供貨商-外包商管理作業(yè)辦法?一、總則1.目的本作業(yè)辦法旨在規(guī)范公司對供貨商和外包商的管理，確保所采購的商品及外包服務(wù)符合公司要求，保障公司運(yùn)營的穩(wěn)定性和質(zhì)量，降低成本，提高整體運(yùn)營效率。2.適用范圍本辦法適用于公司與所有供貨商及外包商的合作管理，包括但不限于原材料采購、零部件供應(yīng)、產(chǎn)品加工、物流服務(wù)、信息技術(shù)支持等各類合作關(guān)系。3.職責(zé)分工采購部門：負(fù)責(zé)供貨商的開發(fā)、評估、選擇、采購合同的簽訂與執(zhí)行，以及采購過程中的溝通協(xié)調(diào)等工作。使用部門：參與供貨商及外包商的評估，提出對所采購商品或外包服務(wù)的質(zhì)量、性能、交付等方面的需求和意見，負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作。質(zhì)量管理部門：制定質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對采購商品和外包服務(wù)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和監(jiān)督，處理質(zhì)量問題。財務(wù)部門：負(fù)責(zé)采購合同付款條款的審核，執(zhí)行付款操作，監(jiān)控采購成本和外包費(fèi)用。法務(wù)部門：審核采購合同及相關(guān)協(xié)議，提供法律意見，處理法律糾紛。二、供貨商管理（一）供貨商開發(fā)1.信息收集采購部門通過多種渠道收集潛在供貨商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、同行推薦、供應(yīng)商主動聯(lián)系等。建立供貨商信息數(shù)據(jù)庫，記錄供貨商的基本情況，如公司名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品價格、質(zhì)量水平等。2.初步篩選根據(jù)公司采購需求和基本要求，對收集到的供貨商信息進(jìn)行初步篩選。篩選標(biāo)準(zhǔn)可包括生產(chǎn)規(guī)模、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。對初步篩選合格的供貨商，采購部門安排人員進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備、人員配備等情況。（二）供貨商評估1.評估指標(biāo)質(zhì)量：考察供貨商提供產(chǎn)品的質(zhì)量穩(wěn)定性、合格率、是否符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求等。價格：比較不同供貨商的產(chǎn)品價格，評估其價格合理性和競爭力。交貨期：評估供貨商按時交貨的能力和信譽(yù)，包括交貨的及時性、準(zhǔn)確性等。服務(wù)：考察供貨商的售前、售中、售后服務(wù)水平，如技術(shù)支持、培訓(xùn)、響應(yīng)速度等。管理能力：評估供貨商的生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、財務(wù)管理等方面的能力和水平。環(huán)保與社會責(zé)任：考察供貨商在環(huán)保方面的措施和履行社會責(zé)任的情況。2.評估方法問卷調(diào)查：向供貨商發(fā)放問卷，要求其填寫公司基本情況、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量控制措施、價格政策、交貨期保障等方面的信息。現(xiàn)場評審：對供貨商進(jìn)行實(shí)地考察，查看其生產(chǎn)現(xiàn)場、質(zhì)量管理體系、設(shè)備運(yùn)行情況等，并與相關(guān)人員進(jìn)行交流。樣品測試：要求供貨商提供樣品進(jìn)行測試，檢驗(yàn)其產(chǎn)品質(zhì)量是否符合要求。數(shù)據(jù)分析：收集供貨商以往的交貨記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報告、客戶反饋等數(shù)據(jù)，進(jìn)行統(tǒng)計分析和評估。第三方評估：對于重要的供貨商，可以委托專業(yè)的第三方評估機(jī)構(gòu)進(jìn)行評估。3.評估周期新供貨商在合作初期進(jìn)行全面評估，評估合格后方可建立合作關(guān)系。對于現(xiàn)有供貨商，每年至少進(jìn)行一次定期評估，對于出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲、服務(wù)投訴等情況的供貨商，應(yīng)及時進(jìn)行專項(xiàng)評估。（三）供貨商選擇1.選擇決策根據(jù)供貨商評估結(jié)果，采購部門組織相關(guān)部門召開供貨商選擇會議，綜合考慮各方面因素，確定最終的合作供貨商。選擇供貨商時應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、價格合理、交貨期有保障、服務(wù)良好的供貨商。2.合同簽訂確定合作供貨商后，采購部門與供貨商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案提交法務(wù)部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險。（四）供貨商日常管理1.溝通協(xié)調(diào)采購部門與供貨商保持定期溝通，及時了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、交貨期安排等信息，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。建立有效的溝通機(jī)制，如定期召開供應(yīng)商會議、設(shè)立專門的溝通郵箱或電話熱線等，確保信息傳遞的及時、準(zhǔn)確和暢通。2.訂單管理采購部門根據(jù)公司生產(chǎn)計劃和庫存情況，向供貨商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期等要求，確保供貨商準(zhǔn)確理解并按時履行訂單。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時掌握供貨商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等，對于出現(xiàn)的異常情況及時與供貨商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成。3.質(zhì)量監(jiān)控質(zhì)量管理部門按照質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對采購的商品進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收。對于重要的原材料和零部件，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的檢驗(yàn)，確保其質(zhì)量符合要求。建立質(zhì)量反饋機(jī)制，對于檢驗(yàn)不合格的產(chǎn)品，及時通知供貨商進(jìn)行整改或退換貨處理。跟蹤供貨商的整改情況，確保問題得到徹底解決。定期對供貨商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行評估和審核，督促其不斷改進(jìn)質(zhì)量管理水平。4.價格管理采購部門定期收集市場價格信息，了解行業(yè)價格動態(tài)，與供貨商進(jìn)行價格談判，爭取更有利的采購價格。對于價格波動較大的原材料或零部件，采購部門應(yīng)與供貨商協(xié)商制定價格調(diào)整機(jī)制，如根據(jù)市場價格變化定期調(diào)整價格或設(shè)置價格預(yù)警線等。5.交貨期管理采購部門與供貨商明確交貨期要求，并跟蹤其執(zhí)行情況。對于交貨延遲的供貨商，應(yīng)及時了解原因，并采取相應(yīng)的措施督促其盡快交貨。建立交貨期考核機(jī)制，對于多次出現(xiàn)交貨延遲的供貨商，采取相應(yīng)的懲罰措施，如扣除貨款、減少訂單量、暫停合作等。6.售后服務(wù)管理采購部門督促供貨商履行售后服務(wù)承諾，及時處理客戶反饋的質(zhì)量問題和售后服務(wù)需求。建立售后服務(wù)檔案，記錄供貨商的售后服務(wù)情況，作為對其評估和管理的依據(jù)。（五）供貨商績效評估1.評估指標(biāo)與權(quán)重質(zhì)量指標(biāo)（40%）：包括產(chǎn)品合格率、退貨率、質(zhì)量問題投訴率等。交貨期指標(biāo)（30%）：包括按時交貨率、交貨延遲天數(shù)等。價格指標(biāo)（10%）：包括采購價格合理性、價格調(diào)整執(zhí)行情況等。服務(wù)指標(biāo)（20%）：包括售后服務(wù)響應(yīng)速度、解決問題的能力、客戶滿意度等。2.評估周期每季度對供貨商進(jìn)行一次績效評估，評估結(jié)果作為下一季度合作決策的重要依據(jù)。3.評估結(jié)果應(yīng)用優(yōu)秀供貨商：給予表彰和獎勵，如增加訂單量、優(yōu)先付款、提供合作優(yōu)惠政策等。合格供貨商：維持現(xiàn)有合作關(guān)系，繼續(xù)進(jìn)行監(jiān)督和管理?；竞细窆┴浬蹋喊l(fā)出警告通知，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，采取相應(yīng)的懲罰措施。不合格供貨商：暫停合作或終止合作關(guān)系，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報。三、外包商管理（一）外包商開發(fā)1.需求分析使用部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，提出外包服務(wù)需求，明確外包服務(wù)的內(nèi)容、要求、標(biāo)準(zhǔn)、時間節(jié)點(diǎn)等。對提出的外包服務(wù)需求進(jìn)行可行性分析，評估外包服務(wù)對公司業(yè)務(wù)的影響、成本效益等情況。2.外包商尋找采購部門通過多種渠道尋找潛在外包商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、招標(biāo)平臺等。收集潛在外包商的基本信息，包括公司資質(zhì)、業(yè)務(wù)范圍、服務(wù)能力、業(yè)績案例、價格水平等。3.初步篩選根據(jù)外包服務(wù)需求和基本要求，對收集到的外包商信息進(jìn)行初步篩選。篩選標(biāo)準(zhǔn)可包括服務(wù)質(zhì)量、價格水平、技術(shù)能力、信譽(yù)口碑等方面。對初步篩選合格的外包商，采購部門安排人員進(jìn)行初步溝通，了解其對項(xiàng)目的理解和初步解決方案。（二）外包商評估1.評估指標(biāo)服務(wù)質(zhì)量：考察外包商提供服務(wù)的質(zhì)量水平，是否符合公司要求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)能力：評估外包商的技術(shù)團(tuán)隊(duì)實(shí)力、技術(shù)設(shè)備、技術(shù)創(chuàng)新能力等。價格：比較不同外包商的服務(wù)價格，評估其價格合理性和競爭力。項(xiàng)目管理能力：考察外包商的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)、項(xiàng)目計劃制定與執(zhí)行能力、風(fēng)險管理能力等。信譽(yù)與口碑：了解外包商在行業(yè)內(nèi)的信譽(yù)情況，是否有過違約、糾紛等不良記錄，以及客戶的評價和反饋。2.評估方法問卷調(diào)查：向外包商發(fā)放問卷，要求其填寫公司基本情況、服務(wù)能力、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、價格政策、質(zhì)量控制措施等方面的信息?，F(xiàn)場考察：對重要的外包項(xiàng)目，安排人員到外包商現(xiàn)場進(jìn)行考察，了解其辦公環(huán)境、技術(shù)設(shè)備、人員配備、項(xiàng)目管理流程等情況。案例分析：要求外包商提供以往類似項(xiàng)目的案例，對其項(xiàng)目實(shí)施情況、質(zhì)量效果、客戶評價等進(jìn)行分析。第三方評估：對于復(fù)雜或重要的外包項(xiàng)目，可以委托專業(yè)的第三方評估機(jī)構(gòu)進(jìn)行評估?？蛻舴答仯菏占獍态F(xiàn)有客戶的反饋意見，了解其服務(wù)質(zhì)量和信譽(yù)情況。3.評估周期新外包商在合作前進(jìn)行全面評估，評估合格后方可簽訂外包合同。對于現(xiàn)有外包商，每半年至少進(jìn)行一次定期評估，對于出現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量問題、項(xiàng)目進(jìn)度延遲、客戶投訴等情況的外包商，應(yīng)及時進(jìn)行專項(xiàng)評估。（三）外包商選擇1.選擇決策根據(jù)外包商評估結(jié)果，采購部門組織相關(guān)部門召開外包商選擇會議，綜合考慮各方面因素，確定最終的合作外包商。選擇外包商時應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，優(yōu)先選擇服務(wù)質(zhì)量高、技術(shù)能力強(qiáng)、價格合理、信譽(yù)良好的外包商。2.合同簽訂確定合作外包商后，采購部門與外包商簽訂外包合同。外包合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、價格、付款方式、項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量驗(yàn)收、保密條款、違約責(zé)任等條款。合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案提交法務(wù)部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險。（四）外包項(xiàng)目實(shí)施管理1.項(xiàng)目啟動采購部門組織召開外包項(xiàng)目啟動會議，明確項(xiàng)目目標(biāo)、任務(wù)分工、時間節(jié)點(diǎn)、溝通機(jī)制等內(nèi)容。要求外包商制定詳細(xì)的項(xiàng)目計劃，并提交采購部門審核。采購部門對項(xiàng)目計劃進(jìn)行審核，確保其合理可行，并與公司整體業(yè)務(wù)計劃相協(xié)調(diào)。2.項(xiàng)目監(jiān)控建立外包項(xiàng)目監(jiān)控機(jī)制，定期對外包項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量、成本等進(jìn)行監(jiān)控和檢查。采購部門與外包商保持密切溝通，及時了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題。要求外包商定期提交項(xiàng)目進(jìn)展報告，匯報項(xiàng)目完成情況、遇到的問題及解決方案等。3.質(zhì)量控制質(zhì)量管理部門按照質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對外包項(xiàng)目的成果進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收。對于重要的外包項(xiàng)目，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量把關(guān)，確保其符合公司要求。建立質(zhì)量反饋機(jī)制，對于驗(yàn)收不合格的外包項(xiàng)目，及時通知外包商進(jìn)行整改或返工處理。跟蹤外包商的整改情況，確保問題得到徹底解決。4.成本管理財務(wù)部門對外包項(xiàng)目的成本進(jìn)行監(jiān)控和管理，確保外包費(fèi)用控制在預(yù)算范圍內(nèi)。采購部門與外包商定期核對費(fèi)用結(jié)算情況，嚴(yán)格按照合同約定進(jìn)行付款操作。5.風(fēng)險管理識別外包項(xiàng)目可能面臨的風(fēng)險，如技術(shù)風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、進(jìn)度風(fēng)險、人員風(fēng)險、法律風(fēng)險等。制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如建立應(yīng)急預(yù)案、加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)、引入保險機(jī)制等，降低風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。（五）外包商績效評估1.評估指標(biāo)與權(quán)重服務(wù)質(zhì)量指標(biāo)（40%）：包括項(xiàng)目驗(yàn)收合格率、客戶滿意度、質(zhì)量問題投訴率等。項(xiàng)目進(jìn)度指標(biāo)（30%）：包括按時完成率、項(xiàng)目延遲天數(shù)等。成本控制指標(biāo)（10%）：包括實(shí)際費(fèi)用與預(yù)算費(fèi)用的偏差率等。風(fēng)險管理指標(biāo)（20%）：包括風(fēng)險識別與應(yīng)對措施的有效性等。2.評估周期每半年對外包商進(jìn)行一次績效評估，評估結(jié)果作為下一次合作決策