憑證管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司憑證管理，規(guī)范憑證的填制、審核、傳遞、保管等工作，確保公司財(cái)務(wù)信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，維護(hù)公司的正常經(jīng)濟(jì)秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、子公司的各類憑證管理。（三）憑證定義本制度所稱憑證，是指記錄公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的書面證明，包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的原始依據(jù)；記賬憑證是根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制的，用以確定會(huì)計(jì)分錄，作為登記賬簿直接依據(jù)的會(huì)計(jì)憑證。二、原始憑證管理（一）原始憑證的種類1.外來(lái)原始憑證：是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)，從其他單位或個(gè)人直接取得的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)、銀行結(jié)算憑證等。2.自制原始憑證：是指由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員，在執(zhí)行或完成某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)填制的、僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證，如收料單、領(lǐng)料單、工資結(jié)算單、成本計(jì)算單等。（二）原始憑證的填制要求1.內(nèi)容真實(shí)：原始憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須真實(shí)發(fā)生，不得虛構(gòu)、歪曲或隱瞞。2.項(xiàng)目齊全：原始憑證應(yīng)具備的基本內(nèi)容包括：憑證的名稱、填制憑證的日期、填制憑證單位名稱或者填制人姓名、經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)和金額等，確保各項(xiàng)內(nèi)容填寫完整、清晰。3.書寫規(guī)范：原始憑證上的文字和數(shù)字應(yīng)填寫清晰、工整，易于辨認(rèn)。不得使用未經(jīng)國(guó)務(wù)院公布的簡(jiǎn)化漢字，大小寫金額必須相符且填寫規(guī)范。小寫金額用阿拉伯?dāng)?shù)字逐個(gè)書寫，不得寫連筆字，在金額前要填寫人民幣符號(hào)"￥"，人民幣符號(hào)"￥"與阿拉伯?dāng)?shù)字之間不得留有空白。大寫金額用漢字壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬(wàn)、億、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行書字書寫。大寫金額前未印有"人民幣"字樣的，應(yīng)加寫"人民幣"三個(gè)字，"人民幣"字樣和大寫金額之間不得留有空白。大寫金額到元或角為止的，后面要寫"整"或"正"字；有分的，不寫"整"或"正"字。4.編號(hào)連續(xù)：如果原始憑證已預(yù)先印定編號(hào)，在寫壞作廢時(shí)，應(yīng)加蓋"作廢"戳記，妥善保管，不得撕毀。5.不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)：原始憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開(kāi)或者更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開(kāi)，不得在原始憑證上更正。（三）原始憑證的審核1.真實(shí)性審核：審核原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生，憑證日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)據(jù)是否真實(shí)等。2.合法性審核：審核原始憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，是否履行了必要的審批手續(xù)。3.合理性審核：審核原始憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)需要，是否符合有關(guān)的計(jì)劃和預(yù)算等。4.完整性審核：審核原始憑證的內(nèi)容是否齊全，手續(xù)是否完備，各項(xiàng)簽章是否齊全。5.正確性審核：審核原始憑證的摘要和數(shù)字是否填寫正確，數(shù)量、單價(jià)、金額的計(jì)算有無(wú)錯(cuò)誤，大小寫金額是否相符等。經(jīng)審核無(wú)誤的原始憑證，才能作為編制記賬憑證和登記賬簿的依據(jù)。對(duì)于不真實(shí)、不合法的原始憑證，會(huì)計(jì)人員有權(quán)不予接受，并向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告；對(duì)于記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證，會(huì)計(jì)人員應(yīng)予以退回，并要求經(jīng)辦人員按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定進(jìn)行更正、補(bǔ)充。（四）原始憑證的傳遞1.明確傳遞流程：根據(jù)公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和管理要求，明確各類原始憑證的傳遞路線、傳遞環(huán)節(jié)、傳遞時(shí)間以及相關(guān)人員的職責(zé)等，確保原始憑證能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行處理。2.建立簽收制度：原始憑證在傳遞過(guò)程中，應(yīng)建立簽收制度，交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)憑證的張數(shù)、內(nèi)容等，并在交接清單上簽字確認(rèn)，以明確責(zé)任。3.確保傳遞及時(shí)：各部門應(yīng)按照規(guī)定的傳遞流程和時(shí)間要求，及時(shí)將原始憑證傳遞給下一環(huán)節(jié)，不得積壓、延誤，保證財(cái)務(wù)核算的及時(shí)性。（五）原始憑證的保管1.分類整理：每月末，財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)當(dāng)月的原始憑證進(jìn)行分類整理，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)、類別等進(jìn)行歸集，便于查閱和保管。2.裝訂成冊(cè)：原始憑證應(yīng)定期裝訂成冊(cè)，防止散失。裝訂時(shí)應(yīng)加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼等內(nèi)容，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。3.專柜保管：裝訂成冊(cè)的原始憑證應(yīng)存放在專用的檔案柜中，由專人負(fù)責(zé)保管，確保憑證的安全、完整。4.保管期限：原始憑證的保管期限應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，原始憑證的保管期限為15年，但涉及外事和對(duì)私改造的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)永久保管。保管期滿后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。三、記賬憑證管理（一）記賬憑證的編制要求1.依據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證編制：記賬憑證應(yīng)根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證進(jìn)行編制，確保記賬憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)與原始憑證一致。2.內(nèi)容完整：記賬憑證應(yīng)具備的基本內(nèi)容包括：憑證編號(hào)、填制日期、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要、會(huì)計(jì)科目、金額、所附原始憑證張數(shù)、填制憑證人員、稽核人員、記賬人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員簽名或者蓋章等。收付款的記賬憑證還應(yīng)當(dāng)由出納人員簽名或者蓋章。3.分類準(zhǔn)確：記賬憑證應(yīng)按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容進(jìn)行分類編制，如收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。涉及現(xiàn)金和銀行存款之間的劃轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)，只編制付款憑證，不編制收款憑證，以避免重復(fù)記賬。4.編號(hào)連續(xù)：記賬憑證應(yīng)按照一定的順序連續(xù)編號(hào)，不得跳號(hào)、重號(hào)。編號(hào)的目的是為了便于查找和核對(duì)，同時(shí)也能防止憑證的丟失和篡改。5.摘要簡(jiǎn)明：記賬憑證的摘要應(yīng)簡(jiǎn)明扼要地概括經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，能夠準(zhǔn)確反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和特征，便于登記賬簿和查閱憑證。（二）記賬憑證的審核1.合規(guī)性審核：審核記賬憑證的編制是否符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定，會(huì)計(jì)科目使用是否正確，賬戶對(duì)應(yīng)關(guān)系是否清晰等。2.準(zhǔn)確性審核：審核記賬憑證的金額計(jì)算是否準(zhǔn)確，摘要與原始憑證的內(nèi)容是否相符，所附原始憑證的張數(shù)是否正確等。3.完整性審核：審核記賬憑證的各項(xiàng)內(nèi)容是否填寫完整，簽章是否齊全等。經(jīng)審核無(wú)誤的記賬憑證，才能據(jù)以登記賬簿。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與制單人員溝通，進(jìn)行更正或補(bǔ)充。（三）記賬憑證的傳遞1.明確傳遞路徑：記賬憑證編制完成后，應(yīng)按照規(guī)定的傳遞路徑及時(shí)傳遞給相關(guān)人員進(jìn)行審核、記賬等處理。一般情況下，記賬憑證先由制單人員傳遞給稽核人員審核，再傳遞給記賬人員記賬，最后傳遞給會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管人員進(jìn)行復(fù)核。2.確保傳遞及時(shí)：各環(huán)節(jié)人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成對(duì)記賬憑證的審核、記賬等工作，不得拖延，以保證財(cái)務(wù)核算的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。3.建立傳遞記錄：為了便于跟蹤和監(jiān)督記賬憑證的傳遞過(guò)程，應(yīng)建立傳遞記錄，記錄記賬憑證的傳遞時(shí)間、傳遞人員等信息。（四）記賬憑證的保管1.定期裝訂：每月末，應(yīng)對(duì)本月的記賬憑證進(jìn)行整理和裝訂。裝訂時(shí)，應(yīng)將記賬憑證連同所附的原始憑證一起裝訂成冊(cè)，并在裝訂線上加貼封簽，由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。2.專柜保管：裝訂成冊(cè)的記賬憑證應(yīng)存放在專用的檔案柜中，由專人負(fù)責(zé)保管，確保憑證的安全、完整。3.保管期限：記賬憑證的保管期限與原始憑證相同，一般為15年，但涉及外事和對(duì)私改造的記賬憑證，應(yīng)永久保管。保管期滿后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。四、電子憑證管理（一）電子憑證的種類1.電子發(fā)票：是指在購(gòu)銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，開(kāi)具、收取的以電子方式存儲(chǔ)的收付款憑證。2.電子會(huì)計(jì)憑證：是指以電子形式生成、傳輸、存儲(chǔ)的各類會(huì)計(jì)憑證，包括電子原始憑證和電子記賬憑證。（二）電子憑證的取得與存儲(chǔ)1.合法取得：公司應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及稅務(wù)機(jī)關(guān)的規(guī)定，通過(guò)合法途徑取得電子發(fā)票等電子憑證。在取得電子憑證時(shí)，應(yīng)確保憑證的真實(shí)性、完整性和合法性，并妥善保存相關(guān)的電子數(shù)據(jù)。2.安全存儲(chǔ)：電子憑證應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的電子介質(zhì)中，如硬盤、光盤、磁帶等，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，應(yīng)建立電子憑證存儲(chǔ)的管理制度，明確存儲(chǔ)地點(diǎn)、存儲(chǔ)方式、訪問(wèn)權(quán)限等，確保電子憑證的安全存儲(chǔ)。（三）電子憑證的審核與處理1.審核要求：對(duì)電子憑證的審核應(yīng)與紙質(zhì)憑證審核要求一致，包括真實(shí)性、合法性、完整性、準(zhǔn)確性等方面的審核。審核人員應(yīng)具備相應(yīng)的電子數(shù)據(jù)處理能力，能夠熟練使用電子審核工具進(jìn)行審核。2.處理流程：經(jīng)審核無(wú)誤的電子憑證，應(yīng)按照公司的會(huì)計(jì)核算流程進(jìn)行處理，生成電子記賬憑證，并及時(shí)登記賬簿。對(duì)于不符合要求的電子憑證，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)方溝通，要求其進(jìn)行更正或補(bǔ)充。（四）電子憑證的歸檔與保管1.歸檔要求：電子憑證應(yīng)按照公司檔案管理的規(guī)定進(jìn)行歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)確保電子憑證的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與相關(guān)的紙質(zhì)憑證建立索引關(guān)系，便于查閱和核對(duì)。2.保管期限：電子憑證的保管期限與紙質(zhì)憑證相同，應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行妥善保管。在保管期限內(nèi)，應(yīng)定期對(duì)電子憑證進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。3.銷毀處理：電子憑證保管期滿后，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)刪除或物理銷毀，確保電子憑證的數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。五、憑證的查閱與復(fù)制（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱憑證的，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行申請(qǐng)。一般情況下，財(cái)務(wù)部門人員可直接查閱本部門保管的憑證；其他部門人員查閱憑證時(shí)，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在財(cái)務(wù)人員的陪同下進(jìn)行查閱。2.外部查閱：外部單位或個(gè)人因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等工作需要查閱公司憑證的，應(yīng)持有相關(guān)單位的正式介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱時(shí)，公司應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)陪同，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。（二）查閱程序1.申請(qǐng)：查閱人員應(yīng)填寫《憑證查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的目的、范圍、時(shí)間等內(nèi)容，并提交給相關(guān)審批人員進(jìn)行審批。2.審批：審批人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的申請(qǐng)內(nèi)容，按照規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。對(duì)于符合查閱條件的申請(qǐng)，應(yīng)簽署同意意見(jiàn)；對(duì)于不符合查閱條件的申請(qǐng)，應(yīng)說(shuō)明理由并予以駁回。3.查閱：查閱人員在獲得審批通過(guò)后，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得擅自復(fù)制、記錄、傳播憑證內(nèi)容。4.登記：財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)查閱憑證的情況進(jìn)行登記，記錄查閱人員的姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息，以備查考。（三）復(fù)制規(guī)定1.內(nèi)部復(fù)制：公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制憑證的，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在財(cái)務(wù)人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制完成后，應(yīng)在復(fù)制件上加蓋"復(fù)制件與原件核對(duì)無(wú)誤"章，并由財(cái)務(wù)人員和復(fù)制人員簽字確認(rèn)。2.外部復(fù)制：外部單位或個(gè)人因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等工作需要復(fù)制公司憑證的，應(yīng)按照上述外部查閱的程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。復(fù)制完成后，公司應(yīng)在復(fù)制件上加蓋公司公章，并注明用途。六、憑證的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿：憑證的銷毀應(yīng)在保管期限屆滿后進(jìn)行。對(duì)于保管期滿但尚未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。2.確無(wú)保存價(jià)值：對(duì)于保管期滿且已結(jié)清債權(quán)債務(wù)等未了事項(xiàng)的憑證，經(jīng)公司檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.編制銷毀清單：財(cái)務(wù)部門應(yīng)會(huì)同檔案管理部門對(duì)擬銷毀的憑證進(jìn)行清理，編制《憑證銷毀清單》，詳細(xì)列出憑證的名稱、年度、月份、憑證號(hào)碼、冊(cè)數(shù)、起止日期、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。2.審批：《憑證銷毀清單》應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀實(shí)施：銷毀憑證