會議室服務行政管理制度第一章總則

為確保會議的有序、高效進行，提高會議質量，明確會議服務與管理職責，特制定本會議室服務行政管理制度。

一、目的與原則

1.本制度旨在規(guī)范會議室的使用、服務與管理，保障公司各類會議的順利進行。

2.會議服務與管理應遵循高效、節(jié)約、環(huán)保、安全的原則。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內部各類會議室的使用、服務與管理。

2.本制度適用于公司全體員工、各部門及相關單位。

三、會議類型

1.公司級會議：包括年度工作會議、季度工作會議、月度工作會議等。

2.部門級會議：包括部門例會、專題會、協(xié)調會等。

3.項目級會議：根據(jù)項目需求召開的會議。

四、會議服務與管理職責

1.會議服務職責：

a.提供會議室預約、布置、設備調試等服務；

b.提供會議期間的后勤保障服務；

c.收集會議相關資料，協(xié)助會議組織者做好會議準備工作。

2.會議管理職責：

a.制定并落實會議室使用計劃；

b.監(jiān)督會議室使用情況，確保會議設施設備完好；

c.定期對會議室進行維護、保養(yǎng)；

d.對違反會議管理制度的行為進行制止和處罰。

五、會議服務與管理要求

1.會議預約：

a.提前預約會議室，并填寫《會議室預約申請表》；

b.會議組織者需明確會議時間、地點、參會人員等信息；

c.會議室預約遵循“先到先得”的原則。

2.會議布置：

a.會議組織者應根據(jù)會議類型和參會人員需求，提前布置會議室；

b.會議室布置應簡潔、大方，符合公司形象。

3.會議期間服務：

a.會議室管理員負責會議期間的后勤保障工作；

b.會議期間，嚴禁無關人員進入會議室；

c.會議組織者應確保會議內容保密。

4.會議結束后的整理：

a.會議結束后，會議組織者應組織清理會議室，確保會議室整潔；

b.會議室管理員負責檢查會議室設施設備，發(fā)現(xiàn)問題及時報修。

六、制度修訂與解釋

1.本制度由公司行政管理部門負責修訂和解釋。

2.本制度的修訂、廢止，應由公司行政管理部門提出，報公司領導審批后實施。

七、附則

1.本制度自發(fā)布之日起施行。

2.公司原有會議室服務行政管理相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議主題確定：會議組織者根據(jù)公司業(yè)務需求，明確會議主題、目的和預期成果。

2.會議通知：會議組織者提前發(fā)布會議通知，明確會議時間、地點、參會人員、議程等。

3.會議材料準備：會議組織者負責準備會議相關材料，包括會議議程、報告、數(shù)據(jù)等，并在會議前發(fā)送給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議組織者或指定人員負責簽到，確保參會人員準時到場。

2.會議主持人：主持人宣布會議開始，介紹會議主題、目的和議程。

3.會議發(fā)言：按照議程安排，各發(fā)言人進行發(fā)言。會議組織者應確保發(fā)言順序和時間控制得當。

4.會議討論：參會人員針對議題進行討論，充分發(fā)表意見和建議。

5.會議決策：根據(jù)討論結果，會議主持人或決策者作出決策。

三、會議記錄

1.會議紀要：指定專人負責記錄會議內容，包括會議議題、發(fā)言、決策等。

2.會議紀要整理：會議結束后，會議紀要負責人應及時整理會議紀要，確保內容準確、完整。

3.會議紀要審批：會議紀要需經(jīng)會議主持人或決策者審批，確認無誤后發(fā)送給參會人員。

四、會議后續(xù)工作

1.任務分配：會議組織者根據(jù)會議決策，明確各項任務的責任人和完成時間。

2.任務跟蹤：會議組織者應定期跟蹤任務進度，確保會議決策的落實。

3.反饋與匯報：責任人需在規(guī)定時間內完成工作任務，并向會議組織者或決策者反饋工作成果。

五、會議總結

1.會議效果評估：會議組織者收集參會人員的意見和建議，評估會議效果。

2.改進措施：針對會議中存在的問題，會議組織者提出改進措施，為下一次會議提供參考。

3.會議紀要歸檔：會議紀要及相關材料應及時歸檔，以便查閱。

六、特殊會議流程

1.緊急會議：如遇緊急情況，會議組織者應盡快發(fā)布會議通知，并簡化會議流程。

2.視頻會議：會議組織者需提前測試視頻設備，確保會議順利進行。

3.外部會議：涉及外部單位或客戶的會議，會議組織者應提前做好溝通協(xié)調工作。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的發(fā)布與通知

1.會議紀要經(jīng)審批通過后，由會議組織者通過郵件、公司內部通訊系統(tǒng)等方式發(fā)布給所有參會人員及相關部門。

2.會議紀要發(fā)布時，應明確要求相關責任人關注紀要中涉及的任務分配和完成時間。

二、任務分解與責任落實

1.會議組織者應將會議決策分解為具體的行動任務，明確每項任務的責任人、完成標準和截止時間。

2.責任人接到任務后，應及時確認任務內容，如有疑問或困難，應及時與會議組織者溝通解決。

三、任務跟蹤與監(jiān)督

1.會議組織者應建立任務跟蹤機制，定期檢查任務進展，確保各項任務按計劃推進。

2.對于關鍵任務，會議組織者應加強監(jiān)督，必要時提供資源支持，確保任務順利完成。

四、進度匯報與溝通

1.責任人需按照約定的時間節(jié)點，向會議組織者或決策者匯報任務進度。

2.會議組織者應定期組織進度匯報會議，了解任務執(zhí)行情況，協(xié)調解決過程中遇到的問題。

五、會議紀要落實情況的評估

1.會議組織者應在任務完成后，對會議紀要的落實情況進行評估，分析存在的問題和不足。

2.評估結果作為改進會議管理和決策實施的依據(jù)，為今后類似會議提供參考。

六、改進措施與反饋

1.根據(jù)會議紀要落實情況的評估結果，會議組織者應制定相應的改進措施，提高會議效果和執(zhí)行力。

2.會議組織者應收集相關責任人和參會人員的反饋意見，不斷完善會議紀要跟蹤落實機制。

七、會議紀要歸檔與管理

1.會議紀要及其跟蹤落實情況應作為重要文件進行歸檔，便于日后查詢和審計。

2.會議組織者應定期對歸檔的會議紀要進行檢查，確保文件的安全與完整。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂與使用

1.會議室預訂：員工需提前通過指定平臺或聯(lián)系行政管理部門預訂會議室，填寫相關信息并提交申請。

2.會議室使用原則：會議室使用應遵循“高效、合理安排”的原則，優(yōu)先滿足公司級和部門級重要會議需求。

二、會議室布置與設備管理

1.會議室布置：會議組織者應根據(jù)會議類型和參會人數(shù)，提前安排會議室布局，確保座位充足、布局合理。

2.設備管理：行政管理部門負責定期檢查和維護會議室設備，確保設備正常運行。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議期間，參會人員應遵守會議紀律，保持安靜，不隨意離席。

2.會議室內嚴禁吸煙、進食，不得亂丟雜物，保持環(huán)境整潔。

3.會議組織者需在會議開始前15分鐘進入會議室，檢查設備、資料等準備工作。

四、會議室安全與保密

1.會議室應設置在易于管理、相對獨立的位置，確保會議安全。

2.會議室內應配備必要的消防設施，并對參會人員進行安全疏散培訓。

3.會議涉及敏感信息時，會議組織者應采取保密措施，確保會議內容不被泄露。

五、會議室維護與清潔

1.行政管理部門負責定期對會議室進行清潔、保養(yǎng)，確保會議室環(huán)境整潔。

2.會議組織者和參會人員應共同維護會議室設施設備，發(fā)現(xiàn)問題及時報修。

六、會議室資源優(yōu)化與共享

1.行政管理部門應合理調配會議室資源，提高會議室利用率。

2.鼓勵跨部門共享會議室資源，減少資源浪費。

七、違規(guī)處理與投訴

1.對于違反會議室管理規(guī)定的個人或部門，行政管理部門有權進行制止，并根據(jù)情節(jié)嚴重程度給予相應處罰。

2.員工有權對會議室管理工作中存在的問題提出投訴，行政管理部門應及時處理并反饋。

第五章附則

1.本制度的解釋權歸