股份制企業(yè)合同管理文書制作指南一、合同簽訂前的準(zhǔn)備工作1.1合同主體的確定在股份制企業(yè)中，確定合同主體。首先要明確合同的雙方或多方，包括企業(yè)本身以及與之交易的對方。對于企業(yè)內(nèi)部，要確定代表企業(yè)簽訂合同的授權(quán)人員，避免出現(xiàn)無權(quán)代理的情況。同時要對對方的主體資格進(jìn)行嚴(yán)格審查，包括其營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明等文件，保證對方是合法的民事主體，具備履行合同的能力。例如，在與供應(yīng)商簽訂采購合同前，要核實(shí)供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，是否有相關(guān)的生產(chǎn)經(jīng)營許可，以防止與不具備資質(zhì)的主體簽訂合同而帶來的風(fēng)險。1.2合同條款的初步擬定合同條款的擬定需要全面、準(zhǔn)確地反映雙方的權(quán)利和義務(wù)。在初步擬定時，要考慮到交易的具體內(nèi)容、方式、期限等因素。對于一些常見的條款，如價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間等，要明確具體的數(shù)值或標(biāo)準(zhǔn)，避免模糊不清。同時要注意合同條款的邏輯性和連貫性，避免出現(xiàn)條款之間相互矛盾的情況。比如，在銷售合同中，要明確規(guī)定產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，包括外觀、功能等方面的要求，以及質(zhì)量檢驗(yàn)的時間和方法。1.3相關(guān)法律文件的收集在簽訂合同前，要收集與合同相關(guān)的法律文件，如合同法、公司法、行業(yè)法規(guī)等。這些法律文件可以為合同的簽訂提供法律依據(jù)，幫助企業(yè)避免法律風(fēng)險。同時要對收集到的法律文件進(jìn)行認(rèn)真研究，理解其中的規(guī)定和要求，保證合同的簽訂符合法律規(guī)定。例如，在簽訂股權(quán)轉(zhuǎn)讓合同前，要收集公司法中關(guān)于股權(quán)轉(zhuǎn)讓的相關(guān)規(guī)定，了解股權(quán)轉(zhuǎn)讓的程序、條件等要求，以保證合同的合法性。1.4市場調(diào)研與風(fēng)險評估除了法律方面的準(zhǔn)備，還需要進(jìn)行市場調(diào)研和風(fēng)險評估。了解市場行情、競爭對手情況等，有助于企業(yè)在合同中爭取更有利的條款。同時要對合同可能面臨的風(fēng)險進(jìn)行評估，如市場風(fēng)險、信用風(fēng)險等，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。比如，在簽訂國際貨物買賣合同前，要對國際市場的匯率波動、政治局勢等因素進(jìn)行調(diào)研，評估可能面臨的風(fēng)險，并在合同中約定相應(yīng)的匯率調(diào)整條款或不可抗力條款。二、合同的簽訂流程2.1合同文本的審核合同文本的審核是保證合同質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。審核人員要對合同的條款進(jìn)行仔細(xì)審查，包括合同的主體、標(biāo)的、價格、質(zhì)量、交貨時間、付款方式等方面。要檢查合同條款是否完整、準(zhǔn)確，是否存在歧義或漏洞。同時要注意合同條款與相關(guān)法律法規(guī)的一致性，避免出現(xiàn)違法的情況。例如，在審核合同時要檢查合同中關(guān)于違約責(zé)任的約定是否符合法律規(guī)定，是否過于苛刻或不合理。2.2簽字蓋章的規(guī)范簽字蓋章是合同生效的重要標(biāo)志。在簽字蓋章時，要保證簽字人的身份合法有效，簽字人的簽字要與授權(quán)委托書上的簽字一致。蓋章時要使用企業(yè)的公章或合同專用章，避免使用個人章或其他不符合規(guī)定的印章。同時要注意簽字蓋章的時間和地點(diǎn)，保證簽字蓋章的過程合法合規(guī)。例如，在簽訂合同時要要求對方在合同上簽字蓋章，并保留簽字蓋章的原件或復(fù)印件，以備日后查閱。2.3合同的備案與存檔合同簽訂后，要及時進(jìn)行備案和存檔。備案可以將合同的相關(guān)信息上報給有關(guān)部門，便于監(jiān)管和管理。存檔則是為了企業(yè)內(nèi)部管理的需要，將合同的原件或復(fù)印件進(jìn)行妥善保管，以備日后查閱和使用。在備案和存檔時，要按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，保證合同的備案和存檔工作規(guī)范有序。例如，要將合同的備案號、簽訂日期、雙方當(dāng)事人等信息進(jìn)行登記備案，并將合同的原件或復(fù)印件放入專門的合同檔案中進(jìn)行保管。三、合同的履行與監(jiān)督3.1合同履行的跟蹤與協(xié)調(diào)合同簽訂后，要對合同的履行進(jìn)行跟蹤和協(xié)調(diào)。及時了解合同履行的進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)雙方之間的關(guān)系，解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。例如，在采購合同中，要定期與供應(yīng)商溝通，了解貨物的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨時間，及時協(xié)調(diào)解決可能出現(xiàn)的交貨延遲等問題。3.2履行過程中的變更與調(diào)整在合同履行過程中，可能會出現(xiàn)一些需要變更或調(diào)整的情況。如因市場變化導(dǎo)致價格調(diào)整、因不可抗力導(dǎo)致交貨時間延期等。此時，要按照合同約定的變更和調(diào)整程序進(jìn)行處理，保證變更和調(diào)整的合法性和有效性。例如，在價格調(diào)整方面，要根據(jù)合同中約定的價格調(diào)整機(jī)制，及時收集相關(guān)市場數(shù)據(jù)，提出價格調(diào)整的申請，并經(jīng)雙方協(xié)商一致后進(jìn)行調(diào)整。3.3違約情況的處理與追責(zé)如果出現(xiàn)違約情況，要及時采取措施進(jìn)行處理和追責(zé)。要根據(jù)合同中約定的違約責(zé)任條款，要求違約方承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任，如支付違約金、賠償損失等。同時要保留好相關(guān)的證據(jù)，以便在需要時進(jìn)行維權(quán)。例如，在銷售合同中，如果買方未按時支付貨款，賣方可以根據(jù)合同約定向買方發(fā)出催款通知，并保留好催款通知的記錄和相關(guān)的交易憑證，如發(fā)貨單、發(fā)票等，以備日后向法院提起訴訟。四、合同的變更與解除4.1變更合同的條件與程序變更合同需要滿足一定的條件，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行。一般來說，變更合同需要雙方協(xié)商一致，并簽訂書面的變更協(xié)議。變更協(xié)議要明確變更的內(nèi)容、變更的時間等相關(guān)事項(xiàng)。同時變更合同還需要遵守相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，如合同法中關(guān)于合同變更的規(guī)定。例如，在建筑工程合同中，如果需要變更工程的設(shè)計方案，雙方需要協(xié)商一致，并簽訂書面的變更協(xié)議，明確變更的內(nèi)容和時間，同時還需要辦理相關(guān)的審批手續(xù)。4.2解除合同的情形與方式解除合同的情形主要包括不可抗力、一方違約、合同目的無法實(shí)現(xiàn)等。解除合同的方式有協(xié)商解除、法定解除和約定解除等。協(xié)商解除是指雙方協(xié)商一致后解除合同；法定解除是指根據(jù)法律規(guī)定，一方可以解除合同；約定解除是指在合同中約定了解除合同的條件，當(dāng)條件滿足時，一方可以解除合同。例如，在租賃合同中，如果承租人未按照約定支付租金，出租人可以根據(jù)合同法的規(guī)定，解除租賃合同；如果雙方在合同中約定了解除合同的條件，如一方違約達(dá)到一定程度時，另一方可以解除合同，那么當(dāng)條件滿足時，一方可以按照約定解除合同。4.3變更與解除合同的手續(xù)辦理變更與解除合同需要辦理相應(yīng)的手續(xù)，以保證變更與解除的合法性和有效性。一般來說，變更與解除合同需要簽訂書面的協(xié)議，并將協(xié)議送達(dá)對方。同時還需要辦理相關(guān)的審批手續(xù)，如需要經(jīng)過部門批準(zhǔn)的合同，變更與解除合同需要經(jīng)過部門的批準(zhǔn)。例如，在股權(quán)轉(zhuǎn)讓合同中，如果需要變更股東或解除合同，雙方需要簽訂書面的變更協(xié)議或解除協(xié)議，并將協(xié)議送達(dá)對方，同時還需要辦理工商變更登記手續(xù)。五、合同糾紛的處理5.1糾紛的協(xié)商解決合同糾紛發(fā)生后，雙方可以首先嘗試通過協(xié)商解決。協(xié)商解決可以節(jié)省時間和成本，有利于維護(hù)雙方的合作關(guān)系。在協(xié)商解決時，雙方要保持冷靜，理性溝通，尋求雙方都能接受的解決方案。例如，在買賣合同中，如果出現(xiàn)質(zhì)量糾紛，雙方可以通過協(xié)商，確定質(zhì)量問題的解決方案，如退貨、換貨或維修等。5.2仲裁或訴訟的選擇如果協(xié)商解決無法達(dá)成一致，雙方可以選擇仲裁或訴訟的方式解決糾紛。仲裁是一種非訴訟的糾紛解決方式，具有快捷、保密、專業(yè)等特點(diǎn)。訴訟是通過法院解決糾紛的方式，具有權(quán)威性和強(qiáng)制性。在選擇仲裁或訴訟時，要根據(jù)合同的約定、糾紛的性質(zhì)、雙方的意愿等因素進(jìn)行綜合考慮。例如，如果合同中約定了仲裁條款，那么雙方應(yīng)優(yōu)先選擇仲裁方式解決糾紛；如果糾紛涉及到國家利益、社會公共利益等重大問題，或者雙方對仲裁結(jié)果不滿意，那么可以選擇訴訟方式解決糾紛。5.3糾紛處理的注意事項(xiàng)在處理合同糾紛時，要注意保留好相關(guān)的證據(jù)，如合同文本、往來函件、支付憑證等。這些證據(jù)是解決糾紛的重要依據(jù)，要妥善保管，不得隨意銷毀或篡改。同時要遵守法律程序，按照法律規(guī)定的時間和方式進(jìn)行處理。例如，在訴訟過程中，要按照法院的要求提交相關(guān)的證據(jù)和材料，并遵守法院的庭審程序和判決結(jié)果。六、合同的檔案管理6.1合同檔案的建立與分類合同檔案的建立是合同管理的基礎(chǔ)。要將每份合同的相關(guān)信息進(jìn)行登記，包括合同編號、簽訂日期、雙方當(dāng)事人、合同金額等。同時要按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)對合同進(jìn)行分類，如按照合同的性質(zhì)、業(yè)務(wù)部門等進(jìn)行分類，以便于查詢和管理。例如，可以將合同分為銷售合同、采購合同、租賃合同等不同類別，方便后續(xù)的查詢和統(tǒng)計。6.2合同檔案的保管與借閱合同檔案的保管要做到安全、保密、完整。要將合同檔案存放在專門的檔案柜中，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案的丟失、損壞或被盜。同時要嚴(yán)格控制合同檔案的借閱，經(jīng)過授權(quán)的人員才能借閱合同檔案，借閱時要辦理相關(guān)的借閱手續(xù)，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。例如，要建立合同檔案借閱登記制度，記錄借閱人員的姓名、借閱時間、歸還時間等信息，以便于管理和監(jiān)督。6.3合同檔案的銷毀與清理合同檔案的銷毀與清理是合同管理的重要環(huán)節(jié)。當(dāng)合同檔案超過保管期限或不再需要時，要按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀和清理。在銷毀合同檔案時，要經(jīng)過相關(guān)部門的審批，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程，保證檔案的安全銷毀。例如，要制定合同檔案銷毀管理制度，明確銷毀的條件、程序和責(zé)任等，以保證合同檔案的妥善處理。七、合同管理的部門與職責(zé)7.1合同管理部門的設(shè)立股份制企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的合同管理部門，負(fù)責(zé)合同的全過程管理。合同管理部門可以獨(dú)立設(shè)立，也可以由企業(yè)的法務(wù)部門或其他相關(guān)部門承擔(dān)合同管理職責(zé)。合同管理部門要配備專業(yè)的合同管理人員，具備合同法、公司法等相關(guān)法律知識和合同管理經(jīng)驗(yàn)。7.2各部門在合同管理中的職責(zé)除了合同管理部門，企業(yè)的其他部門也在合同管理中承擔(dān)著重要的職責(zé)。例如，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的洽談、起草和簽訂；財務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的付款、結(jié)算等財務(wù)事宜；法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的審核、法律風(fēng)險評估等工作。各部門要密切配合，形成合力，共同做好合同管理工作。例如，在簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門要與對方進(jìn)行充分的洽談，起草合同文本；法務(wù)部門要對合同文本進(jìn)行審核，提出法律意見；財務(wù)部門要對合同的付款方式、結(jié)算條款等進(jìn)行審核，保證合同的財務(wù)風(fēng)險可控。7.3合同管理的考核與激勵為了提高合同管理的水平和效率，企業(yè)要建立合同管理的考核與激勵機(jī)制。對合同管理部門和相關(guān)人員的工作進(jìn)行考核，評價其合同管理的績效，并根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行獎懲。例如，可以將合同簽訂的及時性、合同履行的情況、合同糾紛的處理情況等作為考核指標(biāo)，對合同管理人員進(jìn)行考核，并給予相應(yīng)的獎勵或懲罰。八、合同管理的信息化建設(shè)8.1合同管理軟件的選擇與使用合同管理的信息化建設(shè)可以提高合同管理的效率和水平。企業(yè)要選擇適合自己的合同管理軟件，如合同管理系統(tǒng)、電子合同平臺等。合同管理軟件要具備合同起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理功能，同時要具備數(shù)據(jù)安全、權(quán)限管理等功能。在使用合同管理軟件時，要加強(qiáng)對軟件的培訓(xùn)和管理，保證軟件的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全。例如，要對合同管理人員進(jìn)行軟件使用培訓(xùn)，使其掌握軟件的操作方法和技巧；要建立軟件使用管理制度，規(guī)范軟件的使用行為，防止數(shù)據(jù)泄露和濫用。8.2合同信息的錄入與更新合同信息的錄入與更新是合同管理信息化的重要環(huán)節(jié)。要將每份合同的相關(guān)信息及時錄入合同管理軟件中，并定期對合同信息進(jìn)行更新和維護(hù)。合同信息的錄入要準(zhǔn)確、完整，包括合同的基本信息、履行情況、變更情況等。同時要加強(qiáng)對合同信息的審核和監(jiān)督，保證合同信息的真實(shí)性和可靠性。例如，要建立合同信息錄入審核制度，對錄入的合同信息進(jìn)行審核，發(fā)覺問題及時糾正；要定期對