企業(yè)資料檔案保管制度TOC\o"1-2"\h\u18227第一章總則 1146191.1目的與依據(jù) 1153211.2適用范圍 2172661.3基本原則 229087第二章檔案分類與編號 2314522.1分類標準 2153012.2編號規(guī)則 2233862.3檔案目錄編制 311550第三章檔案收集與整理 3245713.1收集流程 3250513.2整理要求 351223.3審核與歸檔 3165第四章檔案保管與存儲 4292194.1保管條件 4300524.2存儲方式 4109104.3安全防護措施 415211第五章檔案利用與查閱 4284855.1利用申請流程 4312045.2查閱規(guī)定 573495.3檔案復制與借閱 53241第六章檔案銷毀與處置 546776.1銷毀條件與程序 594656.2處置方式 5221356.3監(jiān)督與審核 518590第七章檔案保密與信息安全 6214917.1保密要求 6275257.2信息安全措施 669927.3違規(guī)處理 632471第八章附則 6143968.1制度解釋與修訂 6271518.2生效日期 6237418.3相關表單與附件 7第一章總則1.1目的與依據(jù)為了加強企業(yè)資料檔案的管理，保證檔案的完整、準確、安全和有效利用，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和企業(yè)實際情況，制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部各類資料檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等管理工作，涵蓋了企業(yè)的各個部門和業(yè)務領域。1.3基本原則企業(yè)資料檔案保管應遵循以下基本原則：（1）集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)各類檔案由檔案管理部門統(tǒng)一集中管理，保證檔案的整體性和系統(tǒng)性。（2）分類管理原則：根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和用途，進行科學分類，便于查找和利用。（3）完整性原則：保證檔案的內(nèi)容完整，不遺漏重要信息和文件。（4）安全性原則：采取必要的安全措施，保證檔案不受損壞、丟失和泄露。（5）保密性原則：對涉及企業(yè)機密和個人隱私的檔案，嚴格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。第二章檔案分類與編號2.1分類標準檔案分類按照企業(yè)的組織架構、業(yè)務類型和管理需求進行劃分，具體分類如下：（1）行政管理類：包括企業(yè)的規(guī)章制度、會議紀要、通知公告等文件。（2）人事管理類：涵蓋員工的個人檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核等信息。（3）財務管理類：包含財務報表、賬目憑證、審計報告等財務相關文件。（4）業(yè)務管理類：涉及企業(yè)的業(yè)務合同、項目文檔、市場調(diào)研報告等業(yè)務資料。（5）其他類：無法歸入以上四類的檔案，統(tǒng)一歸入此類。2.2編號規(guī)則檔案編號采用分類編碼與流水號相結合的方式，保證編號的唯一性和可識別性。具體編號規(guī)則如下：（1）分類編碼：根據(jù)檔案分類標準，為每個類別分配一個固定的編碼。（2）流水號：在每個分類編碼下，按照檔案的形成時間順序，依次賦予流水號。例如，行政管理類檔案的編碼為“XZ”，某份行政管理類檔案是該類別的第10份，則其編號為“XZ010”。2.3檔案目錄編制檔案目錄是檔案管理的重要工具，應按照以下要求進行編制：（1）檔案目錄應包括檔案編號、檔案名稱、形成時間、保管期限、存放位置等信息。（2）檔案目錄應定期進行更新，保證目錄信息與實際檔案情況一致。（3）檔案目錄可以采用紙質(zhì)和電子兩種形式進行保存，方便查詢和使用。第三章檔案收集與整理3.1收集流程檔案收集工作應按照以下流程進行：（1）各部門指定專人負責本部門檔案的收集工作，定期將本部門產(chǎn)生的檔案資料移交至檔案管理部門。（2）檔案管理部門對移交的檔案進行審核，保證檔案的完整性和準確性。對于不符合要求的檔案，應及時通知相關部門進行補充和完善。（3）審核通過的檔案，由檔案管理部門進行登記和編號，納入檔案管理系統(tǒng)。3.2整理要求檔案整理應遵循以下要求：（1）按照檔案分類標準，對收集的檔案進行分類整理，保證檔案分類準確、條理清晰。（2）對檔案進行裝訂或裝盒，保證檔案的整齊和便于存放。（3）在檔案上標注檔案編號、檔案名稱、形成時間等信息，便于識別和查找。3.3審核與歸檔檔案整理完成后，應進行審核與歸檔工作：（1）檔案管理部門對整理好的檔案進行再次審核，保證檔案整理符合要求。（2）審核通過的檔案，按照檔案編號和存放位置，進行歸檔存放。（3）歸檔后的檔案，應建立相應的檔案索引，方便查詢和使用。第四章檔案保管與存儲4.1保管條件為保證檔案的安全和完整，檔案保管應滿足以下條件：（1）檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施，保證檔案不受自然和人為因素的損害。（2）檔案庫房內(nèi)的溫度和濕度應控制在適宜的范圍內(nèi)，避免檔案因溫度和濕度變化而受損。（3）檔案庫房應保持清潔、整齊，定期進行打掃和消毒。4.2存儲方式檔案存儲應采用科學合理的方式，具體如下：（1）紙質(zhì)檔案應存放在檔案柜或檔案架上，按照檔案編號和分類進行存放，便于查找和取用。（2）電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備中，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（3）對于重要的檔案，應采用異地備份的方式，保證檔案的安全。4.3安全防護措施為保證檔案的安全，應采取以下安全防護措施：（1）檔案庫房應設置門禁系統(tǒng)，經(jīng)過授權的人員才能進入。（2）檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，發(fā)覺問題及時采取措施進行處理。（3）加強對檔案管理人員的安全教育和培訓，提高其安全意識和防范能力。第五章檔案利用與查閱5.1利用申請流程檔案利用應按照以下申請流程進行：（1）申請人填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、利用時間等信息。（2）申請人所在部門負責人對申請表進行審核，簽字確認后提交至檔案管理部門。（3）檔案管理部門對申請表進行審批，根據(jù)檔案的保密性和利用目的，決定是否批準申請。5.2查閱規(guī)定檔案查閱應遵守以下規(guī)定：（1）查閱檔案應在指定的查閱場所進行，不得將檔案帶出查閱場所。（2）查閱檔案時，應遵守檔案管理部門的相關規(guī)定，不得損壞、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（3）查閱者應妥善保管查閱的檔案，如有遺失或損壞，應承擔相應的責任。5.3檔案復制與借閱檔案復制與借閱應按照以下規(guī)定進行：（1）如需復制檔案，應在《檔案利用申請表》中注明復制份數(shù)，并經(jīng)檔案管理部門批準后，由檔案管理人員進行復制。（2）如需借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)批準后，按照規(guī)定的時間歸還檔案。借閱期間，借閱人應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。第六章檔案銷毀與處置6.1銷毀條件與程序檔案銷毀應滿足以下條件和程序：（1）超過保管期限且無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定后，可以進行銷毀。（2）銷毀檔案應由檔案管理部門提出申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。（3）《檔案銷毀申請表》經(jīng)企業(yè)相關領導審批后，由檔案管理部門和監(jiān)督部門共同進行銷毀處理。6.2處置方式檔案銷毀的處置方式應符合環(huán)保和安全要求，具體方式如下：（1）對于紙質(zhì)檔案，可以采用粉碎、焚燒等方式進行處理。（2）對于電子檔案，可以采用數(shù)據(jù)擦除、磁盤銷毀等方式進行處理。6.3監(jiān)督與審核檔案銷毀過程應進行監(jiān)督與審核，保證銷毀工作符合規(guī)定：（1）監(jiān)督部門應對檔案銷毀過程進行全程監(jiān)督，保證銷毀工作按照規(guī)定的程序和方式進行。（2）銷毀工作完成后，檔案管理部門和監(jiān)督部門應共同填寫《檔案銷毀清單》，記錄銷毀檔案的情況。（3）《檔案銷毀清單》應作為檔案管理的重要憑證，妥善保存。第七章檔案保密與信息安全7.1保密要求檔案管理工作應嚴格遵守保密規(guī)定，保證檔案信息的安全：（1）檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案中的機密信息。（2）對于涉及企業(yè)機密和個人隱私的檔案，應采取特殊的保密措施，限制查閱人員的范圍。（3）加強對檔案管理系統(tǒng)的安全防護，防止檔案信息被非法獲取和篡改。7.2信息安全措施為保障檔案信息的安全，應采取以下信息安全措施：（1）對檔案管理系統(tǒng)進行定期的安全檢測和維護，及時發(fā)覺和修復系統(tǒng)漏洞。（2）采用加密技術對重要的檔案信息進行加密處理，防止信息泄露。（3）建立完善的備份和恢復機制，保證檔案信息在遭受意外損失時能夠及時恢復。7.3違規(guī)處理對于違反檔案保密和信息安全規(guī)定的行為，應按照企業(yè)的相關規(guī)定進行嚴肅處理：（1）對于輕微的