社會組織檔案管理工作指引

第一條為加強我省社會組織檔案工作規(guī)范化管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》《社會組織登記檔案管理辦法》《檔案管理條例》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省社會組織工作實際，制定本指引。

第二條本指引所稱社會組織是指經(jīng)本省各級民政部門登記成（設(shè)）立的社會團體、社會服務(wù)機構(gòu)和基金會。

第三條本指引所稱社會組織檔案是指社會組織在成（設(shè)）立登記、變更登記、注銷登記以及運營、服務(wù)社會等活動中形成的具有憑證、查考、利用價值的各種形式和載體的文件材料。

第四條社會組織應(yīng)加強對檔案工作的重視和保障，建立健全檔案工作管理制度，明確社會組織法定代表人或負責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，指定人員負責(zé)檔案管理工作。規(guī)模較大的社會組織應(yīng)配備專職人員管理檔案。有下屬經(jīng)濟實體或分支（代表）機構(gòu)的，要加強對其檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。

第五條社會組織檔案工作應(yīng)以滿足社會組織各項活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，切實做好各類檔案的收集整理、保管保護和開發(fā)利用。加強換屆選舉過程中各類檔案的交接管理，保持檔案工作連續(xù)性，保障本社會組織會員或理（董）事等查閱檔案的權(quán)益。

第六條各級登記管理機關(guān)、業(yè)務(wù)主管單位、有關(guān)職能部門在對社會組織的監(jiān)督檢查、等級評估、購買服務(wù)等活動中，應(yīng)要求社會組織建立檔案工作制度、做好檔案的建立和管理工作。

第七條各級檔案行政管理部門應(yīng)支持、服務(wù)社會組織檔案工作，幫助和指導(dǎo)社會組織開展檔案業(yè)務(wù)建設(shè)。

第八條社會組織在文件辦理過程中，應(yīng)確保滿足歸檔質(zhì)量要求。歸檔的文件應(yīng)為原件，符合耐久性要求。永久及30年保管期限的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并歸檔。

第九條社會組織應(yīng)結(jié)合本組織實際，明確文件歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數(shù)、歸檔要求。文件形成者向檔案人員歸檔時，應(yīng)編制移交清冊，辦理交接手續(xù)。

第十條社會組織文件材料歸檔范圍與保管期限內(nèi)容參見附件。社會組織根據(jù)所從事社會服務(wù)的行業(yè)特點，參考教育、衛(wèi)生、文化、體育、科研等同行業(yè)或?qū)I(yè)檔案工作標(biāo)準或規(guī)范的要求，開展檔案管理工作。

第十一條社會組織檔案的分類和編號方案可參考本地區(qū)機關(guān)、企業(yè)或者學(xué)校檔案綜合管理分類方案，根據(jù)本組織業(yè)務(wù)范圍和檔案形成特點實際制定，以合理使用為原則，具備相對的穩(wěn)定性和可擴充性。

第十二條社會組織檔案的收集整理，以達到收集方面的完整性、準確性要求為主要目標(biāo)，兼顧整理方面的系統(tǒng)性要求。文書檔案可參考《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）或《文書檔案案卷格式》（GB/T9705）的相關(guān)規(guī)定；會計檔案整理可參考《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局第79號令）、《會計檔案案卷格式》（DA/T39）的相關(guān)規(guī)定；照片檔案整理可參考《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（CDA/T50）的相關(guān)規(guī)定；榮譽檔案可按實物材質(zhì)特點，進行分類整理?？萍碱惿鐣M織（基本建設(shè)、設(shè)備儀器等類）檔案整理可參考《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）的相關(guān)要求。社會組織具有保存價值的電子文件歸檔整理可參考《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894）等標(biāo)準的相關(guān)規(guī)定。

第十三條社會團體應(yīng)結(jié)合會員業(yè)務(wù)類型特點，按入會時間先后排序，建立會員檔案，會員檔案內(nèi)容應(yīng)及時補充更新。

第十四條社會組織還應(yīng)參照《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》要求，建立工作人員檔案。

第十五條社會組織應(yīng)切實保障檔案安全，配備適合各類檔案載體保管的庫房或?qū)９瘢扇〈胧瑵M足溫濕度控制、防火、防盜和防有害生物等檔案保管技術(shù)要求（可參照JGJ25、GB/T18894和DA/T15）。重要檔案宜異地異質(zhì)備份。

第十六條社會組織應(yīng)對保管期滿的檔案進行鑒定，對確無保存價值的檔案，可登記造冊，經(jīng)會員大會、理（董）事會審議批準后進行銷毀。

第十七條社會組織應(yīng)同步開展檔案信息化建設(shè)，加強電子文件歸檔管理和檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，保證電子檔案真實、完整、可用和安全。

第十八條社會組織檔案應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家關(guān)于社會組織信息公開規(guī)定，向社會開放，滿足利用需求。社會組織公開的檔案內(nèi)容不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益，要保護個人隱私和商業(yè)秘密。

第十九條社會組織保管的檔案涉及國家秘密內(nèi)容的，應(yīng)嚴格執(zhí)行國家有關(guān)保密規(guī)定的要求。

第二十條社會組織注銷時，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進行檔案處置。經(jīng)協(xié)商同意，各級國家檔案館可以接收或代為保管同級社會組織形成的對國家和社會有利用價值的檔案。

第二十一條對于保管條件惡劣或者因其他原因被認為可能導(dǎo)致珍貴檔案損毀和涉密檔案不安全的，各級檔案行政管理部門有權(quán)采取代為保管等確保檔案完整與安全的措施；必要時，各級檔案行政管理部門可以收購或者征購。

第二十二條社會組織所有的對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，社會組織可以向各級國家檔案館寄存、捐贈或者出賣。向各級國家檔案館以外的任何單位或者個人出賣、轉(zhuǎn)讓、交換或者贈送的，必須報經(jīng)縣級以上人民政府檔案行政管理部門批準；嚴禁向國外、境外機