施工企業(yè)檔案管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)施工企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、工程建設(shè)等方面的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各項目經(jīng)理部、分公司等所屬單位的檔案管理工作。3.檔案管理職責(zé)公司設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)制定檔案管理制度、規(guī)劃檔案管理工作、指導(dǎo)和監(jiān)督所屬單位檔案工作、集中管理公司重要檔案等。各項目經(jīng)理部、分公司應(yīng)設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管和移交等工作，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。公司各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的形成、積累和整理工作，并定期向檔案管理部門移交。二、檔案的形成與收集1.文件材料的形成公司各部門、各項目經(jīng)理部在各項工作活動中，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司相關(guān)規(guī)定，及時形成真實、準(zhǔn)確、完整的文件材料。文件材料的形成應(yīng)遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，確保文件材料的系統(tǒng)性和完整性。2.文件材料的收集范圍施工前期文件，包括工程立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。施工過程中形成的文件，如施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、圖紙會審記錄、工程變更通知、施工日志、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、試驗檢測報告等。工程竣工驗收文件，包括竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。與工程建設(shè)相關(guān)的其他文件，如合同協(xié)議、來往信函、會議紀(jì)要、財務(wù)文件等。3.文件材料的收集要求各部門、各項目經(jīng)理部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、準(zhǔn)確、完整地收集齊全。對于重要文件材料，應(yīng)采取有效措施進(jìn)行跟蹤收集，防止文件材料的散失。收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，并使用耐久性強(qiáng)的書寫材料。三、檔案的整理1.整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.分類標(biāo)準(zhǔn)施工企業(yè)檔案一般分為工程檔案、行政檔案、經(jīng)營檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等幾大類。工程檔案可按照工程項目進(jìn)行分類，每個工程項目再按照施工前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等進(jìn)行二級分類。行政檔案可分為黨群工作、行政管理、生產(chǎn)管理、技術(shù)管理等類別。經(jīng)營檔案可分為市場營銷、合同管理、招投標(biāo)文件等類別。財務(wù)檔案可按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等進(jìn)行分類。人事檔案按照員工個人檔案進(jìn)行分類管理。3.整理方法對收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等工作，使其達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求。工程檔案中的竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章，并與工程實際相符。電子文件應(yīng)按照紙質(zhì)文件的分類方法進(jìn)行分類，并進(jìn)行有效的存儲和管理，確保電子文件的可讀性和完整性。四、檔案的歸檔1.歸檔時間工程檔案應(yīng)在工程竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔。其他各類檔案應(yīng)在次年上半年歸檔。2.歸檔要求歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，手續(xù)完備，文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確。歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔目錄，一式兩份，一份隨檔案移交，一份留存檔案管理部門備查。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同時歸檔，并確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。3.歸檔程序各項目經(jīng)理部、分公司兼職檔案員對整理好的檔案進(jìn)行初步審核，無誤后向公司檔案管理部門移交。公司檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行詳細(xì)審核，對不符合要求的檔案退回原單位進(jìn)行補(bǔ)充或修正。審核通過的檔案辦理歸檔手續(xù)，由檔案管理部門進(jìn)行集中保管。五、檔案的保管1.保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.保管要求檔案應(yīng)按照分類編號順序排列存放，便于查找和利用。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.電子檔案保管建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類存儲，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。定期對電子檔案存儲系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保電子檔案的可讀性和完整性。六、檔案的利用1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、規(guī)范、高效的原則，在確保檔案安全的前提下，為公司各項工作提供及時、有效的服務(wù)。2.利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。外單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案管理部門指定人員的陪同下查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.利用手續(xù)查閱檔案時，查閱人員應(yīng)如實填寫檔案查閱登記表，詳細(xì)記錄查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、慎重決定、確保重點、方便利用的原則，對檔案的保存價值進(jìn)行科學(xué)評估。2.鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及公司領(lǐng)導(dǎo)等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。3.鑒定方法檔案鑒定小組根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素，對檔案進(jìn)行逐卷審查，確定檔案的保存價值。對保管期限已滿、確無保存價值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。4.銷毀程序編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀檔案的種類、數(shù)量等進(jìn)行核對，確保銷毀工作的真實性和準(zhǔn)確性。八、檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，監(jiān)督檢查所屬單位檔案工作的開展情況。集中管理公司重要檔案，做好檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作。開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。2.兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本單位檔案工作的具體實施，按照公司檔案管理制度的要求，做好檔案的收集、整理、保管和移交等工作。對本單位形成的文件材料進(jìn)行及時收集、分類和整理，確保文件材料的完整和準(zhǔn)確。協(xié)助檔案管理部門做好檔案的利用和鑒定銷毀等工作。定期向檔案管理部門匯報本單位檔案工作情況，及時反饋檔案管理工作中存在的問題。3.檔案管理人員崗位要求檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。檔案管理人員應(yīng)具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案的安全和完整。檔案管理人員應(yīng)不