文件下達流程表文件傳輸操作規(guī)范序號流程環(huán)節(jié)操作人員操作內(nèi)容操作規(guī)范備注及附件1文件人員將文件至指定平臺或郵箱1.保證文件完整無誤；2.文件名規(guī)范，包含文件類型、編號等信息；3.文件大小符合要求；文件清單2文件審核審核人員對的文件進行審核，確認文件內(nèi)容、格式、權(quán)限等是否符合要求1.審核文件內(nèi)容是否符合相關(guān)規(guī)定；2.檢查文件格式是否正確；3.核實文件權(quán)限；審核記錄3文件下達下達人員將審核通過的文件發(fā)送至指定接收人員或部門1.選擇合適的傳達方式（郵件、短信、等）；2.保證文件完整無誤；3.通知接收人員按時接收文件；下達記錄4文件接收接收人員接收文件并確認文件內(nèi)容、格式、權(quán)限等是否符合要求1.檢查文件是否完整；2.確認文件內(nèi)容、格式、權(quán)限等是否符合要求；3.及時回復(fù)確認收悉；接收記錄5文件存檔存檔人員將文件存檔至指定位置或系統(tǒng)1.根據(jù)文件類型、編號等信息進行分類；2.保證文件存儲安全；3.定期檢查文件完整性；存檔清單6文件銷毀銷毀人員對過期或不再具有保存價值的文件進行銷毀1.核實文件銷毀范圍；2.按照規(guī)定程序進行銷毀；3.記錄銷毀過程；銷毀記錄流程階段操作步驟負責(zé)部門操作要求驗收標準相關(guān)文件備注階段文件準備者1.保證文件格式正確；2.文件命名規(guī)范，包含項目編號、日期等信息文件完整，格式正確，命名規(guī)范清單無階段文件者1.通過安全通道；2.確認成功成功，無錯誤信息記錄審核階段文件審核審核員1.檢查文件內(nèi)容合規(guī)性；2.評估文件質(zhì)量文件內(nèi)容合規(guī)，質(zhì)量達標審核報告下達階段文件下達下達者1.通過指定渠道下達；2.確認接收人文件已下達，接收人確認下達通知接收階段文件接收接收者1.及時文件；2.確認文件完整性文件成功，無損壞接收確認存檔階段文件存檔存檔員1.按照檔案分類標準歸檔；2.保證存檔安全文件分類準確，存檔安全存檔目錄清理階段文件清理清理員1.定期清理過期文件；2.按規(guī)定程序銷毀清理及時，銷毀合規(guī)清理記錄序號流程節(jié)點負責(zé)人操作內(nèi)容驗收標準備注1文件準備信息管理員檢查文件完整性，格式校驗文件無損壞，格式符合規(guī)范請在此處記錄文件類型及編號2文件操作員使用加密傳輸，至服務(wù)器成功，無數(shù)據(jù)丟失3文件加密加密管理員對敏感文件進行加密處理加密強度符合標準，無錯誤4文件審核審核員檢查文件內(nèi)容，權(quán)限校驗文件內(nèi)容準確，權(quán)限分配正確審核日期與簽名5文件分發(fā)分發(fā)員按權(quán)限將文件分發(fā)至接收者分發(fā)正確，接收者已確認接收人信息6文件接收接收者文件，確認無誤文件完整，內(nèi)容無誤7文件存檔存檔員將文件歸檔至安全位置存檔有序，安全保管存檔編號與日期8文件跟蹤跟蹤員跟蹤文件使用狀態(tài)，更新日志文件使用記錄完整，狀態(tài)更新及時9文件銷毀銷毀員對不再使用的文