計(jì)算機(jī)軟硬件采購(gòu)制度建設(shè)V1.0?一、制度目的本制度旨在規(guī)范公司計(jì)算機(jī)軟硬件采購(gòu)流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的科學(xué)性、合理性、公正性和透明度，提高采購(gòu)效率，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件的需求，同時(shí)保障采購(gòu)質(zhì)量，控制采購(gòu)成本，維護(hù)公司利益。

二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門因工作需要進(jìn)行的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備（包括但不限于服務(wù)器、計(jì)算機(jī)終端、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等）以及軟件產(chǎn)品（包括操作系統(tǒng)、辦公軟件、行業(yè)應(yīng)用軟件等）的采購(gòu)活動(dòng)。

三、職責(zé)分工1.需求部門根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需求，提出計(jì)算機(jī)軟硬件采購(gòu)申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)的理由、用途、功能要求、數(shù)量、預(yù)算等信息。配合采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)前期的調(diào)研、選型等工作，提供技術(shù)支持和業(yè)務(wù)需求反饋。參與到貨驗(yàn)收工作，對(duì)采購(gòu)的軟硬件進(jìn)行試用和驗(yàn)收，確保符合本部門業(yè)務(wù)需求。2.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)公司預(yù)算和需求部門的申請(qǐng)，合理安排采購(gòu)時(shí)間和采購(gòu)方式。組織開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行供應(yīng)商的篩選、評(píng)估和管理。按照采購(gòu)流程，與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判、簽訂采購(gòu)合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量完成采購(gòu)任務(wù)。協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如與供應(yīng)商的糾紛、交貨延遲等，保障采購(gòu)工作的順利進(jìn)行。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，確保采購(gòu)資金的合理性和合規(guī)性。參與采購(gòu)合同的審核，重點(diǎn)審查合同中的價(jià)格條款、付款方式、結(jié)算方式等財(cái)務(wù)相關(guān)內(nèi)容。按照合同約定和公司財(cái)務(wù)制度，辦理采購(gòu)款項(xiàng)的支付手續(xù)。對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持，協(xié)助控制采購(gòu)成本。4.信息技術(shù)部門為需求部門提供技術(shù)咨詢和建議，協(xié)助制定采購(gòu)技術(shù)方案，評(píng)估采購(gòu)產(chǎn)品的技術(shù)可行性和兼容性。參與到貨驗(yàn)收工作，從技術(shù)角度對(duì)采購(gòu)的軟硬件進(jìn)行測(cè)試和評(píng)估，確保其滿足公司信息技術(shù)架構(gòu)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的要求。負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)的軟件進(jìn)行安裝、調(diào)試、培訓(xùn)等技術(shù)支持工作，保障軟件的正常運(yùn)行。

四、采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，填寫《計(jì)算機(jī)軟硬件采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)描述采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、預(yù)算金額、預(yù)期使用時(shí)間等信息，并附上相關(guān)的業(yè)務(wù)需求說(shuō)明或技術(shù)方案?！恫少?gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至采購(gòu)部門。2.采購(gòu)審批采購(gòu)部門收到需求部門的采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，檢查申請(qǐng)信息是否完整、準(zhǔn)確，預(yù)算是否合理等。對(duì)于金額較?。ň唧w金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況確定）的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部門審核通過(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于金額較大的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部門組織相關(guān)部門（如財(cái)務(wù)部門、信息技術(shù)部門等）進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審，評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后報(bào)公司總經(jīng)理審批。審批通過(guò)后的采購(gòu)申請(qǐng)返回采購(gòu)部門，作為采購(gòu)工作的依據(jù)。3.采購(gòu)計(jì)劃制定采購(gòu)部門根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，結(jié)合公司庫(kù)存情況、采購(gòu)周期、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，制定詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃包括采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等內(nèi)容。采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)備案。4.市場(chǎng)調(diào)研與供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)研工作，收集相關(guān)計(jì)算機(jī)軟硬件產(chǎn)品的信息，包括產(chǎn)品性能、價(jià)格、質(zhì)量、售后服務(wù)等方面。通過(guò)多種渠道（如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦、咨詢專業(yè)機(jī)構(gòu)等）獲取供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)中篩選出若干潛在供應(yīng)商，并對(duì)其進(jìn)行初步評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格優(yōu)勢(shì)、售后服務(wù)等方面。采購(gòu)部門組織相關(guān)部門（如信息技術(shù)部門、需求部門等）對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或邀請(qǐng)供應(yīng)商進(jìn)行產(chǎn)品演示，進(jìn)一步了解供應(yīng)商的實(shí)際情況和產(chǎn)品特點(diǎn)。根據(jù)評(píng)估和考察結(jié)果，采購(gòu)部門確定最終的供應(yīng)商，并與其進(jìn)行商務(wù)談判，爭(zhēng)取最有利的采購(gòu)條件，包括價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等。5.采購(gòu)合同簽訂采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商協(xié)商一致后，起草采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)產(chǎn)品的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購(gòu)合同經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核合同中的價(jià)格條款、付款方式、結(jié)算方式等財(cái)務(wù)相關(guān)內(nèi)容，確保合同符合公司財(cái)務(wù)制度和預(yù)算要求。財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，采購(gòu)合同提交至公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章，并加蓋公司公章。采購(gòu)合同一式多份，分別由采購(gòu)部門、供應(yīng)商、財(cái)務(wù)部門、信息技術(shù)部門等留存。6.采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同的約定，及時(shí)向供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)產(chǎn)品的具體要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。供應(yīng)商按照采購(gòu)訂單的要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并及時(shí)向采購(gòu)部門反饋發(fā)貨信息。采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)掌握采購(gòu)產(chǎn)品的運(yùn)輸情況，確保按時(shí)到貨。在采購(gòu)產(chǎn)品到貨前，采購(gòu)部門通知需求部門、信息技術(shù)部門等相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。7.到貨驗(yàn)收采購(gòu)產(chǎn)品到貨后，由采購(gòu)部門組織需求部門、信息技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合驗(yàn)收。驗(yàn)收人員按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀、質(zhì)量、性能等進(jìn)行逐一檢查。對(duì)于軟件產(chǎn)品，信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)進(jìn)行安裝、調(diào)試、測(cè)試等工作，確保軟件能夠正常運(yùn)行，并滿足需求部門的業(yè)務(wù)要求。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員在《計(jì)算機(jī)軟硬件驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在質(zhì)量問(wèn)題或與合同約定不符的情況，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取相應(yīng)的解決措施，如換貨、退貨、補(bǔ)貨等，并跟蹤問(wèn)題解決情況。8.付款結(jié)算驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商提交付款申請(qǐng)，采購(gòu)部門審核付款申請(qǐng)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，并提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，審核付款申請(qǐng)，確認(rèn)無(wú)誤后按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。對(duì)于采用分期付款方式的采購(gòu)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款時(shí)間和金額進(jìn)行支付。

五、采購(gòu)方式1.集中采購(gòu)對(duì)于公司通用的計(jì)算機(jī)軟硬件產(chǎn)品，如操作系統(tǒng)、辦公軟件等，采用集中采購(gòu)的方式。由采購(gòu)部門統(tǒng)一組織采購(gòu)，與供應(yīng)商簽訂框架協(xié)議，各需求部門根據(jù)實(shí)際需要從框架協(xié)議中選擇具體的產(chǎn)品和服務(wù)。集中采購(gòu)可以通過(guò)批量采購(gòu)獲得價(jià)格優(yōu)惠，降低采購(gòu)成本，同時(shí)便于公司進(jìn)行統(tǒng)一管理和維護(hù)。2.分散采購(gòu)對(duì)于因特殊業(yè)務(wù)需求或個(gè)性化定制的計(jì)算機(jī)軟硬件產(chǎn)品，采用分散采購(gòu)的方式。由需求部門根據(jù)采購(gòu)流程自行組織采購(gòu)，采購(gòu)部門提供必要的指導(dǎo)和監(jiān)督。分散采購(gòu)能夠更好地滿足需求部門的個(gè)性化需求，但采購(gòu)成本可能相對(duì)較高，需要加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)過(guò)程的控制和管理。3.招標(biāo)采購(gòu)對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競(jìng)爭(zhēng)激烈的計(jì)算機(jī)軟硬件采購(gòu)項(xiàng)目，采用招標(biāo)采購(gòu)的方式。采購(gòu)部門按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，制定招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。通過(guò)招標(biāo)采購(gòu)，可以充分引入市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，選擇最優(yōu)的供應(yīng)商和產(chǎn)品，確保采購(gòu)質(zhì)量和性價(jià)比。4.競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)對(duì)于技術(shù)復(fù)雜或性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求的計(jì)算機(jī)軟硬件采購(gòu)項(xiàng)目，或者招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)、沒(méi)有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的項(xiàng)目，采用競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)的方式。采購(gòu)部門與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判，根據(jù)談判結(jié)果確定成交供應(yīng)商。競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)能夠提高采購(gòu)效率，滿足緊急采購(gòu)需求。5.單一來(lái)源采購(gòu)符合下列情形之一的計(jì)算機(jī)軟硬件采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用單一來(lái)源采購(gòu)方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的。采用單一來(lái)源采購(gòu)方式時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行論證，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

六、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入采購(gòu)部門負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)和流程，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的資質(zhì)條件、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面的要求。潛在供應(yīng)商向采購(gòu)部門提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》，并提供相關(guān)證明材料，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書(shū)、業(yè)績(jī)證明等。采購(gòu)部門對(duì)潛在供應(yīng)商提交的申請(qǐng)和材料進(jìn)行審核，必要時(shí)進(jìn)行實(shí)地考察。審核通過(guò)后，將潛在供應(yīng)商納入供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)備案。2.供應(yīng)商評(píng)估與考核采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合作配合度等方面。采購(gòu)部門可以通過(guò)收集需求部門、信息技術(shù)部門等相關(guān)部門的反饋意見(jiàn)，以及對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品的驗(yàn)收情況、使用情況等進(jìn)行綜合評(píng)估。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予更多的合作機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于不合格供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。3.供應(yīng)商激勵(lì)與約束公司建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購(gòu)份額、優(yōu)先付款、頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)等，以鼓勵(lì)供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。同時(shí)，公司建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對(duì)于違反采購(gòu)合同約定、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、售后服務(wù)不到位等情況的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的懲罰措施，如扣除貨款、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等。

七、采購(gòu)預(yù)算管理1.預(yù)算編制需求部門在提出采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)同時(shí)編制采購(gòu)預(yù)算，明確采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)計(jì)費(fèi)用，包括產(chǎn)品價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)、安裝調(diào)試費(fèi)、稅費(fèi)等各項(xiàng)支出。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、實(shí)際需求和市場(chǎng)行情等因素進(jìn)行合理編制，確保預(yù)算的科學(xué)性和合理性。財(cái)務(wù)部門對(duì)需求部門提交的采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行審核，結(jié)合公司年度預(yù)算安排，提出審核意見(jiàn)，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)，控制采購(gòu)成本，確保采購(gòu)費(fèi)用不超過(guò)預(yù)算金額。在采購(gòu)過(guò)程中，如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，需求部門應(yīng)重新填寫《采購(gòu)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，說(shuō)明調(diào)整的原因和金額，按照采購(gòu)審批流程進(jìn)行審批。財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批后的預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，并監(jiān)督采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況。3.預(yù)算分析與控制財(cái)務(wù)部門定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行分析，對(duì)比實(shí)際采購(gòu)支出與預(yù)算金額的差異，分析差異產(chǎn)生的原因。對(duì)于超預(yù)算采購(gòu)的情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行控制和糾正，如要求采購(gòu)部門說(shuō)明情況、暫停采購(gòu)項(xiàng)目、調(diào)整預(yù)算等。通過(guò)對(duì)采購(gòu)預(yù)算的分析與控制，不斷完善采購(gòu)預(yù)算管理，提高預(yù)算的準(zhǔn)確性和執(zhí)行效率，合理控制采購(gòu)成本。

八、監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行定期或不定期的審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否有效、采購(gòu)資金是否合理使用等。審計(jì)部門可以通過(guò)查閱采購(gòu)文件、合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料，實(shí)地走訪供應(yīng)商、需求部門等方式進(jìn)行審計(jì)。對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保采購(gòu)活動(dòng)規(guī)范、合法、有效。2.采購(gòu)部門自查采購(gòu)部門應(yīng)建立內(nèi)部自查制度，定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行自查，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、供應(yīng)商管理情況等。采購(gòu)部門應(yīng)對(duì)自查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，并將自查情況和整改結(jié)果向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。3