一般管理學原理

（第四版）

一般管理學原理（第四版）新編21世紀公共管理系列教材第9章控制9.1控制及其系統(tǒng)設計9.2控制類型與過程9.3控制方法與實務一般管理學原理（第四版）新編21世紀公共管理系列教材關鍵術語控制人員控制財務控制作業(yè)控制信息控制績效控制控制系統(tǒng)前饋控制現(xiàn)場控制反饋控制間接控制直接控制集中控制分散控制分層控制任務控制預算控制戰(zhàn)略控制例外控制程序控制計劃評審技術第九章控制一般管理學原理（第四版）新編21世紀公共管理系列教材9.1控制及其系統(tǒng)設計9.1.1控制概述1．控制的內涵控制是日常生活中的常見現(xiàn)象。在管理學中，控制是與計劃密切相關的一個概念，就是使事情按計劃進行，主要內容是糾偏。在古典管理理論中，管理活動的職能被分為計劃、組織、指揮、協(xié)調和控制五個部分?，F(xiàn)代管理學認為，控制不僅包含了事后的反饋調節(jié)，還包含前端控制和過程管理的內容，控制的功能范圍涉及：限制、指導、命令、核對、矯正等多個范疇。控制就是由管理者遵照一定的科學程序，對組織內部的管理活動及其效果是否符合計劃進行測定，從而確保計劃目標得以順利實現(xiàn)的過程。具體而言，可以從以下幾個方面來理解控制的內涵：第九章控制一般管理學原理（第四版）新編21世紀公共管理系列教材9.1.1控制概述1．控制的內涵（1）控制是管理的一個重要環(huán)節(jié)。在管理過程所涉及的決策、計劃、組織、領導和控制等各個環(huán)節(jié)中，控制與其他管理職能互相交織，使管理活動形成一個相對閉合的系統(tǒng)。（2）控制的目的是保證實際工作與計劃一致。控制是一項目的性很強的管理活動，現(xiàn)代管理理論認為，控制的目的有兩個：一是“確保計劃的實施”；二是“對計劃進行變革與創(chuàng)新”。（3）控制的過程必須遵循一定的科學程序。控制不是一項隨意的活動，它必須遵循一套嚴格、科學的程序。（4）控制的作用主要是檢驗計劃執(zhí)行成效和計劃的正確性。由于管理環(huán)境不斷變化，管理活動可能會偏離計劃和目標，出現(xiàn)各種偏差，因此，對管理者來說，不僅要執(zhí)行計劃，還要對計劃執(zhí)行過程進行監(jiān)控，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，分析原因并采取有效措施加以解決。第九章控制一般管理學原理（第四版）新編21世紀公共管理系列教材9.1.1控制概述2．控制的特性控制貫穿于管理過程中其他各項職能之后并存在于管理活動的全過程?？刂频淖饔檬紫润w現(xiàn)在它可以使工作失誤及時得到補救。既然已經(jīng)發(fā)生的事實無法改變，那么及時發(fā)現(xiàn)問題就可以迅速地加以制止，以免事態(tài)擴大和影響加劇，然后就可以利用計劃和預設方案中所預留有的彈性措施進行事后補救。其次，控制又是管理者選擇何種領導方式的依據(jù)。一切管理活動都是具體的、針對特定管理系統(tǒng)的活動，其他組織中的管理經(jīng)驗、管理措施可以借鑒但不能照搬，有時，即使是本系統(tǒng)以往的管理經(jīng)驗和管理措施也可能不再適用于環(huán)境已經(jīng)發(fā)生變化的新情況。所以，管理者采取什么樣的管理措施和領導方式都會體現(xiàn)在控制活動中。在某種程度上，控制職能是與管理者的職位聯(lián)系在一起的，管理者在管理系統(tǒng)中的職位越高，擔負的控制職能就越重要，其控制活動在管理活動中所占比例也越大。正是在這個意義上，也有人說“領導就是控制”。第九章控制一般管理學原理（第四版）新編21世紀公共管理系列教材9.1.1控制概述2．控制的特性控制具有多種特性，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）控制具有整體性?？刂频恼w性體現(xiàn)在控制的全員化和全程化兩個方面。（2）控制具有動態(tài)性。管理過程中的控制不同于機器設備系統(tǒng)中的自動控制。（3）控制具有以人為本的特征?？刂苹顒邮怯扇藞?zhí)行的，控制的主要對象也是組織中的人。（4）控制具有追求高效率的特征?？刂剖翘岣吖ぷ餍?、加強組織內部協(xié)同配合的重要手段?？傊刂剖桥c計劃聯(lián)系在一起的，計劃是控制的前提，而控制則是計劃實施的保證。第九章控制一般管理學原理（第四版）新編21世紀公共管理系列教材9.1.1控制概述3．控制的內容控制的內容主要是指控制的對象，即控制過程中管理者控制的焦點和重心。（1）人員控制。在管理活動中，組織目標的實現(xiàn)并不是靠管理者自身來完成的，而是通過逐級分解任務的方式去調動其他組織成員協(xié)同配合完成的。（2）財務控制。在控制過程中，管理者應當把更多的注意力放在組織的財務狀況上。（3）作業(yè)控制。日常管理的絕大部分內容是作業(yè)控制，而且一切管理工作的根本都在于作業(yè)控制。（4）信息控制。管理者是依賴信息對組織實施管理的，不精確、不完整、冗余或延遲的信息都可能會嚴重阻礙管理者的行動。（5）組織績效控制。組織績效是管理者關注的核心，這是由管理的效益原則決定的，管理者的一切管理活動都必須以績效為旨歸。第九章控制一般管理學原理（第四版）新編21世紀公共管理系列教材9.1.1控制概述4．控制的作用管理活動難免出現(xiàn)各種各樣的偏差，對于管理人員而言，重要的不是管理活動有無偏差，而是能否及時發(fā)現(xiàn)偏差或提前預見潛在的偏差并采取措施進行糾正和預防，以確保組織的各項活動能夠正常進行，最終確保組織預期目標的實現(xiàn)。具體地說，控制的作用主要體現(xiàn)在以下四個方面：（1）控制有利于組織適應環(huán)境的變化，確保計劃的完成和組織目標的實現(xiàn)。（2）控制有利于協(xié)調組織內各部門及成員的活動。（3）控制是一項重要的管理職能。（4）控制是組織創(chuàng)新的一種推動力。第九章控制一般管理學原理（第四版）新編21世紀公共管理系列教材9.1.2控制系統(tǒng)設計控制系統(tǒng)是管理者行使控制職權和發(fā)揮控制職能的系統(tǒng)。在很大程度上，有效的控制來源于適宜的控制系統(tǒng)。優(yōu)秀的、合乎實際要求的控制系統(tǒng)是管理者在計劃執(zhí)行中充分發(fā)揮其創(chuàng)造性的舞臺。任何組織要實現(xiàn)計劃目標，都必須建立一個有效的控制系統(tǒng)。一個有效的控制系統(tǒng)有以下幾方面特征：第一，信息的準確性第二，信息的及時性第三，控制方法的靈活性第四，控制成本的經(jīng)濟性第五，能把握控制的關鍵點第六，控制系統(tǒng)的靈活應變性第七，控制標準的合理性和復合型第八，糾偏的有效性第九章控制一般管理學原理（第四版）新編21世紀公共管理系列教材9.1.2控制系統(tǒng)設計要構建一個有效的控制系統(tǒng)，應該遵循以下原理：（1）計劃導向。控制的目標是實現(xiàn)計劃，計劃越明確、全面、完整，控制系統(tǒng)越能準確地反映計劃的精神，控制也就越有效。（2）適宜與適度。有效的控制系統(tǒng)必須針對特定的組織結構和人員展開，必須在合理范圍之內才能發(fā)揮作用。（3）客觀性與靈活性。管理過程必然會有著許多主觀性因素包含在內，但是，對于下屬工作的評價，不應僅憑主觀來做出。（4）控制關鍵點。為實行有效控制，管理者需要特別關注那些有關鍵意義的因素。（5）把握趨勢。對管理者來說，在實施控制的過程中，要注意現(xiàn)狀所預示的趨勢而不是現(xiàn)狀本身。（6）例外控制。為實現(xiàn)有效控制，管理者必須對超出一般情況的特殊點給予足夠的關注。第九章控制一般管理學原理（第四版）新編21世紀公共管理系列教材9.2控制類型與過程9.2.1控制類型控制的類型是多種多樣的，從不同的角度可以對控制做出不同的分類，以下幾種類型是較具代表性的：（1）前饋控制、現(xiàn)場控制和反饋控制。前饋控制發(fā)生在計劃實施之前，是為了保證將來的實際成果能達到計劃的要求即盡量減少偏差的控制。由于前饋控制把控制活動提前到管理過程實施之前，因而也被稱作前端控制、預控制或事前控制?，F(xiàn)場控制是一種發(fā)生在計劃執(zhí)行過程中的控制，是一種通過直接對計劃的執(zhí)行情況進行現(xiàn)場檢查并及時糾正各種偏差的控制方式?，F(xiàn)場控制又被稱作隨機控制、實時控制、即時控制、過程控制。第九章控制一般管理學原理（第四版）新編21世紀公共管理系列教材9.2.1控制類型（2）間接控制和直接控制。間接控制是一種通過發(fā)現(xiàn)工作中出現(xiàn)的偏差和分析偏差產生的原因并追究責任人的責任而企求改進未來工作的做法。間接控制的主體是直接責任者的監(jiān)督人。在實際工作中，產生偏差的原因有很多，對于因管理人員缺乏知識、經(jīng)驗和判斷力所造成的管理失誤和工作上的偏差，可以運用間接控制來幫助糾正，尤其對比較規(guī)范、程序化的工作，這種方法更為有效。同時，間接控制還可以幫助管理人員總結經(jīng)驗，提高管理水平。相對于間接控制而言，直接控制著眼于培養(yǎng)管理者素質，使其熟練應用管理的概念、技術和原理，以系統(tǒng)的觀點來改善管理工作，從而防止出現(xiàn)因管理不善而造成不良后果。在組織內部，直接控制的主體是管理人員或間接責任者。直接控制原理認為，管理人員及其下屬的素質越高，就越不需要間接控制。第九章控制一般管理學原理（第四版）新編21世紀公共管理系列教材9.2.1控制類型（3）集中控制、分散控制和分層控制。集中控制的做法是在管理系統(tǒng)中建立一個控制中心，由它來對所有的信息進行集中統(tǒng)一的加工、處理，統(tǒng)一指令以對管理活動實行控制。（4）任務控制、預算控制和戰(zhàn)略控制。任務控制也稱為運營控制、作業(yè)控制，是基層管理者對生產作業(yè)和其他具體業(yè)務活動進行的控制活動。（5）正式組織控制、群體控制和自我控制。正式組織控制是由管理人員設計和建立起來的一些機構及其成員來進行的控制。（6）開環(huán)控制與閉環(huán)控制。開環(huán)控制是指受控客體不對控制主體產生反作用的控制，即不存在反饋回路的控制。第九章控制一般管理學原理（第四版）新編21世紀公共管理系列教材9.2.2控制過程控制是一個過程，它貫穿于管理活動的始末。在組織目標的實施過程中，不斷地在計劃和實施結果之間進行比較，發(fā)現(xiàn)這兩者之間的差距并找出這種差距的原因、制定新的改進措施，這就是控制過程。也就是說，控制過程是由三個步驟或三個交叉重疊的要素構成的，即確立標準、對照標準檢查實際績效以及采取措施糾正偏差。（1）確立標準。組織運行和管理活動的展開是否朝著實現(xiàn)組織目標的方向發(fā)展，需要有一個客觀的判斷標準。（2）對照標準檢查實際績效。標準一經(jīng)確立，控制過程就主要表現(xiàn)為對照標準去衡量管理系統(tǒng)中各項活動的績效。（3）采取措施糾正偏差。總之，控制是一個連續(xù)的過程，控制不僅是實現(xiàn)計劃的保證，也可以積極地影響計劃的制訂。第九章控制一般管理學原理（第四版）新編21世紀公共管理系列教材9.3控制方法與實務9.3.1控制方法管理者要想發(fā)揮控制的作用，除了按照一定的原則構建控制系統(tǒng)之外，還必須講求一定的控制技術和方法。管理過程中的控制職能有其特殊的原理、技術和方法，正確地運用這些原理、技術和方法，是使管理工作有效進行的必要保證。1．傳統(tǒng)的控制方法傳統(tǒng)的管理是憑借經(jīng)驗和智慧的管理，主要依賴于管理者的能力、素質和主動性。在現(xiàn)代管理中較常見的傳統(tǒng)控制方法主要有：（1）視察（2）報告（3）統(tǒng)計資料第九章控制一般管理學原理（第四版）新編21世紀公共管理系列教材9.3.1控制方法2．現(xiàn)代控制方法21世紀是新的方法和技術層出不窮、令人目不暇接的世紀。在管理實踐中，最為常用的新的控制方法和技術有程序控制和計劃評審技術等。（1）程序控制程序是規(guī)范化了的組織行為過程，是對操作或事務處理流程進行描述、計劃和規(guī)定的過程，或者說，對于日常管理活動中的一切具有連續(xù)性的、重復出現(xiàn)的事務都可以確立一套程序化的處理方法。在組織的運行中，程序可以起到控制的作用，其奧秘就在于通過設計和制定出一系列程序，把組織的運行納入既定的計劃軌道中來，實現(xiàn)對組織行為和各項活動的控制。這一方面可以使主管人員從日常的事務中解脫出來，集中精力處理一些無法納入程序中的例外事務；另一方面，也增加了組織行為的標準化程度，從而使組織和環(huán)境的關系更加協(xié)調，更具有可預測性。所以，在現(xiàn)代管理中，往往把程序的設計看作實現(xiàn)標準化管理的一條重要途徑。第九章控制一般管理學原理（第四版）新編21世紀公共管理系列教材9.3.1控制方法2．現(xiàn)代控制方法（2）計劃評審技術。計劃評審技術是一種現(xiàn)代性特征較為突出的技術，它是一種利用網(wǎng)絡圖對工作進行細致安排并對工作實際執(zhí)行情況與計劃進行對照而實現(xiàn)控制的技術。它的主要特點是以系統(tǒng)的觀點進行網(wǎng)絡分析；其作用在于能對工作進行最有利的編排，并能修正計劃，使計劃更為具體、合理、明確、可行。它適用于那些注重時間因素的規(guī)劃和協(xié)作關系復雜的管理系統(tǒng)?；静襟E是：第一，分析和確定完成一項工程所需的全部活動；第二，編制工作程序網(wǎng)絡；第三，計算每道工序所需的時間；第四，找出關鍵線路，并實施控制。這樣一來，主管人員對各項工作的輕重緩急能做到心中有數(shù)，能夠實現(xiàn)對全局的駕馭和控制。可見，計劃評審技術不僅用于進度的計劃和控制，還可以在資源有限的情況下進行負荷平衡，以求得花費時間盡可能短并能夠充分利用資源的最優(yōu)方案。在工程項目中，還可以對工程的費用開支等進行優(yōu)化以及對工程按期完工的可能性進行估算。第九章控制一般管理學原理（第四版）新編21世紀公共管理系列教材9.3.2控制實務控制是一種功能，它使管理周期完滿完成，循環(huán)往復?？刂瓶梢园褯Q策、組織、指揮等功能與規(guī)劃目標連接在一起，并且在必要時，它能立即啟動新的計劃和目標，使它們與組織的資源、環(huán)境更加符合。控制過程設立了各種標準，以此測量進程，當計劃與實際進程之間的差距過大時，會及時進行糾正。在從資源到成果這一轉化過程的前前后后乃至每一個環(huán)節(jié)，都需要控制，尤其是有選擇地實施和在關鍵點上實施控制，會非常有效。1．緊握住控制標準的設置管理上的控制是系統(tǒng)地設置標準，以此對照進程并及時采取矯正措施，將工作納入規(guī)劃和預期的軌道。第九章控制一般管理學原理（第四版）新編21世紀公共管理系列教材9.3.2控制實務2．有選擇地實施于關鍵點有選擇地