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文檔簡介
聯(lián)合麗格客戶效勞部
管理制度及工作手冊
2021年01月版
目錄
一、客服主任職位說明書
(-)客服主任任職條件
(二)客服主任主要工作職責(zé)
二、效勞根底要求
(一)儀容儀表要求
(二)日常行為標準
三、效勞流程要求及標準
(-)效勞流程及節(jié)點
(二)效勞流程要求及標準---一級流程
(三)各崗位效勞流程及標準-一二級流程
四、投訴管理制度
(-)各部門投訴處理職責(zé)
(二)患者投訴處理表的編號原那么
(三)投訴反響調(diào)查處理期限要求
(四)退款賬務(wù)處理
(五)投訴認定責(zé)任人員處分及獎金罰款
(六)處分級別及懲罰標準
(七)投訴處理原那么
(A)投訴處理流程圖
(九)投訴處理說明
五、檢蟄管理制度
(-)各院效勞自查制度及方案
(二)效勞質(zhì)量檢查小組檢查制度
(三)集團公司行政查房制度
六、獎懲原那么與制度
(-)獎勵制度
(二)處分制度
七、效勞性回訪及滿意度調(diào)蟄
(-)回訪制度
(二)各機構(gòu)滿意度調(diào)查表
(三)滿意度回訪執(zhí)行方案
八、內(nèi)部效勞理念的執(zhí)行
九、大客戶及會員維護
十、新員工效勞內(nèi)容培訓(xùn)課程
十一、附件
(-)附件1.?各機構(gòu)效勞流程細節(jié)及要求?
(二)附件2.?各科室工作效勞流程及標準?
(三)附件3.?患者投訴處理表?
(四)附件4.?員工過失處分單?
(五)附件5.?患者投訴案件統(tǒng)計表?
(六)附件6.?聯(lián)合麗格回訪制度?
(七)附件7.?效勞滿意度調(diào)查表?
總那么
客戶效勞是整形美容行業(yè)的重中之重,如何提升機構(gòu)內(nèi)
整體的效勞水平是我們客服部的首要任務(wù)??头诓孔鳛?/p>
專職的管理崗位,負責(zé)全院全流程的客戶效勞質(zhì)量管理,是
全院效勞環(huán)節(jié)監(jiān)視的"憲兵〃。
客戶效勞主任主要任務(wù)是:以公司的核心價值觀:為求
美者提供科學(xué),平安,恰當,老實的醫(yī)療效勞;堅持執(zhí)行效
勞宗旨,不斷教育引導(dǎo)各機構(gòu)員工嚴格按照效勞標準流程開
展工作;努力幫助員工建立、完善效勞理念;充分發(fā)揮主觀
能動性,積極協(xié)助各機構(gòu)管理班子,做好溝通協(xié)調(diào)工作;從
顧客角度出發(fā),解決好顧客對就醫(yī)的不滿或投訴。
一、客服主任職位說明書
(一)客服主任任職條件
1.教育背景、專業(yè)知識、工作經(jīng)歷
>酒店管理、旅游管理或航空效勞專業(yè)大學(xué)??萍耙陨蠈W(xué)歷;
>在效勞流程監(jiān)控和效勞質(zhì)量控制方面具有一定的管理經(jīng)歷和學(xué)習(xí)能力;
>具有一定的醫(yī)院、星級酒店、空乘或大型美容院客服管理工作經(jīng)歷;
2.專業(yè)技能
>具備良好的溝通能力、細致入微的洞察力、較強的影響力和推動力;
>具備熟練應(yīng)用各種辦公軟件;
>具備較強的客戶信息分析能力及客戶溝通技能;
3.職業(yè)性格
>工作認真、嚴謹、積極、主動,具有創(chuàng)新精神;
>性格外向,善于溝通、協(xié)調(diào),具備良好的團隊合作精神;
>做事條理清晰、有條不紊,個性細致,注重細節(jié);
>樂觀、善于鼓勵自己,具備高度的工作熱情和責(zé)任感;
(二)客服主任主要工作職責(zé)
>職責(zé)概要:客服主任作為專職的管理崗位,負責(zé)全院全流程的客戶效勞管理,不對醫(yī)院
的銷售業(yè)績負責(zé)。從客人角度出發(fā),在就醫(yī)及投訴過程中,為客人爭取合理利益最大化;
代表全體客人監(jiān)視醫(yī)院的效勞水平,幫助他們獲得高質(zhì)量的全程效勞,提高客戶的滿意
度和忠誠度。
工作職責(zé)及主要工作內(nèi)容
工作職責(zé)工作內(nèi)容
>在一線對效勞流程進展實時管控,及時解決效勞流程中出現(xiàn)的問題;
>通過每日巡查和抽查,對流程的執(zhí)行進展監(jiān)視和考核;
>根據(jù)實際客服工作過程中出現(xiàn)的問題進展效勞流程改良,不斷優(yōu)化
職責(zé)1:效勞流程管理
和完善客服流程;
>根據(jù)各醫(yī)院實際情況,建立標準化工作模板,制定各崗位效勞原那
么、標準和標準,將各崗位職責(zé)細分為可執(zhí)行內(nèi)容。
>對網(wǎng)絡(luò)咨詢、客服導(dǎo)診、門診咨詢、醫(yī)療以及醫(yī)療輔助崗位的效
職責(zé)2:效勞質(zhì)量控制勞質(zhì)量進展實時監(jiān)控,隨時糾正各崗位在工作過程中出現(xiàn)的效勞質(zhì)
量問題。
>負責(zé)妥善解決在客戶效勞過程中因效勞質(zhì)量引發(fā)的糾紛;
職責(zé)3:糾紛處理
>解決客戶投訴中與效勞相關(guān)的糾紛。
職責(zé)4:負責(zé)醫(yī)院客服
>對全院人員的客戶效勞工作進展考核評估。
工作的考核
>負責(zé)全院員工效勞意識、效勞禮儀〔著裝禮儀、禮儀、接診禮儀〕、
職責(zé)5:客服相關(guān)培訓(xùn)
效勞標準等的培訓(xùn)工作。
>對醫(yī)院環(huán)境的優(yōu)化工作提出合理化建議,通過對裝飾、綠化、燈光
職責(zé)6:醫(yī)院環(huán)境管理等細節(jié)的關(guān)注與持續(xù)改善,營造人性化的就醫(yī)環(huán)境,提高客戶滿意
度。
職責(zé)7:信息反響與傳>收集、甄別、上報客戶提出的市場需求信息,確保信息渠道通暢,
遞傳遞及時有效;處理、反響顧客提出的其他效勞意見。
職責(zé)8:和客服工作相>每周對客服工作進展小結(jié)和方案,對客服工作提出合理化建議;每
關(guān)的建議和意見月進展總結(jié),對流程和效勞模式提出改良建議和意見。
職責(zé)9:其他>臨時交辦的其他工作。
二、效勞根底要求
(一)儀容儀表要求
1.女員工:
>著裝:工裝要保持整潔,胸卡佩戴在工服左側(cè)前口袋開口的位置,在聯(lián)合麗格標識的上
面;
>工鞋:根據(jù)工裝顏色穿戴統(tǒng)一顏色的工鞋,并一律穿肉色絲襪〔夏季〕和白色棉襪〔冬
季〕,不可穿露趾鞋或便涼鞋;
>面容:工作期間化淡妝〔粉底和口紅〕,不得濃妝艷抹;
>頭發(fā):頭發(fā)要經(jīng)常清洗,不能有頭皮屑,無異味,女員工的發(fā)型標準:頭發(fā)梳理整齊,
留海不得遮眼,過肩長發(fā)應(yīng)整齊盤于腦后,并佩戴統(tǒng)一頭飾;短發(fā)梳理整齊并長不過肩;
員工頭發(fā)不得染成怪異的顏色〔如藍、綠、紅等〕;
>手部:不可染"深色”指甲油及留過長的指甲;
>飾品:不可佩戴過多首飾,耳飾長度不可超過嘴角;
2.男員工:
>工裝要保持整潔,佩戴胸卡,胸卡佩戴在左胸前聯(lián)合麗格標識的上面;
>襯衫要勤更換,注意袖口、領(lǐng)口是否有污垢,襯衫、領(lǐng)帶要協(xié)調(diào);
>不可穿露趾鞋或便涼鞋;
>每天刮胡子,保持面部清;
>頭發(fā)要經(jīng)常清洗,不能有頭皮屑,無異味,不可過長,不可染成怪異的顏色;
>系好鞋帶,鞋面干凈亮澤,無塵土和污物,不宜釘鐵掌,過厚,怪異。襪子干凈無異味,
不露出腿毛;
(二)日常行為標準
1.禮儀接待
>顧客進門的第一程序,第一感覺十分重要,關(guān)系到能否留住這位顧客;
A微笑:首先是效勞行業(yè)中最正確的效勞模式;其次讓自己更年輕美麗;
>歡送光臨:首先讓顧客感到被重視;其次希望顧客在此度過一段愉快的時間;
A禮貌:禮貌不涉及任何本錢卻帶來很大利益;接待時,應(yīng)面帶微笑用"您好,歡送
光臨,請進”等禮貌用語;員工接待顧客要做到言談得體、舉止文明,表達良好的儀容
儀表和道德修養(yǎng)。
2.儀態(tài)自然,微笑效勞
>這是待客禮節(jié)禮貌的根本要求。對顧客,態(tài)度要和藹、熱情、慎重、大方有禮。在顧客
面前,不能繃著臉,撅著嘴,縮手縮腳,過于慎重。咨詢時應(yīng)時刻保持站立姿勢,精神
飽滿,面帶真誠的微笑。雙手合置于身前,抬頭挺胸,儀態(tài)自然。對每一位顧客都應(yīng)主
動點頭行禮示意并問好。在征詢顧客意圖后,及時聯(lián)系有關(guān)效勞部門。
3.語言要素
>迎接顧客時,接待人應(yīng)先講話而不要讓顧客先開口,應(yīng)主動說:"您好!歡送光臨!”
>咨詢時與顧客保持一步半的距離為宜。傾聽顧客講話時要端正自然,目視對方,注意傾
聽,讓對方把話說完,不可搶話。對于沒有聽懂的問題,請顧客在重復(fù)一遍。在答復(fù)顧
客問時,態(tài)度要真誠熱情,語調(diào)清晰溫和,目光熱情自然,注意力集中在顧客身上。-
定要實事求是,講不清楚的事情,要向?qū)Ψ浇忉專潞蟾闱宄僮龃饛?fù)。
>顧客之間談話時,不要趨前旁聽,不要在一旁窺視,更不要隨便插話干擾。即使有事非
找顧客不可,也不要打斷他們的談話,而應(yīng)在一旁稍候,待顧客有所發(fā)覺,先說聲:"對
不起,打攪一下。“在得到顧客允許后再說話。
4.舉止要素
>坐姿:舉止端莊,動作文明,入座輕緩,坐要正直,垂心向下,脊柱向上伸直,雙肩放
松平放,不前俯后仰,不搖腿翹腳,軀干與頸,毓,腿,腳正對前方,手自然平放在雙
膝上,雙膝并攏,雙目平視,面帶微笑,坐椅子的三分之二;
>站姿:挺胸收腹,雙手穿插右手握左手,〔男生雙腳與肩同寬〕,腳呈"V"型,自然
端正,兩手下垂,不能將手插在腰間,背在背后或抱在胸前。兩腿要站直,不能東倒西
歪靠在一邊。
>行走:走路不可搖頭晃腦。迎客要走在前,送客要走在后,客過要讓路,同行不搶道,
不許在顧客中間穿行,?假設(shè)要反向行走,一般應(yīng)靠右邊站立,示意請顧客先走,然后再
行。員工之間不可扒肩搭背、拉手摟腰、奔跑追逐。在顧客活動的場所堅信站立效勞,
即使顧客讓座,也應(yīng)婉言謝絕。
>鞠躬:背打直,身體與頭呈一條直線,以腰為起點,身體前傾,70度鞠躬。
>導(dǎo)引:迎賓站在顧客斜左上方45度兩三步的位置帶著顧客,轉(zhuǎn)彎時,應(yīng)先回頭告訴
顧客"請這邊走",并打手勢;上樓時,應(yīng)告訴顧客"請注意臺階"并站在顧客前一段
臺階斜上方,身體呈45度帶引顧客,走在顧客左邊。
>在顧客面前應(yīng)制止各種不文明的舉動,如:吸煙、吃零食、掏鼻孔、剔牙齒、挖耳朵、
打飽嗝、打噴嚏、打哈欠、抓頭瘙癢、修指甲、伸懶腰等。即使在不得已的情況下也應(yīng)
盡力采取措施掩飾或回避;
>在上班前,不要吃帶有強烈異味的蔥、蒜、韭菜等并對口腔進展檢查。在效勞過程中絕
不可喝水、吃東西;
>在為顧客效勞時,應(yīng)保持室內(nèi)安靜,說話聲音要輕,不在顧客面前大聲喧嘩、打鬧、吹
口哨。走路腳步要輕,操作動作要輕,取放物品時要輕,開關(guān)門要輕,防止發(fā)出聲響;
>嚴禁與顧客亂開玩笑、打鬧或起外號;
>顧客之間在狹小的通道、過道或樓梯間談話時,不能從中間穿行,應(yīng)先道一聲:"對不
起,請讓一下?!贝龑Ψ脚矂雍?,再從側(cè)面或反面通過。如果無意中碰到了顧客,應(yīng)主
動表示抱歉,說聲"對不起”,方可離開;
5.奉茶標準
對于老顧客要先問一下是不是先喝茶后做工程;假設(shè)是新顧客一定讓他先坐下來,奉上一杯
茶,讓他感到溫暖親切。
>茶水不要裝得太滿,以八分滿為宜;
>水溫不宜太燙,以免顧客不小心燙傷了;
>同時有兩位以上的顧客時,端出的茶色要均勻,并要配合茶盤端出。左手捧著茶盤底部,
右手端著茶盤的外緣;
>上茶時應(yīng)向在座的人說聲:“對不起,打攪了!”然后蹲下來再用右手端茶,從顧客右
方奉上,茶杯把手以45度面對顧客,面帶微笑,眼睛注視對方并說:"這是您的茶,
請慢用!〃;
>奉茶時應(yīng)以職位的上下順序端給不同的顧客;考前須知:端茶時不可將手攀在杯口上;
破損或無封面的雜志不可拿給顧客看;倒茶只八分滿,不可太多或太少;端茶一定要用
茶托;隨時注意桌面干凈,及時給客人添水;
>上完茶后離開時,要先起身倒退幾步再轉(zhuǎn)身離去;
6.效勞用語:
>公共用語
您好;請;請進;請坐;請稍候;您需要幫助嗎;對不起;不客氣;謝謝;您慢走;請
多提珍貴意見;您提的意見很好,我們一定會認真改良的;感謝您對我們工作的理解與
支持;
>相關(guān)詣位效勞用語
您好;請問您是…女士嗎;請問您有預(yù)約嗎;請問我能幫您做些什么;請您這邊走;請
您隨我來;需要我們?yōu)槟熊噯?;謝謝您的光臨;請慢走;您好,請坐,請問您想了解
哪方面的工程;對不起,請稍等,我馬上給您問一下;您好,請把病歷和處方(檢查、
治療申請單)給我;您的費用共XX元,收您XX元,找您XX元,請收好;請您把處方
給我;您好,請把化驗單給我;您化驗的工程需要空腹抽血,您吃早飯了嗎;請您按
壓一會兒;請您把標本放在XX處;您稍等一會兒就可以取報告單了;
三、效勞流程要求及標準
(一)效勞流程及節(jié)點
(二)效勞流程要求及標準——級流程
詳見附件1.?各機構(gòu)效勞流程細節(jié)及要求?
(三)各崗位效勞流程及標準---二級流程
詳見附件2.?各科室工作效勞流程及標準?
四、投訴管理制度
(一)各部門投訴處理職責(zé)
1.客服部
>詳查患者投訴日期、涉及人員、事件起因、經(jīng)過及結(jié)果;
>了解患者投訴要求及患者投訴理由確實認;
>投訴內(nèi)容的審核、調(diào)查、上報;
>責(zé)任歸屬的判定及處理方式的擬定;
>投訴事件的登記、處理時效管理及逾期反響;
>改善投訴方案的提出、執(zhí)行成果的催促及效果確認;
>協(xié)助相關(guān)部門進展投訴的跟進及妥善處理;
>投訴處理中提出投訴反映的意見,并上報有關(guān)部門進展追蹤改善;
>迅速傳達處理結(jié)果;
>定期進展投訴回訪。
2.醫(yī)務(wù)部
(1)各機構(gòu)醫(yī)務(wù)部:
>及時進展醫(yī)療責(zé)任判定及解決處理方案的擬定;
>專家會診、轉(zhuǎn)診、后續(xù)治療等的協(xié)調(diào)安排;
>針對投訴事件所反響出的問題提出改善建議,完善醫(yī)務(wù)流程、制度;
(2)公司醫(yī)務(wù)部:
>負責(zé)對各機構(gòu)提交的疑難復(fù)雜醫(yī)療投訴案件組織會診〔集團內(nèi)專家會診,或聘請外系統(tǒng)
專家會診〕,以及需要的協(xié)調(diào)的工作;
>對嚴重的醫(yī)療問題全公司通報批評,
>對共性問題制定統(tǒng)一的管理制度和流程;
3.總經(jīng)辦
A患者投訴案件的法務(wù)支持;
>發(fā)生原因及處理、改善對策的檢查、執(zhí)行、催促;
>各機構(gòu)、各部門之間的協(xié)調(diào)支持;
>投訴質(zhì)量的檢驗確認;
4.各家機構(gòu)
>針對患者投訴內(nèi)容詳細調(diào)查,擬定處理對策,并在投訴處理全程中配合客服部、醫(yī)務(wù)部、
總經(jīng)辦的工作;
>根據(jù)投訴認定,處理本機構(gòu)、本部門責(zé)任范圍內(nèi)事務(wù);
>根據(jù)投訴反響,及時改善本機構(gòu)、本部門及人員所顯現(xiàn)的問題;
(二)患者投訴處理表[附件3.〕的編號原那么
>投訴案件的編號原那么:機構(gòu)縮寫[XX]年度(XXXX)月份(XX)流水編號(XX);
>編號周期以年度月份為原那么;
(=)投訴反響調(diào)蟄處理期限要求
>自接到投訴起,客服部須在三個工作日內(nèi)完成內(nèi)部調(diào)查核實工作,并完成與患者的第一
次接觸,調(diào)查了解患方的說辭及意圖,保護患者利益;
>?患者投訴處理表?處理期限自客服部受理起京內(nèi)7天,京外14天內(nèi)結(jié)案;
>各環(huán)節(jié)責(zé)任人依據(jù)投訴流程處理期限,及時有效配合調(diào)查處理;
(四)退款賬務(wù)處理
>如假設(shè)處理過程中需要涉及退費,客服部第一時間通知責(zé)任人〔咨詢師〕發(fā)起退費0A
流程,客服主任在第二環(huán)節(jié)中被加簽,追蹤了解退費進度,退費流程應(yīng)于48小時之內(nèi)
完成,待患者簽署必備文件后由各機構(gòu)收銀人員將現(xiàn)金退還至患者手中〔或退至銀行卡
約7個工作日〕;
>如假設(shè)處理結(jié)果涉及公司賠償,那么需同樣通過完成退費0A流程之后,待患者簽署必
備文件,向各機構(gòu)出納人員領(lǐng)取賠償金交至患者手中〔或退至銀行卡約7個工作日〕;
(五)投訴認定責(zé)任人員處分及獎金罰款
>患者投訴責(zé)任人員處分:總經(jīng)辦每月10日前應(yīng)審視上月份客服部上報結(jié)案的患者投訴
案件,凡經(jīng)批示為客服處分者,經(jīng)整理后送人事部提報?人事公布單?并公布;
>患者投訴績效獎金罰扣:由總經(jīng)辦依客服部提交的?患者投訴處理表?投訴案件發(fā)生工程
原因、責(zé)任歸屬,開立?員工過失處分單?〔附件4.〕,呈總經(jīng)理核準后
>復(fù)印4份,一份受罰人自存、一份罰款機構(gòu)財務(wù)部罰扣查核、一份總經(jīng)辦備檔,一份
客服部備檔;
(六)處分級別及懲罰標準
級別投訴情節(jié)嚴重性懲罰
I級-處理結(jié)果并未為公司造成直接經(jīng)濟損失、提供效勞補償、責(zé)任人50元;
(書面警告)修復(fù),不涉及退費;上級主管100元;
II級-處理結(jié)果直接為公司造成經(jīng)濟損失、涉及退款、涉及金責(zé)任人200元;
(記小過)額在20,000元以下;上級主管400元;
皿級-處理結(jié)果直接為公司造成經(jīng)濟損失、同時造成公司名譽責(zé)任人300元;
(記大過)及信譽度損失、涉及金額在20,000-50,000元之間;上級主管600元;
IV級-處理結(jié)果直接為公司造成經(jīng)濟損失、同時造成公司名譽責(zé)任人500元;
(停職查看〕及信譽度損失、涉及到經(jīng)濟賠償、涉及金額在上級主管1000元;
V級-投訴事件為嚴重事故〔醫(yī)療、平安事故〕,直接造成人員責(zé)任人1000元;
(辭退)死亡,為公司造成經(jīng)濟、名譽等嚴重損失及影響;上級主管2000元;
附那么:以上處分原那么,執(zhí)行時由客服部提交總經(jīng)辦依據(jù)應(yīng)受處分人員及情節(jié)的嚴重性,
確定簽呈給各責(zé)任部門,并呈報總經(jīng)理核實后由總經(jīng)辦公布。
(七)投訴處理原那么
>預(yù)防原那么:加強各部門強管理機制、內(nèi)部文化交流、建立規(guī)章制度、提高全體工作人
員素質(zhì)及能力水平;
>傾聽原那么:一般的患者投訴只為了發(fā)泄不滿。投訴時情緒多不穩(wěn)定,因此,必須耐心
傾聽患者投訴內(nèi)容中隱藏的真正問題,防止在此過程中摻雜個人情感、意見及發(fā)生爭執(zhí),
最大程度防止后續(xù)處理上的困難;
>換位思考原那么:處理患者投訴時要站在患者立場將心比心,誠心表示理解和同情;
>及時原那么:一旦出現(xiàn)患者投訴,各相關(guān)部門通力合作,及時做出反映,爭取在最短時
間內(nèi)迅速做出解決方案,給投訴者一個滿意的答復(fù);
>責(zé)任原那么:明確各部門,各人員的具體責(zé)任與權(quán)限,保證投訴有效解決;
>記錄原那么:對患者投訴進展詳細記錄,為患者投訴管理記取教訓(xùn)I,落實成為管理方法;
(八)投訴處理流程圖
投訴處理流程圖
步驟處理流程責(zé)任人時間節(jié)點
-患者通過商務(wù)通,,或面對面等方式對我接到投訴工
1、投訴渠道
們進展投訴,接到投訴的工作人員必須做好詳作人員rc.1.n-4-l、1r4-i
-客服主任在接到投訴通知后,依據(jù)情況詳細填
2、承受投訴客服主任
寫?患者投訴處理表?;
-客服主任和被投訴當事人及關(guān)聯(lián)人員取得聯(lián)
3、調(diào)查取證客服主任
系,調(diào)查了解情況;24小時以內(nèi)
客服主任/醫(yī)
4、分析定性-客服主任或醫(yī)務(wù)部主任對投訴分析定性;
務(wù)部主任
客服主任/醫(yī)
5、制定方案-客服主任制定出一套比擬適宜的解決方法;
務(wù)部主任
24小時以內(nèi)
-客服主任將解決方案上交給客服總監(jiān)或院長客服總監(jiān)
6.審批方案
進展審批;院長
7、彷商解決-方案通過后,與患者溝通,協(xié)商解決糾紛;客服主任依患者時間
-有退款0A流程節(jié)
8、手續(xù)處理48小時以內(nèi)
1.由客服主任通知相關(guān)工作人員發(fā)起退款0A,點責(zé)任人/客
-無退款服主任追蹤
1.補充填寫?患者投訴處理表?;進度
2.由客服主任通知工作人員將此患者信息和投
-客服主任填寫?患者投訴案件統(tǒng)計表?〔附件
9、結(jié)案備檔客服主任24小時以內(nèi)
5.),并且將?患者投訴處理表?的復(fù)印件交由
-依據(jù)投訴情節(jié)的嚴重性,由客服部提出對投訴
10、內(nèi)部處理客服總監(jiān)48小時以內(nèi)
事件認定責(zé)任人的處分方案;
-由客服部協(xié)同醫(yī)務(wù)部,提出改善方案,并加強
11、防范改善客服部一周以內(nèi)
監(jiān)視管理,提高醫(yī)院的整體水平;___________
五、檢直管理制度
(一)各院效勞自直制度及方案
>組成:行政院長帶隊或指定人員;
>職責(zé):各小組成員定期不定期自查效勞質(zhì)量,表揚表現(xiàn)優(yōu)秀的員工,糾正不符合標準的
效勞現(xiàn)象;
>工作內(nèi)容:每周由行政院長組織小組成員進展一次全院"效勞質(zhì)量檢查”,對不符合要
求的行為或個人進展現(xiàn)場糾正及處分;院辦負責(zé)記錄檢查內(nèi)容及結(jié)果。每月匯總檢查結(jié)
果,評出每月“效勞之星",上報集團客服部;
(二)效勞質(zhì)量檢蟄小組檢查制度
>組成:客服總監(jiān)、京內(nèi)各機構(gòu)客服主任;
>職責(zé):對各機構(gòu)效勞質(zhì)量進展檢查、考核;
>工作內(nèi)容:不定期進展檢查,抽查各機構(gòu)效勞質(zhì)量〔各機構(gòu)每月至少一次〕,?行政查房
報告?上報總經(jīng)理,抄送總經(jīng)理辦公室主任和行政院長;安排神秘顧客〔暗訪〕檢查醫(yī)
院效勞流程、質(zhì)量?體驗報告?上報客服總監(jiān),?每季度形成效勞質(zhì)量檢查報告和改良意見
上報集團總經(jīng)理;
(三)集團公司行政蟄房制度
>組成:總經(jīng)理、客服總監(jiān)、醫(yī)務(wù)部總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任;
>職責(zé):抽查各機構(gòu)效勞流程是否完整、效勞質(zhì)量是否達標、效勞態(tài)度是否良好,不斷催
促效勞質(zhì)量改良、效勞文化形成;
>工作內(nèi)容:由總經(jīng)理帶著工作組不定期到各機構(gòu)抽查效勞質(zhì)量〔每機構(gòu)每年至少一次〕,
抽查結(jié)果匯總后做集團通報,和行政查房報告、效勞質(zhì)量檢杳報告一起,作為院長的考
核依據(jù);
六、獎懲原那么與制度
(一)獎勵制度
1.獎勵目的:為了表揚先進,鼓勵后進,提高員工工作積極性,特制定此制度。
2.獎勵涉及對象:公司所有員工。
3.獎勵方式:
>精神獎勵:優(yōu)秀員工、效勞標兵、0A通報表揚;
>物質(zhì)獎勵:精巧禮品、獎金、參加外部培訓(xùn)I、帶薪休假、旅游;
4.獎勵事項分類:
1)一級獎勵——員工涉及到如下事項,可享受適當?shù)慕?jīng)濟獎勵、適當加薪、員工大會通
報表揚〔獎勵金額由公司領(lǐng)導(dǎo)和人事部門視具體情況而定〕:
>在完成公司工作、任務(wù)方面取得顯著成績和經(jīng)濟效益的;
>對公司提出合理化建議積極、有實效的;
>保護公司財物,使公司利益免受重大損失的;
>在公司、社會見義勇為,與各種違法違紀、不良現(xiàn)象斗爭有顯著成績;〔頒發(fā)榮譽證書〕
>對突發(fā)事件、事故妥善處理者;
>一貫忠于職守、認真負責(zé)、廉潔奉公、事跡突出的;
>全年出滿勤的;
>為公司帶來良好社會聲譽的;
>效勞患者時有突出表現(xiàn)并受到患者重點表揚的;
>以及其他方面有突出表現(xiàn)的;
2)二級獎勵——員工涉及到如下事項,可享受100元―200元的經(jīng)濟獎勵、適當加薪、
員工大會通報表揚〔獎勵金額視具體情況由公司領(lǐng)導(dǎo)和人事部門作出〕:
>品行優(yōu)良、技術(shù)超群、工作認真、克盡職守成為公司楷模者;
>領(lǐng)導(dǎo)有方、業(yè)務(wù)推展有相當成效者;
>參與、協(xié)助事故、事件救援工作者;
>遵規(guī)守紀,服從領(lǐng)導(dǎo),敬業(yè)楷模者;
>主動積極為公司工作,提出合理化建議,減少本錢開支,節(jié)約資源能源的員工;
>在效勞患者方面能起到模范帶頭作用的;
(二)處分制度
>各機構(gòu)自查中發(fā)現(xiàn)的初次違反儀容儀表、行為舉止標準及效勞流程缺失、質(zhì)量不達標的
員工,做口頭及書面警告處分,并通報直屬上級領(lǐng)導(dǎo)、科室主任進展教育;對于再次違
反儀容儀表、行為舉止標準,效勞流程缺失、質(zhì)量不達標的員工,視情節(jié)輕重,當場做
50元或100元的現(xiàn)金處分,該名員工的直屬上級領(lǐng)導(dǎo)、科室主任將一并進展同等金額
的現(xiàn)金處分;對于同一名員工第三次出現(xiàn)同一個問題的,處分金200元,并留崗查看,
該名員工的直屬上級領(lǐng)導(dǎo)、科室主任將一并進展同等金額的現(xiàn)金處分;
>因效勞問題引起患者投訴、醫(yī)療糾紛的,經(jīng)調(diào)查核實情況后,可視情節(jié)輕重,對當事員
工及相關(guān)責(zé)任人進展200-500元的處分;
>行政查房和效勞質(zhì)量監(jiān)視小組抽查過程中,如發(fā)現(xiàn)員工初次違反儀容儀表、行為舉止標
準及效勞流程缺失、質(zhì)量不達標的,將進展全院通報批評;再次違反的,可進展責(zé)任認
定,逐級進展100-1000元的處分,可從行政獎金或工資中直接扣除,處分結(jié)果將通
過OA的形式告知當事人及責(zé)任人,并進展全院通報;同一名員工第三次出現(xiàn)同一個問
題的,直接開除;
>員工過失處分單
詳見附件4.?員工過失處分單?
七、效勞性回訪及滿意度調(diào)查
(一)回訪制度
詳見附件6.?聯(lián)合麗格回訪制度?
集團公司客戶效勞部將根據(jù)?回訪制度?中的最后一級回訪要求,在日后的工作中盡
快實現(xiàn)專人回訪這項功能;
(二)各機構(gòu)效勞滿意度調(diào)查表
詳見附件7.?效勞滿意度調(diào)查表?
(三)滿意度回訪執(zhí)行方案
基于目前各家機構(gòu)的回訪情況,客服部短期方案目標為收回效勞性滿意度調(diào)查回訪的工
作及管理,方案如下:
1.初期方案:三個月至半年
(1)回訪人員及編制
根據(jù)目前北京10家機構(gòu)日平均初診到診量統(tǒng)計約200人,方案效勞性回訪人員編制暫
為三人;隸屬于客戶效勞部總監(jiān);
(2)回訪內(nèi)容、流程、記錄、反響
>回訪內(nèi)容:根據(jù)到診患者類型進展效勞滿意度調(diào)查;取消公司下發(fā)回訪制度中"對到診
未消費的患者在第二日進展效勞滿意度的調(diào)查回訪”內(nèi)容,改由集團公司客服部統(tǒng)一進
展回訪;
>回訪流程、記錄及反響:翻開各家機構(gòu)U麗格CRM系統(tǒng)系統(tǒng)一查閱前一日到診患者
統(tǒng)計—根據(jù)患者資料及咨詢、消費類型進展效勞滿意度調(diào)查〔三類〕一反響內(nèi)容填
入U麗格CRM系統(tǒng)系統(tǒng)一記錄具體效勞性內(nèi)容意見及反響-其他自信類內(nèi)容及時
反響至院內(nèi)一每周五完本錢周滿意度數(shù)據(jù)整理、具體內(nèi)容匯總并反響至客服總監(jiān)、各
機構(gòu)行政院長、回訪負責(zé)人、客服主任處;由客服主任進展回訪內(nèi)容解決進度的跟進;
(3)回訪工作籌備工作事項
>回訪專職人員招聘、薪酬設(shè)計及人員到位;
>回訪人員的培訓(xùn)方案;
>向公司數(shù)據(jù)中心申請,開通北京各家機構(gòu)U麗格CRM系統(tǒng)系統(tǒng)回訪及數(shù)據(jù)查詢功能;
>整理目前?效勞滿意度調(diào)查?內(nèi)容,劃分為到診未消費、非手術(shù)消費、手術(shù)消費三大類患
者,針對系統(tǒng)顯示患者類型來進展高效及有針對性的效勞滿意度調(diào)查;
>編制周報表,表達滿意度數(shù)據(jù)反響、患者對效勞性問題的具體反響內(nèi)容;
2.中期方案:初級方案實施三個月至半年,累計一定經(jīng)歷及具備一定專業(yè)知識;
(1)回訪人員及編制
>根據(jù)業(yè)務(wù)量及到診量的增加,人員方案擴大到4人左右;
(2)回訪內(nèi)容、流程、記錄、反響
>回訪內(nèi)容:在原有的根底上,增加消費后患者的滿意度調(diào)查及監(jiān)視檢查院內(nèi)回訪情況,
包括:手術(shù)術(shù)后、恢復(fù)期后、非手術(shù)療程后等;
>回訪流程:依據(jù)U麗格CRM系統(tǒng)系統(tǒng),在初診到診進展效勞滿意度調(diào)查后,在系統(tǒng)中
按照患者消費工程制定回訪方案;定期將滿意度回訪結(jié)果、監(jiān)視院內(nèi)回訪的成功率等數(shù)
據(jù)反響至院內(nèi)負責(zé)人;
3.長期方案
>根據(jù)經(jīng)過中期的回訪工作積累及公司對整體回訪及效勞回訪的定位,調(diào)整及制定下一步
工作方案;、
科室/AftS三"麗麗立員
1.員工滿4金丘競的前提
在眾多世界500強企業(yè)中都有一個共通的理念:領(lǐng)導(dǎo)和員工之間是一個“倒金字
塔”除魏林徽望警里個支架的最基層,員工是中間的基石,礴悔蟋在第一
位,顧客就是“老板”;變工效勞,員工為厚轂。Z是一個真真切切、實實
在在的事實,集團公叱
效勞企業(yè)獲取利潤的關(guān)鍵在于提供高質(zhì)量的效勞,高質(zhì)量的效勞那么離不開員工的投
入與付出。為了讓聯(lián)合麗格的員工能夠更好的體會效勞、感受效勞,客戶效勞部倡導(dǎo)全公
司開展學(xué)習(xí)、實施階梯式效勞理念,進一步建立領(lǐng)導(dǎo)為員工效勞,上級為下級效勞,后臺
為前臺效勞,二線為一線效勞的管理理念,從集團公司各級人員到各家機構(gòu)負責(zé)人、中層
管理者從根本上明確我們的效勞對象首先是我們的員工。
2.集團公司:
令集團公司營銷中心對下屬機構(gòu)反映的問題和困難要及時給予解決和回應(yīng),以保證機
構(gòu)的正常運轉(zhuǎn);
令總經(jīng)辦作為集團公司的行政及后勤保障部門要為各機構(gòu)做好效勞及全面協(xié)調(diào)工作,
并代表集體公司對每位員工進展重大節(jié)假日的問候;
令人力資源部為員工不斷宣講、更新福利及社會保險的知識普及,及時解決員工在薪
酬、假期、保險類問題的疑問;
令培訓(xùn)部為員工制定符合自身情況的培訓(xùn)、晉升方案,了解并提供員工個人職業(yè)開展
規(guī)劃;
令財務(wù)部按時發(fā)放員工工資及獎金,對有疑問的員工要耐心講解及提供咨詢,及時為
其解決問題;
3.各家機構(gòu):
令建立健全會議及溝通制度,各機構(gòu)每周的中層例會、每月的全體員工大會、科室內(nèi)
部周例會制度;
令院長每月親自為當天過生日的員工送上禮物及問候;
令對熱點、難點問題及時上報,形成雙方監(jiān)視辦理,限期解決;
令醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及時安排對生病、住院的員工及家屬表示慰問真正關(guān)心員工工作與生活;
令各機構(gòu)院辦,為豐富員工業(yè)余生活,建議定期舉辦羽毛球隊、登山隊等活動,號召
各院每年組織1-2次的春季、秋季員工活動;
令各機構(gòu)院辦對于住在宿舍的員工集團公司要定期給予生活上的關(guān)心,例如節(jié)前的聚
餐,過節(jié)期間的問候等,使員工真正感受集體的溫馨及大家庭的和諧;
令盛夏季節(jié),院辦為員工送上冰涼可口的酸梅湯;
令二線科室對一線的效勞及支持,做到反映的問題情況事事有回音、件件有著落,不
能馬上解決的要在3個工作日給予明確答復(fù);
總之,員工的滿意才會令顧客滿意,而顧客的滿意又反過來促進員工在工作中所獲
得的滿足感。“顧客至上”的觀點無疑有其合理性的一面。然而效勞業(yè)中的自身特點決
定了員工地位的重要性。在效勞業(yè)中,在提出“顧客至上”觀點的同時,也要提出“員
工至上",所以我們今天大力倡導(dǎo)"效勞型領(lǐng)導(dǎo)"及"二線為一線效勞'’的理念。
九、大客戶及會員維護
(-)客戶維護的意義與價值
客戶是企業(yè)價值的源泉,降低客戶的“背叛"度可提高25%-80%的收益,同時贏得新客
戶的代價比保存維護好老客戶的本錢高出5倍,因此有效的客戶維護將會為企業(yè)帶來更多效
益。
>透過客戶維護,實現(xiàn)對客戶資源有效的管理和利用;
>透過客戶維護,改善效勞流程、提升效勞品質(zhì),不斷自身完善;
>透過客戶維護,合理使用與客戶有關(guān)的資源;
>透過客戶維護,擴大企業(yè)的銷售、降低企業(yè)的本錢;
(=)客戶維護的目標效果
1.內(nèi)部:
>健全效勞環(huán)節(jié)
>完善效勞流程
>塑造效勞特色
2.外部:
>提高滿意度
>忠誠客戶群
>口碑相傳
>品牌效應(yīng)
>行業(yè)競爭力
(=)客戶維護的準備工作
1.獲取U麗格CRM系統(tǒng)系統(tǒng)中的客戶信息進展資料完善及更新,信息內(nèi)容包含:客戶姓
名、性別、出生日期、聯(lián)系、通訊地址、電郵地址、職業(yè)等;
2.將更新后的客戶資料信息進展分類整理根據(jù)客戶資料信息實行差異化分析、價值分析、
3.客戶分級、分類:根據(jù)客戶價值分析結(jié)果和等級評價,將客戶以會員形式分為四級,確
定客戶關(guān)系維護的重點目標,采取不同的效勞方式來吸引客戶,增加客戶滿意度;
客戶分級分類說明表
類別會員級別比例定義說明
-消費額度:100萬-對此類會員采取特殊的
-消費周期:24個月效勞政策,使其享有最
A類VIP會員1%-2%
-身份地位評估尊貴和優(yōu)質(zhì)的效勞;
-資產(chǎn):5000萬以上
-消費額度:50萬-將此類會員作為維護重
-消費周期:18個月點,傾聽意見,研究需
B類金卡會員5%-8%
-身份地位評估求,個性化效勞;
-資產(chǎn):2000萬以上
-消費額度:20萬-對此類會員進展精心研
-消費周期:12個月究培養(yǎng),重點開發(fā);
C類銀卡會員20%-30%
-身份地位評估
-資產(chǎn):500萬以上
-對此類會員做情感交
D類普通會員60%-75%-任何有消費的客戶
流,適當進展維護關(guān)心;
1)會員卡設(shè)置:〔以往消費金額累計+年費、預(yù)存金額、信譽核實〕
2)各級會員卡章程;
(四)客戶維護的標準及要求
LA級VIP會員的維護需到達以下標準:
>周五發(fā)送短信一條〔內(nèi)容以美容提示、祝福、笑話、問候為主〕;
>季節(jié)轉(zhuǎn)換的短信問候及提醒;
>傳統(tǒng)節(jié)日的問候。如:中秋、端午、重陽、春節(jié)、圣誕;
>牢記VIP會員生日,為她送上精心準備的生日卡片及禮物;
>投其所好的問候及拜訪。如:陪同釣魚、養(yǎng)花、下棋等或?qū)ζ鋹酆玫男「[門共同分享;
>VIP會員預(yù)訂效勞時專人到門口迎接;
>為VIP會員準備專用餐飲器皿;
>根據(jù)VIP的愛好提前準備好飲品、果盤、小吃等;
>聯(lián)系院內(nèi)/科室領(lǐng)導(dǎo)到VIP房與VIP會員打招呼問候;
>協(xié)助VIP會員進展繳費及續(xù)費工作;
>記錄VIP會員的積分,并及時協(xié)助VIP會員兌換禮品。
2.B級金卡會員的維護需到達以下標準:
A周五發(fā)送短信一條〔內(nèi)容以美容提示、祝福、笑話、問候為主〕;
>季節(jié)轉(zhuǎn)換的短信問候及提醒;
>牢記金卡會員生日,為她送上生日卡片、小禮物;
>傳統(tǒng)節(jié)日的問候。如:中秋、端午、重陽、春節(jié)、圣誕;
>金卡會員預(yù)訂效勞時專人到門口迎接;
>根據(jù)金卡會員的愛好提前準備好飲品、果盤、小吃等;
>協(xié)助金卡會員進展繳費及續(xù)費工作;
>記錄金卡會員的積分,并及時協(xié)助金卡會員兌換禮品。
3.C級銀卡會員的維護需到達以下標準:
>周五發(fā)送短信一條〔內(nèi)容以美容提示、祝福、笑話、問候為主〕;
>季節(jié)轉(zhuǎn)換的短信問候及提醒;
>傳統(tǒng)節(jié)日的問候。如:中秋、端午、重陽、春節(jié)、圣誕;
>協(xié)助銀卡會員進展繳費及續(xù)費工作;
>記錄銀卡會員的積分,并及時協(xié)助會員兌換禮品。
4.D級普通會員的維護需到達以下標準:
>周五發(fā)送短信一條〔內(nèi)容以美容提示、祝福、笑話、問候為主〕;
>季節(jié)轉(zhuǎn)換的短信問候及提醒;
>傳統(tǒng)節(jié)日的問候。如:中秋、端午、重陽、春節(jié)、圣誕;
(五)會員的維護要領(lǐng)
1.一期維護:
時間節(jié)點:成為會員后的第1天;
維護方式:短信拜訪;
維護說明:>感謝客戶選擇本公司并成為會員;
>告知效勞反響方式,隨時歡送為其提供效勞;
>邀請會員到本公司領(lǐng)取相關(guān)禮品;
2.二期維護:
時間節(jié)點:成為會員后的第1個月;
維護方式:拜訪;
維護說明:>了解會員在過去一個月的消費使用情況,征詢消
費過程是否愉快,效勞是否到位,有何建議;
>用心聆聽,對會員提出的建議詳細記錄,如需反
響,及時上報獲取相應(yīng)信息及指示后盡快回復(fù);
>以便下次能邀請前來消費;
3.三期維護:
時間節(jié)點:成為會員后的第3個月;
維護方式:拜訪;
維護說明:>根據(jù)會員在過去三個月的消費使用情況征詢消
費過程是否愉快,效勞是否到位;
>告知公司最新資訊,包括優(yōu)惠套餐及專題活動,
會員如感興趣可受邀前來參加;
>加深同會員的情感互動,用個性化效勞打動客
戶;
4.日常維護:
時間節(jié)點:每周五;
維護方式:短信拜訪;
維護說明:>用問候、祝福、溫馨提示的形式有方案的培養(yǎng)鐵
桿客戶,同時為公司活動宣傳打好堅實的根底;
>通過短信到達經(jīng)常喚醒會員對企業(yè)的關(guān)注;
(六)VIP大客戶效勞管理
VIP大客戶是影響企業(yè)生存的關(guān)鍵,是市場上最具有戰(zhàn)略意義的客戶,也是客戶效勞
管理應(yīng)保持高度重視的客戶群體。做好這個工作首先要對不同的客戶進展價值細分、評估,
以識別最有價值的客戶,然后采取分級管理措施,對不同價值的客戶進展效勞標準定位,
加強與大客戶的關(guān)系管理等。
通過以上兩個圖表顯示說明,公司80%的利潤來自20%的客戶,80%的成長、獲利和
滿意,來自20%的客人。公司只有知道這20%是誰,才會看清楚未來成長的前景。企業(yè)不
能對每個客戶不加區(qū)分、一視同仁地對待,這會使企業(yè)因有限的資源被低價值的客戶占用,
而使高價值的客戶無法得到應(yīng)有的效勞和支援,這是一種資源浪費,也會引起高價值客戶端
不滿而出現(xiàn)危局。
為了能給公司VIP會員提供優(yōu)質(zhì)的效勞,保護VIP權(quán)利,充分展現(xiàn)公司VIP會員的特
殊待遇,提升公司VIP卡的辦理數(shù)量,所有維護VIP會員的人員都應(yīng)注重細節(jié),因維護細
節(jié)是決定成敗的重要因素,做好工作應(yīng)該從點點滴滴開場,只有維護好公司的VIP會員才
能使公司利益長久最大化。
I.VIP會員管理的步驟
1)識別20%的核心會員;
2)向核心會員提供特別的效勞;
3)針對核心會員開發(fā)新效勞或新產(chǎn)品,特別為她們量身定做;
4)留住核心會員,使其成為忠誠會員;
2.提高VIP會員忠誠度策略
1)優(yōu)先保證VIP會員的效勞資源充足,隨時待命;
2)充分調(diào)動VIP會員中的一切與銷售相關(guān)的因素,提高銷售能力;
3)新產(chǎn)品、新效勞的試銷應(yīng)首先供VIP會員選用;
4)充分關(guān)注VIP會員的一切信息,如:新聞曝光、商業(yè)動態(tài)、公共活動等,并及時
給予支持或協(xié)助;
5)安排企業(yè)高層主管對VIP會員的不定時拜訪;
6)根據(jù)VIP會員的不同情況,與VIP會員一起設(shè)計效勞方案促銷套餐;
7)經(jīng)常性地征求VIP會員對銷售、效勞、醫(yī)務(wù)人員的意見反響;
8)對VIP會員制訂適當?shù)莫剟钫撸?/p>
9)保證與VIP會員之間信息傳遞的及時、準確,把握市場脈搏;
10)組織每年一度的VIP會員與企業(yè)之間的座談會;
3.VIP會員的特殊維護
VIP會員特殊維護重點是做在細節(jié)方面,突出尊貴與地位的不同,這些都基于平時
多留心和了解VIP會員的喜好、習(xí)慣、家庭背景、品味、日常安排、及特殊要求等。
VIP會員的特殊維護及效勞管理主要表達在以下幾方面:
>隱私保密:會員的根本信息、工程、效果、職業(yè)、家庭情況、背景、喜好、品味、
習(xí)慣、特殊要求;
>專屬效勞:根據(jù)客戶的喜好、習(xí)慣,在每次提供效勞時投其所好,專人負責(zé);
>生日問候:生日卡片/禮物〔有針對性,符合會員的品味,有實用價值〕,同時家人
的生日也同樣送上祝福;
>信息傳遞:最新資訊、促銷信息、適合客戶的搭配套餐;
>跟蹤回訪:適時了解會員對治療效果以及效勞的滿意程度,反響的信息及時處理并
于第一時間答復(fù)會員;
>各式活動:年終答謝會、公益慈善活動、國內(nèi)外旅游團、各類高檔文娛活動等;
4.VIP會員卡享受效勞內(nèi)容:
*內(nèi)部連鎖機構(gòu)*外部合作伙伴
>專線預(yù)約效勞>形象設(shè)計/造型
>獨立等候/治療區(qū)域>養(yǎng)生餐廳
>專家會診-多種治療方案>瑜珈養(yǎng)生館
>專人護理>素養(yǎng)培訓(xùn)機構(gòu)
>年度免費體檢一次>高檔酒店會所
>年度免費洗牙一次>銀行儂財參謀
>中醫(yī)保健工程>保健按摩會館
十、新員工效勞內(nèi)容培訓(xùn)課程
(-)醫(yī)院效勞禮儀
主要包括:禮儀綜述、醫(yī)院儀容儀表禮儀、介紹禮儀、辦公禮儀;
(二)效勞概述
主要包括:聯(lián)合麗格價值觀、效勞的特性、正確認識我們的患者、效勞人員具備的素質(zhì)與
能力、聯(lián)合麗格效勞的四個層面、效勞流程節(jié)點、聯(lián)合麗格效勞八項要求、效勞意識認知、
聯(lián)合麗格的效勞目標;
附件1.?各機構(gòu)效勞流程細節(jié)及要求?
序流程涉及部門效勞定位及準那
效勞流程細節(jié)與要求備注
a節(jié)點/人員么
1)形象統(tǒng)一〔網(wǎng)站標識、院內(nèi)環(huán)境標識、對客用品的標識〕
溫馨提示
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