檔案管理規(guī)定WI-7.2-02-02?一、目的本規(guī)定旨在建立規(guī)范、科學(xué)、有效的檔案管理體系，確保公司各類檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為公司的決策、運(yùn)營(yíng)、發(fā)展提供有力的支持和保障。二、適用范圍本規(guī)定適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的各類檔案管理工作，包括但不限于文件檔案、合同檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。三、職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲(chǔ)等工作。3.建立檔案信息檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案提出處置意見。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，采取必要的防護(hù)措施，確保檔案不受損壞、丟失和泄露。6.組織開展檔案管理培訓(xùn)工作，提高員工的檔案管理意識(shí)和技能。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、鑒定、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理規(guī)定，妥善保管本部門留存的檔案，不得擅自銷毀或轉(zhuǎn)移。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定和操作流程開展工作。2.認(rèn)真做好檔案的日常管理工作，確保檔案的整理規(guī)范、存儲(chǔ)安全、檢索便捷。3.負(fù)責(zé)檔案的借閱登記、歸還檢查等工作，對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)。4.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容，維護(hù)檔案的安全和完整。四、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政文件檔案：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。2.合同檔案：涵蓋公司簽訂的各類合同、協(xié)議，如采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同等。3.人事檔案：包含員工個(gè)人基本信息、入職離職記錄、培訓(xùn)考核材料、薪資福利檔案等。4.財(cái)務(wù)檔案：涉及公司財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型分為不同類別，如市場(chǎng)營(yíng)銷業(yè)務(wù)檔案、項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)檔案、研發(fā)業(yè)務(wù)檔案等，具體業(yè)務(wù)檔案分類可根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)一步細(xì)化。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用層次編碼法，由類別代碼、年度代碼、順序號(hào)組成。2.類別代碼：按照上述檔案分類，分別用一位大寫字母表示，如"A"代表行政文件檔案，"B"代表合同檔案等。3.年度代碼：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成的年份，如"2023"。4.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字依次編號(hào)，如"001"。5.示例：一份2023年形成的行政文件檔案，其編號(hào)為"A2023001"；一份2022年簽訂的采購(gòu)合同檔案，編號(hào)為"B2022001"。五、檔案收集（一）收集范圍1.公司內(nèi)部各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議及其相關(guān)補(bǔ)充文件。3.員工個(gè)人提交的各類人事資料、工作成果、培訓(xùn)記錄等。4.財(cái)務(wù)部門產(chǎn)生的各類會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)資料。5.公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類業(yè)務(wù)文件、報(bào)告、記錄、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，同時(shí)注明文件的形成日期、來(lái)源等信息。4.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如因特殊原因無(wú)法收集原件的，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）收集時(shí)間1.行政文件檔案：各部門應(yīng)在文件形成后的一個(gè)月內(nèi)，將整理好的文件材料移交檔案管理部門。2.合同檔案：合同簽訂后，經(jīng)辦部門應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)附件整理齊全，在合同履行完畢后的半個(gè)月內(nèi)移交檔案管理部門。3.人事檔案：?jiǎn)T工入職或離職后，人事部門應(yīng)在一周內(nèi)將相關(guān)人事資料整理歸檔。4.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)年度終了后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在三個(gè)月內(nèi)將會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案整理裝訂完畢，并移交檔案管理部門。5.業(yè)務(wù)檔案：各業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)工作特點(diǎn)，制定合理的檔案收集時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保業(yè)務(wù)檔案的及時(shí)收集和歸檔。六、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計(jì)。（二）整理方法1.行政文件檔案：按照文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，同一類別的文件按時(shí)間順序排列，編制文件目錄。2.合同檔案：按照合同的種類、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類，每份合同單獨(dú)裝訂成冊(cè)，并編制合同目錄，合同目錄應(yīng)包括合同編號(hào)、合同名稱、簽訂日期、雙方當(dāng)事人、合同金額等信息。3.人事檔案：以員工個(gè)人為單位，按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類整理，如基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核材料等，每類材料按時(shí)間順序排列，建立員工人事檔案目錄。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等不同類別分別進(jìn)行整理，會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月份順序編號(hào)裝訂，賬簿應(yīng)按年度整理成冊(cè)，報(bào)表應(yīng)按年度和種類分類歸檔，并編制財(cái)務(wù)檔案目錄。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和業(yè)務(wù)流程，對(duì)業(yè)務(wù)文件進(jìn)行分類整理，同一業(yè)務(wù)項(xiàng)目的文件應(yīng)集中在一起，按時(shí)間順序排列，編制業(yè)務(wù)檔案目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括業(yè)務(wù)項(xiàng)目名稱、文件名稱、日期、來(lái)源等信息。（三）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用線裝或膠裝方式裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。3.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。七、檔案編目（一）編目?jī)?nèi)容1.檔案編號(hào)：按照檔案編號(hào)規(guī)則為每份檔案賦予唯一的編號(hào)。2.檔案名稱：填寫檔案的具體名稱，應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容。3.檔案類別：注明檔案所屬的類別，如行政文件檔案、合同檔案等。4.年度：填寫檔案形成的年份。5.保管期限：確定檔案的保管期限，如永久、長(zhǎng)期、短期等。6.密級(jí)：標(biāo)注檔案的密級(jí)，如絕密、機(jī)密、秘密等。7.頁(yè)數(shù)：統(tǒng)計(jì)檔案的總頁(yè)數(shù)。8.歸檔日期：記錄檔案移交檔案管理部門的日期。9.備注：填寫檔案的特殊說(shuō)明或其他需要注明的事項(xiàng)。（二）編目方式1.采用電子表格形式進(jìn)行編目，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于查詢和管理。2.檔案目錄應(yīng)與檔案實(shí)體一一對(duì)應(yīng)，確保目錄信息的準(zhǔn)確性和完整性。八、檔案存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置檔案架，檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.檔案庫(kù)房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。3.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保檔案的安全。（三）檔案存放排列1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別、年度、保管期限等順序進(jìn)行排列存放，同一類別、年度、保管期限的檔案應(yīng)集中存放。2.電子檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)或類別進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。九、檔案檢索（一）檢索工具1.建立紙質(zhì)檔案目錄索引和電子檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。2.紙質(zhì)檔案目錄索引應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、類別、年度、保管期限等信息，按照一定的順序編排，便于快速查找。3.電子檔案檢索系統(tǒng)應(yīng)具備強(qiáng)大的檢索功能，可根據(jù)檔案編號(hào)、名稱、關(guān)鍵詞、日期等多種條件進(jìn)行檢索。（二）檢索方法1.利用紙質(zhì)檔案目錄索引進(jìn)行手工檢索，通過(guò)查閱目錄找到所需檔案的編號(hào)和存放位置，然后到檔案庫(kù)房查找實(shí)體檔案。2.使用電子檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索，在系統(tǒng)中輸入檢索條件，系統(tǒng)自動(dòng)顯示符合條件的檔案列表，用戶可根據(jù)列表中的信息進(jìn)一步查看檔案詳情。十、檔案借閱（一）借閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要可借閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來(lái)需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱流程1.內(nèi)部借閱：借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。將申請(qǐng)表提交所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表進(jìn)行檔案查找，確認(rèn)檔案可借閱后，辦理借閱手續(xù)，將檔案交借閱人。借閱人在借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。2.外部借閱：外部單位提出查閱檔案申請(qǐng)，應(yīng)提交單位介紹信、查閱目的說(shuō)明等材料。申請(qǐng)材料經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門通知外部單位來(lái)人查閱。外部單位查閱檔案時(shí)，須在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，查閱人不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制、拍照，須另行辦理審批手續(xù)。查閱完畢后，外部單位應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行檢查核對(duì)，確保檔案完整無(wú)損。（三）借閱期限1.內(nèi)部借閱一般不超過(guò)兩周，如需延長(zhǎng)借閱期限，須重新辦理借閱申請(qǐng)手續(xù)。2.外部借閱期限根據(jù)具體情況由公司領(lǐng)導(dǎo)確定，最長(zhǎng)不超過(guò)一周。（四）借閱注意事項(xiàng)1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損、抽取、撤換、批注等。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格控制檔案的借閱數(shù)量和期限，對(duì)逾期未還的檔案及時(shí)進(jìn)行催還。3.涉及機(jī)密的檔案，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。十一、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和公司領(lǐng)導(dǎo)。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.檔案鑒定工作應(yīng)形成鑒定報(bào)告，詳細(xì)記錄鑒定過(guò)程和結(jié)果，鑒定報(bào)告應(yīng)經(jīng)鑒定小組成員簽字確認(rèn)。（二）銷毀流程1.對(duì)已鑒定為無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、類別、年度、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀過(guò)程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)銷毀情況。5.銷毀后的《檔案銷毀清單》應(yīng)長(zhǎng)期保存，作為檔案銷毀的憑證。十二、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)包括檔案數(shù)量、類別、年度、保管期限、利用人次等信息，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)。3.檔案統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)進(jìn)行分析總結(jié)，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。（二）檔案移交1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)劃轉(zhuǎn)等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時(shí)，移交部門應(yīng)編制《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、類別等信息。3.接收部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收，確認(rèn)無(wú)誤后在《檔案移交清單》上簽字蓋章。4.《檔案移交清單》一式三份，移交部門、接收部門和檔案管理部門各執(zhí)一份。十三、檔案保密與安全管理（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止信息泄露。3.檔案查閱場(chǎng)所應(yīng)具備保密條件，無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入。4.員工在借閱和使用檔案過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔