4.2Word的基本操作

4.2.1創(chuàng)建新文檔創(chuàng)建Word新文檔的方法有如下幾種：

（1）執(zhí)行“文件/新建”命令。在“可用模板”窗格選擇“空白文檔”，單擊右側(cè)窗格中的“創(chuàng)建”。如圖4-3所示。

（2）單擊“自定義快速訪問工具欄”中的“新建空白文檔”按鈕

。（新建空白文檔需添加到“自定義快速訪問工具欄”。方法為：單擊“自定義快速訪問工具欄”中下拉箭頭

單擊“新建”。）

（3）直接按快捷鍵Ctrl+N。4.2.2打開已存在的文檔

1．打開一個(gè)或多個(gè)Word文檔

打開一個(gè)或多個(gè)已存在的Word文檔有下列幾種常用方法：

（1）執(zhí)行“文件/打開”命令。

（2）單擊“自定義快速訪問工具欄”中的“打開”按鈕

。（“打開”需添加到“自定義快速訪問工具欄”。方法為：單擊“自定義快速訪問工具欄”中下拉箭頭

單擊“打開”。）

（3）按快捷鍵Ctrl+O。。

執(zhí)行“打開”操作時(shí)，Word會(huì)顯示一個(gè)“打開”對話框。在“打開”對話框選定要打開的文檔名，單擊“打開”。

選定一個(gè)文檔名的情況比較簡單，只要單擊所要打開的文檔名即可。

如果選定多個(gè)文檔名，則可同時(shí)打開多個(gè)文檔。如果要打開的多個(gè)文檔名是連續(xù)排列在一起的，則可以先單擊第一個(gè)要打開的文檔名，然后，按住Shift鍵，再單擊最后一個(gè)要打開的文檔名，這樣，包含在這兩個(gè)文檔名之間的所有文檔全被選定；如果要打開的多個(gè)文檔名是分散的，則可以先單擊第一個(gè)要打開的文檔名，然后，按住Ctrl鍵，再分別單擊每個(gè)要打開的文檔名來選定文檔。

當(dāng)文檔名選定后，單擊對話框中的“打開”按鈕，則所有選定的文檔被一一打開，最后打開的一個(gè)文檔成為當(dāng)前的活動(dòng)文檔。

每打開一個(gè)文檔，任務(wù)欄中就有一個(gè)相應(yīng)的文檔按鈕與之對應(yīng)，可單擊此按鈕進(jìn)行文檔間的切換；也可以通過單擊“窗口”下拉菜單中所列的文檔名進(jìn)行文檔切換。2．“打開”對話框的使用

如果要打開的文檔名不在當(dāng)前文件夾中，則應(yīng)利用“打開”對話框來確定文檔所在的驅(qū)動(dòng)器和文件夾。如圖4-4所示。

（1）可以通過“導(dǎo)航窗格”，單擊所選定的驅(qū)動(dòng)器或雙擊打開所選的文件夾。

（2）在“文件列表”窗格中，雙擊選定的文件夾圖標(biāo)，打開該文件夾，直到打開包含有要打開的文檔名的文件夾為止。3．打開最近使用過的文檔

打開最近使用過的文檔，Word提供了兩種更快捷的操作方式：

（1）單擊“文件”按鈕，選擇“最近所用文件”，如圖4-5所示。在“最近使用的文檔”窗格中單擊所要打開的文件名。

（2）單擊“自定義快速訪問工具欄”中的“打開最近使用過的文件”圖標(biāo)

，在“最近使用的文檔”窗格中，單擊所要打開的文件名。（“打開最近使用過的文件”需添加到“自定義快速訪問工具欄”。方法為：單擊“自定義快速訪問工具欄”中下拉箭頭

單擊“打開最近使用過的文件”。）4.2.3輸入文本

新建一個(gè)空白文檔后，在窗口工作區(qū)的左上角有一個(gè)閃爍著的黑色豎條“|”稱為插入點(diǎn)，它表明輸入的字符將出現(xiàn)的位置。輸入文本時(shí)，插入點(diǎn)自動(dòng)后移。Word有自動(dòng)換行的功能，當(dāng)輸入到每行的末尾時(shí)不必按Enter鍵，Word就會(huì)自動(dòng)換行，只有單設(shè)一個(gè)新段落時(shí)才按Enter鍵。按Enter鍵標(biāo)志一個(gè)段落的結(jié)束，新段落的開始。

中文Word既可輸入漢字，又可輸入英文。中英文之間可以互相切換。單擊通知區(qū)域中的語言欄按鈕，在彈處的菜單中選擇所需輸入法。1．“即點(diǎn)即輸”

利用“即點(diǎn)即輸”功能，可以在文檔空白處的任意位置處快速定位插入點(diǎn)和對齊格式設(shè)置，輸入文字、插入表格、圖片和圖形等內(nèi)容。

在輸入時(shí)應(yīng)注意如下幾方面問題：

（1）空格

空格在文檔中占的寬度，不但與字體和字號(hào)大小有關(guān)，也與“半角”或“全角”空格有關(guān)。“半角”空格占一個(gè)字符位置，“全角”空格占兩個(gè)字符位置。（2）回車符

在每個(gè)自然段結(jié)束時(shí)鍵入回車鍵。鍵入回車鍵后顯示回車符為“

”。（3）換行符

如果要另起一行，不另起一個(gè)段落，可以輸入換行符。輸入換行符有2種方法：

①按組合鍵Shift+Enter。

②單擊“頁面布局”選項(xiàng)卡，“頁面設(shè)置”組，“分隔符/分節(jié)符/連續(xù)”。2．插入符號(hào)

輸入（或插入）特殊符號(hào)的操作步驟如下：

（1）把插入點(diǎn)移動(dòng)到要插入符號(hào)的位置。

（2）選擇“插入”選項(xiàng)卡，“符號(hào)”組，單擊“符號(hào)/其他符號(hào)”，打開如圖4-6所示的“符號(hào)”對話框。

（3）在“符號(hào)”選項(xiàng)卡中選定所需符號(hào)，再單擊“插入”按鈕就可將所選擇的符號(hào)插入到文檔的插入點(diǎn)處。

（4）單擊“關(guān)閉”按鈕，關(guān)閉“符號(hào)”對話框。3．插入日期和時(shí)間

插入日期和時(shí)間的操作步驟如下：

（1）把插入點(diǎn)移動(dòng)到要插入日期和時(shí)間的位置。

（2）選擇“插入”選項(xiàng)卡，“文本”組，單擊“日期和時(shí)間”，打開如圖4-7所示的“日期和時(shí)間”對話框。

（3）在“語言”下拉列表中選定“中文（中國）”或“英文（美國）”，在“可用格式”列表框中選定所需的格式。如果選定“自動(dòng)更新”復(fù)選框，則所插入的日期和時(shí)間會(huì)自動(dòng)更新，否則保持原插入時(shí)的值。

（4）單擊“確定”按鈕，即可在指定的插入點(diǎn)插入當(dāng)前的日期和時(shí)間。4．插入腳注和尾注

插入腳注和尾注的操作步驟如下：

（1）將插入點(diǎn)移到需要插入腳注和尾注的文字之后。

（2）選擇“引用”選項(xiàng)卡，“腳注”組，單擊

，打開如圖4-8所示的“腳注和尾注”對話框。

（3）在對話框中選定“腳注”或“尾注”單選項(xiàng)，設(shè)定注釋的編號(hào)格式、自定義標(biāo)記、起始編號(hào)和編號(hào)方式等。如果要?jiǎng)h除腳注或尾注，則選定腳注或尾注號(hào)，按Delete鍵。5．插入另一個(gè)文檔

插入另一個(gè)文檔的操作步驟如下：

（1）把插入點(diǎn)移動(dòng)到要插入另一個(gè)文檔的位置。

（2）選擇“插入”選項(xiàng)卡，“文本”組，單擊“對象”下拉箭頭，在下拉列表中單擊“文件中的文字”，打開如圖4-9所示的“插入文件”對話框。

（3）在“插入文件”對話框中，選定要插入文檔所在的文件夾和文檔名。

（4）單擊“插入”按鈕，就可在插入點(diǎn)指定處插入所需的文檔。4.2.4文檔的保存和保護(hù)

1．文檔的保存

（1）保存新建文檔保存新建文檔的方法有如下幾種：

①單擊“自定義快速訪問工具欄”中的“保存”按鈕

。

②執(zhí)行“文件/保存”命令。③接按快捷鍵Ctrl+S。

第一次保存文檔時(shí)，會(huì)彈出如圖4-10所示的“另存為”對話框，用戶應(yīng)在對話框的“組織”導(dǎo)航窗格中選定所要保存文檔的文件夾，在“文件名”列表框中輸入新的文件名（其余操作與“打開”對話框的相應(yīng)操作類似），最后單擊“保存”按鈕。（2）保存已有的文檔

對已有的文件保存，可單擊“自定義快速訪問工具欄”中的“保存”按鈕

。（3）用另一文檔名保存文檔。（3）用另一文檔名保存文檔

用另一文檔名保存文檔的操作步驟如下：

（1）單擊“文件/另存為”，彈出“另存為”對話框。

（2）在“導(dǎo)航”窗格中，單擊選定的文件夾圖標(biāo)，在“文件名”列表框中輸入新的文件名，在“保存類型”列表框中選中存儲(chǔ)格式。

（3）單擊“保存”按鈕。2．保護(hù)文檔

（1）設(shè)置“打開文件時(shí)的密碼”保護(hù)文檔的操作步驟

①單擊“文件/另存為”，彈出“另存為”對話框。

②單擊“工具/常規(guī)選項(xiàng)”，彈出“常規(guī)選項(xiàng)”對話框。在“打開文件時(shí)的密碼”文本框中輸入密碼，單擊“確定”按鈕。如圖4-11所示。

③單擊“確認(rèn)”按鈕，此時(shí)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“確認(rèn)密碼”對話框，要求用戶再次重復(fù)鍵入所設(shè)置的密碼。

④在“確認(rèn)密碼”對話框的文本框中重復(fù)鍵入所設(shè)置的密碼并單擊“確定”按鈕。

如果想要取消已設(shè)置的密碼，可以按下列步驟操作：

①用正確的密碼打開該文檔。

②單擊“文件/另存為”，彈出“另存為”對話框。單擊“工具/常規(guī)選項(xiàng)”，彈出“常規(guī)選項(xiàng)”對話框。在“打開文件時(shí)的密碼”文本框中按Delete鍵刪除密碼。

③單擊“確定”按鈕。

（2）設(shè)置“修改文件時(shí)的密碼”保護(hù)文檔的操作步驟

①單擊“文件/另存為”，彈出“另存為”對話框。

②單擊“工具/常規(guī)選項(xiàng)”，彈出“常規(guī)選項(xiàng)”對話框。在“修改文件時(shí)的密碼”文本框中輸入密碼，單擊“確定”按鈕。

③此時(shí)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“確認(rèn)密碼”對話框，要求用戶再次重復(fù)鍵入所設(shè)置的密碼。

④在“確認(rèn)密碼”對話框的文本框中重復(fù)鍵入所設(shè)置的密碼并單擊“確定”按鈕。（3）設(shè)置文件為“標(biāo)記為最終狀態(tài)”

標(biāo)記為最終狀態(tài)讓讀者知道此文檔是最終版本，并將其設(shè)為只讀。

當(dāng)讀者打開文檔時(shí)，此文檔功能區(qū)將顯示“標(biāo)記為最終版本”，如認(rèn)為仍需改動(dòng)則單擊“仍然編輯”，如圖4-12所示。由上可見，將文件屬性設(shè)置成“只讀”也是保護(hù)文件不被修改的一種方法。將文件設(shè)置成為或取消只讀文件的方法是：

①單擊“文件/打開”命令。

②在“打開”窗口瀏覽至該文件，再右鍵單擊文件。

③在彈出的快捷菜單中單擊“屬性”，再在“屬性”對話框中勾選或取消“只讀”復(fù)選框。4.2.5基本編輯技術(shù)

在文本某處插入新的文本、刪除文本的幾個(gè)或幾行字、修改文本的某些內(nèi)容、復(fù)制和移動(dòng)文本的一部分、查找與替換指定的文本等都是最基本的編輯操作技術(shù)。在做編輯操作前，需要掌握插入點(diǎn)的移動(dòng)和文本選定這兩個(gè)最基本的操作。1．插入點(diǎn)的移動(dòng)

在文本區(qū)域中，插入點(diǎn)是一個(gè)不斷閃爍著的黑色豎條“|”，稱為插入點(diǎn)光標(biāo)。每輸入一個(gè)字符或漢字，插入點(diǎn)右邊的所有文字相應(yīng)右移一個(gè)位置。除了用鼠標(biāo)移動(dòng)插入點(diǎn)外，移動(dòng)插入點(diǎn)的其他方法還有：1）用鍵盤移動(dòng)光標(biāo)

可以用鍵盤上的移動(dòng)光標(biāo)鍵移動(dòng)插入點(diǎn)（光標(biāo)）。表4-1列出了利用鍵盤移動(dòng)插入點(diǎn)的幾個(gè)常用鍵的功能。2）設(shè)置“書簽”移動(dòng)光標(biāo)

（1）插入/刪除書簽插入書簽的操作步驟如下：

①光標(biāo)定位到要插入書簽的位置。

②選擇“插入/鏈接”，單擊“書簽”。

③在“書簽”對話框輸入書簽名，然后單擊“添加”按鈕。

刪除書簽，在“書簽”對話框選擇要?jiǎng)h除的書簽名，單擊“刪除”按鈕。（2）光標(biāo)快速移到書簽

將光標(biāo)快速移到指定的書簽位置的操作步驟如下：

①選擇“插入/書簽”，在“書簽”對話框的列表中選擇要定位的書簽名。

②單擊“定位”按鈕。3）選擇“定位”命令移動(dòng)光標(biāo)選擇“定位”命令移動(dòng)光標(biāo)的操作步驟如下：

（1）選擇“開始/編輯”，單擊“替換”打開“查找和替換”對話框。

（2）在彈出的“查找和替換”對話框，單機(jī)“定位/定位目標(biāo)”列表中要定位的對象。

（3）反復(fù)單擊前一處或后一處按鈕，光標(biāo)依次定位到當(dāng)前光標(biāo)之前或之后的對象。2．文本的選定1）用鼠標(biāo)選定文本

單擊所要選定文本區(qū)的起點(diǎn)，然后拖動(dòng)鼠標(biāo)直到所選定的文本區(qū)的終點(diǎn)松開鼠標(biāo)左鍵。2）用鍵盤選定文檔

按上下左右箭頭，將插入點(diǎn)移到所選文本區(qū)的起點(diǎn)，然后按住Shift鍵，按上下左右箭頭移動(dòng)到選定區(qū)域的終點(diǎn)。3．插入與刪除文本1）插入文本

反復(fù)雙擊狀態(tài)欄中的“改寫”框可在“改寫”與“插入”方式之間切換。

在“插入”方式下，只要將插入點(diǎn)移到需要插入文本的位置，輸入新文本就可以了。插入時(shí)，插入點(diǎn)右邊的字符和文字隨著新的文字的輸入逐一向右移動(dòng)。

在“改寫”方式下，則插入點(diǎn)右邊的字符或文字將被新輸入的文字或字符所替代。2）刪除文本

選定要?jiǎng)h除的文本，然后按Delete鍵。4．移動(dòng)文本1）使用剪貼板移動(dòng)文本具體操作步驟如下：

（1）選定所要移動(dòng)的文本。

（2）選擇“開始/剪貼板”，單擊“剪切”按鈕

，或按快捷鍵Ctrl+X。

（3）將插入點(diǎn)移到文本要移動(dòng)到的新位置。

（4）選擇“開始/剪貼板”，單擊“粘貼”按鈕

或按快捷鍵Ctrl+V，所選定的文本便移動(dòng)到指定的新位置上。2）使用快捷菜單移動(dòng)文本具體操作步驟如下：

（1）選定所要移動(dòng)的文本。

（2）鼠標(biāo)右鍵單擊選定的文本區(qū)，彈出快捷菜單。

（3）在彈處的快捷菜單中單擊“剪切”命令。

（4）將插入點(diǎn)移到要移動(dòng)到的新位置上，右鍵單擊，彈出快捷菜單。

（5）在彈出的快捷菜單中，單擊“粘貼”選項(xiàng)中的一種粘貼方式。5．復(fù)制文本1）使用剪貼板復(fù)制文本具體的步驟如下：

（1）選定所要復(fù)制的文本。

（2）選擇“開始/剪貼板”，單擊“復(fù)制”按鈕

，或按快捷鍵Ctrl+C。

（3）將插入點(diǎn)移到文本要復(fù)制到的新位置。

（4）選擇“開始/剪貼板”，單擊“粘貼”按鈕

，或按快捷鍵Ctrl+V，所選定的文本的副本被復(fù)制到指定的新位置上。2）使用快捷菜單復(fù)制文本具體操作步驟如下：

（1）選定所要移動(dòng)的文本。

（2）鼠標(biāo)右鍵單擊選定的文本區(qū)，彈出快捷菜單。

（3）在彈處的快捷菜單中單擊“復(fù)制”命令。

（4）將插入點(diǎn)移到要移動(dòng)到的新位置上，右鍵單擊，彈出快捷菜單。

（5）在彈出的快捷菜單中，單擊“粘貼”選項(xiàng)中的一種粘貼方式。6．查找與替換1）常規(guī)查找文本具體操作步驟如下：

（1）選擇“開始/編輯”組，單擊“查找/高級(jí)查找”或按快捷鍵Ctrl+F，打開“查找和替換”對話框，如圖4-13所示。

（2）單擊“查找”標(biāo)簽，在“查找內(nèi)容”列表框中鍵入要查找的文本。

（3）單擊“查找下一處”按鈕開始查找。當(dāng)查找到后，就將該文本移到窗口工作區(qū)內(nèi)，并反白顯示所找到的文本。2）高級(jí)查找

單擊“查找和替換”對話框中的“更多”按鈕，打開一個(gè)能設(shè)置各種查找條件的詳細(xì)對話框，設(shè)置好這些選項(xiàng)后，可以快速查找出符合條件的文本。單擊“高級(jí)”按鈕所打開的“查找和替換”對話框如圖4-14所示。

（1）查找內(nèi)容：在“查找和替換”列表框中鍵入要查找的文本，或者單擊列表框右端的

按鈕，列表中列出最近4次查找過的文本供選用。

（2）搜索范圍：在“搜索”列表框中有“全部”、“向上”和“向下”三個(gè)選項(xiàng)。“全部”選項(xiàng)表示從插入點(diǎn)開始向文檔末尾查找，然后再從文檔開頭查找到插入點(diǎn)處；“向上”選項(xiàng)表示從插入點(diǎn)開始向文檔開頭處查找；“向下”選項(xiàng)表示從插入點(diǎn)向文檔末尾處查找。

（3）“區(qū)分大小寫”和“全字匹配”復(fù)選框：主要用于高級(jí)查找英文單詞。

（4）使用通配符：選擇此復(fù)選框可在要查找的文本中鍵入通配符實(shí)現(xiàn)模糊查找。

（5）區(qū)分全/半角：選擇此復(fù)選框，可區(qū)分全角或半角的英文字符和數(shù)字，否則不予區(qū)分。

（6）區(qū)分前綴、區(qū)分后綴：選擇此復(fù)選框，可區(qū)分前綴/的英文字符，否則不予區(qū)分。

（7）忽略標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、忽略空格：選擇此復(fù)選框，可忽略查找內(nèi)容中的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、空格，否則不予區(qū)分。

（8）“特殊格式”按鈕：如要找特殊字符，則可單擊“特殊格式”按鈕，彈出“特殊字符”列表，從中選擇所需要的特殊字符。

（9）“格式”按鈕：單擊“格式”按鈕，選擇“字體”項(xiàng)可打開“字體”對話框，使用該對話框可設(shè)置所要查找的指定的文本的格式。

（10）“更少”按鈕：單擊“更少”按鈕可返回“更少”查找方式。3）替換文本具體操作步驟如下：

（1）選擇“開始/編輯”，單擊“替換”或按快捷鍵Ctrl+H，打開“查找和替換”對話框的“替換”選項(xiàng)卡，如圖4-15所示。

（2）在“查找內(nèi)容”列表框中鍵入要查找的內(nèi)容。

（3）在“替換為”列表框中鍵入要替換的內(nèi)容。

（4）在輸入要查找和需要替換的文本和格式后，根據(jù)情況單擊下列按鈕之一：

①“替換”按鈕：替換找到的文本，繼續(xù)查找下一處并定位。

②“全部替換”按鈕：替換所有找到的文本。

③“查找下一處”按鈕：不替換找到的文本，繼續(xù)查找下一處并定位。7．撤銷與恢復(fù)

對于