企業(yè)內(nèi)部往來(lái)文書(shū)范本及指導(dǎo)手冊(cè)一、總則1.1目的內(nèi)部往來(lái)文書(shū)范本及指導(dǎo)手冊(cè)的制定旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)之間的經(jīng)濟(jì)往來(lái)活動(dòng)，明確往來(lái)業(yè)務(wù)的流程、賬務(wù)處理、內(nèi)部控制等方面的要求，保證企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和完整性，提高企業(yè)內(nèi)部管理效率，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)建立統(tǒng)一的內(nèi)部往來(lái)制度和流程，使各部門(mén)之間的經(jīng)濟(jì)往來(lái)更加有序、規(guī)范，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部資源的合理配置和協(xié)同發(fā)展。1.2范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)內(nèi)部所有部門(mén)之間的往來(lái)業(yè)務(wù)，包括但不限于采購(gòu)與銷售、資金調(diào)撥、費(fèi)用分?jǐn)偂①Y產(chǎn)轉(zhuǎn)移等方面的往來(lái)。無(wú)論業(yè)務(wù)規(guī)模大小、交易頻率高低，都應(yīng)按照本手冊(cè)的要求進(jìn)行管理和操作。1.3適用對(duì)象本手冊(cè)適用于企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門(mén)，包括但不限于財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、銷售部、生產(chǎn)部、倉(cāng)儲(chǔ)部等。各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照本手冊(cè)的要求進(jìn)行內(nèi)部往來(lái)業(yè)務(wù)的處理，保證往來(lái)業(yè)務(wù)的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。二、內(nèi)部往來(lái)的定義與分類2.1定義內(nèi)部往來(lái)是指企業(yè)內(nèi)部不同部門(mén)之間由于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)而發(fā)生的資金往來(lái)、物資往來(lái)或服務(wù)往來(lái)等。這些往來(lái)業(yè)務(wù)通常涉及到資金的收付、物資的轉(zhuǎn)移或服務(wù)的提供與接受，是企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要組成部分。2.2分類根據(jù)往來(lái)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和內(nèi)容，內(nèi)部往來(lái)可以分為以下幾類：資金往來(lái)：包括各部門(mén)之間的借款、還款、資金調(diào)撥等業(yè)務(wù)。物資往來(lái)：涉及到各部門(mén)之間的原材料、半成品、成品等物資的轉(zhuǎn)移和調(diào)撥。服務(wù)往來(lái)：如各部門(mén)之間提供的技術(shù)支持、維修服務(wù)、咨詢服務(wù)等。費(fèi)用分?jǐn)偅簩?duì)企業(yè)共同承擔(dān)的費(fèi)用進(jìn)行合理的分?jǐn)偤秃怂悖缢娰M(fèi)、房租、辦公費(fèi)用等。三、內(nèi)部往來(lái)的流程3.1建立往來(lái)賬戶流程各部門(mén)應(yīng)根據(jù)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理制度，向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)建立內(nèi)部往來(lái)賬戶。申請(qǐng)時(shí)應(yīng)提供部門(mén)名稱、負(fù)責(zé)人、聯(lián)系方式等基本信息，并明確往來(lái)賬戶的用途和核算范圍。財(cái)務(wù)部在收到申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，并為各部門(mén)開(kāi)立內(nèi)部往來(lái)賬戶。賬戶開(kāi)立后，各部門(mén)應(yīng)妥善保管賬戶信息，不得隨意更改或泄露。3.2日常往來(lái)業(yè)務(wù)流程日常往來(lái)業(yè)務(wù)包括資金收付、物資調(diào)撥、服務(wù)提供與接受等。各部門(mén)在進(jìn)行日常往來(lái)業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的流程和手續(xù)辦理，填寫(xiě)相關(guān)的憑證和報(bào)表，并及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部進(jìn)行核算和記賬。具體流程如下：資金收付：各部門(mén)需要支付款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交財(cái)務(wù)部進(jìn)行審批。財(cái)務(wù)部在收到付款申請(qǐng)單后，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的資金管理制度進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的方式進(jìn)行付款。收款部門(mén)在收到款項(xiàng)后，應(yīng)及時(shí)將收款憑證傳遞給財(cái)務(wù)部進(jìn)行記賬。物資調(diào)撥：各部門(mén)之間需要調(diào)撥物資時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)物資調(diào)撥單，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交財(cái)務(wù)部進(jìn)行審批。財(cái)務(wù)部在收到物資調(diào)撥單后，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的物資管理制度進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，并辦理物資的轉(zhuǎn)移手續(xù)。接收部門(mén)在收到物資后，應(yīng)及時(shí)將接收憑證傳遞給財(cái)務(wù)部進(jìn)行記賬。服務(wù)提供與接受：各部門(mén)之間提供服務(wù)或接受服務(wù)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)服務(wù)提供單或服務(wù)接受單，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交財(cái)務(wù)部進(jìn)行審批。財(cái)務(wù)部在收到服務(wù)提供單或服務(wù)接受單后，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的服務(wù)管理制度進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的方式進(jìn)行核算和記賬。3.3對(duì)賬與結(jié)算流程為了保證內(nèi)部往來(lái)業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，各部門(mén)應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部進(jìn)行對(duì)賬。對(duì)賬內(nèi)容包括往來(lái)賬戶余額、往來(lái)業(yè)務(wù)明細(xì)等。對(duì)賬工作應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，每月至少進(jìn)行一次。對(duì)賬結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)，并進(jìn)行調(diào)整和處理。對(duì)于已經(jīng)結(jié)算的往來(lái)業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，并編制往來(lái)業(yè)務(wù)結(jié)算報(bào)表。結(jié)算報(bào)表應(yīng)包括往來(lái)賬戶余額、已結(jié)算金額、未結(jié)算金額等信息，以便各部門(mén)了解往來(lái)業(yè)務(wù)的結(jié)算情況。四、內(nèi)部往來(lái)的賬務(wù)處理4.1記賬方法內(nèi)部往來(lái)的賬務(wù)處理應(yīng)采用復(fù)式記賬法，即每一筆往來(lái)業(yè)務(wù)都應(yīng)同時(shí)在兩個(gè)或兩個(gè)以上的賬戶中進(jìn)行登記，以反映業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈。具體記賬方法如下：資金往來(lái)：對(duì)于資金收付業(yè)務(wù)，應(yīng)根據(jù)付款憑證或收款憑證，在“銀行存款”或“現(xiàn)金”賬戶中登記收付金額，同時(shí)在“內(nèi)部往來(lái)”賬戶中登記往來(lái)單位和金額。物資往來(lái)：對(duì)于物資調(diào)撥業(yè)務(wù)，應(yīng)根據(jù)物資調(diào)撥單，在“原材料”、“半成品”、“成品”等物資賬戶中登記調(diào)撥數(shù)量和金額，同時(shí)在“內(nèi)部往來(lái)”賬戶中登記往來(lái)單位和金額。服務(wù)往來(lái)：對(duì)于服務(wù)提供與接受業(yè)務(wù)，應(yīng)根據(jù)服務(wù)提供單或服務(wù)接受單，在“管理費(fèi)用”、“銷售費(fèi)用”等費(fèi)用賬戶中登記服務(wù)費(fèi)用金額，同時(shí)在“內(nèi)部往來(lái)”賬戶中登記往來(lái)單位和金額。費(fèi)用分?jǐn)偅簩?duì)于費(fèi)用分?jǐn)倶I(yè)務(wù)，應(yīng)根據(jù)費(fèi)用分?jǐn)偙?，在各受益部門(mén)的費(fèi)用賬戶中登記分?jǐn)偨痤~，同時(shí)在“內(nèi)部往來(lái)”賬戶中登記分?jǐn)倖挝缓徒痤~。4.2憑證管理內(nèi)部往來(lái)的憑證管理是賬務(wù)處理的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)格按照企業(yè)的財(cái)務(wù)管理制度進(jìn)行管理。憑證應(yīng)包括付款申請(qǐng)單、收款憑證、物資調(diào)撥單、服務(wù)提供單、服務(wù)接受單、費(fèi)用分?jǐn)偙淼?。憑證的填制應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確、完整，不得涂改、漏填或錯(cuò)填。憑證的審核和批準(zhǔn)應(yīng)嚴(yán)格按照企業(yè)的審批流程進(jìn)行，保證憑證的真實(shí)性、合法性和有效性。憑證的傳遞應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，不得延誤或丟失。4.3報(bào)表編制內(nèi)部往來(lái)的報(bào)表編制是反映企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的重要手段，應(yīng)按照企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)表制度進(jìn)行編制。報(bào)表應(yīng)包括內(nèi)部往來(lái)余額表、內(nèi)部往來(lái)明細(xì)表、內(nèi)部往來(lái)結(jié)算報(bào)表等。報(bào)表的編制應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)或漏報(bào)。報(bào)表的審核和批準(zhǔn)應(yīng)嚴(yán)格按照企業(yè)的審批流程進(jìn)行，保證報(bào)表的質(zhì)量和可靠性。五、內(nèi)部往來(lái)的內(nèi)部控制5.1授權(quán)與審批內(nèi)部往來(lái)的授權(quán)與審批是內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴(yán)格按照企業(yè)的授權(quán)審批制度進(jìn)行管理。各部門(mén)在進(jìn)行內(nèi)部往來(lái)業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和金額，向相應(yīng)的授權(quán)人申請(qǐng)審批。授權(quán)人應(yīng)根據(jù)企業(yè)的授權(quán)審批制度，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，并在憑證上簽字或蓋章。未經(jīng)授權(quán)或?qū)徟耐鶃?lái)業(yè)務(wù)，不得辦理。5.2監(jiān)督與檢查內(nèi)部往來(lái)的監(jiān)督與檢查是內(nèi)部控制的重要保障，應(yīng)定期對(duì)內(nèi)部往來(lái)業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督和檢查。監(jiān)督與檢查的內(nèi)容包括往來(lái)賬戶的使用情況、往來(lái)業(yè)務(wù)的合規(guī)性、賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性等。監(jiān)督與檢查工作應(yīng)由企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)，也可以委托外部審計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行。監(jiān)督與檢查結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)，并進(jìn)行整改和處理。5.3風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估內(nèi)部往來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)定期對(duì)內(nèi)部往來(lái)業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的內(nèi)容包括往來(lái)業(yè)務(wù)的信用風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)等。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作應(yīng)由企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)或財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)，也可以委托外部咨詢機(jī)構(gòu)進(jìn)行。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)，并采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制措施。六、內(nèi)部往來(lái)的糾紛處理6.1糾紛原因分析內(nèi)部往來(lái)的糾紛通常是由于往來(lái)業(yè)務(wù)的不規(guī)范、賬務(wù)處理的不準(zhǔn)確或溝通協(xié)調(diào)不暢等原因引起的。糾紛的表現(xiàn)形式包括往來(lái)賬戶余額不一致、往來(lái)業(yè)務(wù)明細(xì)不清、往來(lái)款項(xiàng)收付不及時(shí)等。在處理糾紛時(shí)，應(yīng)首先對(duì)糾紛原因進(jìn)行分析，找出問(wèn)題的癥結(jié)所在。6.2處理原則與方法內(nèi)部往來(lái)的糾紛處理應(yīng)遵循公平、公正、合理的原則，采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式進(jìn)行處理。在處理糾紛時(shí)，應(yīng)充分考慮雙方的利益，尋求雙方都能接受的解決方案。同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決糾紛，避免糾紛的擴(kuò)大化和惡化。6.3案例分享以下是一個(gè)內(nèi)部往來(lái)糾紛的案例：某企業(yè)的銷售部門(mén)與采購(gòu)部門(mén)之間存在一筆物資調(diào)撥業(yè)務(wù)，但由于雙方在物資調(diào)撥單的填寫(xiě)上存在差異，導(dǎo)致往來(lái)賬戶余額不一致。銷售部門(mén)認(rèn)為采購(gòu)部門(mén)少收了物資，而采購(gòu)部門(mén)則認(rèn)為銷售部門(mén)多發(fā)貨了。雙方經(jīng)過(guò)多次協(xié)商無(wú)果后，向企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)部門(mén)申請(qǐng)調(diào)解。內(nèi)部審計(jì)部門(mén)在接到申請(qǐng)后，對(duì)雙方的往來(lái)業(yè)務(wù)進(jìn)行了詳細(xì)的調(diào)查和核實(shí)，并組織雙方進(jìn)行了溝通和協(xié)商。最終，雙方達(dá)成了一致意見(jiàn)，采購(gòu)部門(mén)補(bǔ)發(fā)了少收的物資，銷售部門(mén)也對(duì)多發(fā)貨的部分進(jìn)行了調(diào)整。通過(guò)這個(gè)案例可以看出，在處理內(nèi)部往來(lái)糾紛時(shí)，應(yīng)及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，查明事實(shí)真相，采取合理的處理方式，以維護(hù)企業(yè)的利益和形象。七、內(nèi)部往來(lái)的優(yōu)化與改進(jìn)7.1問(wèn)題發(fā)覺(jué)與改進(jìn)措施在內(nèi)部往來(lái)的日常管理中，應(yīng)定期對(duì)往來(lái)業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查和分析，發(fā)覺(jué)存在的問(wèn)題和不足之處，并及時(shí)采取改進(jìn)措施。問(wèn)題發(fā)覺(jué)的途徑包括對(duì)賬、審計(jì)、內(nèi)部監(jiān)督等。改進(jìn)措施應(yīng)根據(jù)問(wèn)題的性質(zhì)和嚴(yán)重程度，采取相應(yīng)的措施，如完善制度、優(yōu)化流程、加強(qiáng)培訓(xùn)等。7.2經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與推廣內(nèi)部往來(lái)的優(yōu)化與改進(jìn)是一個(gè)持續(xù)的過(guò)程，應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，將好的做法和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行推廣和應(yīng)用。經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的內(nèi)容包括往來(lái)業(yè)務(wù)的優(yōu)化措施、內(nèi)部控制的改進(jìn)方法、糾紛處理的成功案例等。經(jīng)驗(yàn)總結(jié)應(yīng)形成書(shū)面材料，在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行宣傳和推廣，以提高企業(yè)內(nèi)部管理水平。7.3持續(xù)優(yōu)化的機(jī)制為了保證內(nèi)部往來(lái)的持續(xù)優(yōu)化和改進(jìn)，應(yīng)建立健全持續(xù)優(yōu)化的機(jī)制。持續(xù)優(yōu)化的機(jī)制包括定期評(píng)估、反饋機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制等。定期評(píng)估應(yīng)定期對(duì)內(nèi)部往來(lái)的管理情況進(jìn)行評(píng)估，發(fā)覺(jué)問(wèn)題及時(shí)整改。反饋機(jī)制應(yīng)及時(shí)將評(píng)估結(jié)