電子文件歸檔與電子檔案管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)電子文件歸檔與電子檔案管理，確保電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全，便于電子檔案的有效利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。

（二）適用范圍本制度適用于本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子文件的歸檔與電子檔案的管理。

（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則對(duì)電子文件的形成、積累、整理、歸檔和電子檔案的保管、利用等實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.全程管理原則對(duì)電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程跟蹤管理，確保電子文件在各個(gè)階段的真實(shí)性、完整性和有效性。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則遵循國(guó)家和行業(yè)相關(guān)的電子文件歸檔與電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保電子文件和電子檔案的質(zhì)量符合要求。4.便于利用原則電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)充分考慮利用需求，便于檢索、查詢和利用，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

二、電子文件管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善電子文件歸檔與電子檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門電子文件的形成、積累、整理和歸檔工作。3.負(fù)責(zé)接收、保管和維護(hù)電子檔案，確保電子檔案的安全和完整。4.組織開展電子檔案的鑒定、銷毀等工作。5.提供電子檔案的查詢、借閱等利用服務(wù)。

（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門電子文件的形成、積累和整理工作，確保電子文件的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的電子文件向檔案管理部門歸檔。3.配合檔案管理部門做好電子檔案的管理和利用工作。

（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)提供電子文件歸檔與電子檔案管理所需的技術(shù)支持和保障，包括網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)、軟件等方面。2.協(xié)助檔案管理部門制定電子文件歸檔與電子檔案管理的技術(shù)方案和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。3.負(fù)責(zé)維護(hù)電子文件歸檔與電子檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。

三、電子文件的形成與積累（一）電子文件的來源電子文件主要來源于本單位各部門在日常工作中通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)生成、接收和處理的各類文件，包括但不限于辦公文件、業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、報(bào)表數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔、圖像音頻視頻等。

（二）電子文件的形成要求1.電子文件應(yīng)使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范的辦公軟件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等進(jìn)行生成和處理，確保文件格式的通用性和兼容性。2.電子文件的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，表述清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，符合法律法規(guī)和政策要求。3.電子文件應(yīng)標(biāo)注明確的文件名稱、日期、作者、來源等元數(shù)據(jù)信息，以便于識(shí)別和管理。4.電子文件的生成和處理過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括文件的創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間、操作人等信息，以便于追溯和審計(jì)。

（三）電子文件的積累1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子文件的積累工作，定期對(duì)本部門形成的電子文件進(jìn)行收集、整理和分類。2.電子文件的積累應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，按照年度、機(jī)構(gòu)、問題等進(jìn)行分類，確保電子文件的系統(tǒng)性和完整性。3.對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并分別保存于不同的地點(diǎn)。

四、電子文件的整理（一）整理原則電子文件的整理應(yīng)遵循紙質(zhì)文件整理的基本原則，同時(shí)結(jié)合電子文件的特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檢索和利用。

（二）整理方法1.分類按照電子文件的來源、內(nèi)容、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，可采用年度分類法、機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法等。分類應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，避免頻繁變動(dòng)。2.編號(hào)為每份電子文件賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)可采用順序號(hào)、分類號(hào)加順序號(hào)等形式。3.著錄對(duì)電子文件的元數(shù)據(jù)信息進(jìn)行詳細(xì)著錄，包括文件名稱、日期、作者、來源、保管期限等。著錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求。4.裝訂對(duì)于一些需要裝訂的電子文件，可采用電子文檔合并、轉(zhuǎn)換等方式，將相關(guān)電子文件合并為一個(gè)文件進(jìn)行保存，并進(jìn)行必要的格式調(diào)整和標(biāo)注。

（三）整理要求1.電子文件的整理應(yīng)在電子文件形成后及時(shí)進(jìn)行，確保整理工作的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.整理過程中應(yīng)注意保護(hù)電子文件的原始信息，不得隨意更改文件內(nèi)容和格式。3.整理后的電子文件應(yīng)建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于檢索和查詢。

五、電子文件的歸檔（一）歸檔范圍1.本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子文件，包括但不限于重要的會(huì)議文件、決策文件、業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、技術(shù)文檔、人事檔案等。2.電子文件的定稿、正本、草稿等不同版本均應(yīng)歸檔保存，以反映文件的形成過程和歷史原貌。3.與電子文件相關(guān)的元數(shù)據(jù)信息、背景信息、操作記錄等應(yīng)一并歸檔保存，確保電子檔案的完整性和可用性。

（二）歸檔時(shí)間1.一般情況下，電子文件應(yīng)在其形成后的次年上半年向檔案管理部門歸檔。2.對(duì)于重要的緊急電子文件，應(yīng)在文件辦理完畢后及時(shí)歸檔。

（三）歸檔方式1.在線歸檔通過電子文件歸檔與電子檔案管理系統(tǒng)，將整理好的電子文件直接上傳至檔案管理部門的服務(wù)器進(jìn)行歸檔保存。在線歸檔應(yīng)確保電子文件傳輸?shù)臏?zhǔn)確性和完整性，同時(shí)應(yīng)進(jìn)行必要的身份認(rèn)證和加密處理，防止文件被篡改或泄露。2.離線歸檔對(duì)于一些不便于通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)碾娮游募?，可采用離線存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行歸檔，如光盤、磁帶等。離線歸檔的電子文件應(yīng)按照檔案管理部門的要求進(jìn)行整理、編號(hào)、著錄等，并填寫《電子文件離線歸檔移交清單》，與存儲(chǔ)介質(zhì)一并移交檔案管理部門。

（四）歸檔要求1.歸檔的電子文件應(yīng)符合檔案管理部門規(guī)定的格式和質(zhì)量要求，確保文件能夠正常讀取和利用。2.歸檔的電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件的內(nèi)容保持一致，如有差異應(yīng)進(jìn)行說明和標(biāo)注。3.檔案管理部門在接收電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和檢查，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)通知文件形成部門進(jìn)行整改。

六、電子檔案的保管（一）保管環(huán)境1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如服務(wù)器、磁盤陣列、磁帶庫(kù)等。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，防止數(shù)據(jù)丟失。2.電子檔案的保管環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，避免電子檔案因環(huán)境因素受損。3.電子檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁、防塵等安全防護(hù)措施，確保電子檔案的安全。

（二）存儲(chǔ)介質(zhì)管理1.定期對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)介質(zhì)的正常使用。如發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)介質(zhì)出現(xiàn)故障或損壞，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更換和修復(fù)。2.對(duì)重要的電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)分別保存于不同的地點(diǎn)，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.存儲(chǔ)介質(zhì)的使用和管理應(yīng)建立詳細(xì)的記錄，包括存儲(chǔ)介質(zhì)的編號(hào)、使用時(shí)間、存儲(chǔ)內(nèi)容、維護(hù)情況等，便于追溯和管理。

（三）電子檔案的備份1.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份周期可根據(jù)電子檔案的重要程度和變動(dòng)情況確定，一般可分為每日備份、每周備份、每月備份等。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并分別保存于不同的地點(diǎn)。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行異地存儲(chǔ)，以防止因自然災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行完整性檢查，確保備份數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可用性。如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)和處理。

（四）電子檔案的檢索與利用1.建立完善的電子檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按文件名稱、日期、作者、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，便于快速準(zhǔn)確地查找所需電子檔案。2.電子檔案的檢索系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)用戶的身份和權(quán)限，限制對(duì)電子檔案的訪問和利用范圍。3.提供電子檔案的在線查詢、借閱、打印等利用服務(wù)，滿足用戶的工作需要。用戶在利用電子檔案時(shí)，應(yīng)遵守相關(guān)的規(guī)定和要求，不得擅自更改、刪除或傳播電子檔案內(nèi)容。

（五）電子檔案的鑒定與銷毀1.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)電子檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，確定電子檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門參與，共同進(jìn)行評(píng)估和判斷。2.對(duì)已超過保管期限且確無保存價(jià)值的電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀電子檔案應(yīng)采用安全可靠的方式，確保電子檔案的內(nèi)容無法恢復(fù)。3.銷毀電子檔案應(yīng)填寫《電子檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄銷毀電子檔案的名稱、數(shù)量、存儲(chǔ)介質(zhì)編號(hào)等信息，并由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、監(jiān)銷人等簽字確認(rèn)。銷毀清單應(yīng)永久保存，以備查考。

七、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密措施（一）安全保密制度1.建立健全電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密制度，明確安全保密責(zé)任，規(guī)范安全保密行為。2.對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的電子文件和電子檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和單位的保密規(guī)定進(jìn)行管理，采取必要的保密措施，防止信息泄露。

（二）人員管理1.加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔與電子檔案管理人員的安全保密教育，提高其安全保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.對(duì)電子文件歸檔與電子檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和權(quán)限管理，限制其對(duì)電子文件和電子檔案的訪問和操作權(quán)限，防止內(nèi)部人員違規(guī)操作導(dǎo)致信息泄露。

（三）技術(shù)措施1.采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，對(duì)電子文件和電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)、傳輸和訪問控制，防止信息被竊取、篡改或泄露。2.建立電子文件歸檔與電子檔案管理系統(tǒng)的安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)系統(tǒng)的操作日志進(jìn)行詳細(xì)記錄和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。3.定期對(duì)電子文件歸檔與電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。

（四）應(yīng)急處置1.制定電子文件歸檔與電子檔案管理的應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，確保在發(fā)生安全事故時(shí)能夠及時(shí)、有效地進(jìn)行處置。2.定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，提高應(yīng)急處置能力和協(xié)同配合水平。3.建立安全事故報(bào)告制度，一旦發(fā)生安全事故，應(yīng)立即報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，防止事故擴(kuò)大。

八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立電子文件歸檔與電子檔案管理的監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各部門電子文件的形成、積累、整理、歸檔和電子檔案的保管、利用等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查工作可采取日常檢查、專項(xiàng)檢查、定期考核等方式進(jìn)行，確保電子文件歸檔與電子檔案管理工作符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和制度要求。

（二）問題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改通知書應(yīng)明確整改內(nèi)容、整改期限和整改責(zé)任人等。2.相關(guān)部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真制定整改措施，及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況書面報(bào)告檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。對(duì)整改不力的部門，應(yīng)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。