淺析企業(yè)ERP系統(tǒng)對企業(yè)管理及財務會計工作的影響企業(yè)ERP系統(tǒng)是目前企業(yè)管理領域使用的重要工具，也是各大軟件開發(fā)商的開發(fā)重點。這里以一個初步實現(xiàn)ERP運行，并從中受益的企業(yè)管理者角度淺議ERP為企業(yè)管理及財務工作帶來的影響。

1、什么是ERP

ERP是enterpriseresourceplanning的英文縮寫，中文意思是企業(yè)資源計劃，是目前企業(yè)管理界較為流行的一個名詞，但并不是一個全新的概念，對于企業(yè)管理者來說，經(jīng)營管理本身就是對企業(yè)可支配的各種資源的整合利用，創(chuàng)造價值的過程。但這時候的企業(yè)資源計劃關注的往往是單個企業(yè)內(nèi)部資源的配置，管理范圍較小、難度較小，多使用手工或傳統(tǒng)處理流程進行。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，企業(yè)資源及信息已難以通過手工操作實現(xiàn)快速集中和優(yōu)化，而市場競爭卻日趨激烈，需要不斷提高反映速度，減少決策失誤。在這種情況下，利用日新月異的信息技術實現(xiàn)企業(yè)資源計劃成為企業(yè)管理的一個共同的需要。把客戶需求和企業(yè)內(nèi)部的制造活動、供應商的制造資源整合在一起，形成企業(yè)一個完整的供應鏈并對供應鏈上所有環(huán)節(jié)如訂單、采購、庫存、計劃、生產(chǎn)制造、質量控制、運輸、分銷、服務與維護、財務管理、人事管理、實驗室管理、項目管理、配方管理等進行有效管理，就具有非常重要的意義。這里提出的企業(yè)ERP系統(tǒng)是利用先進的計算機及網(wǎng)絡工具，配合實用的管理軟件，利用信息技術手段優(yōu)化企業(yè)價值鏈資源計劃，達到高效、即時、高度綜合的效果，為公司管理提供更有指導意義的資源信息。目前國際上有ORACLE、SAR等品牌，國內(nèi)如用友、金蝶等都有自己的ERP軟件產(chǎn)品。但在目前國內(nèi)企業(yè)中鮮有完整的成功實施例證。

2、ERP作為企業(yè)管理的先進思想和工具，他為企業(yè)管理帶來的變化。

（1）整合企業(yè)供應、生產(chǎn)、銷售價值鏈。

伴隨企業(yè)競爭范圍的擴大，企業(yè)為了應對競爭，不但需要對自身資源信息的掌握，同時需要將供應商和銷售商信息進行整合形成相對完整的供銷體系信息，以共同應對變化的市場和競爭對手的多變的競爭手段，力爭實現(xiàn)集體的競爭優(yōu)勢，達到共贏的目的。由于有了先進的信息技術和ERP，使企業(yè)有了實現(xiàn)整合價值鏈信息的技術平臺，解決了手段的問題。

（2）管理思想的改變。

傳統(tǒng)的管理模式強調事前預計、事中控制、事后審核，業(yè)務的發(fā)生人為分為幾個環(huán)節(jié)，而ERP的思想則是實時的跟蹤，管理者可以跟蹤到業(yè)務的每一步操作，隨時發(fā)現(xiàn)存在的問題。甚至通過專門的軟件設計，讓系統(tǒng)自動通報問題。公司的管理成了一個動態(tài)的系統(tǒng)，一個環(huán)環(huán)相扣的過程。而且部分原有的業(yè)務流程要重新調整，減少隨意性，加強規(guī)范性。管理信息越來越精細和集成。例如在傳統(tǒng)信息流體系下，要想得到實時的銷售信息幾乎是不可能的，只有每天或每一規(guī)定的時段由銷售統(tǒng)計人員將一定時間的銷售信息進行匯總后才能提供完整的銷售信息。而在企業(yè)ERP系統(tǒng)下，物流和信息流是同時進行的，管理者可隨時得到任何時間和任何時段的銷售信息。

（3）信息來源的變化。

在原有的管理系統(tǒng)中，物流、資金流、信息流是相互分離的，信息來源于對物流、資金流的綜合處理，如月底綜合處理全部的驗收、領料、銷售。在日常的運轉中信息流是與其他流動相分離的，他們之間的關系只有月度結算后才明朗，而ERP系統(tǒng)則把三者和而為一，每一種流動都連帶其他流動，而且同時分不同的渠道各自集中，信息的來源已不是業(yè)務部門出物流信息，財務部門出資金流和信息流，而是，三流同時、即時流動。信息的來源向業(yè)務的源頭延伸，特別是涉及物流的信息都要由物流人員在物流業(yè)務處理同時生成信息流，并定期或隨時傳遞到整個系統(tǒng)。信息不必在規(guī)定的時間集中處理，財務人員的匯總各種信息載體的功能將向業(yè)務部門轉變，財務更多的是監(jiān)督信息的形成、分析信息、提出建議。業(yè)務與財務已經(jīng)真正連為一體，信息共享。傳統(tǒng)的企業(yè)財務信息處理系統(tǒng)，基本可以分為一級核算和二級核算兩種模式，在一級核算模式下，企業(yè)的財務信息全部由財務會計部門根據(jù)各業(yè)務部門提供的原始單據(jù)集中處理，形成財務信息，出具各種會計報表。在二級核算體制下，企業(yè)財務信息處理由兩層組成，第一層次的成本歸集、核算由各生產(chǎn)車間設立的成本核算員完成，企業(yè)財務會計部門負責形成其他會計信息，出具財務報表。在這兩種模式下，企業(yè)都可以使用手工處理，也可以利用一些簡單的會計軟件。但最終的財務信息、會計憑證、會計分錄都是由財務部門制做。但在ERP處理背景下，企業(yè)財務信息的來源發(fā)生了一些變化，由于各業(yè)務模塊分散在各業(yè)務環(huán)節(jié)中，比如采購模塊由采購部門使用、庫存模塊由倉儲部門使用，銷售模塊由銷售部門使用，總帳、往來帳模塊由財務部門使用，各模塊使用者通過一種環(huán)環(huán)相扣的方式形成最終的集成信息，而某些財務信息是在業(yè)務操作時就已形成，比如：采購流程中，發(fā)出訂單時不產(chǎn)生會計信息，驗收入庫時則通過對采購信息的匹配自動生成標準成本會計分錄：

CR：原材料等

DR：應付帳款-中轉科目

當財務部門核銷供應商發(fā)票時生成如下科目：

CR：應付帳款-中轉科目

DR應付帳款-某供應商

同時對于實際成本與標準成本的價差進行處理。由以上處理可以看出，會計信息在倉儲部門的驗收過程中已經(jīng)產(chǎn)生，是在系統(tǒng)中通過對已經(jīng)存在的采購定單的核銷過程中形成的，但這種信息的重點是形成庫存信息，用于指導采購和生產(chǎn)，而財務部門對供應商發(fā)票的處理過程是依據(jù)倉儲部門的驗收進行的核對和錄入過程，產(chǎn)生的主要是對供應商的付款信息，兩部信息通過一個中轉科目合并成有效的財務信息。而且在這個過程中企業(yè)財務部門可以實現(xiàn)對采購價格的絕對監(jiān)控，在財務部門維護價格的情況下，采購訂單的價格信息自動生成。在產(chǎn)品銷售環(huán)節(jié)也是如此，產(chǎn)品根據(jù)銷售定單，產(chǎn)品出廠時銷售系統(tǒng)會生成如下分錄

CR：產(chǎn)品銷售成本—標準成本

DR：產(chǎn)成品—標準成本

月末結算時調整實際成本與標準成本的差異，并在系統(tǒng)中生成發(fā)票，系統(tǒng)會計分錄為：

CR：應收帳款-某客戶

DR：主營業(yè)務收入—某產(chǎn)品

由以上分析可見，財務信息的來源向業(yè)務領域延伸，財務會計部門所做的工作是保證業(yè)務環(huán)節(jié)處理的準確性、及時性，并進行修訂。傳統(tǒng)信息處理方式下要等到材料入庫、驗收、財務部門核對供應商發(fā)票并登錄帳薄后才能了解材料的進、出、存。而在使用ERP系統(tǒng)處理中，每一個環(huán)節(jié)業(yè)務的處理都有相應的信息形成，并可以隨時檢索使用。

3、企業(yè)實施ERP的背景及遠景

隨著企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大，信息量越來越大，利用原有的信息處理流程和信息載體，已無法使信息及時得到整理和傳達，決策者得到的甚至是過時的信息，國內(nèi)傳統(tǒng)的公司企業(yè)一般主要經(jīng)營地都集中在某一區(qū)域，資產(chǎn)、市場區(qū)域、人員結構都比較簡單，企業(yè)經(jīng)營者可以及時獲得各方面的信息，對自己掌握的資源可以說一清二楚，甚至可以通過現(xiàn)場的巡查獲得信息。但是隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)為了擁有更有利的競爭優(yōu)勢，通過擴大生產(chǎn)和實行收購兼并等策略使規(guī)模急劇擴張，例如上市公司通過收購、兼并、合資建廠等手段使旗下企業(yè)可以多達幾十家、甚至幾百家。而且處于不同的業(yè)務領域，不同的地理位置，具有不同的管理水平。在信息極度分散的情況下如何及時獲得信息，實現(xiàn)對公司的有效控制、及時決策。都成為擺在經(jīng)營者面前的當務之急。在這種情況下，某些領先的公司開始推行ERP，實施ERP系統(tǒng)對公司管理水平的要求是比較高的，具有全新的管理思想。對于國內(nèi)企業(yè)來說，由于管理體制的問題，很多公司無法接受規(guī)范化的管理，甚至認為限制了公司的操作。實際上，一個公司如果真的想發(fā)展、就必須走規(guī)范化的道路。甚至不得不有限度的放棄效率。否則必然陷入混亂的境地，這已經(jīng)有太多的例證了。

4、ERP與外部環(huán)境

目前ERP實施尚受到國內(nèi)環(huán)境的影響，由于國內(nèi)經(jīng)濟運行機制與國際環(huán)境有不同之處，受國內(nèi)ERP軟件發(fā)展時間有限制，國內(nèi)軟件在滿足集團用戶上尚有差距，所以很多大型企業(yè)集團采用國際軟件，如聯(lián)想集團使用SAP，青島啤酒使用ORACLE等。但國際軟件受其開發(fā)環(huán)境的影響，具有標準的軟件功能，不一定完全適合中國國內(nèi)環(huán)境，必須經(jīng)過一系列軟件的二次開發(fā)和利用其他輔助手段實現(xiàn)軟件功能與企業(yè)信息需求之間的匹配。比如銷售發(fā)票，國際上通行的做法是形式發(fā)票，企業(yè)根據(jù)自己單位開出的形式發(fā)票作為原始憑證和報稅依據(jù)，而國內(nèi)企業(yè)必須使用到稅務機關領用的發(fā)票確認交易和據(jù)以報稅，這樣一來企業(yè)ERP系統(tǒng)生成的發(fā)票必須與按照稅務機關要求開出的發(fā)票進行銜接，特別是在計算機開具增值稅專用發(fā)票的情況下，企業(yè)要從系統(tǒng)中引出形式發(fā)票的匯總信息，再利用稅務機構的開票系統(tǒng)開增值稅專用發(fā)票。由于國內(nèi)貿(mào)易習慣使用含稅價，造成不含稅價經(jīng)常出現(xiàn)多位小數(shù)，甚至循環(huán)。在數(shù)量足夠大的情況下，系統(tǒng)數(shù)據(jù)和開票系統(tǒng)會出現(xiàn)一定差額，企業(yè)要根據(jù)稅務開票系統(tǒng)數(shù)據(jù)調整ERP數(shù)據(jù)。再比如：國內(nèi)會計報表審計習慣于原有的會計處理流程，使用ERP后，會計信息來源向業(yè)務領域延伸，而且出現(xiàn)了一些中轉科目，帳戶信息的查詢方式、信息的列示方式都發(fā)生了相應的變化，如何適應這種變化，為審計領域提出了新的要求。還有，企業(yè)ERP系統(tǒng)如果能夠與企業(yè)的電子商務系統(tǒng)、供應鏈管理、網(wǎng)上銀行系統(tǒng)實現(xiàn)對接則可以更大的發(fā)揮信息技術所帶來高效率。但是這些在目前的國內(nèi)信息技術發(fā)展程度上無法全面實現(xiàn)，先行者必須考慮將來的發(fā)展趨勢，留出足夠的發(fā)展空間。

5、ERP給財務會計工作提出更高的要求。

對于長期使用手工操作進行財務會計處理或是使用電子計算機模擬手工操作的財務軟件進行會計處理的財務會計人員提出了新的要求。

1、計算機操作能力的提高，由于ERP操作全部依靠電腦進行，操作人員必須具備一定的電腦操作能力。

2、財務會計人員崗位的變化，受財務信息來源的影響，很多原來由財務會計人員處理的信息向下延伸，會計工作量會下降，而且操作有嚴格的規(guī)范，不懂財務會計的人員甚至也能按規(guī)范操作完成工作，會計人員面臨崗位減少的挑戰(zhàn)。

3、財務會計人員角色的變化，會計人員直接處理的業(yè)務減少了，但是維護系統(tǒng)正常運行，保證各環(huán)節(jié)按照操作規(guī)程操作，保證會計及其他信息的及時、完整，減少誤操作對信息造成的不良影響成為財務會計人員的一項新的工作，同時，由于工作量上的變化，財務會計人員應盡快實現(xiàn)角色的轉變，學會利用系統(tǒng)提供的信息進行加工分析，形成更有價值的信息。

4、財務會計人員工作方式的變化

受國家財務處理業(yè)務周期性影響，原來的財務會計工作業(yè)務量呈杠鈴型，月初和月末工作量大，受及時性要求，經(jīng)常需要加班。而月中則比較平淡，財務會計人員常常無所事事，財務人員想將業(yè)務日?；珱]有集中的信息難以實現(xiàn)。實施ERP后，