公司內(nèi)部檔案管理與保密規(guī)定TOC\o"1-2"\h\u30421第一章總則 183681.1目的與適用范圍 144891.2基本原則 119823第二章檔案管理機構(gòu)與職責 285402.1檔案管理部門的設(shè)置 2137982.2相關(guān)部門的職責 24553第三章檔案的分類與編號 246863.1檔案分類標準 2292203.2檔案編號規(guī)則 25286第四章檔案的收集與歸檔 3298254.1檔案收集的范圍與要求 357534.2檔案歸檔的流程與時間 325831第五章檔案的保管與利用 4127535.1檔案保管的條件與措施 4253155.2檔案利用的程序與規(guī)定 41773第六章檔案的銷毀 4145906.1檔案銷毀的條件與審批 4154716.2檔案銷毀的流程與監(jiān)督 418598第七章保密管理 4302277.1保密范圍與等級劃分 4303377.2保密措施與責任 57747第八章違規(guī)處理與附則 587818.1違反規(guī)定的處理方式 52418.2附則 5第一章總則1.1目的與適用范圍為了加強公司內(nèi)部檔案的管理，保證檔案的完整、準確、安全和有效利用，同時保護公司的商業(yè)秘密和知識產(chǎn)權(quán)，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于公司內(nèi)部各類檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等管理活動。1.2基本原則公司內(nèi)部檔案管理遵循以下基本原則：（1）集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，保證檔案管理的規(guī)范化和標準化。（2）分類管理原則：根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和用途，進行科學(xué)分類，便于檔案的查找和利用。（3）安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，保證檔案的安全和保密。（4）便于利用原則：在保證檔案安全的前提下，最大限度地為公司的各項工作提供便利的檔案利用服務(wù)。第二章檔案管理機構(gòu)與職責2.1檔案管理部門的設(shè)置公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負責公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。檔案管理部門配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。2.2相關(guān)部門的職責（1）各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，保證檔案的完整性和準確性。（2）業(yè)務(wù)部門在工作中形成的各類文件、資料，應(yīng)按照規(guī)定及時移交檔案管理部門歸檔。（3）檔案管理部門負責對接收的檔案進行分類、編號、整理和保管，并建立檔案管理臺賬。（4）人力資源部門負責員工檔案的管理，包括員工的基本信息、合同、培訓(xùn)記錄等。（5）財務(wù)部門負責財務(wù)檔案的管理，包括會計憑證、賬簿、報表等。第三章檔案的分類與編號3.1檔案分類標準公司檔案按照內(nèi)容和性質(zhì)分為以下幾類：（1）行政管理類：包括公司的規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、總結(jié)等。（2）業(yè)務(wù)管理類：包括項目文件、合同協(xié)議、市場調(diào)研報告、客戶資料等。（3）人事管理類：包括員工的個人檔案、考勤記錄、績效考核等。（4）財務(wù)管理類：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。（5）其他類：不屬于以上四類的檔案，如設(shè)備檔案、榮譽證書等。3.2檔案編號規(guī)則檔案編號采用分類編號法，具體規(guī)則如下：（1）行政管理類檔案編號為：XZX，其中“XZ”表示行政管理類，“”表示年份，“X”表示流水號。（2）業(yè)務(wù)管理類檔案編號為：YWX，其中“YW”表示業(yè)務(wù)管理類，“”表示年份，“X”表示流水號。（3）人事管理類檔案編號為：RSX，其中“RS”表示人事管理類，“”表示年份，“X”表示流水號。（4）財務(wù)管理類檔案編號為：CWX，其中“CW”表示財務(wù)管理類，“”表示年份，“X”表示流水號。（5）其他類檔案編號為：QTX，其中“QT”表示其他類，“”表示年份，“X”表示流水號。第四章檔案的收集與歸檔4.1檔案收集的范圍與要求（1）檔案收集的范圍包括公司在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖像、實物等。（2）各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，將本部門產(chǎn)生的檔案及時移交檔案管理部門。檔案移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、編號、數(shù)量、移交時間等信息。（3）檔案管理部門對接收的檔案進行審核，對不符合要求的檔案，應(yīng)要求移交部門進行整改或補充。4.2檔案歸檔的流程與時間（1）檔案歸檔的流程包括檔案的整理、編號、裝訂、錄入系統(tǒng)等環(huán)節(jié)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的流程進行操作，保證檔案歸檔的質(zhì)量和效率。（2）各類檔案的歸檔時間如下：行政管理類檔案：每年3月底前完成上一年度檔案的歸檔工作。業(yè)務(wù)管理類檔案：項目結(jié)束后一個月內(nèi)完成檔案的歸檔工作。人事管理類檔案：員工離職后一個月內(nèi)完成檔案的歸檔工作。財務(wù)管理類檔案：會計年度結(jié)束后三個月內(nèi)完成檔案的歸檔工作。其他類檔案：根據(jù)實際情況及時歸檔。第五章檔案的保管與利用5.1檔案保管的條件與措施（1）公司設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，保證檔案的安全。（2）檔案管理部門應(yīng)按照檔案的分類和編號，將檔案存放于相應(yīng)的檔案柜中，并建立檔案存放位置索引，便于查找和利用。（3）定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)覺問題及時采取措施進行處理，保證檔案的完整和安全。5.2檔案利用的程序與規(guī)定（1）公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息，經(jīng)部門負責人審核同意后，報檔案管理部門批準。（2）檔案管理部門根據(jù)申請表的內(nèi)容，為查閱人提供相應(yīng)的檔案，并進行登記。查閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準。（3）公司外部人員查閱檔案時，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。第六章檔案的銷毀6.1檔案銷毀的條件與審批（1）對超過保管期限、失去保存價值的檔案，應(yīng)進行銷毀處理。（2）檔案銷毀前，應(yīng)由檔案管理部門會同相關(guān)部門進行鑒定，確認檔案確無保存價值后，填寫檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、編號、銷毀原因、銷毀時間等信息，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。6.2檔案銷毀的流程與監(jiān)督（1）檔案銷毀應(yīng)由檔案管理部門和相關(guān)部門共同進行，采取粉碎、焚燒等方式進行銷毀，保證檔案無法恢復(fù)。（2）銷毀過程應(yīng)由專人負責監(jiān)督，并填寫銷毀記錄，銷毀記錄應(yīng)永久保存。第七章保密管理7.1保密范圍與等級劃分（1）公司檔案涉及公司的商業(yè)秘密和知識產(chǎn)權(quán)，應(yīng)嚴格保密。保密范圍包括公司的經(jīng)營策略、客戶資料、技術(shù)資料、財務(wù)數(shù)據(jù)等。（2）根據(jù)檔案的重要性和敏感性，將保密等級分為絕密、機密、秘密三個等級。7.2保密措施與責任（1）公司采取以下保密措施：建立保密制度、加強員工保密教育、限制檔案的查閱和復(fù)制范圍、對涉密檔案進行加密處理等。（2）公司員工對檔案的保密工作負有責任，應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露公司檔案的內(nèi)容。如發(fā)覺泄密行為，公司將依法追