檔案資料管理制度?一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司檔案資料的科學(xué)管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案資料在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案資料管理。3.職責(zé)分工公司綜合管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)和監(jiān)督全公司的檔案資料管理工作。各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的收集、整理、立卷、保管和移交工作，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作。公司檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一保管公司的各類(lèi)檔案資料，并提供查閱、借閱等服務(wù)。

二、檔案資料的收集與整理1.收集范圍公司在籌備、設(shè)立、運(yùn)營(yíng)過(guò)程中形成的文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、信函、會(huì)議記錄、聲像資料等。公司各部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)文件、資料、記錄等。公司員工個(gè)人在工作中形成的有保存價(jià)值的文件、報(bào)告、總結(jié)等。公司對(duì)外交往中收到的各類(lèi)文件、資料、禮品等。2.收集要求各部門(mén)應(yīng)建立健全檔案資料收集制度，明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體應(yīng)符合耐久性要求。對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。4.整理方法分類(lèi)：按照檔案資料的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)，如可分為行政管理類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)等。編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案資料進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。編目：編制檔案資料的目錄，包括題名、日期、編號(hào)、保管期限等信息。裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，保持整齊美觀。

三、檔案資料的立卷與歸檔1.立卷要求遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。立卷應(yīng)齊全完整，組卷合理，卷內(nèi)文件排列有序。卷內(nèi)文件應(yīng)保持系統(tǒng)、條理，不同載體的文件應(yīng)分別立卷。2.歸檔時(shí)間各部門(mén)應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案資料整理立卷后移交公司檔案室。對(duì)于一些緊急、重要的檔案資料，應(yīng)及時(shí)歸檔。3.歸檔程序各部門(mén)檔案管理人員對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行自查，確保符合要求后填寫(xiě)檔案移交清單。將檔案資料連同檔案移交清單一并移交公司檔案室，雙方辦理交接手續(xù)。

四、檔案資料的保管1.保管場(chǎng)所公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。2.保管要求按照檔案資料的分類(lèi)、編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案資料的安全。對(duì)電子檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.保管期限根據(jù)檔案資料的重要程度和保存價(jià)值，確定不同的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案資料主要是反映公司歷史沿革、重大決策、重要資產(chǎn)等方面的文件。長(zhǎng)期保管的檔案資料一般保存15年至50年，如重要業(yè)務(wù)文件、合同等。短期保管的檔案資料保存5年至15年，如一般性業(yè)務(wù)文件等。4.檔案鑒定定期對(duì)已到保管期限的檔案資料進(jìn)行鑒定，由公司綜合管理部牽頭，組織相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組。鑒定小組根據(jù)檔案資料的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，提出存毀意見(jiàn)。對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案資料，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清單，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀，并做好銷(xiāo)毀記錄。

五、檔案資料的查閱與借閱1.查閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司檔案室查閱。查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案資料帶出檔案室。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損等。2.借閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄檔案資料。如因工作需要必須復(fù)制、摘抄的，應(yīng)經(jīng)公司綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱人員歸還檔案資料時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.外部人員查閱與借閱外單位人員因工作需要查閱公司檔案資料的，應(yīng)提前與公司綜合管理部聯(lián)系，說(shuō)明查閱目的、內(nèi)容和范圍等。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，外單位人員應(yīng)在公司相關(guān)人員陪同下查閱檔案資料，不得單獨(dú)查閱。外單位人員如需借閱公司檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定辦理借閱手續(xù)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并提供必要的擔(dān)保。

六、檔案資料的統(tǒng)計(jì)與移交1.統(tǒng)計(jì)工作公司檔案室應(yīng)建立檔案資料統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案資料的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，并按時(shí)報(bào)送公司綜合管理部。2.移交工作公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、資產(chǎn)重組等原因發(fā)生檔案資料移交時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本制度辦理檔案資料移交手續(xù)。檔案資料移交時(shí)，應(yīng)編制檔案資料移交清冊(cè)，詳細(xì)注明檔案資料的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息。交接雙方應(yīng)在檔案資料移交清冊(cè)上簽字確認(rèn)，確保檔案資料移交工作的順利進(jìn)行。

七、檔案資料的保密與安全1.保密制度檔案資料管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，保守公司機(jī)密。對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱和借閱范圍。不得擅自對(duì)外泄露檔案資料的內(nèi)容，如有違反，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.安全制度加強(qiáng)檔案資料的安全管理，確保檔案資料的實(shí)體安全和信息安全。檔案室應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)施，如門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等。定期對(duì)檔案資料進(jìn)行安全檢查，