檔案管理制度38350?一、總則1.目的本檔案管理制度旨在建立科學(xué)、規(guī)范、高效的檔案管理體系，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為公司各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。2.適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。

二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門(mén)公司設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施和監(jiān)督檢查公司的檔案管理工作。檔案管理部門(mén)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等具體工作。2.各部門(mén)職責(zé)各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類工作，并指定專人作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)與檔案管理部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)，確保本部門(mén)檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地移交至檔案管理部門(mén)。3.員工職責(zé)全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，妥善保管在工作中形成的各類文件資料，按照規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門(mén)或本部門(mén)兼職檔案員。在工作中應(yīng)積極配合檔案管理部門(mén)的各項(xiàng)工作，確保檔案的完整和有效利用。

三、檔案收集1.收集范圍公司各類會(huì)議文件、決議、紀(jì)要等。公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、辦法、通知等。公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書(shū)等。公司的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。公司的工程設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、產(chǎn)品資料等。公司的財(cái)務(wù)憑證、賬簿、報(bào)表等。公司的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。公司的聲像資料，如照片、錄像、錄音等。其他具有保存價(jià)值的文件資料。2.收集要求各部門(mén)和員工應(yīng)及時(shí)將工作中形成的各類文件資料收集齊全，不得遺漏。收集的文件資料應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺頁(yè)等情況應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)充。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。3.收集時(shí)間一般性文件資料應(yīng)在形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理完畢，并移交至檔案管理部門(mén)或本部門(mén)兼職檔案員。重要會(huì)議文件、合同協(xié)議等應(yīng)在會(huì)議結(jié)束或簽訂后的[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理完畢，并移交至檔案管理部門(mén)或本部門(mén)兼職檔案員。年度終了后，各部門(mén)應(yīng)在次年[X]月[X]日前將上一年度形成的各類檔案整理完畢，并移交至檔案管理部門(mén)。

四、檔案整理1.分類原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。根據(jù)公司檔案的實(shí)際情況，檔案分為以下幾大類：行政管理類黨群工作類經(jīng)營(yíng)管理類生產(chǎn)技術(shù)類財(cái)務(wù)審計(jì)類人力資源類基本建設(shè)類設(shè)備儀器類聲像檔案類實(shí)物檔案類2.分類方法行政管理類：按照文件的性質(zhì)、內(nèi)容和時(shí)間順序進(jìn)行分類，可分為公司文件、會(huì)議文件、機(jī)要文件、信訪文件等。黨群工作類：按照黨群工作的類別進(jìn)行分類，可分為黨組織建設(shè)、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等。經(jīng)營(yíng)管理類：按照經(jīng)營(yíng)管理的業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行分類，可分為市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶管理、合同管理、物資采購(gòu)、質(zhì)量管理等。生產(chǎn)技術(shù)類：按照生產(chǎn)技術(shù)的專業(yè)領(lǐng)域進(jìn)行分類，可分為產(chǎn)品研發(fā)、工藝技術(shù)、生產(chǎn)調(diào)度、設(shè)備維護(hù)、安全環(huán)保等。財(cái)務(wù)審計(jì)類：按照財(cái)務(wù)審計(jì)的業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行分類，可分為財(cái)務(wù)預(yù)算、會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。人力資源類：按照人力資源管理的模塊進(jìn)行分類，可分為招聘錄用、培訓(xùn)開(kāi)發(fā)、績(jī)效考核、薪酬福利、勞動(dòng)關(guān)系等?；窘ㄔO(shè)類：按照基本建設(shè)項(xiàng)目的階段進(jìn)行分類，可分為項(xiàng)目規(guī)劃、可行性研究、設(shè)計(jì)文件、施工管理、竣工驗(yàn)收等。設(shè)備儀器類：按照設(shè)備儀器的類別進(jìn)行分類，可分為生產(chǎn)設(shè)備、檢測(cè)設(shè)備、辦公設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備等。聲像檔案類：按照聲像資料的形式和內(nèi)容進(jìn)行分類，可分為照片檔案、錄像檔案、錄音檔案等。實(shí)物檔案類：按照實(shí)物的性質(zhì)和來(lái)源進(jìn)行分類，可分為榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)牌、印章印鑒、證照批文等。3.編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用"全宗號(hào)年度類別號(hào)保管期限件號(hào)"的結(jié)構(gòu)，具體規(guī)則如下：全宗號(hào)：公司檔案管理部門(mén)統(tǒng)一編制，用于標(biāo)識(shí)公司全宗。年度：文件形成的年度，采用公元紀(jì)年，如"20XX"。類別號(hào)：根據(jù)檔案分類結(jié)果編制的類別代碼，如"XZGL"表示行政管理類。保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值確定的保管期限代碼，如"長(zhǎng)期"表示保管期限為[X]年以上，"短期"表示保管期限為[X]年以下。件號(hào)：同一類別、同一保管期限內(nèi)檔案的順序號(hào)，從"001"開(kāi)始依次編號(hào)。例如："0012023XZGL長(zhǎng)期001"表示公司行政管理類2023年度長(zhǎng)期保管的第1份檔案。4.裝訂要求紙質(zhì)檔案應(yīng)采用A4規(guī)格的紙張進(jìn)行裝訂，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。對(duì)于紙張規(guī)格不符合A4的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼處理，使其符合裝訂要求。電子文件應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保文件名、文件格式、文件內(nèi)容等信息的準(zhǔn)確性和完整性。

五、檔案保管1.保管場(chǎng)所檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.保管方式紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，并建立檔案目錄索引，便于查找和利用。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。聲像檔案、實(shí)物檔案等應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行妥善保管，確保其完整性和可讀性。3.檔案盤(pán)點(diǎn)檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。盤(pán)點(diǎn)時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案盤(pán)點(diǎn)表，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，并與檔案目錄進(jìn)行核對(duì)。如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。

六、檔案鑒定1.鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重準(zhǔn)確的原則，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，確定檔案的保管期限。2.鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、各部門(mén)兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。3.鑒定方法檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源、重要程度等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析和評(píng)估。對(duì)于保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，如檔案仍具有保存價(jià)值，應(yīng)重新確定保管期限；如檔案已無(wú)保存價(jià)值，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。鑒定結(jié)果應(yīng)形成檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)，經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)審核簽字后存檔。

七、檔案銷毀1.銷毀范圍經(jīng)檔案鑒定小組鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀程序檔案管理部門(mén)應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，并經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)審核簽字。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在檔案管理部門(mén)和監(jiān)銷部門(mén)的共同監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀過(guò)程的安全、徹底。檔案銷毀后，檔案管理部門(mén)應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由檔案管理人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.銷毀方式檔案銷毀可采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。

八、檔案利用1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案的正確使用和信息安全。2.利用范圍公司內(nèi)部員工因工作需要可查閱、借閱檔案；外部單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.利用程序公司內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表或借閱申請(qǐng)表，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱或借閱檔案的申請(qǐng)函，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱、借閱手續(xù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱、借閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱、借閱記錄。查閱、借閱記錄應(yīng)包括查閱或借閱日期、查閱或借閱人姓名、部門(mén)、查閱或借閱檔案名稱、數(shù)量、用途等信息。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門(mén)。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。借閱檔案應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案管理部門(mén)，如需延期歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。4.保密要求檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容和查閱、借閱情況。查閱、借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)按照公司保密制度的要求進(jìn)行管理和利用，確保公司機(jī)密信息的安全。

九、檔案統(tǒng)計(jì)1.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)包括檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等方面的情況，具體統(tǒng)計(jì)指標(biāo)如下：檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)各類檔案的年度新增數(shù)量、累計(jì)數(shù)量、銷毀數(shù)量等。檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)檔案的查閱、借閱人次、利用檔案的主要內(nèi)容等。檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)檔案的完好率、破損率、丟失率等。2.統(tǒng)計(jì)方法檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的相關(guān)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并填寫(xiě)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)報(bào)送公司分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。3.統(tǒng)計(jì)分析檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施和建議，不斷提