技術(shù)部日常會議管理制度第一章總則

一、目的

為確保技術(shù)部日常工作高效、有序地進行，提高決策效率，加強部門內(nèi)部溝通與協(xié)作，制定本會議管理制度。

二、適用范圍

本制度適用于技術(shù)部各類日常會議，包括但不限于部門例會、項目協(xié)調(diào)會、技術(shù)研討會等。

三、基本原則

1.會議應(yīng)遵循高效、務(wù)實、民主、創(chuàng)新的原則。

2.會議組織者應(yīng)確保會議內(nèi)容的針對性和實用性，嚴格控制會議規(guī)模和時間。

3.與會人員應(yīng)積極參與討論，充分發(fā)表意見，共同為部門工作出謀劃策。

四、會議類別

1.定期會議：按照規(guī)定的時間周期召開的會議，如部門周例會、月度總結(jié)會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要臨時召集的會議，如項目協(xié)調(diào)會、技術(shù)研討會等。

五、會議組織與管理

1.會議的組織與管理由會議主持人負責(zé)，主持人應(yīng)具備相關(guān)經(jīng)驗和能力。

2.會議主持人負責(zé)制定會議議程，提前通知與會人員，并確保會議資料的準(zhǔn)備工作。

3.會議主持人應(yīng)確保會議秩序，引導(dǎo)與會人員圍繞議題進行討論，避免跑題和無效發(fā)言。

六、會議紀律

1.與會人員應(yīng)按時參加會議，因故不能參加的，應(yīng)提前向會議主持人請假。

2.會議期間，與會人員應(yīng)保持手機靜音或振動，如有緊急事項需離開會場，應(yīng)向會議主持人說明情況。

3.會議內(nèi)容涉及敏感信息或商業(yè)秘密的，與會人員應(yīng)嚴格保密，不得擅自泄露。

七、本制度的解釋權(quán)歸技術(shù)部所有，自發(fā)布之日起執(zhí)行。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充和修訂。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議主持人根據(jù)工作需要，確定會議主題、議程和參會人員。

2.會議主持人提前至少三個工作日，向與會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程等內(nèi)容。

3.與會人員收到會議通知后，應(yīng)及時回復(fù)，如有特殊原因不能參加，需提前向會議主持人請假。

4.會議主持人根據(jù)會議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)會議資料，提前至少一個工作日發(fā)送給與會人員。

二、會議簽到

1.會議開始前，由專人負責(zé)會議簽到，確保與會人員準(zhǔn)時到場。

2.會議主持人應(yīng)在會議開始前5分鐘，提醒與會人員到場，并做好會議簽到工作。

三、會議議程執(zhí)行

1.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

2.會議按照既定議程逐項進行，會議主持人應(yīng)確保每個議題都得到充分討論。

3.與會人員圍繞議題積極發(fā)言，提出建議和解決方案。

4.會議主持人負責(zé)引導(dǎo)討論，確保會議內(nèi)容緊扣主題，避免偏離議題。

四、會議決策

1.會議主持人對討論成果進行總結(jié)，形成決策方案。

2.對于重大事項，應(yīng)實行表決制度，確保決策的民主性和科學(xué)性。

3.會議決策結(jié)果應(yīng)記錄在案，由專人負責(zé)整理歸檔。

五、會議總結(jié)

1.會議主持人對本次會議的成果、不足和改進措施進行總結(jié)。

2.與會人員對會議效果進行評價，提出意見和建議。

3.會議主持人根據(jù)會議總結(jié)，對下一次會議進行改進和優(yōu)化。

六、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，對與會人員表示感謝。

2.與會人員離開會場時，應(yīng)將個人物品帶走，保持會場整潔。

3.會議主持人應(yīng)將會議紀要和決策結(jié)果及時發(fā)送給與會人員，以便跟蹤落實。

七、會議流程的優(yōu)化與調(diào)整

1.會議主持人應(yīng)根據(jù)實際會議情況，不斷優(yōu)化和調(diào)整會議流程。

2.定期收集與會人員的意見和建議，對會議流程進行改進，提高會議效率。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編寫與發(fā)布

1.會議紀要應(yīng)由專人負責(zé)編寫，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀要應(yīng)包括會議主題、時間、地點、與會人員、主要討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

3.會議紀要編寫完成后，由會議主持人審核，確認無誤后及時發(fā)布。

4.會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后兩個工作日內(nèi)發(fā)送給所有與會人員。

二、會議決策的落實與跟蹤

1.會議決策的責(zé)任人應(yīng)明確，確保每項決策都有人負責(zé)執(zhí)行。

2.責(zé)任人根據(jù)會議決策，制定具體的實施計劃，明確時間表和完成標(biāo)準(zhǔn)。

3.責(zé)任人定期向會議主持人匯報決策執(zhí)行情況，會議主持人負責(zé)監(jiān)督和協(xié)調(diào)。

4.對于未按計劃執(zhí)行的決策，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并及時調(diào)整實施計劃。

三、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要應(yīng)按照一定的分類和編號規(guī)則進行歸檔，便于查找和追溯。

2.歸檔的會議紀要應(yīng)包括電子版和紙質(zhì)版，確保資料的安全性和完整性。

3.會議紀要的查閱權(quán)限應(yīng)嚴格控制，防止泄露敏感信息。

四、會議紀要的跟蹤評估

1.定期對會議決策的執(zhí)行情況進行評估，檢查實施效果與預(yù)期目標(biāo)的差距。

2.根據(jù)評估結(jié)果，對會議決策進行優(yōu)化和調(diào)整，以提高決策的準(zhǔn)確性和有效性。

3.對會議紀要中提出的改進措施和建議進行跟蹤，確保問題得到解決。

五、會議紀要的反饋與改進

1.鼓勵與會人員對會議紀要的內(nèi)容和執(zhí)行情況進行反饋，提出意見和建議。

2.會議主持人根據(jù)反饋，對會議紀要進行修訂，完善會議管理制度。

3.通過持續(xù)改進，提高會議紀要的質(zhì)量和會議決策的落實效果。

六、會議紀要的公開與透明

1.在確保信息安全的前提下，適當(dāng)公開會議紀要，增加部門工作的透明度。

2.公開的會議紀要應(yīng)側(cè)重于展示部門工作成果和團隊協(xié)作精神，提升部門形象。

3.通過公開會議紀要，促進部門內(nèi)部信息共享，提高工作效率。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由專人負責(zé)管理。

2.需要使用會議室的人員應(yīng)提前向會議室管理員提交申請，包括會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

3.會議室管理員根據(jù)申請信息，合理安排會議室使用，避免時間沖突。

4.會議室預(yù)訂成功后，申請人需按時使用，如需取消或變更，應(yīng)提前通知會議室管理員。

二、會議室設(shè)備管理

1.會議室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響、白板等。

2.使用會議室的人員應(yīng)熟悉設(shè)備操作，如有問題，及時向會議室管理員求助。

3.使用完畢后，應(yīng)確保設(shè)備關(guān)閉，線纜整理，保持會議室整潔。

三、會議室環(huán)境與秩序

1.會議室應(yīng)保持安靜、整潔、舒適，嚴禁在會議室內(nèi)吸煙、進食。

2.會議室內(nèi)物品應(yīng)擺放整齊，不得隨意搬動或損壞。

3.會議期間，與會人員應(yīng)遵守會議紀律，保持手機靜音或振動，如有緊急事項需離開會場，應(yīng)向會議主持人說明情況。

四、會議室使用與維護

1.定期對會議室進行清潔和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。

2.會議室管理員應(yīng)定期檢查會議室設(shè)施設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問題及時報修。

3.鼓勵與會人員愛護會議室設(shè)施，共同維護良好的會議環(huán)境。

五、會議室安全管理

1.會議室應(yīng)遵循公司安全規(guī)定，確保消防設(shè)施正常，通道暢通。

2.會議室管理員應(yīng)了解應(yīng)急預(yù)案，遇到突發(fā)情況時，及時采取措施確保人員安全。

3.會議室使用完畢，應(yīng)確保關(guān)閉門窗，斷電斷水，防止安全事故發(fā)生。

六、會議室使用評價與反饋

1.定期收集與會人員對會議室使用情況的評價與反饋，了解存在的問題和不足。

2.根據(jù)反饋，對會議室管理規(guī)定進行修訂和完善，提高會議室使用效率。

3.鼓勵提出建設(shè)性意見和建議，共同優(yōu)化會議室管理。

第五章附則