(shù)據(jù)傳輸上電腦實現(xiàn)批處理。但無線的掃描槍就可以實現(xiàn)在不連接電腦的情況下

進行數(shù)據(jù)的采集，可以完成對貨物的盤點，但是缺點是受到距離的限制，而且價格上

也不便宜,如Symbol,Metrologic等。

目前出現(xiàn)了一種新的盤點方案，那就是將傳統(tǒng)的有線掃描槍升級為無線槍，再配合電

腦端、手機端等的使用，以實現(xiàn)實時的數(shù)據(jù)傳輸和信息匯總。有線條碼掃描器+無線

條碼適配器的搭配效果并不比無線掃描槍差，價格也不貴，性價比很高。

任務6ERP軟件中采購模塊操作

ERP（EnterpriseResourcePlanning,企業(yè)資源計劃系統(tǒng)）是指建立在信息技

術基礎上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平

臺。ERP系統(tǒng)集中信息技術與先進的管理思想于一身，成為現(xiàn)代企業(yè)的運行模式，反

映時代對企業(yè)合理調配資源，最大化地創(chuàng)造社會財富的要求，成為企業(yè)在信息時代生

存、發(fā)展的基石。ERP的應用實施涉及到企業(yè)的各個部門，從最高的領導層到最底層

的操作人員。而對于這樣一項耗資巨大，費時費力的系統(tǒng)工程，企業(yè)大都沒有這方面

的實施應用經驗。

為了更有效地利用和發(fā)揮ERP系統(tǒng)強大的管理功能，提高油田物資管理水平，實

現(xiàn)通過管理要效益、通過管理出效益的目標，應該在物資采購、供應兩個方面都加強

規(guī)范。

物資采購的全過程主要包括：需求計劃的提報、匯總一根據(jù)匯總的需求計劃充分

平衡可用資源生成采購計劃一根據(jù)采購計劃組織采購一采購符合要求的物資一將采購

的合格物資發(fā)放給使用單位一針對發(fā)放的物資進行售后服務。

采購是企業(yè)管理的一個重點對象，因為其關系到企業(yè)資金的流出。所以，采購流

程也是ERP管理的一個重點。那接下來就來對采購軟件的使用流程進行分析，首先來

了解采購的業(yè)務流程：

倉管部財務部

采購流程分為采購流程（一）和采購流程（二），先分別介紹，首先是流程

（一）0

1、目的

為使公司采購作業(yè)有所依循，貨品有所控制，達到提供適質、適量貨品采購職

能，確保公司采購產品均能符合要求的條件，制定本程序。

2、適用范圍

適用于貨品周轉量大、品種多之生產貨品等有形物的采購管理。

3、部門職能

（1）采購部門：生產貨品的采購經辦單位。

(2)貨品部門：貨品需求計劃、貨品請購計劃的制定及審核。

(3)倉庫：所有有形貨品的數(shù)量驗收。

(4)質量部門：貨品品質驗收。

4、業(yè)務流程

(1)請購

貨品部門根據(jù)生產計劃計算貨品毛需求計劃，再比對在庫庫存，擬定貨品請購計

劃，經過部門主管理審核批準后，提交給采購部門。

(2)訂購

采購部門在接到請購計劃后，擬定采購訂單，選擇供應商(簽訂供貨合同)，下

達訂單，同時將貨品采購訂單輸入系統(tǒng)并打印輸出。

訂單一式三聯(lián)，第一聯(lián)采購部門留存；第二聯(lián)，加蓋印章后發(fā)送給供應商；第三聯(lián)，

傳遞給貨品部門，以備收貨時核查。

(3)接貨

貨品達到達后，貨品部門的收貨人員必須依訂單內容核對供應商送來的貨品名

稱、規(guī)格、數(shù)量，確認無誤后輸入計算機。若非訂單之采購，貨品部門收貨人員必須

依據(jù)經過審批后的申請辦理入庫。

(4)檢驗

質量部門的檢驗人員對進入待檢區(qū)的貨品按相關規(guī)定進行質量檢查，如果判定為

全部不合格，拒收來料并作廢已輸入的收貨單據(jù)。如果判定部分合格，修改或沖紅相

應拒收貨品。經檢驗合格的貨品，檢驗人員于物品包裝上貼合格標簽，以示區(qū)別。

(5)收貨單處理

來料通過質量驗收后，打印收貨聯(lián)單。收貨單一式三聯(lián)，第一聯(lián)貨品部門留存；

第二聯(lián)，隨貨品一同到指定的倉庫辦理進倉手續(xù)；第三聯(lián)加蓋簽章交給供應商以備結

算時核帳。

(6)進倉

倉庫管理員核對貨品與收貨單明細，確認無誤后輸入進倉單并打印輸出進倉單。

進倉單一式三聯(lián)。第一聯(lián)，倉庫留存；第二聯(lián)，交財務部門供核帳之用；第三聯(lián)，交

采購部門，跟蹤訂單完成情況。

(7)采購發(fā)票處理

采購發(fā)票是對采購收貨的確認，此單只能由經過審核的采購收貨單自動生成，不

允許手工輸入，但用戶可以對發(fā)票明細進行修改。系統(tǒng)在此同樣提供一張采購發(fā)票處

理多張采購收貨單，以及一張采購收貨單分開幾張采購發(fā)票處理的功能。錄入采購發(fā)

票，審核采購發(fā)票，采購付款。

5、單據(jù)流程

(1)采購訂單

采購訂單是確定采購物資的數(shù)量、單價、送貨日期、運輸方式，付款方式等要素

的單據(jù)，也是以后采購收貨環(huán)節(jié)，按訂單驗收商品材料的依據(jù)和匯總有關采購訂貨報

表的基礎資料。

(2)采購收貨單

在實際發(fā)生采購業(yè)務時，處理收到采購貨品的驗收單據(jù)。用戶可以采用兩種方法

填制采購收貨單：一是按采購訂單填制，如果企業(yè)與供應商開具了采購訂單，在制作

收貨單時，應選擇已審核過的采購訂單由系統(tǒng)自動生成采購收貨單；二是按實際收到

的票據(jù)及貨品資料手工編制采購收貨單。系統(tǒng)提供了一張收貨單同時處理多張采購訂

單，或一張采購訂單分批驗收并分別填制采購收貨單的功能。采購收貨單經過審核

后，是制作進倉單和采購發(fā)票的依據(jù)。

(3)采購進倉單

（4）采購發(fā)票

采購發(fā)票是對采購收貨的確認，此單只能由經過審核的采購收貨單自動生成，不

允許手工輸入，但用戶可以對發(fā)票明細進行修改。系統(tǒng)在此同樣的供一張采購發(fā)票處

理多張采購收貨單，以及一張采購收貨單分開幾張采購發(fā)票處理的功能。

6、流程圖

采購訂單流程一

供應商采購部物料部倉庫質量部財務

需求“劃

采訥購計劃

購繪門合同

求入訂單

卜達訂M

打印訂總

接受訂單

訂

訂單3

單

工

一

訂單1

口?貨收成受理

核對訂單

錄入收近單

收陸小檢驗

費

作廢收貨單或部

分沖紅追回貨物

打印收成第

加點簽親收貨聯(lián)錄入進倉單

單1-3

打卬進倉單

1收貨聯(lián)單2

進倉

分類存骨進倉聯(lián)

收貨聯(lián)單1單2

進倉聯(lián)財務核算

進倉聯(lián)

單

3單］

西（W；單1

現(xiàn)介紹流程（二）。

1、目的

為使公司采購作業(yè)有所依循，貨品有所控制，達到提供適質、適量貨品的采購職

能，確保公司采購產品均能符合要求的條件，制定本程序。

2、適用范圍

適用于貨品周轉量小、品種少之貨品等有形的采購管理。

3、流程圖

采購訂單流程二

供應商采購部物料部（倉庫）財務部

請需求計劃

購詁購”?劃

訂

單

下訂單2加蓋簽章

達

訂單1

送貨接貨

收核對訂單

貨錄入收貨單

作廢收貨單或V——

取回

部分沖紅退回

貨物

起

倉

收貨

漿入進倉單

進倉聯(lián)單4打印進倉單-

加蓋簽量進倉聯(lián)進倉

供應商取回單1--4

進倉單第四

聯(lián)憑此單辦財務核算

理財務結算進倉聯(lián)單1

進倉聯(lián)單2

進倉聯(lián)單3

其他程序與訂單米購流程（一）大致相同。

先介紹采購退貨流程。

1、目的

為使用在采購的貨品出現(xiàn)質量問題等原因時與供貨廠商之間辦理退貨有所依循,

確保公司采購產品均能符合要求的條件，制定本程序。

2、適用范圍

適用于采購的貨品因出現(xiàn)質量等原因時的退貨處理。

3、部門職能

（1）貨品部門：受理退貨申請。

(2)采購部門：督辦退貨業(yè)務，負責內外部門之間的聯(lián)系與協(xié)調。

4、業(yè)務流程

(1)退貨申請

在發(fā)現(xiàn)入倉的采購貨品出現(xiàn)應由供貨方負責的質量問題后，貨品保管單位應及時

向貨品部門提出退貨申請；貨品部門受理申請，將有關貨品數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)，認真核實

后，打印輸入退貨單。

退貨單一式三聯(lián)。第一聯(lián)，貨品部門留存；第二聯(lián)，交付倉庫以備辦理退貨出

倉；第三聯(lián)，交付采購部門，由其通知供應商辦理退貨相關事宜。

(2)通知供應商

采購部門在接到貨品部門提交的退貨單后，及時整理匯總，通知供應商。

(3)退貨出倉

供應商接到通知后及時到指定倉庫辦理退貨出庫手續(xù)。倉庫人員根據(jù)退貨單輸入

出倉單，同時打印輸入。

出倉單一式五聯(lián)。第一聯(lián)，倉庫留存；第二聯(lián)，交財務部門供核算之用；第三

聯(lián)，由供應商留存以備核算之用；第四聯(lián)，交付采購部門，告知退貨處理完畢；第五

聯(lián)，出門聯(lián)，由門管收回。

(4)采購退貨發(fā)票處理

采購退貨發(fā)票是對采購退貨的確認，發(fā)票內容不允許手工輸入，只能由相關的采

購退貨單自動生成，對生成的發(fā)票內容允許修改。其中，退貨數(shù)量不得超過此單的入

庫數(shù)量。系統(tǒng)在此同樣提供一張發(fā)票處理多張退貨單，呼一張退貨單分開幾張退貨發(fā)

票處理的業(yè)務。采購退貨發(fā)票錄入，采購退貨發(fā)票審核。

5、單據(jù)流程

(1)采購退貨單

當購入的貨品因出現(xiàn)質量問題等原因需要退回原供應商時，除了可以在上述采購

收貨單業(yè)務中直接生成退貨單外，用戶還可以使用本模塊進行退貨業(yè)務處理，此外，

系統(tǒng)還提供了一張采購退貨單處理全部或部分退貨業(yè)務的功能。

(2)采購退貨出倉單

(3)采購退貨發(fā)票

采購退貨發(fā)票是對采購退貨的確認,發(fā)票內容不允許手工輸入，只能由相關的采購

退貨單自動生成,對生成的發(fā)票內容允許修改.其中，退貨數(shù)量不得超過此單的入庫數(shù)

量.系統(tǒng)在此同樣提供一張發(fā)票處理多張退貨單,和一張退貨單分開幾張退貨發(fā)票處理

的業(yè)務.

6、流程圖

采購退貨單源程

供應商采購部物料部倉庫財務部

提

出作廢退

申依單

受

理

退

貨

收

通知供應.

貨

商相提浪

出

錄入由行

倉知

打印出倉

辦理出倉

與電1續(xù)

倉

出

單出倉財務核

聯(lián)加善簽

草出

35

倉

聯(lián)

三

單

第出倉

聯(lián)

為聯(lián)單1

客

戶出倉

聯(lián)

L聯(lián)單4

笫

.LL

出

聯(lián)

以下介紹供應商管理辦法。

1、目的

對供應商進行選擇和評估考核，以期尋求最佳的供應商。保證供應商具有提供滿

足規(guī)定要求的能力，促使產品品質得到穩(wěn)定和發(fā)展提高，同時采購成本能得到很好的

控制。

2、適用范圍

適用于公司采購貨品的供應商管理。

3、部門職能

供應商評估小組（同總經理、質量部門、采購部門，財務部門等人員組成）：對

新供應商的調查與評估考核；主要貨品的價格估算；核準合格供應商名單。

采購部門：負責供應商資料的收集，協(xié)助總經理對供應商進行評估、復核；

質量部門：協(xié)同總經理對供應商進行評估及定期復核；負責供應商所供應的貨品

有關數(shù)據(jù)的分析與審核；負責對貨品進行檢驗與試驗并作記錄。

4、要點

(1)供應商資料收集及初評

采購部門主動開發(fā)且收集具有合作潛力的廠商相關資料，并記錄。根據(jù)記錄在冊

的內容評估供應商的加工或接單能力，并參考以往業(yè)績評定是否可列為開發(fā)或交易對

象，不合格者給予淘汰。

(2)索樣及開試用訂單

經初評合格后，由采購部門通知供應商關樣或開立試用采購訂單，呈總經理核準

后，通知送樣或試用，以利確定其解單能力，同時通知質量部門。

(3)品質確認

樣品送后，質量部門按檢驗標準進行品質鑒定，并作記錄。品質不合格有質量部

門通知采購部門，再通知供應商送樣，重新確認品質，若仍不合格則預以淘汰。

(4)品質保證能力及生產能力之調查

樣品確認合格后，由采購評估小組到供應商生產工廠進行現(xiàn)場調查品質保證能

力，同時對其生產能力進行調查，并記錄以確定期接單能力。

(5)詢、議、比價

采購部門征詢供應商的報價，同時收集有關同類產品價格資料，進行比價，有條

件者可對供應商產品進行估價。掌握了一定資料后，由采購評估小組召集供應商進行

議價，使公司接受的是一個較合理的價格。

(6)簽訂采購協(xié)議

評估及價格合理者，由采購部門與供應商擬定協(xié)議書，再由總經理簽字。

（7）登錄系統(tǒng)，分類列管