舊公章管理制度?總則目的為加強公司舊公章的管理，確保舊公章的妥善保管、安全使用及規(guī)范處置，維護公司的合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、分支機構(gòu)在處理涉及舊公章相關(guān)事宜時的管理。定義1.舊公章：指公司因各種原因不再使用的各類公章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章等。2.保管部門：負責舊公章實物保管的部門，通常為公司辦公室或指定的檔案管理部門。3.使用審批人：根據(jù)規(guī)定有權(quán)審批舊公章使用申請的人員，一般為公司負責人或經(jīng)授權(quán)的管理人員。舊公章的收繳與交接收繳情形1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要更換新公章時，原公章應(yīng)予以收繳。2.公章使用期限屆滿或因其他法定事由無需繼續(xù)使用的，應(yīng)進行收繳。3.發(fā)現(xiàn)公章遺失、被盜或存在其他異常情況，經(jīng)公司研究決定后，對相關(guān)公章進行收繳。收繳流程1.申請收繳：由使用部門或相關(guān)負責人填寫《舊公章收繳申請表》，詳細說明收繳原因、公章名稱、編號、啟用時間等信息，并提交至保管部門。2.審核確認：保管部門收到申請表后，對申請內(nèi)容進行審核，核實公章的實際情況。如審核無誤，在申請表上簽署意見，并提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請情況進行審批，批準后下達收繳指令。4.收繳實施：保管部門按照領(lǐng)導(dǎo)審批意見，通知相關(guān)部門或人員將舊公章交回。收繳過程中，需對公章的外觀、完整性等進行檢查，并做好記錄。5.交接手續(xù)：交接雙方需在《舊公章交接清單》上簽字確認，清單應(yīng)注明公章名稱、編號、數(shù)量、交接時間、交接人等信息。交接清單一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份，保管部門留存一份存檔。舊公章的保管保管部門職責1.負責設(shè)立專門的舊公章保管區(qū)域，確保保管環(huán)境安全、整潔、防潮、防火、防盜。2.配備必要的保管設(shè)備，如保險柜、印章盒等，對舊公章進行妥善存放。3.建立舊公章保管臺賬，詳細記錄每枚舊公章的收繳時間、名稱、編號、啟用時間、停用原因、保管狀態(tài)等信息，并定期進行核對和更新。4.對舊公章的保管情況進行定期檢查，確保公章安全無損。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。保管要求1.舊公章應(yīng)存放在保險柜或其他安全的保管設(shè)備內(nèi)，鑰匙由專人保管。2.嚴禁將舊公章隨意放置或帶出保管區(qū)域，確因工作需要帶出的，須經(jīng)使用審批人批準，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。3.保管人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得擅自向他人透露舊公章的保管情況。4.如遇人員變動，應(yīng)及時辦理舊公章保管交接手續(xù)，確保保管工作的連續(xù)性和安全性。舊公章的使用使用情形1.因辦理公司注銷、工商登記變更、稅務(wù)清算等需要提供舊公章作為證明材料的。2.為處理歷史遺留問題、法律糾紛等，經(jīng)公司批準需要使用舊公章的。3.其他經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意的特殊情況下需要使用舊公章的。使用流程1.使用申請：使用部門或相關(guān)人員填寫《舊公章使用申請表》，詳細說明使用原因、使用時間、使用范圍、使用次數(shù)等信息，并提交至保管部門。2.審核審批：保管部門對申請內(nèi)容進行初審，核實使用必要性和合規(guī)性。初審?fù)ㄟ^后，提交至使用審批人進行審批。使用審批人應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定和實際情況，對申請進行嚴格審查，批準后方可使用。3.領(lǐng)用登記：經(jīng)批準后，使用人員到保管部門辦理舊公章領(lǐng)用手續(xù)，在《舊公章使用登記表》上簽字確認領(lǐng)用時間、歸還時間、使用情況等信息。保管人員應(yīng)將舊公章從保管設(shè)備中取出，交予使用人員，并做好記錄。4.使用監(jiān)督：使用過程中，保管部門應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，確保舊公章僅用于申請范圍內(nèi)的事項，不得擅自擴大使用范圍或用于其他違規(guī)用途。5.歸還交接：使用完畢后，使用人員應(yīng)及時將舊公章歸還至保管部門。保管人員應(yīng)對歸還的公章進行檢查，確認無誤后，在《舊公章使用登記表》上簽字確認歸還時間，并將公章妥善存放回保管設(shè)備。舊公章的銷毀銷毀情形1.公司已完成相關(guān)業(yè)務(wù)處理，舊公章不再具有使用價值的。2.因法律法規(guī)要求或公司內(nèi)部規(guī)定，需對舊公章進行銷毀的。3.舊公章存在損壞、遺失且無法找回，經(jīng)公司研究決定予以銷毀的。銷毀流程1.申請銷毀：由保管部門填寫《舊公章銷毀申請表》，詳細說明銷毀原因、公章名稱、編號、數(shù)量等信息，并提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審核批準：公司領(lǐng)導(dǎo)對申請進行審核，批準后下達銷毀指令。3.制定方案：保管部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，制定舊公章銷毀方案，明確銷毀方式、時間、地點、參與人員等內(nèi)容。4.組織實施：按照銷毀方案組織實施銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、熔化、焚燒等安全可靠的方法，確保公章無法恢復(fù)使用。在銷毀過程中，應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，并做好記錄。5.銷毀記錄：銷毀完成后，參與銷毀的人員應(yīng)在《舊公章銷毀記錄》上簽字確認，記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點、方式、公章名稱、編號、數(shù)量等信息。銷毀記錄一式兩份，一份由保管部門留存存檔，一份交公司檔案管理部門備案。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對舊公章的管理情況進行審計檢查，包括收繳、保管、使用、銷毀等環(huán)節(jié)，確保管理制度的執(zhí)行到位，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。日常監(jiān)督檢查保管部門應(yīng)定期對舊公章的保管情況進行自查，檢查內(nèi)容包括保管環(huán)境、臺賬記錄、使用登記等。公司其他部門有權(quán)對舊公章的管理情況進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為應(yīng)及時向保管部門或公司領(lǐng)導(dǎo)報告。違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。如因違規(guī)行為給公司造成損失的，相關(guān)責任人應(yīng)承擔賠償責