湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1浙江盛達鐵塔有限公司簡介.................................................錯誤!未定義書簽。

2浙江盛達鐵塔有限公司辦公用品采購管理現(xiàn)狀、所存在問題及產(chǎn)生原因分析

.................................................................................................................................1

2.1管理現(xiàn)狀......................................................................錯誤!未定義書簽。

2.2存在問題分析..............................................................錯誤!未定義書簽。

2.2.1采購管理模式和機制不健全...........................................................2

2.2.2采購管理與財務(wù)對接不準確...........................................................2

2.2.3倉庫管理人員管理能力不足...........................................................1

2.3問題產(chǎn)生原因分析......................................................................................1

2.3.1采購計劃合理性不夠........................................錯誤!未定義書簽。

2.3.2采購管理與財務(wù)對接存在矛盾.......................................................3

2.3.3辦公用品領(lǐng)取制度不完善...............................................................3

3浙江盛達鐵塔有限公司辦公用品采購業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計.........................3

3.1問題解決方案..............................................................................................3

3.1.1完善采購管理機制...........................................................................3

3.1.2提高業(yè)務(wù)財務(wù)融合...........................................................................3

3.1.3加強采購監(jiān)督管理...........................................................................4

3.2業(yè)財融合流程設(shè)計......................................................................................4

3.2.1流程表設(shè)計.......................................................................................4

3.2.2流程圖設(shè)計.......................................................................................5

3.3相關(guān)財務(wù)核算..............................................................................................6

3.3.1在采購和驗收入庫方面...................................................................6

3.3.2在辦公用品管理方面.......................................................................6

4結(jié)束語.....................................................................................................................7

參考資料.......................................................................................................................8

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

浙江盛達鐵塔有限公司辦公用品采購業(yè)務(wù)財務(wù)

融合流程設(shè)計

1浙江盛達鐵塔有限公司簡介

浙江盛達鐵塔有限公司成立于1978年，是中國電氣設(shè)備集團有限公司下屬宏

盛華源鐵塔股份集團有限公司的重要組成，是一家以金屬制品業(yè)為主的企業(yè)。在

管理方面，“浙江盛達”引入了零缺陷管理、5S管理等新的管理方法，提升了企業(yè)

整體檔次。它率先在業(yè)內(nèi)通過了ISO9001、ISO14001、OHSAS18001管理體系認證，

是中國首批開展1000千伏特高壓試驗鐵塔、鋼構(gòu)架，以及新能源配置制造的企業(yè)

之一。公司以做精品質(zhì)贏市場、做強管理促發(fā)展為企業(yè)精神。它的產(chǎn)品遠銷美國、

英國等75個國家和地區(qū)，廣受好評。

2浙江盛達鐵塔有限公司辦公用品采購管理現(xiàn)狀、所存在問題及

產(chǎn)生原因分析

2.1管理現(xiàn)狀

浙江盛達鐵塔有限公司辦公用品采購主要由采購部負責(zé)。需要采購的用品有

辦公設(shè)備及材料（打印機、復(fù)印機、圓珠筆、文件夾、辦公簿等）、日用品（生

活用紙、一次性用品、咖啡等）。公司主要負責(zé)鐵塔建設(shè)、維護與運營，辦公用

品以線下采購為主。在公司辦公用品的實施過程中，很多員工不關(guān)心辦公用品的

具體使用情況，加上用品領(lǐng)取制度不完善、采購機制不健全，導(dǎo)致其存在浪費現(xiàn)

象。

2.2存在問題分析

雖然浙江盛達鐵塔有限公司在采購方面有制定相應(yīng)的計劃，但由于計劃不夠

嚴謹，在這個過程中存在問題較多，會對公司利益造成一定的損失。

2.2.1采購管理模式和機制不健全

公司采購部門會根據(jù)使用部門的要求進行采購，主要是缺什么就買什么，沒

有統(tǒng)一的安排。有時候甚至因為要急用安排采購人員臨時去市場采購，容易

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影響后續(xù)發(fā)展。其次，供應(yīng)商通常為固定的一兩個，由于合同或者某些條件的

束縛，有時發(fā)生了不可預(yù)見的情況也不能從其他供應(yīng)商處采購。采購管理模式

落后，信息化低，采購負責(zé)人對采購重視程度不夠，隨意性較大，任由操作人

員按照自己的想法實施。從采購決策到采購實施，各個環(huán)節(jié)采取逐級審批，不

能很好的利用互聯(lián)網(wǎng)辦公來提高審批效率，造成手續(xù)繁瑣，效率低下。

2.2.2采購管理與財務(wù)對接不準確

在浙江盛達鐵塔有限公司中采購部門占據(jù)了重要位置。雖然各部門職責(zé)相

對獨立，但采購作為企業(yè)價值鏈中重要的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，與財務(wù)管理密不可分。在

制定采購計劃時，財務(wù)部門會對要購買的辦公用品進行價值預(yù)估，給予相應(yīng)的

貨幣，在采購回來后進行實報實銷。而采購這部分人往往經(jīng)不起誘惑，在報銷

時謊報價格，從中貪污，導(dǎo)致公司流出資金增多，侵害了公司利益。

2.2.3倉庫管理人員管理能力不足

公司倉庫管理人員招聘的是40周歲以上的勞動力，他們沒有經(jīng)過專業(yè)的培

訓(xùn)，知識儲備不夠，無法更好的控制和管理倉庫，很容易出現(xiàn)入庫和出庫數(shù)目

不對等、庫存統(tǒng)計錯誤等問題。公司在倉庫管理方面的用人關(guān)系上任人唯親的

現(xiàn)象比較普遍，他們對物品認知不夠，不能夠準確識別產(chǎn)品規(guī)格，很容易把產(chǎn)

品弄混，導(dǎo)致出庫困難。更多的是倉庫管理人員在個人素質(zhì)方面有所欠缺，總

有人不能認真工作，為自己的懶惰找借口，影響管理工作的效率。

2.3問題產(chǎn)生原因分析

2.3.1采購計劃合理性不夠

降低采購成本是企業(yè)采購管理的目標之一。要做到這一點，就必須保證采

購計劃有充分的合理性和必要性，減少不必要的采購支出。公司沒有明確的采

購計劃，沒有提前對采購需求進行分析，在對供應(yīng)商的選擇上隨意性很大。公

司內(nèi)部之間缺乏有效溝通，看似每個人都忙忙碌碌，實則有些人根本不知道自

己在忙什么。同時采購部門沒有做詳細的市場調(diào)查，缺乏了解。其次公司主要

是線下采購，沒有對比性，容易投大錢贏小利。

2.3.2采購管理與財務(wù)對接存在矛盾

公司某些員工濫用職權(quán)，在采購發(fā)票或者出差報銷上動手腳。由于財務(wù)監(jiān)

管人員監(jiān)管力度不夠，有的員工甚至伙同作案，中飽私囊。財務(wù)是監(jiān)督和控制

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采購的，只有規(guī)范采購行為，加強財務(wù)監(jiān)督，才可以實現(xiàn)采購管理和財務(wù)的有

效對接。同時采購和倉庫也是一條連接線，倉管人員認知能力、掌握技術(shù)、領(lǐng)

導(dǎo)能力的不足也很容易導(dǎo)致倉庫管理混亂，影響公司資產(chǎn)的確定性，從而導(dǎo)致

公司利潤不準確。所以要嚴格把控倉管人員的招聘以及后續(xù)的技能培訓(xùn)。

2.3.3辦公用品領(lǐng)取制度不完善

浙江盛達鐵塔有限公司設(shè)置的固定辦公用品領(lǐng)取點范圍較大。有些員工連

申領(lǐng)都不用就直接拿取，很容易導(dǎo)致辦公用品出入庫產(chǎn)生差錯。某些耐用的辦

公用品（計算器、訂書機、文件夾、剪刀等）在原則上不再增補，這就導(dǎo)致有

些員工多領(lǐng)，而其他員工急用時去領(lǐng)卻沒有了，物品消耗過快造成不必要浪費。

3浙江盛達鐵塔有限公司辦公用品采購業(yè)務(wù)財務(wù)融合流程設(shè)計

3.1問題解決方案

3.1.1完善采購管理機制

采購管理體制的完善是采購管理工作有效進行的重要保證。公司需要制定

完善的采購制度，明確每個部門的職責(zé)，加強部門之間的有效溝通，同時員工

則需要樹立科學(xué)的采購管理理念，堅持“秉公辦事、維護公司利益”的原則。

其次，可以將采購計劃分為集中采購和分散采購，集中采購重要急用的大型物

件，分散采購小型物件，采購物件時綜合考慮質(zhì)量價格，采取擇優(yōu)的方法，利

于降低采購成本。制定采購計劃前需確認數(shù)目，減少成本的浪費。優(yōu)化辦公用

品領(lǐng)取制度，定期清點，及時采購，同時做好賬目登記，避免出現(xiàn)賬實不符的

情況。規(guī)范采購工作可以保障辦公用品的持續(xù)供應(yīng)并利于合理利用資源。

3.1.2提高業(yè)務(wù)財務(wù)融合

公司可以建立業(yè)財融合工作機制，由財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門共同帶領(lǐng)，在制

定好采購計劃后，可以安排相應(yīng)的財務(wù)人員與采購人員一起外出采購，安排專

員記錄當天所做事情，確保采購的透明性，回去后采購人員則憑借發(fā)票向出納

報銷。業(yè)務(wù)工作和財務(wù)工作要相互配合，資源配置共享，相互支持。這一方法

有效的提高了財務(wù)管理水平，便于財務(wù)人員直接有效地管理采購工作，提高了

采購與財務(wù)的融合度，將公司的價值最大化，利于公司長久健康的發(fā)展。

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3.1.3加強采購監(jiān)督管理

采購價格的高低要以質(zhì)量為前提去談，質(zhì)的定性與控制需要人去抓。在采

購的每一個環(huán)節(jié)實施獎懲機制，對認真負責(zé)的員工給予一定的獎勵（如：200-400

元、糧食、堅果等），如果有人積極舉報消極怠工或者暗箱操作的員工也可以獲

得如上的獎勵，而對于犯錯誤的員工則給予扣錢通報處理。同時可以設(shè)立一個

監(jiān)察組，大概四五個人，對市面上能查到的東西行情質(zhì)量做了解證實，這可以

扼殺很多大的問題的漏洞。另外，采購員要對采購工作有記錄，要經(jīng)常總結(jié)匯

報和分析，監(jiān)察組要定期檢查。這些措施提高了采購效率，加強了對采購監(jiān)督

的管理。

3.2業(yè)財融合流程設(shè)計

3.2.1流程表設(shè)計

表1辦公用品采購業(yè)務(wù)財務(wù)流程設(shè)計表

序號工作流程負責(zé)人工作內(nèi)容

根據(jù)實際需要填寫采購申請單并

1填寫采購申請單采購專員

交給采購部

2審核采購申請單采購部主管批準并提交給財務(wù)部

3審核采購申請單財務(wù)部主管審核無誤后批準并交給總經(jīng)理

4審核采購申請單總經(jīng)理批準采購申請單

選擇供應(yīng)商并簽采購部主管采購主管簽字，采購專員檢查辦

5

訂采購合同采購專員公用品是否無誤

審核采購發(fā)票

6財務(wù)會計審核采購發(fā)票并填寫付款申請單

填寫付款申請單

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7審核付款申請單總經(jīng)理審核付款申請單合理性并簽字

8付款出納根據(jù)發(fā)票和付款申請單付款

9登記入庫總經(jīng)理審核入庫單并簽字

根據(jù)歸納的原始憑證編制記賬憑

10編制記賬憑證財務(wù)會計

證

11審核記賬憑證財務(wù)部審核記賬憑證的準確性和合理性

編制明細賬、日編制明細賬、日記賬、財務(wù)報表

12費用會計

記賬、財務(wù)報表并總結(jié)

3.2.2流程圖設(shè)計

采購專員填寫采采購部主管審核財務(wù)部主管審核

購申請單采購申請單采購申請單

采購專員檢查辦采購部主管簽訂總經(jīng)理審核采購

公用品采購合同申請單

總經(jīng)理審核付款

財務(wù)會計審核采財務(wù)會計填寫付

申請單

購發(fā)票款申請單

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財務(wù)會計編輯會出納付款

總經(jīng)理審核入庫

計憑證

單

財務(wù)部審核會費用會計做賬、

計憑證做報表

圖1辦公用品采購業(yè)務(wù)財務(wù)流程設(shè)計圖

3.3相關(guān)財務(wù)核算

3.3.1在采購和驗收入庫方面

業(yè)財融合流程設(shè)計更好的加強了部門之間的交流與合作。采購部門在填寫

采購申請單后一直到交予經(jīng)理審核這一系列的流程，確保了采購的合理性和真

實性，同時也杜絕了辦公用品的浪費，減少了采購成本。

例：2023年1月1日公司購入一批辦公用品，價款1000元，共支付1170

元，并取得相應(yīng)發(fā)票

（1）借：管理費用-辦公費1000

應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅（進項稅額）170

貸：應(yīng)付賬款1170

（2）支付辦公用品款項時

借：應(yīng)付賬款-浙江盛達鐵塔有限公司1170

貸：銀行存款1170

（3）期末結(jié)轉(zhuǎn)費用時

借：本年利潤1000

貸：管理費用-辦公費1000

3.3.2在辦公用品管理方面

本設(shè)計中，公司在購買辦公用品后，每個部門依照需要數(shù)量領(lǐng)取后，應(yīng)將

其放于專門放置辦公用品處，并安排人專門保管，在員工需要時再從中拿取，

并做好登記，同時定期清理辦公用品，做好結(jié)算。另外，公司可以安排相關(guān)人

員定期號召大家節(jié)約使用辦公用品，減少浪費，也可以減少采購次數(shù)，降低采

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購成本。在使用價格較高的辦公用品時，需要小心謹慎，防止損壞。為了避免

某些員工不遵守規(guī)章制度，公司可以對隨意處置辦公用品的人進行一定的處罰。

例：（1）辦公用品價值較低時，如2023年1月2日購入辦公用品500元，

以現(xiàn)金支付，則：

借：管理費用-辦公費500

貸：庫存現(xiàn)金