工程檔案管理培訓

普洱供電局辦公室工程檔案的幾個相關(guān)術(shù)語工程項目文件的收集工程竣工檔案的整理立卷聲像材料的整理工程竣工檔案的移交工程檔案軟件單機版操作工程檔案的幾個相關(guān)術(shù)語工程檔案的幾個相關(guān)術(shù)語

項目文件：是指工程項目從醞釀決策到建成投產(chǎn)全過程中形成的，包括項目的提出、調(diào)研、可研、評估、決策、批復、勘測、設(shè)計、招投標、物資供應(yīng)、施工、安裝、監(jiān)理、調(diào)試、生產(chǎn)準備、試生產(chǎn)、工程竣工驗收等工作中形成的文字材料、圖紙、圖表、會計核算材料、聲像及電子文件等各種形式與載體的文件材料。工程檔案的幾個相關(guān)術(shù)語項目檔案：是指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件。工程項目前期文件：指工程開工以前在立項、審批、招投標、勘察、設(shè)計以及工程準備過程中形成的文件。工程檔案的幾個相關(guān)術(shù)語檔案的完整：是指按國家檔案局檔發(fā)〔2002〕10號、原能源部能源辦[1991]231號文確定的內(nèi)容，將項目（工程）建設(shè)全過程中應(yīng)該歸檔的文件、資料收集歸檔，各種文件原件齊全。檔案的準確：是指檔案的內(nèi)容真實反映項目（工程）竣工時的實際情況和建設(shè)過程，做到圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)準確可靠，簽字手續(xù)完備。檔案的系統(tǒng)：是指按工程檔案的形成規(guī)律，保持各部分之間的有機聯(lián)系，分類科學，組卷合理。工程項目文件的收集工程項目文件的收集

一、項目文件產(chǎn)生于工程建設(shè)全過程，項目文件的收集應(yīng)與

項目的立項準備、施工和竣工驗收同步進行。二、要確保收集的項目文件正確的反映工程施工全過程和工

程結(jié)果，不能出現(xiàn)擅自修改、偽造或事后補做的現(xiàn)象。工程項目文件的收集

三、項目文件的收集范圍凡是反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件材料，都為收集范圍。項目文件的收集應(yīng)齊全、完整，以確保檔案的成套性。35kV及以上項目文件的收集范圍按照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔范圍和保管期限表》或《電網(wǎng)工程項目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表》。10kV及以下項目文件的收集范圍按照《云南電網(wǎng)公司10kV及以下城農(nóng)網(wǎng)工程建設(shè)竣工資料編制范本》進行。工程項目文件的收集

四、項目文件的收集時間

各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項目完成情況及時

收集。

工程項目文件的收集

五、項目文件的質(zhì)量要求字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續(xù)完備。需永久．長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標定質(zhì)量的要求。錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。工程竣工檔案的整理立卷工程竣工檔案的整理立卷

工程項目所形成的全部項目文件,應(yīng)在移交前根據(jù)《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與整理規(guī)范》、《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則——供電企業(yè)檔案分類表》、《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《云南電力集團有限公司農(nóng)村電網(wǎng)和縣城電網(wǎng)建設(shè)與改造工程檔案管理辦法實施細則》（云電集辦〔2004〕12號）、《云南電網(wǎng)公司10kV及以下城農(nóng)網(wǎng)工程建設(shè)竣工資料編制范本》及有關(guān)配網(wǎng)工程項目檔案管理的相關(guān)要求，由文件形成單位（建設(shè)、設(shè)計、施工、運行、監(jiān)理、調(diào)試、物資供應(yīng)等）進行整理立卷。工程竣工檔案的整理立卷

科技文件材料整理立卷的一般程序如下：區(qū)分科技文件的類別鑒別科技文件材料完整性和準確性組卷案卷內(nèi)科技文件的排列編寫案卷頁號填寫卷內(nèi)目錄填寫卷內(nèi)備考表案卷裝訂打印案卷封面、脊背并粘貼工程竣工檔案的整理立卷

一、區(qū)分科技文件的類別按其內(nèi)容性質(zhì)，根據(jù)工程的情況來分類。

科技文件材料一般按其項目針對內(nèi)容劃入各類，在各類內(nèi)按不同子項分開，不同項目的文件一般不要混合組成保管單位。如：工程檔案要分為變電站工程、送電線路工程、10kV及以下農(nóng)網(wǎng)工程、10kV及以下城網(wǎng)工程等。整理立卷時要按各個單項工程分開，如輸變電工程，要將其劃分為變電站工程和線路工程。工程竣工檔案的整理立卷

舉例說明：110kV遷糯輸變電工程分為幾個單項工程：110kV遷糯變電所工程、220kV東那變擴建110kV遷糯間隔工程、110kV遷糯～東那送電線路工程、π接團永線35kV送電線路工程、改接35kV孟班～永平輸電線路工程?？⒐べY料歸類時也要按照單項工程來做。工程竣工檔案的整理立卷

二、鑒別科技文件材料完整性和準確性科技文件材料要完整、系統(tǒng)、成套。一個項目的成套材料，不能缺項，一份科技文件材料內(nèi)不能缺張少頁，要完整地反映一項科技活動的全過程和全部內(nèi)容?？蓪φ铡稒n案分類表》或《國家重大建設(shè)項目文件歸檔范圍和保管期限表》或《電網(wǎng)工程項目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表》中對應(yīng)內(nèi)容，逐條進行檢查，凡工程中產(chǎn)生過的文件材料、圖表、聲像等均為歸檔范圍，不齊全的項目要及時補齊。工程竣工檔案的整理立卷

科技文件同其記載和反映的對象或科技活動的過程相一致，科技文件材料相互間在內(nèi)容上一致，如實際情況與竣工圖保持一致等。工程竣工檔案的整理立卷

工程依據(jù)性文件

原件的問題：凡歸檔文件必須用原件歸檔。

合同、協(xié)議、證書的歸檔：凡為簽訂協(xié)議、合同的履行方和辦理證書的簽字方，其合同、協(xié)議與證書均應(yīng)以正本歸檔，不應(yīng)副本或復印件歸檔（所謂合同、協(xié)議證的正本，即履行合同的雙方或參與證書簽字代表均應(yīng)親筆簽名、并加蓋公章，不親筆簽名只加蓋私章的，或雖簽名不為原件而以復印件歸檔的，對履行合同方或參予證書簽字代表方，均屬不符合檔案管理要求。）工程竣工檔案的整理立卷

工程施工、安裝及調(diào)試文件——原材料、器材出廠質(zhì)量合格證明和試驗記錄：要求報告單字跡清楚、數(shù)據(jù)準確。試驗單要有編號、試驗日期、規(guī)格型號，試驗單位加蓋公章與簽名。材料試驗報告要以原件歸檔，杜絕用不合格書寫材料書寫（如用圓珠筆、鉛筆、紅鉛筆、純蘭墨水書寫）及復印件歸檔?！┕び涗洝惭b記錄、設(shè)備試驗報告：要求文件材料齊全、完整，記錄數(shù)據(jù)準確（即與現(xiàn)場實際施工情況相符），填寫規(guī)范，原件記錄詳細、按具體情況要求不漏項、凡需填寫數(shù)據(jù)的欄目均要填寫。要求簽字手續(xù)齊全，親筆簽名，不能用圖章代替。不可用復寫紙復寫，原件需用合格的書寫材料書寫，記錄表式要規(guī)范符合部頒技術(shù)管理要求，紙張大小為A4幅面。工程竣工檔案的整理立卷

竣工圖的編制——竣工圖是工程的實際反映，是工程的重要檔案，是對工程進行交工驗收、運行、維護、管理、改擴建的憑證和依據(jù)。工程各參建單位都要重視竣工的編制工作。——竣工圖一定要與實際情況相符，要保證圖紙質(zhì)量，做到規(guī)格統(tǒng)一，圖面整潔，字跡清楚。——竣工圖按A4（297mmx210mm）尺寸折疊，標題欄外露。（標題欄一般露在右下角）工程竣工檔案的整理立卷

——設(shè)計單位竣工圖的編制要求：要求竣工圖必須與設(shè)計、設(shè)計修改內(nèi)容及現(xiàn)場施工條件相符合，必須達到100%的準確。設(shè)計單位受建設(shè)單位委托負責本單位設(shè)計范圍內(nèi)竣工圖的編制。施工、調(diào)試和建設(shè)單位應(yīng)在施工及啟動調(diào)試過程中及時、準確地做好變更記錄，提供完整的變更資料給竣工圖的編制單位進行編制并出版。工程竣工檔案的整理立卷

C）竣工圖的編制工作應(yīng)及時、正確、完整。設(shè)計單位各專業(yè)工地代表應(yīng)及時做好本專業(yè)的設(shè)計變更記錄，收集施工、建設(shè)單位的工程聯(lián)系單和設(shè)計變更單，并將變更情況及時反映在設(shè)計藍圖上。對于涉及其它專業(yè)的設(shè)計變更應(yīng)及時通知相關(guān)專業(yè)。工程竣工檔案的整理立卷

d)相關(guān)單位應(yīng)在試運行結(jié)束后向設(shè)計單位提交編制竣工圖所需的有關(guān)監(jiān)理、施工、調(diào)試等變更資料，設(shè)計單位完成工程全部竣工圖的編制工作，加蓋竣工圖章，（竣工圖應(yīng)由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章竣工圖章填寫欄目齊全，編制人、審核人、技術(shù)負責人簽字手續(xù)齊全，且不能跨欄簽名。為對竣工圖準確性負責，簽字人必須親筆簽字不可用私章代替，不得代簽，竣工圖章應(yīng)使用紅色印泥，蓋在標題欄附近空白處，不能壓著圖樣），并將竣工圖整理立卷后移交建設(shè)單位。工程竣工檔案的整理立卷

e）經(jīng)修改或變更的施工圖應(yīng)重新編制竣工圖（現(xiàn)均要求設(shè)計單位重新出全套竣工圖），圖標采用竣工圖標（即為“竣工圖階段“），簽署齊全。f）要編制竣工圖總說明及各專業(yè)的編制說明，敘述竣工圖編制原則、各專業(yè)目錄及編制情況。工程竣工檔案的整理立卷

三、組卷項目文件的分類：按照《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則—供電企業(yè)檔案分類表》或?qū)φ铡峨娋W(wǎng)工程項目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表》進行分類組卷。10kV及以下農(nóng)（城）網(wǎng)建設(shè)與改造工程的組卷方法見后按照《云南電網(wǎng)公司10kV及以下城農(nóng)網(wǎng)工程建設(shè)竣工資料編制范本》進行。工程竣工檔案的整理立卷

組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系：分類科學，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。保管期限分為永久、30年、10年。工程竣工檔案的整理立卷

檔號由目錄號—分類號—案卷號組成。

例如：1060—8400—01（一）目錄號

由一至四位阿拉伯數(shù)字組成。由移交歸檔單位的檔案部門提供。（二）確定分類號

由一至四位阿拉伯數(shù)字組成四級類目，各級類目均用0－9標識。通常，變電站工程為“84”類，送電線路工程為“82”類，變電站設(shè)備儀器為“94”類等等。工程竣工檔案的整理立卷

分類號確定與原來不同的幾處：1、“施工組織設(shè)計報審表、施工方案（措施）報審表、開（復）工報審表、主要材料報審表、單位工程質(zhì)量報驗申請表及其附件”施工單位要報審表連同附件一起移交，分類號為附件對應(yīng)分類號；監(jiān)理單位只需移交報審表，附件不用移交；2、“特殊工種人員及主要工器具報審表（包括附件）、特殊工種人員上崗證復印件”由監(jiān)理單位移交，分類號為8204（8404）（8405）；工程竣工檔案的整理立卷

3、“線路參數(shù)測試報告、步驟及避雷器試驗報告”，分類號為8206；4、“設(shè)備開箱申請表、開箱檢查記錄”由物資供應(yīng)單位移交，分類號為8405，立為一卷；5、“工程竣工驗收通知”也要移交，分類號為8206（8406）；6、“監(jiān)理見證、旁站記錄”，監(jiān)理單位要移交，分類號為8207（8407）。工程竣工檔案的整理立卷

（三）案卷號

由三位阿拉伯數(shù)字組成，為同一分類號下的案卷順序號。對照分類表，將竣工資料分類，同一類別可分為若干卷。例如：變電工程的“設(shè)計變更通知單”與“施工組織設(shè)計”同屬于8403類中，可組卷為8403—01卷“設(shè)計變更通知單”和8403—02卷“施工組織設(shè)計”。工程竣工檔案的整理立卷

注意：檔號里的案卷號與案卷順序號不同，案卷號指的是分類號下的小流水號，而案卷順序號指的是整個工程的案卷按分類號全部順序排列完成后編寫的大流水號。例如：110kV遷糯變電站新建工程中第16卷為“主控制樓建筑、結(jié)構(gòu)竣工圖”，檔號為：1080-8451-02，這里，案卷順序號為16，是該工程的第16卷；案卷號為02，為“8451”分類號下的第2卷。工程竣工檔案的整理立卷

（四）應(yīng)注意的幾個問題：1、凡涉及兩個以上建設(shè)項目的綜合性文件，按主要建設(shè)項目確定歸屬。比如說輸變電工程有的文件資料是混合在一起的，而只有一份原件的情況下，要將原件歸入其中一個工程，為方便查閱另一工程可用復印件歸入，但在備考表中要注明原件歸在哪一個工程中。例如：“關(guān)于110kV江城輸變電工程竣工結(jié)算的批復”這份文件，涉及到兩個工程，即110kV江城變電站工程和110kV城－江送電線路工程，將原件歸入110kV江城變電站工程，復印件歸入110kV城－江送電線路工程。工程竣工檔案的整理立卷

2、可結(jié)合工程的實際情況自行決定使用到哪一級類目，沒有實體檔案的類目可空號不用。如工程較小，文件材料少的情況下，可歸到三級類目。（主要是針對35kV輸變電工程項目）例如：35kV南郊變電站移址新建工程中電氣一次部分竣工圖較少，不便于細分，可將其歸到三級類目，即歸類為“841”，檔號為：3330-841-01。3、案卷不宜過厚，數(shù)量較多時可以拆開組成若干卷。如是已印刷成冊的資料或是成套的資料，也可不拆開組卷。工程竣工檔案的整理立卷

4、不同保管期限的科技文件材料應(yīng)分開組卷，有利于檔案部門歸檔了一段時間后對科技文件材料的鑒定銷毀。保管期限：分為永久、30年、10年三種。保管期限的確定可查閱《國家重大建設(shè)項目文件歸檔范圍和保管期限表》或《電網(wǎng)工程項目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表》。要注意的是：凡是介于兩種保管期限的，其保管期限一律從長。如一份文件材料，既有永久保存的內(nèi)容，又有需要長期保存的內(nèi)容，那么這份文件材料還是要作為永久保存。工程竣工檔案的整理立卷

四、案卷內(nèi)科技文件的排列管理性文件，按問題、時間、重要程度排列。一般按照時間順序排列。工程技術(shù)文件按施工安裝記錄、檢測試驗、評定、證明等排列。設(shè)備資料按照設(shè)備說明書、出廠試驗報告、設(shè)備材質(zhì)證明、合格證、隨機圖紙等順序排列。

案卷排列順序：卷內(nèi)目錄——文件材料——備考表?？⒐D按專業(yè)、圖號排列。工程竣工檔案的整理立卷

五、編寫案卷頁號案卷內(nèi)科技文件材料有文字的頁面一律要編寫頁號。即：見字編頁，均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號，空白頁不編頁號。頁號要用鉛筆編寫。頁號編寫的位置：單面書寫的科技文件材料在右下角編寫頁號；雙面書寫的科技文件材料，正面在右下角，背面在左下角編寫頁號；工程竣工檔案的整理立卷

編寫頁號的方法：案卷整卷裝訂的，以每卷為單位按順序編寫科技文件材料的頁號；不是整卷裝訂的（散件），每件加蓋檔案章，先編案卷內(nèi)每份文件的件號，然后再以每份文件為單位，從“1”起按順序編寫頁號。

印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。工程竣工檔案的整理立卷

竣工圖每冊自成一卷，不必重新編寫頁號，每件需蓋檔號章，原“工程圖紙目錄”作為該案卷的第一件。案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。保管單位（案卷）之間不連號。即各卷之間不連續(xù)編頁號。每卷均從“1”開始編寫頁號。工程竣工檔案的整理立卷

六、填寫卷內(nèi)目錄

卷內(nèi)目錄是案卷內(nèi)登記文件及其排列秩序的目錄，由序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號和備注組成。1、序號：是指該份文件材料在案卷內(nèi)的排列序號，用阿拉伯數(shù)字從“1”起依次標注，一份文件材料一個號。2、文件編號：填寫該份文件材料文號或圖號。3、責任者：填寫科技文件的直接形成單位（即公章的單位），有多個責任者時，選擇主要責任者，其余用等代替；竣工圖的“責任者”應(yīng)填寫竣工章上填寫的單位。工程竣工檔案的整理立卷

4、文件材料題名：即文件標題，填寫每份科技文件材料標題的全稱，一般應(yīng)照實抄錄。有的文件標題特別長，填寫時也應(yīng)全部填寫，不能寫簡稱。工程竣工檔案的整理立卷

5、日期：填寫科技文件材料本身編制的年、月、日，即文件材料的形成時間。可用“．”或“—”來分隔，也可以連起來寫。如可寫成：“2008．5．11”或“2008—05—11”或“20080511”（單機版自動生成的是“—”的形式）。當一個科技文件材料文件的形成日期是一個階段時，應(yīng)填寫編制此文件的最早日期和最晚日期?？⒐D上的日期，應(yīng)寫竣工章上的編制日期。文件日期必須填寫年、月、日，不得省略。沒有日期的文件材料經(jīng)考證后填寫。工程竣工檔案的整理立卷

6、頁號：填寫每份文件材料的首尾頁號。7、備注：對有關(guān)科技文件材料的特殊情況或其它事項的說明。注：凡原有圖紙目錄，只作為科技文件的第一份，不得代替卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)重新編制。卷內(nèi)目錄排列在案卷內(nèi)科技文件材料的首頁之前。工程竣工檔案的整理立卷

七、填寫卷內(nèi)備考表

卷內(nèi)備考表是用來記載和說明歸檔前后和歸檔后案卷內(nèi)科技文件材料基本情況和變化情況的表格。卷內(nèi)備考表要填寫說明、立卷人、檢查人、年月日等內(nèi)容。1、說明：填寫案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷使用過程中要求說明的問題。工程竣工檔案的整理立卷

2、立卷人：由責任立卷者簽名。必須親筆手簽，不得代簽、打印或蓋印章。3、檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽名。必須親筆手簽，不得代簽、打印或蓋印章。4、年、月、日：由立卷人和檢查人分別填寫立卷和檢查的日期。注：卷內(nèi)備考表排列在案卷內(nèi)科技文件的尾頁之后。案卷無論是否是整卷裝訂，備考表也無需裝訂。工程竣工檔案的整理立卷

八、案卷裝訂1、文件材料可采用整卷裝訂（裝訂卷）和單份文件裝訂（即散卷）兩種形成，竣工圖為散卷。2、案卷不裝訂時其科技文件材料要按卷內(nèi)目錄的編排次序排列有序，每份科技文件材料單獨裝訂，并在每件文件第一頁的右上角空白位置加蓋檔號章（檔號章應(yīng)使用藍色印泥），竣工圖的檔案號蓋在標題欄附近空白處，檔號章由立卷單位加蓋并填寫（用鉛筆填寫）。工程竣工檔案的整理立卷

3、案卷內(nèi)不同尺寸的科技文件材料要折疊成統(tǒng)一幅面。文件材料幅面一律采用A4紙，小于此標準的應(yīng)用標準幅紙裱糊。例如：一些合格證較小的，要粘貼在A4紙上再進行裝訂?？⒐D按A4尺寸折疊，標題欄外露。4、外文資料應(yīng)保持原來的案卷及文件排列順序、文號及裝訂形式。工程竣工檔案的整理立卷

5、案卷裝訂前的技術(shù)處理有：剔除重份文件，去掉鐵釘、塑料、硬紙板，案卷內(nèi)不允許有金屬物；裝訂線外有字跡的文件要加邊托裱；對破損的文件要裱糊修復好。較薄易損壞的紙張要粘貼在A4紙上再裝訂；因存在客觀因素而用復寫紙復寫、針式打印的，或用圓珠筆書寫的等不耐久字跡材料文件，要進行復制，并連同復印件一并訂入卷內(nèi)。工程竣工檔案的整理立卷

6、案卷采用線繩左側(cè)三孔一線裝訂的，右側(cè)和下邊必須取齊，孔距85mm，結(jié)頭在文件材料的背面。7、裝訂要結(jié)實、整齊、美觀。不掉頁，不倒頁，不壓文件字跡，不損壞文件，不妨礙閱讀。工程竣工檔案的整理立卷

8、卷皮、卷內(nèi)表格的規(guī)格及其制成材料的質(zhì)量要求——案卷卷皮采用卷盒形式，按國家標準統(tǒng)一外表尺寸為305mm×220mm，厚度尺寸分別為20、30、40、50、60mm五種。用無酸牛皮紙板雙裱壓制。——卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表尺寸為297mm×210mm（A4紙），用70克以上白色書寫紙制作。案卷外封面和側(cè)脊用A4的牛皮紙打印粘貼?！砗泻捅韮?nèi)表格印制應(yīng)清晰端正，卷盒硬度適中。工程竣工檔案的整理立卷

九、打印案卷封面、脊背案卷封面的內(nèi)容有：案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級、檔案號等。1、案卷題名：即案卷標題，應(yīng)簡明完整、準確揭示科技文件材料的內(nèi)容，包括：項目的名稱；項目的組件、部件或?qū)I(yè)、階段的名稱；科技文件材料的名稱。項目名稱與批準的原立項、設(shè)計應(yīng)相符，歸檔外文件資料的題名及主要內(nèi)容應(yīng)譯成中文。如：“110kV遷糯變電站新建工程

工程設(shè)計、施工、監(jiān)理合同及設(shè)備采購運輸委托合同等”。工程竣工檔案的整理立卷

注：竣工圖的名稱應(yīng)在設(shè)計圖名稱后加上“竣工圖”三個字，比如設(shè)計圖名為“鐵塔基礎(chǔ)施工圖”則應(yīng)去掉“施工圖”字樣,寫為“鐵塔基礎(chǔ)竣工圖”，設(shè)計圖名為“ZM2直線塔結(jié)構(gòu)圖”則應(yīng)加上“竣工圖”三個字寫為“ZM2直線結(jié)構(gòu)竣工圖”。工程竣工檔案的整理立卷

2、立卷單位：填寫案卷內(nèi)科技文件材料的組卷部門或負責部門。3、起止日期：填寫案卷內(nèi)科技文件材料形成的起止日期。4、保管期限：填寫其劃定的保管期限。5、密級：依據(jù)保密規(guī)定填寫其劃定的機密等級，一般不填寫。6、檔號；填寫檔案的目錄代號、分類號和案卷順序號。工程竣工檔案的整理立卷

脊背內(nèi)容包括：保管期限、檔號、案卷題名、案卷號。案卷號即為案卷大流水號，用鉛筆編寫。聲像材料的整理聲像材料的整理

聲像材料應(yīng)按內(nèi)容及形式分項分組排列，每組及每張（盤）圖片、磁帶、應(yīng)有文字說明，對事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容進行著錄，完成后刻錄在光盤上移交，一式兩盤，并要求在光盤上粘貼上標簽，（標簽上需注明“工程名稱、內(nèi)容、移交單位”，要用打?。?，光盤應(yīng)用光盤盒裝入（不能用簡易袋裝）。聲像材料的整理

將電子照片文件名重命名為：時間+地點+事件+人物+作者。例如：XXXX年XX月XX日，XXX變電站，XX領(lǐng)導現(xiàn)場檢查指導，作者：XXX。注：同一事件的照片可放在一個文件夾中，作為一組圖片，但文件夾名稱也要作說明。工程竣工檔案的移交工程竣工檔案的移交

項目建設(shè)單位檔案管理部門在工程立項后對項目管理部門進行交底；項目管理部門在工程開工后對各參建單位進行交底，交底內(nèi)容為：工程目錄號、移交相關(guān)要求等。工程竣工檔案的移交

工程檔案移交書1、各階段形成的項目文件材料辦理移交時需辦理“工程檔案移交書”，移交書由工程檔案移交表、工程檔案案卷移交目錄、卷內(nèi)目錄組成。2、工程檔案移交書須裝訂成冊，裝訂順序：工程檔案移交表—工程檔案案卷移交目錄—卷內(nèi)目錄。工程竣工檔案的移交

——工程檔案移交表：各移交部門/單位在工程檔案移交表中的“檔案整理情況說明”欄需填寫所交案卷是否真實、可靠、完整?！こ虣n案案卷移交目錄：由單機版自動生成?！韮?nèi)目錄：卷內(nèi)目錄需與工程檔案案卷移交目錄中案卷相對應(yīng)。工程竣工檔案的移交

3、工程檔案移交書一式三份，其中一份交移交部門/單位，一份交接收部門/單位，一份交檔案管理部門。工程竣工檔案的移交

移交時間1、各參建單位應(yīng)在工程竣工投運后三個月內(nèi)向建設(shè)單位移交竣工檔案，（如啟委會上建設(shè)單位有移交時間特殊要求的按要求執(zhí)行），移交檔案套數(shù)按照簽訂合同中要求執(zhí)行，其中一套要均為原件，移交中應(yīng)明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、卷內(nèi)張數(shù)等，并且移交檔案要經(jīng)我局審核合格后，才能辦理簽字移交手續(xù)。2、大修技改工程的竣工檔案，要求生產(chǎn)技術(shù)部在技改項目竣工二個月內(nèi)向檔案室移交。工程竣工檔案的移交

我局對移交的一些具體要求部分案卷質(zhì)量要求：1、竣工圖卷冊的“卷內(nèi)目錄”中的“文件編號”填寫的是圖號；“責任者”和“日期”填寫的是竣工章上的編制單位及編制日期；2、密級不用填寫，為空，不能錄入為“一般”；（包括錄入軟件）3、在單機版錄入時，卷內(nèi)文件錄入中“歸檔部門”錄入為“局辦公室”；工程竣工檔案的移交

4、打印各類表格時，封面、側(cè)脊的檔號可全部打出（目錄號由建設(shè)單位提供），即“XXXX—XXXX—XX”；卷內(nèi)目錄、備考表中的檔號均刪除，不用打印，只需留“檔號：”字樣；5、備考表中“立卷人”和“檢查人”要新筆簽署，不能用打印或蓋章；6、竣工圖每冊自成一卷，不必重新編寫頁號，每件需蓋檔號章，原“工程圖紙目錄”作為該案卷的第一件；工程竣工檔案的移交

7、封面、側(cè)脊要用A4紙打印粘貼（從現(xiàn)在起的工程）；8、案卷盒要為無酸紙制作，硬度適中，厚度為20、30、40、50、60mm，不能低于20mm，并且卷內(nèi)文件材料的厚度要與卷盒統(tǒng)一；9、每套竣工檔案要編寫案卷號（即流水號），用鉛筆編寫；10、各類材料試驗報告、合格證等如小于A4紙，應(yīng)粘貼于A4紙上；11、立卷時要對照目錄逐張檢查文件材料，避免出現(xiàn)缺、漏現(xiàn)象；工程竣工檔案的移交

12、工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的聲像材料，整理后刻錄在光盤上移交，一式兩盤，要求在光盤上粘貼上標簽，（標簽上需注明“工程名稱、內(nèi)容、移交單位”，要用打印），光盤應(yīng)用光盤盒裝入（不能用簡易袋裝）；13、要求檔案所有目錄均使用“工程檔案單機版軟件”錄入，竣工檔案移交時要同時移交“導入單機版格式數(shù)據(jù)”和“導入OA格式數(shù)據(jù)”；14、工程檔案移交書須裝訂成冊，裝訂順序：工程檔案移交表—工程檔案案卷移交目錄—卷內(nèi)目錄。工程竣工檔案的移交

其它相關(guān)要求：1、“線路參數(shù)測試報告、步驟及避雷器試驗報告”，施工單位移交，因分類號為8206，要單獨立為一卷；2、施工單位應(yīng)注意移交“隱蔽工程驗收記錄”、“定置通知單”、“工程施工總結(jié)”、“備品備件移交清單”、“設(shè)備移交清單”等；3、工程開工報告、竣工報告應(yīng)符合標準格式；4、“竣工驗收簽證書”、“交接證書”應(yīng)簽署齊全；5、“新設(shè)備投產(chǎn)申請”應(yīng)紙質(zhì)申請和系統(tǒng)打印的一起移交；工程竣工檔案的移交

6、施工單位應(yīng)編制“工程簡報”；7、“施工組織設(shè)計報審表、施工方案（措施）報審表、開（復）工報審表、主要材料報審表、單位工程質(zhì)量等各類報驗申請表及其附件”施工單位要報審表連同附件一起移交，監(jiān)理單位只需移交報審表，附件不用移交；8、“特殊工種人員及主要工器具報審表（包括附件）、特殊工種人員上崗證復印件”由監(jiān)理單位移交；工程竣工檔案的移交

9、各類會議紀要，如由監(jiān)理主持的由監(jiān)理單位移交（會議紀要需加蓋監(jiān)理單位印章，會議簽到表必須為原件，如施工單位留有的會議簽到表為原件，應(yīng)交由監(jiān)理做資料）；由施工單位主持的會議，如施工單位內(nèi)部會議或竣工投產(chǎn)會議，會議紀要由施工單位移交；10、“監(jiān)理見證、旁站記錄”，監(jiān)理單位要移交。11、“設(shè)計變更通知單”、“施工技術(shù)聯(lián)系單”由監(jiān)理單位移交；工程竣工檔案的移交

12、監(jiān)理單位應(yīng)注意移交“總監(jiān)聘任函”、“月付款報審表”“監(jiān)理工作總結(jié)”、“安全整改通知”等。13、“質(zhì)量監(jiān)督檢查報告”由監(jiān)理單位移交；14、“設(shè)備開箱申請表、開箱檢查記錄”由物資供應(yīng)單位移交，立為一卷，不再放入設(shè)備說明書案卷；15、編制竣工圖應(yīng)有“竣工圖編制說明”，敘述竣工圖編制原則、編制依據(jù)及編制情況。工程竣工檔案的移交

16、竣工圖圖框中必須為“竣工圖階段”，套用圖可用“施工圖階段”，但圖紙目錄上要有設(shè)計出圖章。17、竣工圖圖框中簽字欄必須簽署齊全，不能以蓋章或打印代替簽名，不能代簽，且不能跨欄簽名。18、圖紙目錄上圖紙名稱、圖號要與圖紙圖框中的名稱、圖號逐一對應(yīng)。工程竣工檔案的移交

19、竣工圖上應(yīng)齊全、完整、準確加蓋竣工章，簽字齊全、規(guī)范（各方人員必須簽字齊全，不能以蓋章或打印代替簽名，且不得代簽），“編制人”由設(shè)計單位人員簽署，“技術(shù)負責人”由施工單位人員簽署；竣工章要蓋在圖紙圖框附近空白位置，不能壓著字樣。20、竣工圖按A4（297mmx210mm）尺寸折疊，標題欄外露。工程竣工檔案的移交

對各縣區(qū)項目部檔案移交幾點要求1、35kV城農(nóng)網(wǎng)工程竣工投產(chǎn)后，工程建設(shè)、施工、設(shè)計、監(jiān)理、物資供應(yīng)等單位或部門整理完成的竣工檔案，統(tǒng)一交由各縣（區(qū)）城農(nóng)網(wǎng)工程項目部進行匯總，項目部將整個工程竣工檔案按分類號順序排列案卷流水號，重新編制移交目錄。工程竣工檔案的移交

2、35kV城農(nóng)網(wǎng)工程竣工檔案，由各縣（區(qū)）城