會(huì)議管理制度制定選擇第一章總則

為確保公司會(huì)議的規(guī)范化、高效化，提高決策品質(zhì)與執(zhí)行力，特制定本會(huì)議管理制度。本制度適用于公司所有層級(jí)會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)議、總經(jīng)理辦公會(huì)議、部門例會(huì)等。

一、會(huì)議目的

1.傳達(dá)公司戰(zhàn)略、政策及規(guī)章制度；

2.分析、討論并解決工作中的問題；

3.促進(jìn)部門間溝通與協(xié)作；

4.提高工作效率，推動(dòng)公司目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

二、會(huì)議原則

1.減少無效會(huì)議，提倡務(wù)實(shí)高效；

2.明確會(huì)議主題，提前準(zhǔn)備；

3.遵守會(huì)議紀(jì)律，尊重他人發(fā)言；

4.積極參與討論，提高決策質(zhì)量；

5.重視會(huì)議紀(jì)要，確保落實(shí)到位。

三、會(huì)議類型

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定時(shí)間、周期召開的會(huì)議；

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)召集的會(huì)議；

3.專題會(huì)議：針對(duì)特定主題召開的會(huì)議。

四、參會(huì)人員

1.會(huì)議主持人：負(fù)責(zé)組織、引導(dǎo)會(huì)議，確保會(huì)議有序進(jìn)行；

2.與會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題及職責(zé)分工，參與會(huì)議討論；

3.記錄人：負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要。

五、會(huì)議保密

1.會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密，與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定；

2.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)歸檔，妥善保管；

3.未經(jīng)許可，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

本制度的制定與修改，旨在不斷完善公司會(huì)議管理體系，提高會(huì)議質(zhì)量，為公司的發(fā)展提供有力保障。全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)會(huì)議秩序，確保會(huì)議效果。如有違反，將按照公司相關(guān)規(guī)定予以處理。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)公司戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)需求或存在的問題，明確會(huì)議主題；

2.制定會(huì)議議程：列出會(huì)議討論的主要議題、發(fā)言順序及預(yù)計(jì)時(shí)間；

3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題及需要解決的問題，邀請(qǐng)相關(guān)部門及人員參加；

4.發(fā)送會(huì)議通知：提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等；

5.準(zhǔn)備會(huì)議材料：整理與會(huì)議主題相關(guān)的資料，提前分發(fā)給參會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：與會(huì)人員在會(huì)議開始前進(jìn)行簽到，確認(rèn)參會(huì)人員；

2.會(huì)議主持人開場(chǎng)：介紹會(huì)議主題、議程及參會(huì)人員，明確會(huì)議目的；

3.會(huì)議發(fā)言：按照議程，各發(fā)言人依次進(jìn)行發(fā)言，其他人員認(rèn)真聆聽；

4.會(huì)議討論：針對(duì)發(fā)言內(nèi)容，與會(huì)人員進(jìn)行充分討論，提出建設(shè)性意見；

5.會(huì)議決策：根據(jù)討論結(jié)果，形成會(huì)議決策或行動(dòng)計(jì)劃。

三、會(huì)議記錄

1.記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括發(fā)言要點(diǎn)、討論情況、決策結(jié)果等；

2.記錄人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后盡快整理會(huì)議紀(jì)要，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整；

3.會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)會(huì)議主持人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員。

四、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決策及行動(dòng)計(jì)劃；

2.與會(huì)人員就會(huì)議效果、組織等方面提出改進(jìn)意見；

3.會(huì)議結(jié)束后，記錄人收集反饋意見，為下次會(huì)議提供改進(jìn)方向。

五、會(huì)議資料的歸檔與保管

1.會(huì)議紀(jì)要、簽到表、發(fā)言材料等應(yīng)整理歸檔，便于查閱；

2.涉及公司機(jī)密的會(huì)議資料，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行保管；

3.會(huì)議資料的保存期限根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳閱

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核通過后，應(yīng)及時(shí)發(fā)送給所有參會(huì)人員；

2.對(duì)于未參會(huì)人員，應(yīng)通過郵件或其他方式通知會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容；

3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確決策事項(xiàng)、責(zé)任人、完成時(shí)限等關(guān)鍵信息。

二、任務(wù)分配與執(zhí)行

1.會(huì)議決策涉及的具體任務(wù)應(yīng)明確分配給相關(guān)責(zé)任部門和人員；

2.責(zé)任人需根據(jù)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，并報(bào)上級(jí)審批；

3.責(zé)任人應(yīng)按照計(jì)劃推進(jìn)任務(wù)，確保按時(shí)完成。

三、進(jìn)度跟蹤與匯報(bào)

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的任務(wù)應(yīng)設(shè)立跟蹤機(jī)制，定期檢查進(jìn)度；

2.責(zé)任人應(yīng)定期向會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人匯報(bào)任務(wù)執(zhí)行情況；

3.對(duì)于執(zhí)行中遇到的問題，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)反饋，尋求解決方案。

四、督促與協(xié)調(diào)

1.會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)任務(wù)執(zhí)行的督促，確保決策落實(shí)；

2.針對(duì)跨部門或復(fù)雜的任務(wù)，會(huì)議主持人應(yīng)協(xié)調(diào)各方資源，推動(dòng)任務(wù)完成；

3.對(duì)于執(zhí)行不力的責(zé)任人，應(yīng)視情況采取提醒、約談等措施，確保任務(wù)按時(shí)完成。

五、結(jié)果評(píng)估與反饋

1.任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)提交任務(wù)完成報(bào)告，包括執(zhí)行過程、成果展示等；

2.會(huì)議主持人組織對(duì)任務(wù)完成情況進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)；

3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲，提高會(huì)議決策的執(zhí)行力度。

六、會(huì)議紀(jì)要的閉環(huán)管理

1.會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況應(yīng)納入閉環(huán)管理，確保決策事項(xiàng)有始有終；

2.對(duì)于長(zhǎng)期任務(wù)，應(yīng)定期回顧會(huì)議紀(jì)要，確保執(zhí)行方向正確；

3.通過持續(xù)改進(jìn)，提高會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)效果，為公司的管理決策提供有力支持。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂需提前向行政部門或指定管理人員提交申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等；

2.預(yù)訂時(shí)應(yīng)遵守先到先得的原則，已預(yù)訂的會(huì)議室未經(jīng)允許不得占用；

3.若會(huì)議時(shí)間、人數(shù)等發(fā)生變化，預(yù)訂人應(yīng)及時(shí)通知行政部門進(jìn)行調(diào)整。

二、會(huì)議室配置與維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和規(guī)模進(jìn)行合理配置，包括桌椅、投影儀、白板等；

2.行政部門負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行，及時(shí)維修或更換；

3.會(huì)議室應(yīng)保持整潔，預(yù)訂人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后清理現(xiàn)場(chǎng)，恢復(fù)原狀。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)進(jìn)入會(huì)議室，遵守會(huì)議紀(jì)律，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)；

2.會(huì)議期間，未經(jīng)允許不得隨意離開會(huì)議室，確需離開時(shí)應(yīng)向主持人說明原因；

3.愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，不得在設(shè)備上亂涂亂畫，嚴(yán)禁私拉亂接電源線。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，預(yù)訂人應(yīng)確保消防安全，了解消防設(shè)施位置及使用方法；

2.嚴(yán)禁在會(huì)議室吸煙，禁止使用明火；

3.會(huì)議結(jié)束后，預(yù)訂人應(yīng)確認(rèn)關(guān)閉所有設(shè)備電源，關(guān)閉門窗。

五、特殊會(huì)議室管理

1.對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要會(huì)議的會(huì)議室，應(yīng)采取額外保密措施，如設(shè)置門禁、監(jiān)控等；

2.特殊會(huì)議室的使用需經(jīng)過審批，嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定；

3.會(huì)議結(jié)束后，涉及機(jī)密的會(huì)議資料應(yīng)妥善保管，防止泄露。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公