電子表格初級處理——制作通訊錄項目六Excel2010是美國Microsoft公司開發(fā)的一款功能強大的電子表格處理軟件，使用該軟件可以快速地繪制需要的表格,運用公式和函數(shù)完成復(fù)雜的數(shù)據(jù)運算。強大的圖表功能可以分析數(shù)據(jù)的變化趨勢，對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、分析和整理等。本項目通過制作一份員工通訊錄，講述如何利用Excel2010創(chuàng)建工作簿和編輯工作表，如何通過格式設(shè)置對工作表進行美化，以及為了打印出精美的電子表格，如何對工作表進行預(yù)覽和打印設(shè)置。

項目目標(biāo)熟練掌握Excel工作簿和工作表的基本設(shè)置。熟練掌握Excel錄入和編輯數(shù)據(jù)的方法。熟練掌握Excel美化表格的方法。

項目說明

項目實施小王是公司的秘書，為了方便公司內(nèi)部員工之間的聯(lián)系，提高工作效率，使員工能在一些緊急情況下快速地找到需要的負(fù)責(zé)人，小王制作了一份員工通訊錄，對公司員工的部門、員工編號、姓名、性別、辦公電話、手機和電子郵箱進行了詳細的登記。Excel界面介紹任務(wù)一啟動Excel2010，認(rèn)識Excel界面。1.啟動Excel2010Excel2010的啟動方式分為以下三種：（1）通過開始菜單啟動（2）通過桌面快捷圖標(biāo)啟動（3）通過任務(wù)欄啟動2.認(rèn)識Excel界面工作簿的基本操作任務(wù)二新建Excel工作簿，以“公司員工通訊錄”命名并保存到桌面上。1.新建Excel工作簿（1）啟動Excel，即創(chuàng)建一個新的Excel工作簿。（2）或者單擊【文件】中的【新建】命令，在中間窗格“可用模板”處，選擇【空白工作簿】圖標(biāo)，在右側(cè)窗格單擊【創(chuàng)建】按鈕。（3）也可以在Windows桌面空白處右擊，選擇【新建】→【MicrosoftExcel工作表】。工作表的基本操作任務(wù)三將“Sheet1”工作表標(biāo)簽重命名為“通訊錄封面”，將“Sheet2”工作表標(biāo)簽重命名為“通訊錄內(nèi)容”，刪除“Sheet3”工作表。同時設(shè)置“通訊錄封面”和“通訊錄內(nèi)容”工作表的頁邊距上“2.5”，下“2.5”，左“1.9”，右“1.9”。取消組合工作表。1.重命名工作表（1）將鼠標(biāo)指針移到“Sheet1”工作表的標(biāo)簽上，單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【重命名】命令，然后輸入新名稱“通訊錄封面”，（2）或者雙擊工作表標(biāo)簽“Sheet1”位置，再輸入新名稱“通訊錄封面”。（3）“Sheet2”工作表重命名為“通訊錄內(nèi)容”，操作同上，在此不再贅述。2.添加尾注將鼠標(biāo)指針移到“Sheet3”工作表的標(biāo)簽上，右擊，在彈出的快捷菜單中選擇【刪除】命令。3.頁面設(shè)置（1）鼠標(biāo)指針移動到標(biāo)簽欄“通訊錄封面”處，單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中，選擇【選定全部工作表（s）】命令。（2）或者按住【Ctrl】鍵的同時，依次單擊所有工作表，即可選中所有工作表。（3）單擊【頁面布局】選項卡【頁面設(shè)置】組中的【頁邊距】下拉按鈕，選擇【自定義邊距（A）】，如圖6-13所示。打開【頁面設(shè)置】對話框，選擇【頁邊距】標(biāo)簽，輸入上“2.5”，下“2.5”，左“1.9”，右“1.9”，【頁眉】和【頁腳】不做要求，所以保持默認(rèn)設(shè)置不變，單擊【確定】按鈕，錄入和編輯數(shù)據(jù)任務(wù)四設(shè)置“通訊錄封面”工作表。精確設(shè)置第“1”行到第“7”行，行高為“65”第“A”列到第“I”列，列寬為“8.38”。在“A1”單元格中輸入“公司員工通訊錄”，字體為“黑體”，字號為“36”。在第“1”行前插入一行，行高為“65”。插入圖片，大小為高度“6厘米”，寬度“6厘米”，設(shè)置圖片背景為“透明色”，位置如圖6-1所示。在相應(yīng)位置輸入“2016年04月30日制”，字體“宋體”，字號“22”。設(shè)置“通訊錄內(nèi)容”工作表。在“A1”單元格中輸入“通訊錄”，字體為“宋體”，字號為“24”，字形為“加粗”。在“A2:G2”單元格中錄入表格中各列數(shù)據(jù)的表頭文字，分別為“類別部門名稱”，“員工編號”，“姓名”，“性別”，“辦公電話”，“手機”，“E-mail地址”。調(diào)整合適的行高和列寬。在“A3”單元格輸入“總裁室”，在“A7”單元格輸入“產(chǎn)品部”，在“A11”單元格輸入“銷售部”，在“A16”單元格輸入“研發(fā)部”，在“A20”單元格輸入“質(zhì)保部”。在“B3：G22”單元格區(qū)域輸入數(shù)據(jù)，字體字號默認(rèn)，如圖6-2所示。數(shù)據(jù)錄入完成后，調(diào)整合適的行高和列寬。1.精確設(shè)置行高和列寬（1）在標(biāo)簽欄單擊“通訊錄封面”工作表。（2）將鼠標(biāo)指針移到行號“1”處，按下鼠標(biāo)左鍵并向下拖動直至行號“7”，把第“1”行到第“7”行單元格全部選中，將鼠標(biāo)指針移動到選中區(qū)域，單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【行高】命令，如圖6-17所示。輸入行高為“65”，單擊【確定】按鈕。（3）或者選擇【開始】選項卡【單元格】組【格式】下拉按鈕，選擇【行高】命令，輸入行高為“65”，單擊【確定】按鈕。（4）還可以將鼠標(biāo)指針移動到行號處，指針變?yōu)闀r，按下鼠標(biāo)左鍵并向下拖動，調(diào)整行高為“65”。1.精確設(shè)置行高和列寬（5）將鼠標(biāo)指針移到列標(biāo)“A”處，按下鼠標(biāo)左鍵并向右拖動直至列標(biāo)“I”，把第“A”列到第“I”列單元格全部選中，將鼠標(biāo)指針移動到選中區(qū)域，單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【列寬】命令，如圖6-18所示。輸入列寬為“8.38”，（6）或者選擇【開始】選項卡【單元格】組【格式】下拉按鈕，選擇【列寬】命令，輸入列寬為“8.38”，單擊【確定】按鈕。（7）還可以將鼠標(biāo)指針移動到列標(biāo)處，指針變?yōu)?/p>

時，按下鼠標(biāo)左鍵并向右拖動，調(diào)整列寬為“8.38”。2.標(biāo)題設(shè)置（1）鼠標(biāo)指針單擊“A1”單元格，直接輸入“公司員工通訊錄”，按【Enter】鍵確認(rèn)。（2）或者鼠標(biāo)指針單擊“A1”單元格，然后移動鼠標(biāo)指針，單擊【編輯欄】，輸入“公司員工通訊錄”，按【Enter】鍵確認(rèn)3.插入行（1）鼠標(biāo)指針單擊標(biāo)題所在行的行號“1”，選中整行，將鼠標(biāo)指針移動到選中區(qū)域，單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【插入】命令。（2）或者鼠標(biāo)指針單擊標(biāo)題所在行的行號“1”，選中整行，單擊【開始】選項卡【單元格】組中【插入】下拉按鈕，選擇【插入工作表行】命令，4.插入圖片（1）鼠標(biāo)指針單擊標(biāo)題下方單元格“E4”，單擊【插入】選項卡【圖片】按鈕，打開【插入圖片】對話框，（2）選擇項目六素材所在目錄中的圖片“船”。（3）調(diào)整圖片大小，選中目標(biāo)圖片，選項卡處彈出【圖片工具/格式】選項卡，如圖6-23所示。單擊【大小】組對話框啟動器按鈕，彈出【設(shè)置圖片格式】對話框，4.插入圖片（4）在【設(shè)置圖片格式】對話框中，取消“鎖定縱橫比”復(fù)選框，設(shè)置【高度】為“6厘米”【寬度】為“6厘米”。（5）設(shè)置圖片背景為“透明色”，單擊【圖片工具/格式】選項卡的【調(diào)整】組【顏色】下拉按鈕，選擇【設(shè)置透明色】命令，鼠標(biāo)指針變?yōu)?，將鼠?biāo)指針移動到圖片背景上，單擊，設(shè)置背景為“透明色”。（6）通過拖動的方法，把圖片放置于合適的位置，5.輸入文字（1）鼠標(biāo)指針單擊“C8”單元格，直接輸入“2016年04月30日制”，按【Enter】鍵確認(rèn)。（2）選中“C8”單元格，在【開始】選項卡【字體】組中，選擇【字體】下拉列表中的“宋體”，在【字號】下拉列表中選擇“22”。6.標(biāo)題設(shè)置（1）在標(biāo)簽欄單擊“通訊錄內(nèi)容”工作表。（2）鼠標(biāo)指針單擊“A1”單元格，直接輸入“通訊錄”，按【Enter】鍵確認(rèn)。（3）在【開始】選項卡【字體】組中，選擇【字體】下拉列表中的“宋體”，在【字號】下拉列表中選擇“24”。單擊【字體】組的【加粗】按鈕，進行字體加粗設(shè)置。7.表頭設(shè)置（1）鼠標(biāo)指針單擊“A2”單元格，輸入“類別”，按住鍵盤上的【Alt】+【Enter】組合鍵，單元格內(nèi)換行，再次按住鍵盤上的【Alt】+【Enter】組合鍵換行，輸入“部門名稱”，按【Enter】鍵確認(rèn)，表頭效果如圖6-25所示。

圖6-25表頭（2）單擊【插入】選項卡【插圖】組【形狀】下拉按鈕，選擇線條按鈕，當(dāng)光標(biāo)變?yōu)椤啊睍r，在“A2”單元格中繪制一條斜線。（3）在“類別”前雙擊鼠標(biāo)左鍵，光標(biāo)定位于“類別”前，用空格調(diào)整“類別”位置。（4）將鼠標(biāo)指針移動到行號處，指針變?yōu)椤啊睍r，按下鼠標(biāo)左鍵并向下拖動，調(diào)整第2行行高為合適高度。將鼠標(biāo)指針移動到列標(biāo)處，指針變?yōu)椤啊睍r，按下鼠標(biāo)左鍵并向右拖動，調(diào)整列寬為合適寬度。（5）單擊“B2”單元格，輸入“員工編號”。按鍵盤上的【】鍵，將活動單元格變?yōu)椤癈2”，輸入“姓名”。按此方法依次在“D2”到“G2”單元格輸入“性別”、“辦公電話”、“手機”和“E-mail地址”。8.填充數(shù)據(jù)按樣章進行數(shù)據(jù)錄入單元格的基本操作任務(wù)五設(shè)置“通訊錄封面”工作表。在“A2:I2（A2到I2）”單元格區(qū)域，對“公司員工通訊錄”進行“合并及居中”操作。在“C8:G8”單元格區(qū)域，對“2016年04月30日制”進行“跨列居中”，填充“黃色”底紋操作。效果如圖6-1所示。設(shè)置“通訊錄內(nèi)容”工作表。在“A1:G1”單元格區(qū)域，對“通訊錄”進行“跨列居中”操作。在“A3:A6”單元格區(qū)域，對“總裁室”進行“合并及居中”操作，單元格底紋填充為“淺綠”。對“產(chǎn)品部”進行“合并及居中”操作，單元格底紋填充為“黃色”。依次設(shè)置“銷售部”、“研發(fā)部”和“質(zhì)保部”。在“B3：G22”區(qū)域單元格底紋填充為“綠色”，“B4:G4”、“B6:G6”等其余不相鄰單元格區(qū)域底紋填充為“橙色”，效果如圖6-28所示。1.合并居中（1）在標(biāo)簽欄單擊“通訊錄封面”工作表。（2）選中“A2:I2（A2到I2）”單元格區(qū)域，單擊【開始】選項卡【對齊方式】組的【合并后居中】按鈕，對“公司員工通訊錄”進行“合并及居中”操作。2.跨列居中（1）選中“C8:G8”單元格區(qū)域，在所選區(qū)域上右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中選擇【設(shè)置單元格格式】命令，如圖6-29所示?；蛘邌螕簟鹃_始】選項卡【單元格】組【單元格】的【格式】下拉按鈕，選擇【設(shè)置單元格格式】命令，均會彈出【單元格格式】對話框。（2）單擊【設(shè)置單元格格式】對話框中【對齊】標(biāo)簽，在文本對齊方式中的【水平對齊】下拉菜單中選擇【跨列居中】命令，將“2016年04月30日制”進行“跨列居中”操作。3.設(shè)置單元格底紋（1）單擊【開始】選項卡【字體】組中的下拉按鈕，選擇單元格底紋為“黃色”。（2）或者在所選區(qū)域上右擊，在彈出的快捷菜單中選擇【設(shè)置單元格格式】命令，選擇【填充】標(biāo)簽，設(shè)置單元格底紋為“黃色”，4.“通訊錄內(nèi)容”工作表單元格設(shè)置（1）在標(biāo)簽欄單擊“通訊錄內(nèi)容”工作表。（2）選中“A1:G1”單元格區(qū)域，在所選區(qū)域上右擊，在彈出的快捷菜單中選擇【設(shè)置單元格格式】命令，單擊【設(shè)置單元格格式】對話框中【對齊】標(biāo)簽，在【水平對齊】下拉菜單中選擇【跨列居中】命令，將“通訊錄”進行“跨列居中”操作。（3）選中“A3:A6”單元格區(qū)域，單擊【開始】選項卡【對齊方式】組的【合并后居中】按鈕，對“總裁室”進行“合并及居中”操作。單擊【開始】選項卡【字體】組中的下拉按鈕，選擇單元格底紋為“淺綠”。（4）選擇“A7:A10”單元格區(qū)域，單擊【開始】選項卡【對齊方式】組的【合并后居中】按鈕，對“產(chǎn)品部”進行“合并及居中”操作，選擇單元格底紋為“黃色”。（5）依次完成“A”列中其余單元格的設(shè)置。（6）選擇“B3:G3”單元格區(qū)域，單擊【開始】選項卡【字體】組中的下拉按鈕，選擇單元格底紋為“綠色”。對照圖6-28,利用【Ctrl】鍵，可以同時選中不相鄰的單元格區(qū)域，統(tǒng)一設(shè)置，完成其他區(qū)域單元格“橙色”底紋的填充。表格外觀設(shè)置任務(wù)六設(shè)置“通訊錄內(nèi)容”工作表外觀，除A列文字外，所有文字都水平居中，表格邊框效果如圖6-2所示。1.設(shè)置文字對齊方式（1）選擇“B2:G22”單元格區(qū)域，單擊【開始】選項卡【對齊方式】組中的按鈕，設(shè)置文字水平居中對齊方式。（2）或者在所選區(qū)域上，單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【設(shè)置單元格格式】命令，打開【設(shè)置單元格格式】對話框，選擇【對齊】標(biāo)簽，在文本對齊方式中的【水平對齊】下拉菜單中選擇【居中】命令。2.設(shè)置表格邊框線（1）對照圖6-2，選擇“A2:G22”單元格區(qū)域，單擊【開始】選項卡【字體】組中的按鈕中的下拉箭頭，選擇【所有框線】，為表格設(shè)置所有邊框線，如圖6-33所示。再選擇【粗匣框線】，為表格設(shè)置外邊框線。（2）或者在所選區(qū)域上，單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【設(shè)置單元格格式】命令，打開【設(shè)置單元格格式】對話框，選擇【邊框】標(biāo)簽，在線條樣式處選擇，在預(yù)置處選擇內(nèi)部，先設(shè)置好表格的內(nèi)框線。再選擇線條樣式為，【預(yù)置】處選擇外邊框，設(shè)置好表格的外邊框，如圖6-34所示。當(dāng)表格中的框線比較復(fù)雜時，需要采用這種方法。預(yù)覽、打印工作表任務(wù)七預(yù)覽“通訊錄封面”和“通訊錄內(nèi)容”工作表，設(shè)置“通訊錄內(nèi)容”工作表打印標(biāo)題為標(biāo)題行和表頭行，確認(rèn)無誤后進行打印。1.打印預(yù)覽（1）單擊“通訊錄封面”工作表，單擊【文件】，在【文件】菜單中選擇【打印】命令，右側(cè)窗格中出現(xiàn)打印預(yù)覽視圖，（2）或者單擊自定義快速啟動工具欄按鈕，彈出如圖6-36所示菜單。選擇【打印預(yù)覽和打印】，對快速啟動訪問工具欄進行自定義，添加打印預(yù)覽圖標(biāo)，單擊此圖標(biāo)也可彈出如圖6-35所示窗口。（3）單擊圖6-35所示對話框右下角顯示邊距按鈕，預(yù)覽區(qū)發(fā)生如圖6-37所示變化?！巴ㄓ嶄浄饷妗惫ぷ鞅頃霈F(xiàn)垂直和水平的交叉虛線，通過鼠標(biāo)拖動虛線可以直觀調(diào)整頁邊距的大小。（4）使用相同的方法預(yù)覽“通訊錄內(nèi)容”工作表。2.設(shè)置打印標(biāo)題（1）打印標(biāo)題就是在每個打印頁重復(fù)出現(xiàn)的行數(shù)據(jù)或列數(shù)據(jù)。使用打印標(biāo)題功能可以使打印出來的每頁中的數(shù)據(jù)更加清晰、準(zhǔn)確。單擊【頁面布局】選項卡【頁面設(shè)置】組中的按鈕，（2）單擊【頁面設(shè)置】對話框【工作表】標(biāo)簽下的【頂端標(biāo)題行】數(shù)值框右側(cè)的單元格引用按鈕（3）光標(biāo)變?yōu)橄蛴业暮谏^，接著在工作表中選擇好需要在每一頁都打印輸出的標(biāo)題行，這時【頁面設(shè)置-頂端標(biāo)題行】框中會現(xiàn)“$1:$2”，意思是第1行到第2行作為每頁打印輸出時的標(biāo)題行(我們也可以不選擇標(biāo)題行，而直接輸入$1:$2)，如圖6-39所示。（4）再次單擊單元格引用按鈕，返回【頁面設(shè)置】對話框，此時在【頂端標(biāo)題行】數(shù)值框中顯示了添加的標(biāo)題行區(qū)域，單擊按鈕。這樣打印輸出每一頁上就都有標(biāo)題行了。2.設(shè)置打印標(biāo)題（5）同理，當(dāng)我們所要打印表格的標(biāo)題和表頭在工作表中列的位置時，就應(yīng)該使用打印標(biāo)題列操作。（6）在打開的【頁面設(shè)置】對話框，單擊【工作表】標(biāo)簽，單擊【左端標(biāo)題列】后面的按鈕，打開【頁面設(shè)置-左端標(biāo)題列】對話框。（7）接著在工作表中選擇好需要在每一頁都打印輸出的標(biāo)題列，這時【頁面設(shè)置-左端標(biāo)題列】框中會現(xiàn)“$A:$B”，意思是第A列到第B列作為每頁打印輸出時的標(biāo)題列。（8）單擊【頁面設(shè)置-左端標(biāo)題列】對話框后面的按鈕，返回【頁面設(shè)置】對話框，單擊【確定】按鈕。這樣打印輸出每一頁上就都有標(biāo)題列了。3.打印操作（1）單擊【