水務集團檔案數字化建設案例探析(全文)摘要：隨著水務事業(yè)的發(fā)展壯大，水務檔案數量不斷增加，檔案管理呈現新特點，面臨新機遇新挑戰(zhàn)，尤其是信息技術的發(fā)展和應用，產生了大量電子文件檔案，做好檔案數字化建設與管理成為推動新時期水務檔案管理的重要內容和任務。本文分析了某水務集團檔案數字化的現狀、特點及原則，探討了水務集團檔案數字化流程，供新時代水務企業(yè)檔案數字化建設參考。

關鍵詞：檔案數字化；建設；水務

某水務集團于2021年成立，經過近10年發(fā)展，逐漸形成以供水為主體、水電開發(fā)、污水處理為兩翼，以水生態(tài)、新能源、水飲品為輔助，以金融服務和水務科技為支撐的“一體兩翼三輔助兩支撐”的八大板塊產業(yè)發(fā)展格局。隨著集團水務事業(yè)發(fā)展壯大，水務檔案數量和規(guī)模不斷增加，檔案管理呈現新特點，也面臨新機遇新挑戰(zhàn)，尤其是信息技術的發(fā)展和應用，產生大量電子文件檔案，做好檔案數字化建設與管理，成為推動新時期水務檔案管理的重要內容和迫切任務。

1水務集團檔案數字化現狀及特點

某水務集團有限公司現有室藏檔案2508卷，其中，科技檔案1700卷，文書檔案808件，財務檔案1130件，聲像檔案76件，榮譽實物檔案65件。為加快推進檔案數字化進程，在前期將全部庫存檔案進行數字化掃描錄入和整理，初步完善庫存檔案電子化管理的基礎上，達到重要和核心水務檔案數字化異質備份，確保新生水務檔案隨時移交、整理、掃描、備份，實現新生水務檔案的規(guī)范化管理，以及重要水務檔案數字化掃描、錄入。水務集團檔案數字化主要呈現四個方面的特點：1.1內容原生性。檔案數字化并未改變檔案本身承載著的信息內容，數字化后的水務檔案，體現的是水務集團在其生產、經營、管理過程中產生的具有保存價值的原始、真實、完整的信息資料，內容本質依然為其原生性。1.2記載多樣性。除《紙質檔案數字化技術規(guī)范》規(guī)定紙質檔案數字化具體操作規(guī)范，實物檔案、視音頻檔案資料也可以進行數字化處理，以文字、圖片、數字符號等形態(tài)存在，以PDF、JEPG、RMVB、MP3、MP4等載體格式及形式存儲。1.3傳輸網絡化。水務檔案數字化，后期的查詢、利用并不需要接觸到檔案原件，只需在存儲系統(tǒng)中查詢到相關數字信息即可，且檔案信息傳輸借助于局域網、互聯網等渠道，實現水務檔案信息網絡化傳輸，形成巨大信息空間。1.4服務便利化。水務檔案數字化，將各種水務檔案信息存儲于相關的檔案數據庫，集團內部各個子公司或個人根據預先分配的查詢權限，可直接通過登錄終端設備實現24小時隨時查詢、檢索、閱讀、下載、打印等，突破了傳統(tǒng)檔案查詢的時空限制，檔案利用更為便利。

2水務集團檔案數字化建設應遵循的原則

2.1經濟適用原則。水務集團室藏檔案隨著水務業(yè)務的拓展，呈現出不斷增長態(tài)勢，無論是采取數字化外包，還是自行進行數字化建設都需要耗費大量資金。尤其是數字化設備篩選以及文字識別軟件選用方面，應立足集團檔案數字化規(guī)劃及經費預算，不能一味追求高精尖設備。2.2重點優(yōu)先原則。水務集團檔案數字化應堅持重點優(yōu)先原則，首先將利用頻率高、高附加值的檔案資料進行數字化，然后對其他類型檔案進行數字化規(guī)劃，分步驟、有計劃、有目的地推動檔案數字化。伴隨著水務集團業(yè)務的拓展，供水、污水處理、水電開發(fā)、水生態(tài)、水務科技等涉水業(yè)務需求增加，相關領域成為檔案服務工作的重點對象，需要進一步加強。2.3安全保密原則。檔案安全和保密工作是檔案數字化工作的底線和生命線，尤其是數字化外包過程中，需要與第三方數字化專業(yè)服務機構簽訂安全保密協議，要求第三方嚴格遵守《保密法》《檔案法》《檔案服務外包工作規(guī)范》等相關法律及規(guī)定，確保檔案數字化過程及結果的安全保密。如水務集團自行數字化，應嚴格按照檔案數字化標準和要求，進行專業(yè)數字采集、整理、分類和數字掛接，并選用正版軟件用以存儲檔案數字信息，重要涉密檔案應采取物理隔離、數據備份等相應的安全保密措施。

3規(guī)范水務集團檔案數字化建設流程的措施

3.1做好檔案數字化前期準備。水務企業(yè)檔案數字化前期準備工作主要包括三個方面。3.1.1成立數字化領導機構，加強對數字化工作的領導。根據水務集團檔案工作現狀，成立由分管領導任數字化工作領導小組組長、其他子公司主要領導為副組長、公司辦公室負責具體實施的數字化工作領導小組，統(tǒng)一領導數字化工作。明確小組工作職責，制定集團檔案數字化工作方案，細化各個時期、各個階段集團檔案數字化工作目標、任務。集團財務部門應將檔案數字化所需經費列入集團年初預算，為后期檔案數字化實施提供充足經費保障。3.1.2選擇數字化設備和軟件，為檔案數字化提供必要的物質條件?；A設施：準備數字化過程中檔案存放必須的庫房場所；硬件設備：檔案數字化所需的計算機、大型掃描儀、彩色打印機、刻錄機、存儲硬盤、檔案裝訂機、打孔機、檔案掃描錄入筆、檔案裝具等；配置檔案數字化軟件。3.1.3強化數字化知識培訓，為檔案數字化提供堅實的人力基礎。組織相關人員到水務系統(tǒng)檔案數字化開展較為成功的企業(yè)進行實地參觀學習，也可邀請其他國企、民企等企業(yè)人員來進行現場經驗傳授，開闊視野、拓寬思路、博采眾長，為做好集團檔案數字化營造良好氛圍，打下扎實理論基礎。3.2嚴把檔案數字化各環(huán)節(jié)質量關。3.2.1第一步：整理檔案。將出庫的水務檔案盒及卷內檔案進行記錄，必要的予以拆裝，并做好頁碼編號，檢查檔案是否有缺損，及時修補。3.2.2第二步：掃描處理。根據水務檔案保存及紙質資料清晰度設置具體分辨率。如灰度水務基建圖紙，可將其分辨率調至300dpi，增加掃描清晰度；工程檔案紙張較多較厚，易卡紙，可選用平板掃描儀掃描。紙質檔案掃描完成后，再逐頁檢查是否存在漏頁、重復等，并將掃描結果上傳至服務器。3.2.3第三步：結果識別。下載漢王OCR工作包進行掃描結果識別。識別時需對掃描的檔案資料進行文件格式調整、版面分析、識別等。3.2.4第四步：文字校對。常采用縱校與橫校兩道工序，能夠有效降低識別工作包中的錯誤率。3.2.5第五步：版面復原。校對完畢后，一般會選用“雙層PDF”格式進行保存，便于后期全文檢索。3.2.6第六步：質檢。在檔案數字化管理端，軟件系統(tǒng)會為客戶端自動分配工作，主要是承擔返工單處理及質量控制。根據《紙質檔案數字化技術規(guī)范》，應按照5%比例抽查作業(yè)包中的文件識別清晰度、文件頁數及格式，如發(fā)現不合格，應返回上一道工序重新操作。3.2.7第七步：備份。選用漢王OCR軟件，該軟件中的“OUTPUT”子文件夾可將前期經質檢合格的數字檔案全部保存至專門的檔案系統(tǒng)，實現備份。應做好備份標簽，便于后期的檢索利用。3.3提升檔案數字化成果利用水平。首先應設置登錄系統(tǒng)。根據集團內外用戶不同，賦予其不同登錄查詢權限，并在線提交相應的申請查詢信息，由檔案部門審核作出相應答復處理。其次檔案部門審核申請檔案材料。水務工程、合同檔案等屬于涉密檔案，檔案管理部門只能為具有相應查詢權限，且按照涉密檔案查詢利用制度及流程提供相應的檔案資料。經系統(tǒng)審核、身份認證后，檔案管理部門線上或線下將相關資料提供給查詢者，限期返還。

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