公文寫作基礎知識（值得收藏）

隨著社會的發(fā)展，人們在工作和生活中的交往越來越頻

繁，事情也越來越復雜，因此應用文的功能也就越來越

多了。所謂應用文是人們在生活、學習、工作中為處理

實際事物而寫作，有著實用性特點，并形成慣用格式的

文章。

應用文是人類在長期的社會實踐活動中形成的一種文

體，是人們傳遞信息、處理事務、交流感情的工具，有

的應用文還用來作為憑證和依據(jù)。

【結構】

1.結構的含義

結構是指文章內(nèi)部的組織和構造，是作者按照主題的需

要，對材料所進行的有機組合和編排，又稱謀篇布局。

文章的結構具有兩重含義：一是宏觀結構，即文章的總

體構思、大體框架;二是微觀結構，即對文章的層次、

段落、開頭、結尾、過渡、照應和主次的具體設計。

作用:

①使文章言之有體?！绑w”指體裁。應用文在長期的寫

作實踐過程中，大都形成了比較固定的結構形態(tài)，也叫

程式。

②使文章言之有序。合理安排結構，就是根據(jù)一定的

思路，將零散的材料組織起來，使之條理清楚，成為一

個有機的整體。

③使文章言之成文。通過精心安排結構，可以增加文

章的文采，從而增強其可讀性。

2.安排結構的原則

①要服從表現(xiàn)主題的需要。主題是作者的寫作目的、

意圖的體現(xiàn)，結構必須服從主題的需要，為表現(xiàn)主題、

突出主題服務。例如怎樣安排開頭與結尾、怎樣劃分層

次與段落、怎樣設置過渡與照應、怎樣確定主次與詳略

等等，都要圍繞主題進行。這樣，才能使文章組成一個

嚴謹周密、內(nèi)容形式統(tǒng)一的有機整體。

②要正確反映客觀事物的發(fā)展規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系。應用

文是對現(xiàn)實生活、客觀事物的反映，客觀事物總有一個

發(fā)生、發(fā)展、結局的過程，作者對它的認識也遵循一定

的規(guī)律。這種規(guī)律性，也就表現(xiàn)為文章結構的基本形

式。

③要適應不同文體的要求。文體不同，結構的樣式和

要求也會不同。應用文不同于文學作品，不同類型的應

用文體結構方式也存在著區(qū)別。

3.結構的要求

①嚴謹自然。指文章結構精當嚴密，順理成章。要求

作者思路清晰，思維嚴密，以主旨貫穿全文始終，不枝

不蔓。層次段落的劃分要恰當，組織嚴密，聯(lián)系緊湊，

脈絡暢通，行止自如。過渡和照應要自然，不能刻意的

雕鑿，更不能牽強拼湊。

②完整勻稱。指文章各部分要配置齊全，比例協(xié)調，

詳略得當，完整合理，重點突出，符合格式要求。如文

章一般都有開頭、主體和結尾三部分，三部分比例要協(xié)

調，主體要內(nèi)容充實，不能虎頭蛇尾或尾大不掉;對并

列內(nèi)容的處理，要注意處理好詳寫和略寫的關系，以保

證結構的完整和勻稱，使之渾然一體。

③清晰醒目。大多數(shù)應用文不要求行文曲折波瀾，而

要求綱舉目張、清晰醒目，以便讀者把握要領或貫徹執(zhí)

行，所以常采用加小標題、寫段首撮要、條目式等形

式。這在一些法規(guī)性文體中最為明顯。

4.結構的內(nèi)容

①層次與段落。層次是文章中作者表達主題的階段和

次序，是文章內(nèi)容展開的次序。層次體現(xiàn)了事物發(fā)展的

階段，是問題的各個側面和作者思維的過程，又稱為

，，意義段，，、，，邏輯段，，、“章，，、，，節(jié)，，等。段落，又稱“自

然段”，是組成文章、表達思想最基本、相對獨立的最

小單位。段落的形式是層次的再分割，是文章意思的間

歇或轉換，以換行為為標志。兩者有明顯的區(qū)別，層次

側重于內(nèi)容的劃分，段落側重于文字形式的表現(xiàn)。有時

一個段落恰好是一個層次，有時幾個段落表現(xiàn)一個層次

或一個段落內(nèi)有幾個層次。安排層次有兩種模式：

(1)縱式，即思路縱向展開的結構方式。具體有兩種類

型：時間順序式和邏輯順序式。前者是按照事物的生產(chǎn)

流程、事情或事件的發(fā)展過程或時間的先后順序安排層

次。需要注意的是，采用這種結構方式，不能事無巨細

地記流水賬，要抓住事物發(fā)展的關鍵環(huán)節(jié)。邏輯順序關

系是按照事理內(nèi)在的邏輯順序安排層次。這種邏輯關系

表現(xiàn)為：現(xiàn)象一一本質，原因一一結果，宏觀一一微

觀，個別一一般等。按照這樣的關系先后為序、環(huán)環(huán)相

扣、層層遞進地安排結構，就是邏輯順序。

(2)橫式，即思維橫向發(fā)展的結構方式。表現(xiàn)在形式

上，它是把整體劃分為若干相對的層次，各層次之間互

不交織、平等并列，從不同方面和角度共同揭示了事物

的整體面貌和主旨，或按照空間方位的變換，或按照材

料的不同性質和類型，或按照問題的不同側面等。這種

結構形式，在應用寫作中運用很廣泛，述職報告、調查

報告、總結等均可采用。

②過渡與照應。過渡是指層次與段落之間的銜接與轉

換，在文章中起著承上啟下、穿針引線的作用。照應是

指文章內(nèi)容的前后呼應和關照，可以使文章結構周密嚴

謹，渾然一體，還能使某些關鍵內(nèi)容得到強調，突出主

題。

一般情況下，當內(nèi)容由總到分或由分到總時、意思轉換

時以及表達方式變化時，需要安排過渡。過渡的形式有

段落、句子或詞語。如上下文空隙大，轉折也很大，常

用過渡段連結。上下文空隙小，多用提示性的句子，如

公文中，常有“特此如下通告”、“現(xiàn)將有關事項告知如

下”、“為此，特制定本條例”等作過渡。在意思轉折不

大的情況下，多用關聯(lián)詞，如“因為”、“所以“、“但是”

等作為過渡詞。

在應用文中，常用的照應方法有：

(1)首尾照應，即在文章的結尾處，把開頭交待的事或

提出的問題再次提起，有的進一步加以概括、歸納、補

充，如論文、總結、調查報告等。

(2)文題照應，即指在行文中時時照應標題，對主題加

以強調、提示。如大多數(shù)公文標題中都包含著“事由”，

文章內(nèi)容自然要與標題相照應。

(3)文中照應，即文章自身前后內(nèi)容間的照應，如某些

細節(jié)和問題在行文中不斷被提起，這樣能強化印象，更

好地實現(xiàn)作者的表達意圖。

③開頭與結尾。開頭是全篇文章的第一步，可以起到

統(tǒng)領全篇，展開全文的作用。結尾是全文的收束和結

局，能幫助讀者加深認識，把握全篇，達到預期的寫作

目的。

常見的開頭方式有：

(1)目的式。就是將寫作的目的和意義直接說明。一些

公文常用這種方式，常用介詞“為“、“為了”領起。

(2)根據(jù)式。就是開頭闡明撰文的根據(jù)，或引據(jù)政策法

令和規(guī)定指示，或引述全文，或引據(jù)事實和道理，常用

“根據(jù)”、“按照”、“遵照”等領起下文。

(3)原因式。就是以交待行文的緣由作為開頭，常用“由

于“、“因”、“鑒于”等引出原因或簡述某種情況作為原

因，再引出寫作目的。

(4)概述式。就是在開頭部分對文章內(nèi)容的背景、基本

情況、主要內(nèi)容加以概述。采用這一方式，能起到提綱

挈領的作用。

(5)結論式。就是將結論、結果先作交待，再由果溯

因。

(6)提問式。就是開篇提出問題，然后引起下文，常見

于調查報告的寫作。

(7)引述式。常用于有具體規(guī)定格式的文體中，如“合

同“，或引述下級來文、上級指示精神，或有關政策法

規(guī)，以此作為撰文的依據(jù)。如批復、函等常用這種方

式。

常見的結尾方式有：

(1)自然收尾式。就是在主體部分寫完之后，事盡言

止，自然收結。

(2)總結歸納式。指在主體寫完后，對全文的主旨進行

簡要的概括，總結全文。

(3)強調說明式。是在應用文的結尾處，對全文的主旨

意義、重要性進行強調，以引起讀者的注意。

(4)希望號召式。就是在結尾部分提出希望，發(fā)出號

召，展望未來，以鼓舞斗志。

(5)專門結尾用語式。就是在結尾處，采用特定的用語

結束全文。

【語言】

1.準確

準確，就是要正確地、恰當無誤地表達出所要表達的內(nèi)

容，用詞用語含義清楚，概念恰當明確，不產(chǎn)生歧義，

不引起誤會，無溢美之詞，無隱惡之嫌。

要做到語言準確，必須要把握詞語的分寸感和合適度。

特別是要區(qū)分同義詞、近義詞在適用范圍、詞義輕重、

搭配功能、語體雅俗、詞性差別等方面的細微差別。

要做到語言準確，還要注意語意鮮明，不能模棱兩可，

含糊其辭，以免產(chǎn)生歧義，延誤工作。如“大致尚可”、

“有關部門”、“條件許可時”、“事出有因，查無實據(jù)”等

表達含糊的詞應謹慎使用。

2.簡明

簡明，指文字的簡潔、明白，用較少的文字清楚表達較

多、較豐富的內(nèi)容，要“有話則長，無話則短要做到

簡明，首先要精簡文意，壓縮篇幅，突出主干，把無關

或關系不大的內(nèi)容刪去。其次要反復錘煉，提高概括能

力，杜絕堆砌修飾語，適當使用縮略語，如“五講四美”

等。第三，要推敲詞語，錘煉句子，一句話就能說明白

的決不用兩句話，一個詞能概括清楚的決不用兩個詞。

恰當?shù)剡\用成語、文言詞語等，也有助于語言的簡明。

第四，要注意用詞通俗，不用生僻晦澀的字句。應該指

出的是，"簡'’要得當，不能茍簡，要以不妨礙內(nèi)容的表

達為前提，絕不能為簡而生造詞語、亂縮略、濫用文

言，不能讓人不明白或產(chǎn)生歧義，引起誤解。

3.平實

應用文是為解決實際問題而寫的，它的語言重在實用。

一個字、一句話，往往至關重要。為了便于讀者理解，

應用文語言應力求平實。行文時多用平直的敘述，恰當

的議論，簡潔明了的說明。比如公文，它具有行政約束

力和法定的權威性，因此，用語必須樸素、切實，不能

浮華失實，不能亂用形容詞或俚俗口語。

應用文寫作要求用語平實，但平實不等于平淡。我國歷

史上保留下來的許多文章既是應用文，同時又是文學佳

作。

4.得體

應用文實用性強，講究得體，一方面要適合特定的文

體。按文體要求遣詞造句，保持該文體的語言特色。如

公文宜莊重，調查報告須平實，學術論文應嚴謹，社交

文書需較濃的感情色彩，廣告就常用模糊的語言，使用

說明書則需具體實在，商業(yè)交際文書要委婉，合同書則

要精確等。另一方面要考慮作者自己的身份，閱讀的對

象，約稿的單位，行文的目的，甚至與客觀環(huán)境的和諧

一致，恰如其分。比如需要登報或張貼的，語言要通俗

易懂，需要宣讀或廣播的，語言應簡明流暢、便于朗讀;

書信的寫作，要根據(jù)遠近親疏、尊卑長幼的關系使用相

應的語言;公文的寫作要根據(jù)不同文種和行文關系而使

用相應的語言，否則就不得體?？偠灾髡邞嗅?/p>

對性地運用得體的語言取得最佳的表達效果。

【種類】

應用文的種類繁多，可以從不同的角度劃分成不同的類

別。

一、按其處理事情的性質劃分

可以分為公務類應用文和私務類應用文。

公務類應用文是指為處理國家和集體的事務而寫作和使

用的應用文，即通常所說的公文。

私務類應用文是指為處理個人的事務而寫作和使用的應

用文，即通常所說的個人日常應用文書。

二、按表達方式劃分

有記敘文、說明文、議論文。

記敘文是以記敘為主要表達方式的應用文;說明文是以

說明為主要表達方式的應用文;議論文是以議論為主要

表達方式的應用文。

三、按使用領域劃分

（一）行政類應用文行政類應用文包括國家行政機關公

文和日常行政公文。

1.國家行政機關公文

國家機關公文是國家機關、社會團體或企事業(yè)單位處理

事務的文件，主要用來傳達和貫徹黨和國家的政策法

令，指導工作，提出要求，答復問題，通報情況，交流

經(jīng)驗，傳遞信息。公文制作比較嚴格，具有一定的法律

效力，在寫作和使用時，要根據(jù)國家最新的行政機關公

文處理辦法，區(qū)分每類公文文種的行文要求和使用范

圍，確定適用的文種形式，確保其使用效率。

2.日常行政機關公文

日常行政機關公文是指上述國家法定的行政機關公文以

外的一些事務文件。是指簡報、計劃、總結、調查報

告、規(guī)章制度，介紹信、證明信等用來處理單位內(nèi)部日

常事務，與具體部門進行工作聯(lián)系的應用文。它們的行

文格式不像公文那樣嚴格，制作也比較自由。日常事務

公文不具有法定的權威，一般不單獨行文，如有必要，

需另行備文，按法定公文處理，否則只作為參考材料。

有些日常事務公文還可在報刊上發(fā)表。

（二）專業(yè)工作應用文

專業(yè)工作應用文是指在一定專業(yè)機關或專門的業(yè)務活動

領域內(nèi)，因特殊需要而專門形成和使用的應用文。由于

分工不同，社會各行各業(yè)經(jīng)管的事務有很大的差異。這

樣，在長期的工作實踐中便逐漸形成了一些與其專業(yè)相

適應的應用文，稱為專業(yè)工作應用文。專業(yè)應用文除了

要遵守應用文的一般規(guī)則外，還有很強的專業(yè)特點，外

行人是不能寫好的，如財經(jīng)部門常用的預決算報告、審

計報告、市場調查報告、市場預測報告、項目可行性研

究報告、外貿(mào)函電、經(jīng)濟合同等;司法部門常用的起訴

書、判決書、證詞、辯護詞、立案報告、破案報告;文

教部門常用的教學計劃、教學大綱、教案、教學管理條

例;醫(yī)務工作常用的病歷、處方、護理日志、診斷證明

書、死亡報告;外事工作常用的照會、聲明、國書、意

向書、備忘錄、國際公約、聯(lián)合公報等等。

在各類應用文中，專業(yè)工作應用文涉及的面最廣，發(fā)展

最快。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和科學技術的進步，社會分

工會越來越細，為適應工作需要隨事立體的應用寫作新

形式，也將會不斷增多。

（三）日常生活應用文

日常生活應用文主要指個人用來處理日常生活事務和禮

儀的應用文，如書信、電報、啟事、請柬、訃告、日

記、讀書筆記。日常生活應用文與個人的日常生活、人

際交往活動關系密切，使用范圍很廣。日常生活應用文

雖然也有一定的格式，但不十分嚴格，寫作較靈活自

由。

以上只是從大的方面來劃分。如果進一步，還可根據(jù)行

文方向、內(nèi)容性質或其他管理文件的標準來劃分。

【表達方式】

1.敘述

敘述，指的是把人物的活動、經(jīng)歷和事件發(fā)展變化過程

交代出來一種表達方式。在應用文寫作中是最基本、最

常用的表達方式。

應用文寫作中敘述的人稱，有第一人稱（“我”、“我們”）

和第三人稱（“他”、“他們”）。使用第一人稱“我”、“我

們”系指作者本人，或作者所代表的群體、單位，如書

信、請示、報告、總結等文體的寫作，多用第一人稱。

有時，為簡要起見，常使用無主句。有的應用文體，如

新聞報道、簡介、調查報告、會議紀要，為表明作者立

場客觀、公正，傳播的信息真實、可信，常采用第三人

稱寫作。

應用文中的敘述方式有順敘、倒敘、插敘、分敘等。應

用文中記敘事件的發(fā)展過程，介紹單位的基本情況，一

般都是按順敘，即時間先后為序來敘述。其原因在于，

應用文重在實用，不求委婉、曲折，故多采用直接的筆

法敘事、說理。倒敘、插敘、分敘等用得較少，只在通

訊、消息、調查報告的寫作中才用得上。

應用文中的敘述要力求真實、準確，不帶主觀感情色彩;

線索清晰，表述完整;以概述為主，盡可能用概括的語

言說出其前因后果、來龍去脈，使讀者了解其梗概。

2.說明

說明，就是用簡明扼要的文字對事物、事理及人物進行

解說的表達方式。目的是使讀者對事物的形態(tài)、構造、

成因、性質、種類、功能，對事理的概念、特點、來

源、演變、關系等有一個鮮明的了解和認識。

說明在應用文中使用廣泛，如解說詞、廣告詞、說明

書、簡介等文體，主要是用說明的方法來寫的。其他文

體如經(jīng)濟文書、科技文書、訴訟文書、行政公文等，也

常常借助說明