檔案管理制度38379?一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的檔案管理工作。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。

二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和鑒定，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。做好檔案的安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。2.各部門兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作。對(duì)本部門檔案管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題。

三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料。公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件、業(yè)務(wù)報(bào)表等。公司行政管理工作中形成的文件、通知、會(huì)議紀(jì)要等。公司財(cái)務(wù)、審計(jì)、統(tǒng)計(jì)等方面的文件資料。公司人力資源管理方面的文件，如招聘、培訓(xùn)、考核等記錄。公司技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品生產(chǎn)等方面的技術(shù)文件、圖紙、工藝資料等。公司對(duì)外宣傳、公關(guān)活動(dòng)中形成的宣傳資料、新聞稿件等。其他具有保存價(jià)值的文件材料。2.收集要求各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。檔案收集應(yīng)保持文件材料的原始性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時(shí)移交檔案管理部門。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。分類科學(xué)、編號(hào)統(tǒng)一、排列有序、編目規(guī)范。4.整理方法分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，可分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人力資源類、技術(shù)研發(fā)類等。編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于識(shí)別和管理。排列：按照分類和編號(hào)順序?qū)n案進(jìn)行排列，確保檔案存放的系統(tǒng)性。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于快速查找和利用。

四、檔案的鑒定與保管期限1.鑒定原則根據(jù)公司的實(shí)際情況和發(fā)展需要，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行全面、科學(xué)的鑒定。堅(jiān)持以歷史唯物主義的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。2.鑒定方法成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專家組成。鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合評(píng)估其保存價(jià)值。3.保管期限劃分永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管：保管期限為16年至50年左右的檔案，主要是公司在一定時(shí)期內(nèi)具有重要查考利用價(jià)值的檔案。短期保管：保管期限為5年以下的檔案，主要是公司在日常工作中形成的、在較短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的檔案。4.保管期限調(diào)整檔案的保管期限確定后，如因公司發(fā)展、業(yè)務(wù)變化等原因需要調(diào)整的，由檔案鑒定小組進(jìn)行重新鑒定，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

五、檔案的保管1.保管設(shè)施檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備，保持適宜的溫濕度環(huán)境，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放安全、整齊。2.檔案存放按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案存放于相應(yīng)的檔案裝具中。不同保管期限、不同類型的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查找。對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.安全管理建立檔案庫(kù)房管理制度，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。做好檔案的防火、防盜、防蟲、防潮等工作，確保檔案的安全。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。

六、檔案的利用1.利用原則遵循保密、安全、便捷的原則，確保檔案的合理利用。嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行檔案查閱、借閱，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。2.利用方式查閱：因工作需要查閱檔案的，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。借閱：確因工作需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造或銷毀檔案。3.利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）時(shí)間、查閱（借閱）人、檔案名稱、查閱（借閱）用途等信息，以便跟蹤和管理。

七、檔案的數(shù)字化管理1.數(shù)字化范圍根據(jù)公司檔案管理的實(shí)際需要，逐步推進(jìn)檔案的數(shù)字化工作。優(yōu)先對(duì)重要檔案、利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。2.數(shù)字化流程掃描：采用專業(yè)的掃描設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去噪、去污、裁剪等處理，提高圖像質(zhì)量。數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化后的檔案圖像與對(duì)應(yīng)的電子目錄進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索。存儲(chǔ)：將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)于安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份。3.數(shù)字化管理要求建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線檢索、查閱和利用。加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案的安全管理，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，防止數(shù)字化檔案的泄露和損壞。定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。

八、檔案的銷毀1.銷毀范圍已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案。經(jīng)鑒定小組鑒定確認(rèn)不再具有保存價(jià)值的檔案。2.銷毀程序檔案管理部門提出檔案銷毀清單，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)。采用適當(dāng)?shù)姆绞綄?duì)檔案進(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并做好銷毀記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息。3.銷毀記錄保存銷毀記錄應(yīng)妥善保存[X]年，以備查閱。

九、檔案管理的監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查檔案管理部門定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等情況。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.考核評(píng)價(jià)建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各