檔案“三合一”制度?一、制度概述檔案"三合一"制度是指將全宗指南（全宗介紹）、立檔單位大事記和組織沿革這三個(gè)重要檔案編研成果整合在一起，形成一個(gè)有機(jī)的整體，全面、系統(tǒng)地反映立檔單位檔案信息和歷史發(fā)展脈絡(luò)的制度。這一制度有助于提高檔案的利用價(jià)值，為單位的各項(xiàng)工作提供更加全面、準(zhǔn)確的歷史參考依據(jù)。

二、制度目的1.全面呈現(xiàn)立檔單位信息通過整合全宗指南、大事記和組織沿革，全方位展示立檔單位的基本情況、歷史發(fā)展過程以及重要事件，使利用者能夠快速、全面地了解該單位的全貌。2.提高檔案利用效率將分散的檔案信息集中整理，形成一個(gè)統(tǒng)一的編研成果，方便利用者查找和獲取所需信息，減少利用檔案的時(shí)間和精力成本，提高檔案的利用效率。3.加強(qiáng)檔案資源建設(shè)促進(jìn)檔案資源的深度開發(fā)和有效整合，提升檔案工作的整體水平，使檔案資源更好地服務(wù)于單位的各項(xiàng)工作和發(fā)展需求。

三、適用范圍本制度適用于本單位及所屬各部門的檔案管理工作，涉及各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等。

四、全宗指南編制規(guī)范全宗指南的定義與作用全宗指南是介紹和報(bào)道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案編研材料，它以全宗為單位，全面、系統(tǒng)地揭示立檔單位檔案的內(nèi)容和成分，是利用者了解全宗歷史和查找檔案的重要工具。

全宗指南的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容1.全宗指南封面全宗名稱：立檔單位的全稱，并注明歷史曾用名。全宗號(hào)：填寫本單位檔案管理部門賦予該全宗的編號(hào)。編制單位：填寫負(fù)責(zé)編制全宗指南的部門或人員。編制日期：注明全宗指南的編制完成時(shí)間。2.全宗指南正文立檔單位歷史概況單位基本情況：包括立檔單位的成立時(shí)間、性質(zhì)、隸屬關(guān)系、職能任務(wù)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制等。歷史沿革：簡要介紹立檔單位從成立到目前的發(fā)展變化過程，包括各個(gè)歷史階段的主要事件、機(jī)構(gòu)調(diào)整、名稱變更等。全宗檔案的內(nèi)容與成分檔案來源：說明檔案的形成渠道，如內(nèi)部機(jī)構(gòu)文件、會(huì)議文件、業(yè)務(wù)往來文件等。檔案內(nèi)容：按照檔案的類別，如文書檔案、科技檔案、人事檔案等，分別介紹各類檔案所包含的主要內(nèi)容和重點(diǎn)文件。檔案形成時(shí)間：明確各類檔案的形成時(shí)間段，反映檔案的時(shí)間跨度。檔案保管期限：注明不同類別檔案的保管期限劃分情況。檔案整理情況：簡述檔案的整理原則、方法和分類體系。檢索查閱方法檢索工具：介紹本全宗所使用的檢索工具，如案卷目錄、電子檢索系統(tǒng)等。查閱方式：說明利用者查閱檔案的手續(xù)、方式和地點(diǎn)等相關(guān)信息。

全宗指南編制要求1.準(zhǔn)確性內(nèi)容必須準(zhǔn)確無誤，對(duì)立檔單位的歷史情況和檔案信息要進(jìn)行認(rèn)真核實(shí)，確保所提供的信息真實(shí)可靠。數(shù)據(jù)、事實(shí)等要與原始檔案記錄相一致，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或虛假信息。2.完整性全面涵蓋立檔單位的各個(gè)方面信息，包括基本情況、歷史沿革、檔案內(nèi)容與成分等，不得遺漏重要內(nèi)容。對(duì)檔案的介紹要完整，包括檔案來源、形成時(shí)間、保管期限、整理情況等，使利用者能夠全面了解檔案的整體情況。3.規(guī)范性遵循統(tǒng)一的格式和規(guī)范進(jìn)行編制，如字體、字號(hào)、排版等要符合要求。語言表達(dá)要規(guī)范、簡潔、明了，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和語句。

五、立檔單位大事記編寫規(guī)范大事記的定義與作用立檔單位大事記是按照時(shí)間順序，簡要記載立檔單位在一定歷史時(shí)期內(nèi)發(fā)生的重大事件、重要活動(dòng)和關(guān)鍵決策等的參考資料，它反映了立檔單位的發(fā)展歷程和歷史軌跡，為研究單位歷史和各項(xiàng)工作提供了重要線索。

大事記的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容1.大事記封面大事記名稱：立檔單位大事記全稱。編制單位：同全宗指南封面編制單位。編制日期：大事記的編制完成時(shí)間。2.大事記正文時(shí)間：按照年、月、日的順序依次記錄事件發(fā)生時(shí)間，時(shí)間要準(zhǔn)確無誤。事件內(nèi)容：詳細(xì)描述事件的發(fā)生經(jīng)過、主要人物、事件結(jié)果等，突出事件的重要性和影響力。備注：對(duì)一些需要特別說明的事項(xiàng)，如事件的背景、相關(guān)補(bǔ)充信息等進(jìn)行簡要標(biāo)注。

大事記編寫要求1.客觀真實(shí)堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，依據(jù)原始檔案、文件資料、會(huì)議記錄等準(zhǔn)確記錄事件，不得夸大、縮小或歪曲事實(shí)。對(duì)事件的描述要基于客觀證據(jù)，避免主觀臆斷和虛構(gòu)情節(jié)。2.突出重點(diǎn)重點(diǎn)記錄立檔單位的重大事件、重要決策、關(guān)鍵業(yè)務(wù)活動(dòng)等，這些事件對(duì)單位的發(fā)展具有重要影響。關(guān)注事件的起因、經(jīng)過和結(jié)果，突出事件的核心要點(diǎn)，使大事記能夠準(zhǔn)確反映單位的發(fā)展脈絡(luò)。3.一事一記每一條大事記記錄一個(gè)獨(dú)立的事件，避免將多個(gè)事件合并記錄或在一條記錄中包含過多內(nèi)容。事件記錄要簡潔明了，突出主要事實(shí)，避免冗長和繁瑣的敘述。4.及時(shí)更新隨著單位的發(fā)展和新事件的發(fā)生，要及時(shí)對(duì)大事記進(jìn)行補(bǔ)充和更新，確保大事記的時(shí)效性和完整性。

六、組織沿革編寫規(guī)范組織沿革的定義與作用組織沿革是系統(tǒng)記載立檔單位組織發(fā)展變化情況的一種編研材料，它反映了立檔單位在不同歷史時(shí)期的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、隸屬關(guān)系等方面的演變過程，為研究單位的組織發(fā)展和歷史變遷提供了重要依據(jù)。

組織沿革的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容1.組織沿革封面組織沿革名稱：立檔單位組織沿革全稱。編制單位：同前。編制日期：編制完成時(shí)間。2.組織沿革正文立檔單位概況：簡述立檔單位的基本情況，如成立時(shí)間、性質(zhì)、職能等。歷史分期：根據(jù)立檔單位的發(fā)展歷程，劃分不同的歷史時(shí)期，如成立初期、發(fā)展階段、改革時(shí)期等，并說明各時(shí)期的起止時(shí)間。各歷史時(shí)期組織狀況機(jī)構(gòu)設(shè)置：詳細(xì)列出各歷史時(shí)期立檔單位內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，包括機(jī)構(gòu)名稱、職能范圍、隸屬關(guān)系等。人員編制：記錄各時(shí)期的人員編制數(shù)量、人員結(jié)構(gòu)變化等情況。領(lǐng)導(dǎo)任職：列出各時(shí)期立檔單位的主要領(lǐng)導(dǎo)任職情況，包括姓名、任職時(shí)間、職務(wù)等。組織發(fā)展變化原因：分析各歷史時(shí)期組織發(fā)生變化的原因，如政策調(diào)整、業(yè)務(wù)拓展、機(jī)構(gòu)改革等。

組織沿革編寫要求1.全面系統(tǒng)全面涵蓋立檔單位組織發(fā)展的各個(gè)方面信息，確保組織沿革的系統(tǒng)性和完整性。對(duì)機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、領(lǐng)導(dǎo)任職等方面的記錄要連貫、全面，反映出組織發(fā)展的全貌。2.準(zhǔn)確清晰機(jī)構(gòu)名稱、人員姓名、任職時(shí)間、職務(wù)等信息要準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或混淆。語言表達(dá)要清晰明了，對(duì)組織變化情況的描述要易于理解，使利用者能夠準(zhǔn)確把握立檔單位的組織發(fā)展脈絡(luò)。3.圖表輔助可適當(dāng)采用圖表的形式，如組織結(jié)構(gòu)圖、人員編制變化圖等，直觀展示組織發(fā)展變化情況，增強(qiáng)組織沿革的可讀性和可視性。

七、檔案"三合一"制度實(shí)施流程準(zhǔn)備階段1.成立工作小組由檔案管理部門牽頭，聯(lián)合相關(guān)業(yè)務(wù)部門成立檔案"三合一"制度實(shí)施工作小組，明確各成員的職責(zé)分工。2.收集資料檔案管理部門負(fù)責(zé)收集立檔單位的各類檔案資料，包括文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、會(huì)議記錄、文件匯編等。相關(guān)業(yè)務(wù)部門協(xié)助提供涉及本部門的歷史資料、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、工作記錄等。3.制定工作計(jì)劃根據(jù)工作任務(wù)和時(shí)間要求，制定詳細(xì)的檔案"三合一"制度實(shí)施工作計(jì)劃，明確各階段的工作目標(biāo)、任務(wù)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

編寫階段1.全宗指南編寫工作小組對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)梳理，按照全宗指南的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容要求進(jìn)行編寫。編寫過程中要注重檔案信息的提煉和整合，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。2.大事記編寫依據(jù)檔案資料和相關(guān)歷史記錄，按照大事記的編寫要求，從眾多事件中篩選出重大事件、重要活動(dòng)等進(jìn)行記錄。對(duì)每一條大事記進(jìn)行反復(fù)核實(shí)，確保時(shí)間、事件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.組織沿革編寫詳細(xì)查閱檔案資料，梳理立檔單位的組織發(fā)展歷程，按照組織沿革的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容要求進(jìn)行編寫。對(duì)機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、領(lǐng)導(dǎo)任職等信息進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，保證信息的準(zhǔn)確性。

審核階段1.內(nèi)部審核編寫完成后，工作小組內(nèi)部進(jìn)行交叉審核，對(duì)全宗指南、大事記和組織沿革的內(nèi)容進(jìn)行相互審查，檢查是否存在錯(cuò)誤、遺漏或邏輯不清晰的地方。2.征求意見將初步形成的檔案"三合一"編研成果征求立檔單位各部門、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及專家的意見，根據(jù)反饋意見進(jìn)行修改完善。3.終審定稿經(jīng)多次審核修改后，提交檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行終審，終審?fù)ㄟ^后確定最終版本。

發(fā)布與更新階段1.發(fā)布將審核通過的檔案"三合一"編研成果以紙質(zhì)和電子形式發(fā)布，供利用者查閱。紙質(zhì)版可裝訂成冊(cè)，放置在檔案查閱室；電子版上傳至單位內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)或共享平臺(tái)。2.更新維護(hù)隨著立檔單位的發(fā)展和檔案資料的不斷積累，定期對(duì)檔案"三合一"編研成果進(jìn)行更新維護(hù)。每年對(duì)大事記進(jìn)行補(bǔ)充完善，每兩年對(duì)立檔單位的組織沿革進(jìn)行一次全面梳理和更新，確保編研成果能夠及時(shí)反映立檔單位的最新情況。

八、檔案"三合一"制度保障措施人員保障1.加強(qiáng)培訓(xùn)定期組織檔案管理人員參加檔案"三合一"制度相關(guān)的培訓(xùn)課程，提高其業(yè)務(wù)水平和編研能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括全宗指南、大事記、組織沿革的編制規(guī)范、資料收集方法、信息整理技巧等。2.明確職責(zé)在檔案管理部門內(nèi)部明確各崗位在檔案"三合一"制度實(shí)施過程中的職責(zé)，如資料收集人員、編寫人員、審核人員等的具體工作任務(wù)，確保各項(xiàng)工作有序開展。

制度保障1.建立審核制度制定嚴(yán)格的檔案"三合一"編研成果審核制度，明確審核流程、審核標(biāo)準(zhǔn)和審核責(zé)任，確保編研成果的質(zhì)量。審核過程中要對(duì)內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行全面審查。2.完善保密制度在檔案"三合一"制度實(shí)施過程中，要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及立檔單位機(jī)密信息的檔案資料和編研成果進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。

技術(shù)保障1.優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)利用先進(jìn)的檔案管理軟件，對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，方便資料的收集、整理、檢索和利用，為檔案"三合一"制度的實(shí)施提供技術(shù)支持。2.數(shù)據(jù)備份與安全定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)地點(diǎn)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。同時(shí)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或被非法獲取。

九、總結(jié)檔案"三