高校校務(wù)會(huì)議管理制度第一章總則

一、為了加強(qiáng)高校校務(wù)會(huì)議的組織與管理，確保會(huì)議的效率與效果，根據(jù)我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，特制定本制度。

二、本制度適用于高校校務(wù)會(huì)議的召開、組織、管理及會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)等環(huán)節(jié)。

三、校務(wù)會(huì)議是學(xué)校決策層進(jìn)行民主協(xié)商、研究問(wèn)題、制定決策的重要形式。會(huì)議的召開應(yīng)遵循以下原則：

1.實(shí)事求是，充分發(fā)揚(yáng)民主，確保決策的科學(xué)性、合理性和可行性；

2.高效務(wù)實(shí)，注重會(huì)風(fēng)，嚴(yán)格控制會(huì)議次數(shù)、規(guī)模和時(shí)間；

3.保密原則，會(huì)議內(nèi)容涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家保密法律法規(guī)進(jìn)行管理；

4.公開透明，適當(dāng)范圍內(nèi)公開會(huì)議議題和決議，接受師生監(jiān)督。

四、校務(wù)會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。定期會(huì)議原則上每學(xué)期召開一次，臨時(shí)會(huì)議根據(jù)工作需要適時(shí)召開。

五、校務(wù)會(huì)議的組織與管理由校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)，具體職責(zé)如下：

1.擬定會(huì)議議題，收集相關(guān)材料，提前通知與會(huì)人員；

2.確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，通知與會(huì)人員，并做好會(huì)議簽到工作；

3.負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，整理會(huì)議紀(jì)要，及時(shí)發(fā)放給與會(huì)人員；

4.跟蹤落實(shí)會(huì)議決議，督促相關(guān)部門執(zhí)行；

5.做好會(huì)議資料的歸檔工作。

六、校務(wù)會(huì)議的召開、組織、管理及會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)等情況，納入學(xué)校年度目標(biāo)考核內(nèi)容。

七、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如需修改，由校長(zhǎng)辦公室提出，報(bào)校長(zhǎng)審批后予以公布。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議議題的征集與確定

1.會(huì)議議題的征集由校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)，面向全校各部門、學(xué)院及師生廣泛征集；

2.提交議題的部門或個(gè)人需在會(huì)議召開前10個(gè)工作日將議題及相關(guān)材料報(bào)送至校長(zhǎng)辦公室；

3.校長(zhǎng)辦公室對(duì)征集到的議題進(jìn)行整理、篩選和分類，擬定會(huì)議議程，并報(bào)校長(zhǎng)審批；

4.校長(zhǎng)審批通過(guò)后，校長(zhǎng)辦公室將會(huì)議議程通知與會(huì)人員。

二、會(huì)議通知與準(zhǔn)備

1.校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)在會(huì)議召開前5個(gè)工作日內(nèi)向與會(huì)人員發(fā)出會(huì)議通知，通知應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容；

2.與會(huì)人員收到會(huì)議通知后，需在2個(gè)工作日內(nèi)反饋參會(huì)情況；

3.校長(zhǎng)辦公室根據(jù)反饋情況，做好會(huì)議場(chǎng)地、設(shè)備、資料等準(zhǔn)備工作。

三、會(huì)議召開

1.會(huì)議主持人由校長(zhǎng)擔(dān)任，如校長(zhǎng)因故不能出席，可委托副校長(zhǎng)主持；

2.會(huì)議開始前，與會(huì)人員需簽到，并領(lǐng)取會(huì)議資料；

3.會(huì)議按照既定議程進(jìn)行，議題討論時(shí)，與會(huì)人員應(yīng)充分發(fā)表意見，主持人視情況可邀請(qǐng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行補(bǔ)充說(shuō)明；

4.會(huì)議討論結(jié)束后，主持人對(duì)議題進(jìn)行總結(jié)，形成決議。

四、會(huì)議記錄與紀(jì)要

1.校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整；

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、與會(huì)人員、討論議題、決議等內(nèi)容；

3.會(huì)議紀(jì)要由校長(zhǎng)辦公室在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)整理完畢，提交給主持人審批；

4.審批通過(guò)后，會(huì)議紀(jì)要由校長(zhǎng)辦公室在2個(gè)工作日內(nèi)發(fā)放給與會(huì)人員，并在學(xué)校內(nèi)部適當(dāng)范圍內(nèi)公開。

五、會(huì)議決議的執(zhí)行與跟蹤

1.會(huì)議決議的執(zhí)行由相關(guān)部門負(fù)責(zé)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成；

2.校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤、督促，并及時(shí)向校長(zhǎng)報(bào)告；

3.對(duì)于未按期完成的決議，相關(guān)部門需向校長(zhǎng)辦公室書面說(shuō)明原因，并制定整改措施；

4.校長(zhǎng)辦公室將會(huì)議決議執(zhí)行情況納入學(xué)校年度目標(biāo)考核內(nèi)容。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要由校長(zhǎng)辦公室整理完成后，提交給主持人進(jìn)行審批；

2.主持人應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后的3個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并提出修改意見；

3.校長(zhǎng)辦公室根據(jù)主持人的審批意見進(jìn)行修改，形成最終版會(huì)議紀(jì)要；

4.最終版會(huì)議紀(jì)要由校長(zhǎng)辦公室在2個(gè)工作日內(nèi)發(fā)放給與會(huì)人員，并在學(xué)校內(nèi)部適當(dāng)范圍內(nèi)公開。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行責(zé)任分配

1.校長(zhǎng)辦公室根據(jù)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容，明確各相關(guān)部門的執(zhí)行責(zé)任，并將責(zé)任分配情況通知相關(guān)部門；

2.各責(zé)任部門在接到通知后，應(yīng)立即制定執(zhí)行計(jì)劃，明確執(zhí)行責(zé)任人、完成時(shí)限和工作要求；

3.各責(zé)任部門應(yīng)將執(zhí)行計(jì)劃及時(shí)報(bào)校長(zhǎng)辦公室備案，并按計(jì)劃推進(jìn)執(zhí)行工作。

三、會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行的跟蹤與監(jiān)督

1.校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤，確保決議得到有效實(shí)施；

2.校長(zhǎng)辦公室建立會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄各責(zé)任部門的執(zhí)行進(jìn)度、存在的問(wèn)題及解決措施；

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，校長(zhǎng)辦公室應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決，并報(bào)告校長(zhǎng)。

四、會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行結(jié)果的反饋與評(píng)估

1.各責(zé)任部門在完成會(huì)議紀(jì)要所規(guī)定的任務(wù)后，需向校長(zhǎng)辦公室書面報(bào)告執(zhí)行結(jié)果；

2.校長(zhǎng)辦公室對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，對(duì)于未達(dá)標(biāo)的任務(wù)，要求相關(guān)部門進(jìn)行整改，并重新報(bào)告；

3.校長(zhǎng)辦公室定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行匯總，并向校長(zhǎng)報(bào)告，作為學(xué)校決策層決策參考。

五、會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的公示與問(wèn)責(zé)

1.校長(zhǎng)辦公室將會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況在學(xué)校內(nèi)部適當(dāng)范圍內(nèi)進(jìn)行公示，接受師生監(jiān)督；

2.對(duì)于執(zhí)行不力、推諉扯皮、嚴(yán)重影響學(xué)校工作的部門和個(gè)人，依據(jù)學(xué)校相關(guān)規(guī)定進(jìn)行問(wèn)責(zé)；

3.會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況作為學(xué)校年度目標(biāo)考核的重要內(nèi)容，對(duì)各部門和個(gè)人的績(jī)效考核具有重要作用。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂與使用

1.會(huì)議室預(yù)訂由校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理，各部門需提前向校長(zhǎng)辦公室提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)；

2.預(yù)訂申請(qǐng)應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類型、所需設(shè)備等內(nèi)容；

3.校長(zhǎng)辦公室根據(jù)預(yù)訂申請(qǐng)，合理安排會(huì)議室，并在會(huì)議前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作；

4.會(huì)議結(jié)束后，使用部門需及時(shí)歸還會(huì)議室，確保會(huì)議室整潔、設(shè)備完好。

二、會(huì)議室設(shè)施與管理

1.校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行；

2.會(huì)議室應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響、話筒、白板等；

3.會(huì)議室使用部門應(yīng)妥善保管會(huì)議室鑰匙，嚴(yán)禁私自轉(zhuǎn)借、拷貝鑰匙；

4.會(huì)議室內(nèi)的設(shè)備使用，需遵循操作規(guī)程，使用完畢后及時(shí)關(guān)閉設(shè)備，節(jié)約能源。

三、會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生與安全

1.校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)安排會(huì)議室的清潔衛(wèi)生工作，確保會(huì)議室整潔、舒適；

2.會(huì)議室使用部門應(yīng)遵守會(huì)議室內(nèi)禁煙、禁食規(guī)定，保持環(huán)境衛(wèi)生；

3.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患；

4.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)場(chǎng)秩序，不得大聲喧嘩，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

四、會(huì)議室保密工作

1.會(huì)議室使用部門應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保會(huì)議內(nèi)容不泄露；

2.校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)涉及保密的會(huì)議進(jìn)行保密提示，并在會(huì)議室內(nèi)張貼保密標(biāo)識(shí)；

3.會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員需將會(huì)議資料帶走，不得在會(huì)議室內(nèi)遺留涉密文件；

4.會(huì)議室保潔人員需簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)禁泄露會(huì)議內(nèi)容。

五、會(huì)議室使用違規(guī)處理

1.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的部門和個(gè)人，校長(zhǎng)辦公室有權(quán)取消其會(huì)議室預(yù)訂資格；

2.因違規(guī)使用會(huì)議室導(dǎo)致設(shè)備損壞、安全事故等情況，責(zé)任人需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；

3.