公司檔案文件管理責(zé)任制度TOC\o"1-2"\h\u5536第一章總則 127651.1目的與依據(jù) 159111.2適用范圍 2109991.3管理原則 24243第二章檔案文件分類與編號(hào) 2229722.1分類標(biāo)準(zhǔn) 2141382.2編號(hào)規(guī)則 2161322.3檔案目錄編制 29543第三章檔案文件的收集與歸檔 277543.1收集范圍與要求 24603.2歸檔流程與時(shí)間 3137773.3歸檔審核 324469第四章檔案文件的保管與存儲(chǔ) 3113924.1保管條件與設(shè)施 3215154.2存儲(chǔ)方式與安全 3111884.3定期檢查與維護(hù) 33657第五章檔案文件的利用與查閱 3277855.1利用范圍與審批 3142745.2查閱手續(xù)與登記 3318375.3復(fù)制與借閱規(guī)定 329478第六章檔案文件的銷毀與處置 4232116.1銷毀標(biāo)準(zhǔn)與程序 4131656.2處置方式與記錄 4251906.3監(jiān)督與審查 413355第七章檔案文件管理的責(zé)任與監(jiān)督 4172767.1管理責(zé)任劃分 4260147.2監(jiān)督機(jī)制與檢查 4136117.3違規(guī)處理與處罰 429205第八章附則 441788.1解釋權(quán)與修訂權(quán) 4285758.2制度實(shí)施時(shí)間 4145568.3相關(guān)表單與附件 4第一章總則1.1目的與依據(jù)為了加強(qiáng)公司檔案文件的管理，保證檔案文件的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定本責(zé)任制度。1.2適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類檔案文件的管理，包括但不限于行政管理、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、市場營銷、人力資源等方面的文件資料。1.3管理原則檔案文件管理應(yīng)遵循以下原則：（1）集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案文件由指定的部門進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，保證檔案的完整性和安全性。（2）分類管理原則：根據(jù)檔案文件的內(nèi)容、性質(zhì)和用途，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。（3）規(guī)范化管理原則：制定統(tǒng)一的檔案文件管理規(guī)范和流程，保證管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。（4）保密性原則：嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案文件進(jìn)行嚴(yán)格保密。第二章檔案文件分類與編號(hào)2.1分類標(biāo)準(zhǔn)檔案文件按照部門、業(yè)務(wù)類型、時(shí)間等因素進(jìn)行分類。例如，行政管理類檔案可分為公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、行政公文等；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類檔案可分為財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等。2.2編號(hào)規(guī)則采用分類編碼與流水號(hào)相結(jié)合的方式進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和可識(shí)別性，便于檔案的查詢和管理。例如，行政管理類檔案的編號(hào)可以為“XZ001”，其中“XZ”代表行政管理類，“001”為流水號(hào)。2.3檔案目錄編制建立詳細(xì)的檔案目錄，包括檔案編號(hào)、文件名稱、日期、保管期限、存放位置等信息。檔案目錄應(yīng)定期更新，保證信息的準(zhǔn)確性和完整性。第三章檔案文件的收集與歸檔3.1收集范圍與要求收集公司各部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件資料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、音像資料等。收集的文件資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰，符合歸檔要求。3.2歸檔流程與時(shí)間各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案文件移交至檔案管理部門。檔案管理部門進(jìn)行審核后，辦理歸檔手續(xù)。歸檔時(shí)間根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度確定，一般為文件形成后的一個(gè)月內(nèi)。3.3歸檔審核檔案管理部門對(duì)歸檔的文件資料進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。如發(fā)覺問題，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行整改。第四章檔案文件的保管與存儲(chǔ)4.1保管條件與設(shè)施設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，保證檔案的安全。同時(shí)要保持庫房的清潔和通風(fēng)，為檔案的保管提供良好的環(huán)境。4.2存儲(chǔ)方式與安全根據(jù)檔案的性質(zhì)和載體，選擇合適的存儲(chǔ)方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份。加強(qiáng)對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備的管理，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。4.3定期檢查與維護(hù)定期對(duì)檔案庫房和存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)覺問題及時(shí)處理。同時(shí)要對(duì)檔案進(jìn)行定期清理和整理，保證檔案的有序存放。第五章檔案文件的利用與查閱5.1利用范圍與審批公司內(nèi)部人員因工作需要可以查閱檔案文件，但需填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。5.2查閱手續(xù)與登記查閱檔案文件時(shí)，需出示有效證件，并在檔案查閱登記簿上進(jìn)行登記。查閱過程中，應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得損壞、涂改、轉(zhuǎn)借檔案文件。5.3復(fù)制與借閱規(guī)定如需復(fù)制檔案文件，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)制件上注明復(fù)制日期和份數(shù)。借閱檔案文件應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確歸還時(shí)間，借閱期間應(yīng)妥善保管檔案文件，不得遺失。第六章檔案文件的銷毀與處置6.1銷毀標(biāo)準(zhǔn)與程序?qū)Τ^保管期限的檔案文件，應(yīng)進(jìn)行鑒定。經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案文件，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并存檔備查。6.2處置方式與記錄對(duì)需要處置的檔案文件，應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和特點(diǎn)，選擇合適的處置方式，如變賣、捐贈(zèng)等。處置過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括處置時(shí)間、方式、對(duì)象等信息。6.3監(jiān)督與審查加強(qiáng)對(duì)檔案文件銷毀與處置工作的監(jiān)督與審查，保證工作的合法性和規(guī)范性。對(duì)違反規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)予以糾正，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。第七章檔案文件管理的責(zé)任與監(jiān)督7.1管理責(zé)任劃分明確各部門在檔案文件管理工作中的職責(zé)，檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，各部門負(fù)責(zé)本部門檔案文件的收集、整理和移交工作。7.2監(jiān)督機(jī)制與檢查建立健全檔案文件管理的監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的收集、歸檔、保管、利用等方面，發(fā)覺問題及時(shí)整改。7.3違規(guī)處理與處罰對(duì)違反檔案文件管理規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理和處罰。對(duì)造成檔案文件丟失、損壞、泄露等嚴(yán)重后果的，依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。第八章