《食堂會議室管理制度》《食堂會議室管理制度》

第一章總則

第一條本制度旨在規(guī)范食堂會議室的使用、管理和維護，確保會議的順利進行，提高會議效率，促進食堂管理工作的發(fā)展。

第二條本制度適用于食堂會議室的預定、召開、服務、保障及后續(xù)跟蹤管理等各個環(huán)節(jié)。

第三條會議室的管理遵循“統(tǒng)一領導、分級負責、統(tǒng)籌安排、高效利用”的原則。

第四條食堂管理部門應加強對會議室的日常管理，確保會議室設備設施完好、環(huán)境整潔，為會議提供良好的條件。

第五條與會人員應遵守會議室管理制度，自覺維護會議室秩序，愛護會議室設備設施，保持會議室衛(wèi)生。

第六條本制度中所涉及會議室，包括食堂內(nèi)所有可供會議使用的場所。

第七條會議室使用應遵循優(yōu)先級原則，重要會議、緊急會議優(yōu)先安排。

第八條食堂管理部門應定期對會議室管理制度進行評估和修訂，不斷完善會議室管理。

第九條本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。如有未盡事宜，食堂管理部門可根據(jù)實際情況予以補充。

第十條本制度的解釋權(quán)歸食堂管理部門所有。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.1會議主題確定：會議召集人應根據(jù)工作需要，明確會議主題，確保會議內(nèi)容具有針對性和實用性。

1.2會議時間安排：會議召集人應提前規(guī)劃會議時間，避免與日常工作沖突，確保與會人員能夠準時參加。

1.3會議通知：會議召集人需提前向與會人員發(fā)出會議通知，內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、議程、與會人員名單等，并要求與會人員收到通知后予以回復確認。

1.4會議資料準備：會議召集人負責準備會議所需的資料，并于會議前分發(fā)至與會人員。

二、會議召開

2.1會議簽到：與會人員應在會議開始前到達會議室，進行簽到，會議召集人應對與會人員到會情況進行統(tǒng)計。

2.2會議主持人：會議主持人應按照會議議程進行主持，確保會議內(nèi)容全面、深入討論。

2.3會議記錄：指定專人負責會議記錄，記錄會議內(nèi)容、與會人員發(fā)言、決議等。

2.4會議紀律：與會人員應遵守會議紀律，不隨意打斷他人發(fā)言，保持會場安靜，手機等通訊工具調(diào)至靜音。

三、會議決策

3.1討論與表決：會議對各項議題進行充分討論，與會人員可提出建議和意見，會議主持人根據(jù)討論情況組織表決。

3.2決策記錄：會議決策結(jié)果應記錄在案，并由會議主持人宣布。

3.3異議處理：如有與會人員對決策結(jié)果有異議，可提出書面材料，由會議主持人提交至食堂管理部門處理。

四、會議總結(jié)

4.1會議紀要：會議結(jié)束后，會議記錄人應整理會議紀要，包括會議主題、議程、與會人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等，并于會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)將會議紀要發(fā)送給與會人員。

4.2會議反饋：與會人員應對會議效果進行評價，提出改進意見和建議，會議召集人負責收集反饋意見，并提交至食堂管理部門。

五、會議后續(xù)工作

5.1決策落實：會議決策的執(zhí)行責任人和完成時限應在會議紀要中明確，食堂管理部門負責跟蹤督促決策的落實。

5.2會議資料歸檔：會議結(jié)束后，會議記錄人應將會議資料整理歸檔，以備查閱。

六、特殊會議流程

6.1緊急會議：對于緊急召開的會議，會議召集人應簡化會議流程，確保及時傳達信息，做出決策。

6.2視頻會議：對于跨地區(qū)或遠程參會的情況，會議召集人應提前測試會議設備，確保會議順利進行。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的審批與發(fā)布

1.會議紀要整理完成后，需提交給會議主持人進行審核。主持人應在1個工作日內(nèi)完成審批，確保會議紀要內(nèi)容的準確性和完整性。

2.審核通過的會議紀要，由會議記錄人及時發(fā)布給所有與會人員，并確保相關人員能夠收到并閱讀。

二、會議決策任務的分配與執(zhí)行

3.會議紀要中明確的決策任務應明確責任人和完成時限。責任人應按照會議紀要的要求，制定具體的工作計劃，并開始執(zhí)行。

4.責任人應定期向會議召集人報告決策任務的進展情況，遇到問題應及時溝通解決。

三、會議紀要的跟蹤管理

5.食堂管理部門應設立專人負責會議紀要的跟蹤管理，確保會議決策的落實。

6.跟蹤管理人員應定期檢查決策任務的完成情況，對未按期完成的任務進行催辦，并提供必要的支持和協(xié)助。

四、會議決策結(jié)果的評估

7.決策任務完成后，責任人應提交任務完成報告，包括工作過程、結(jié)果和后續(xù)建議。

8.會議召集人應組織相關人員對決策結(jié)果進行評估，驗證決策效果，并根據(jù)評估結(jié)果進行獎懲。

五、會議紀要的歸檔與查閱

9.會議紀要應作為重要文件進行歸檔，以備后續(xù)查閱和審計。

10.食堂管理部門應建立會議紀要的查閱制度，確保會議紀要的安全保管和便捷查詢。

六、持續(xù)改進與反饋機制

11.食堂管理部門應建立持續(xù)改進機制，根據(jù)會議紀要的跟蹤落實情況，定期對會議管理制度進行優(yōu)化。

12.鼓勵與會人員對會議紀要的跟蹤落實過程提出意見和建議，通過反饋機制不斷完善會議管理流程。

七、特殊情況處理

13.對于因特殊情況導致決策任務無法按期完成的，責任人應及時向會議召集人報告，并說明原因，共同商討解決方案。

14.對于重大決策變更或新增決策，應根據(jù)實際情況及時更新會議紀要，并重新發(fā)布和跟蹤落實。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預定

1.會議室使用需提前預定，預定時應明確會議主題、時間、參會人數(shù)等信息。

2.預定會議室可通過食堂管理部門提供的預定系統(tǒng)進行，確保預定的公平性和透明性。

3.食堂管理部門負責審核預定請求，根據(jù)會議室使用優(yōu)先級原則進行安排。

二、會議室使用

4.會議室使用應嚴格按照預定時間進行，不得隨意占用或提前結(jié)束。

5.與會人員應愛護會議室設備設施，遵守會議室使用規(guī)定，保持會議室整潔。

6.嚴禁在會議室吸煙、進食或進行其他與會議無關的活動。

三、會議室設備管理

7.會議室設備應由專人負責維護和管理，確保設備處于良好狀態(tài)。

8.食堂管理部門應定期對會議室設備進行檢查和保養(yǎng)，及時維修故障設備。

9.會議召集人應在會議前測試所需設備，確保會議期間設備正常運行。

四、會議室環(huán)境衛(wèi)生

10.會議室應保持干凈整潔，定期進行衛(wèi)生打掃和消毒。

11.食堂管理部門應配備必要的清潔工具和用品，方便與會人員保持會議室衛(wèi)生。

12.與會人員應自覺維護會議室環(huán)境衛(wèi)生，不亂丟垃圾，不損壞公物。

五、會議室安全

13.會議室應配置必要的安全設施，如消防器材、應急疏散指示等。

14.食堂管理部門應定期進行安全檢查，消除安全隱患，確保會議室使用安全。

15.與會人員應熟悉會議室的安全設施和應急疏散路線，遇緊急情況時，能夠迅速有序地疏散。

六、會議室服務

16.食堂管理部門應提供專業(yè)的會議服務，包括會場布置、設備操作、茶水服務等。

17.會議服務人員應具備良好的服務意識，確保會議順利進行。

18.鼓勵與會人員對會議服務提出意見和建議，持續(xù)提升會議服務質(zhì)量。

七、會議室使用監(jiān)督

19.食堂管理部門應加強對會議室使用的監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)問題，督促整改。

20.對于違反會議室管理規(guī)定的個人或單位，食堂管理部門有權(quán)進行制止，并根據(jù)情節(jié)嚴重程度給予相應處罰。

第五章附則

1.本制度的解釋權(quán)歸食堂管理部門所有。