第9章會計(jì)檔案（時間：2—4學(xué)時）學(xué)習(xí)目標(biāo)

了解會計(jì)檔案的相關(guān)內(nèi)容熟悉會計(jì)檔案的歸檔、保管和銷毀程序教學(xué)內(nèi)容

會計(jì)檔案的內(nèi)容及其歸檔會計(jì)檔案的管理9.1會計(jì)檔案的內(nèi)容及其歸檔本節(jié)結(jié)構(gòu)會計(jì)檔案的內(nèi)容會計(jì)檔案的歸檔9.1.1會計(jì)檔案的內(nèi)容會計(jì)檔案，指的就是會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是國家經(jīng)濟(jì)檔案的重要組成部分，是企業(yè)單位日常發(fā)生的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動的歷史記錄，是總結(jié)經(jīng)營管理經(jīng)驗(yàn)、進(jìn)行決策所需的主要資料，也是檢查各種責(zé)任事故的重要依據(jù)。企業(yè)單位的會計(jì)檔案的具體內(nèi)容會計(jì)憑證類包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證以及其他會計(jì)憑證。會計(jì)賬簿類包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿以及其他會計(jì)賬簿。財(cái)務(wù)報(bào)告類包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，還包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。其他類包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊。9.1.2會計(jì)檔案的歸檔根據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》，各單位每年形成的會計(jì)檔案，都應(yīng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了，可暫由本單位財(cái)務(wù)會計(jì)部門保管一年。期滿之后，原則上應(yīng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在財(cái)務(wù)會計(jì)部門內(nèi)部指定專人保管。采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙制會計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計(jì)檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。各單位對會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。同時，嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。9.2會計(jì)檔案的管理本節(jié)結(jié)構(gòu)會計(jì)檔案的保管期限會計(jì)檔案的查閱和交接會計(jì)檔案的銷毀9.2.1會計(jì)檔案的保管期限會計(jì)檔案的保管期限分為永久保管和定期保管兩類，其中，定期保管期限又分為3年、5年、10年、15年、25年，時間是從會計(jì)年度終了后第一天算起。該辦法規(guī)定的會計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，具體可以分為以下方面。（1）需要永久保存的會計(jì)檔案。（2）保管期限為25年的會計(jì)檔案。（3）保管期限為15年的會計(jì)檔案。（4）保管期限為10年的會計(jì)檔案。（5）保管期限為5年的會計(jì)檔案。（6）保管期限為3年的會計(jì)檔案。9.2.1會計(jì)檔案的保管期限需要永久保存的會計(jì)檔案。會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊以及年度財(cái)務(wù)報(bào)告、財(cái)政總預(yù)算、行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報(bào)（決算）。保管期限為25年的會計(jì)檔案。現(xiàn)金和銀行存款日記賬、稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬。保管期限為15年的會計(jì)檔案。會計(jì)憑證類；總賬、明細(xì)賬、日記賬和輔助賬簿（不包括現(xiàn)金和銀行存款）；會計(jì)移交清冊；行政單位和事業(yè)單位的各種會計(jì)憑證；各種完稅憑證和繳、退庫憑證；財(cái)政總預(yù)算撥款憑證及其他會計(jì)憑證；農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證。

9.2.1會計(jì)檔案的保管期限保管期限為10年的會計(jì)檔案。國家金庫編送的各種報(bào)表及繳庫退庫憑證；各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表；財(cái)政總預(yù)算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報(bào)、國家金庫年報(bào)、基本建設(shè)撥貸款年報(bào)；稅收會計(jì)報(bào)表（包括票證報(bào)表）。保管期限為5年的會計(jì)檔案。固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年；銀行余額調(diào)節(jié)表；銀行對賬單；財(cái)政總預(yù)算會計(jì)月、季度報(bào)表；行政單位和事業(yè)單位會計(jì)月、季度報(bào)表。保管期限為3年的會計(jì)檔案。月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告；財(cái)政總預(yù)算會計(jì)旬報(bào)。9.2.1會計(jì)檔案的保管期限9.2.2會計(jì)檔案的查閱和交接會計(jì)檔案的查閱和復(fù)制各單位應(yīng)建立健全會計(jì)檔案的查閱、復(fù)制登記制度。各單位保存的會計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。借出的會計(jì)檔案，會計(jì)檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。9.2.2會計(jì)檔案的查閱和交接會計(jì)檔案的交接單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。交接會計(jì)檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。我國境內(nèi)所有單位的會計(jì)檔案不得攜帶出境。駐外機(jī)構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立的企業(yè)（簡稱境外企業(yè)）的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照《會計(jì)檔案管理辦法》和國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。9.2.3會計(jì)檔案的銷毀會計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時，可以按照以下程序銷毀。（1）由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊。（2）單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。（3）銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。（4）監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案。9.2.3會計(jì)檔案的銷毀會計(jì)檔案銷毀清冊的編制會計(jì)檔案銷毀清冊是銷毀會計(jì)檔案的記錄和報(bào)批文件，一般應(yīng)包括：銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。未結(jié)清憑證的處理對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)、債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。本章小結(jié)會計(jì)檔案是機(jī)關(guān)團(tuán)體和企、事業(yè)單位在會計(jì)核算中形成的并按照規(guī)定保存?zhèn)洳榈臅?jì)信息載體，以及其他有關(guān)財(cái)務(wù)會計(jì)工作應(yīng)予集中保管的財(cái)務(wù)成本計(jì)劃、重要的經(jīng)濟(jì)合同等文件資料。會計(jì)檔案是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的重要史料和證據(jù)。具體包括：會計(jì)憑證類、會計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告類和其他類。會