寫

文書溝通1:

如果你寫不出來，你也別指望你能說得好！2:

文字溝通并沒有高深的理論，其難度在于，你需要不斷地訓(xùn)練自己，這一過程可能是漫長(zhǎng)的。3:

與其說你在訓(xùn)練寫作技能，不如說你在培養(yǎng)正確的寫作習(xí)慣。4:

不要相信模式，除非是大家共同制定的文字溝通模式，否則你會(huì)發(fā)現(xiàn)，這個(gè)模版本身就是溝通的阻礙。信涵、備忘錄、報(bào)告、提議、記錄、和約、指示、議程、通知、規(guī)章、筆記、計(jì)劃、討論文件A:傳達(dá)必要的，精確的信息。B:文字的表述對(duì)特定的情況應(yīng)是恰如其分的。一、文字溝通的類型？二、有效文字溝通的特點(diǎn)？三、文字溝通首要重點(diǎn)？三個(gè)問題?寫作過程寫完后重讀修改文書，大膽刪減一口氣寫完整理寫作思路，考慮文書內(nèi)容檢查細(xì)節(jié)，確認(rèn)無誤。要與不要

目的要明確

信息要全面

行文要簡(jiǎn)短

使用短句

強(qiáng)調(diào)最重要的

段落分明

總結(jié)和結(jié)論

盡量生動(dòng)

隨意開始

寫寫停停

被動(dòng)句

雙重否定

長(zhǎng)句

無關(guān)信息

錯(cuò)別字

過長(zhǎng)親愛的先生/女士：我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個(gè)完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們?cè)谫F公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有限，曾經(jīng)為您服務(wù)過的人說我們能勝任此項(xiàng)工作。我是個(gè)非常熱請(qǐng)的人，對(duì)于與您相會(huì)的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因?yàn)椤瓌⒃贫讼壬?，您好：這是來自微軟的信，繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳冊(cè)。你曾表示過貴公司對(duì)安裝新型計(jì)算機(jī)軟件感興趣，我相信我們的服務(wù)符合你的要求，會(huì)讓您滿意的。期待您的回音，并期望很快能和您會(huì)面。此致敬禮比爾蓋茨2002年10月1日練習(xí)：目標(biāo)：判別兩封信的高下，并說明原因形式：團(tuán)隊(duì)討論、形成理由、代表陳述。親愛的先生/女士：我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個(gè)完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們?cè)谫F公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有限，曾經(jīng)為您服務(wù)過的人說我們能勝任此項(xiàng)工作。我是個(gè)非常熱請(qǐng)的人，對(duì)于與您相會(huì)的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因?yàn)椤瓌⒃贫讼壬?，您好：這是來自微軟的信，繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳冊(cè)。你曾表示過貴公司對(duì)安裝新型計(jì)算機(jī)軟件感興趣，我相信我們的服務(wù)符合你的要求，會(huì)讓您滿意的。期待您的回音，并期望很快能和您會(huì)面。此致敬禮比爾蓋茨2002年10月1日寫信者不原費(fèi)神查明聯(lián)系人語意含糊語法錯(cuò)誤與錯(cuò)別字無關(guān)信息文書過長(zhǎng)說明寫信原因暗示下一步應(yīng)采取的行動(dòng)知道此信發(fā)給誰表明積極的態(tài)度只寫了一頁表達(dá)不清，內(nèi)容缺乏全面考慮，錯(cuò)別字和標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤，廢話連篇。內(nèi)容清晰，態(tài)度樂觀，簡(jiǎn)明扼要，切中要害，。判別兩封信的高下，并說明原因?qū)懲旰笾刈x修改文書，大膽刪減一口氣寫完整理寫作思路，考慮文書內(nèi)容檢查細(xì)節(jié)，確認(rèn)無誤重溫寫作過程

準(zhǔn)備準(zhǔn)備再準(zhǔn)備目標(biāo):who,what,why提綱：結(jié)構(gòu)、策略整理：信息、需求

寫作

檢查

肯定、否定、指示刪減:無關(guān)信息、大幅度注意錯(cuò)誤：語法、拼寫、描述細(xì)節(jié)：標(biāo)點(diǎn)、日期、稱謂過程要點(diǎn)掌握三種文字類型的特點(diǎn)和寫作方式1：肯定型2：否定型3：指示型類型寫作方式肯定同意某種請(qǐng)示，提供一個(gè)機(jī)會(huì)，或者是一些好消息。直截了當(dāng)?shù)亟o接受者好消息，使之高興。然后解釋這個(gè)好消息，消除接收者可能產(chǎn)生的疑問。用好祝愿來結(jié)束文書，使受信人知道，你在分享他的愉快。否定對(duì)要求的一種否定，或者是一個(gè)壞消息。開始以自然漸進(jìn)的方式敘述，為受信人接受壞消息先行鋪墊。給出壞消息之前給出一些背景方面的信息，進(jìn)行暗示，使之有思想準(zhǔn)備。給出壞消息，要清楚、準(zhǔn)確。不能使人產(chǎn)生誤解。用良好的祝愿結(jié)束，不要為壞消息做任何辯解。指示指示他人進(jìn)行某項(xiàng)工作，開展某些活動(dòng)，同意你的見解或提供你的信息等。開頭對(duì)受信人應(yīng)具有吸引力，要生動(dòng)，使人產(chǎn)生興趣。表述事實(shí)，要求或建議。當(dāng)這些與某種利益相關(guān)時(shí)，使受信者屈從。清楚地指示受信者如何去做，鼓勵(lì)克服困難，盡快完成任務(wù)。1．寫作準(zhǔn)備階段：

思考：寫給誰？寫什么？為什么？提綱：主要點(diǎn)，使用索引卡整理：按邏輯排列各要點(diǎn)的位置，去掉無關(guān)信息。3．檢查①是否表述準(zhǔn)確。②是否有不適當(dāng)?shù)拿枋觥＂塾蟹裎姆?、文字上的錯(cuò)誤和重復(fù)的內(nèi)容2．寫作過程文字溝通有三種主要類型：①

肯定型直接給出好的消息解釋好消息用好的祝愿結(jié)束②

否定型用"緩沖"式的自然敘述開頭在給出壞消息之前加以解釋告訴壞消息如果可能，建議某些可能的選擇用好的祝愿結(jié)尾③

指示型以一種具有吸引受信人注意力的敘述開始表述建議或要求，及可能的利益清楚地指示受信者應(yīng)如何去做鼓勵(lì)克服困難，盡早完成工作。

文字溝通分析表主要受信人肯定？否定？指示？直接寫的？回復(fù)的？受信人重要度排序?qū)懡o受信人的困難程度排序加以何種注意備注文字溝通分析表填寫時(shí)，把精力集中在最常用的文字溝通材料上---信件、便條、備忘錄等。練習(xí)時(shí)至少填寫三個(gè)主要受信人，現(xiàn)實(shí)工作中要填寫所有的。自我練習(xí)溝通聯(lián)絡(luò)卡：NO檢測(cè)項(xiàng)目1是否清楚地表達(dá)了自己的目的？2信息的結(jié)構(gòu)是否符合前面所講的要求？3換種方式表達(dá)是否效果更好？4不常用的詞句：替代詞句：5容易引人誤解的詞句：