外來快遞管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司外來快遞的管理，提高快遞收發(fā)效率，確?？爝f安全、準(zhǔn)確、及時送達(dá)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及進(jìn)入公司辦公區(qū)域的外來快遞服務(wù)人員。（三）基本原則1.及時準(zhǔn)確原則：確?？爝f能夠及時接收、分發(fā)，并準(zhǔn)確送達(dá)收件人手中。2.安全保密原則：保障快遞內(nèi)容的安全，防止信息泄露和丟失。3.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任，避免出現(xiàn)問題時相互推諉。二、快遞收發(fā)流程（一）收件流程1.前臺收件快遞員將快遞送至公司前臺，前臺工作人員應(yīng)及時接收，并核對快遞數(shù)量、單號、收件人姓名及部門等信息。對于收件人信息不完整或有誤的快遞，前臺工作人員應(yīng)及時與快遞員溝通確認(rèn)，并要求其更正或補(bǔ)充相關(guān)信息。2.登記編號前臺工作人員對收到的快遞進(jìn)行詳細(xì)登記，包括快遞單號、寄件人姓名、收件人姓名、部門、聯(lián)系電話、快遞內(nèi)容、收到時間等信息，并為每個快遞分配一個唯一的編號。登記信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保后續(xù)查詢和追溯的便利性。3.通知收件人前臺工作人員根據(jù)快遞登記信息，通過內(nèi)部通訊工具（如即時通訊軟件、郵件等）或電話等方式及時通知收件人取件。通知內(nèi)容應(yīng)包括快遞編號、快遞單號、寄件人姓名、快遞內(nèi)容等關(guān)鍵信息，以便收件人快速準(zhǔn)確識別自己的快遞。4.收件人取件收件人在接到取件通知后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)到前臺領(lǐng)取快遞。取件時，收件人需出示有效身份證件，并在快遞領(lǐng)取登記表上簽字確認(rèn)。（二）發(fā)件流程1.填寫寄件信息員工如有發(fā)件需求，應(yīng)自行準(zhǔn)備好快遞所需的包裝材料，并填寫完整的寄件信息，包括寄件人姓名、部門、聯(lián)系電話、收件人姓名、地址、聯(lián)系電話、快遞內(nèi)容、重量等。確保填寫的信息準(zhǔn)確無誤，避免因信息錯誤導(dǎo)致快遞延誤或丟失。2.稱重計費(fèi)將填寫好寄件信息的快遞送至前臺，由前臺工作人員使用公司配備的稱重設(shè)備對快遞進(jìn)行稱重，并根據(jù)快遞公司的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)計算快遞費(fèi)用。前臺工作人員應(yīng)向員工說明快遞費(fèi)用的構(gòu)成及金額，并提供費(fèi)用明細(xì)清單。3.粘貼快遞單及付費(fèi)員工確認(rèn)快遞費(fèi)用后，前臺工作人員協(xié)助員工粘貼快遞單，并在快遞單上填寫準(zhǔn)確的寄件人和收件人信息。員工按照費(fèi)用明細(xì)清單支付快遞費(fèi)用，可采用現(xiàn)金、轉(zhuǎn)賬等公司認(rèn)可的支付方式。4.交寄快遞前臺工作人員在收到快遞費(fèi)用及確認(rèn)快遞信息無誤后，將快遞交予快遞員，并與快遞員辦理交接手續(xù)，包括快遞數(shù)量、單號、重量、費(fèi)用等信息的核對。交接完成后，前臺工作人員應(yīng)留存快遞員的聯(lián)系方式及快遞底單，以備后續(xù)查詢。三、快遞服務(wù)供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.綜合評估采購部門負(fù)責(zé)對快遞服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，評估內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、價格水平、配送速度、服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)覆蓋范圍、信譽(yù)度等方面。收集多家快遞服務(wù)供應(yīng)商的相關(guān)信息，通過實(shí)地考察、客戶評價、行業(yè)口碑等方式進(jìn)行全面了解和比較。2.選定供應(yīng)商根據(jù)評估結(jié)果，采購部門選定23家優(yōu)質(zhì)的快遞服務(wù)供應(yīng)商作為公司的合作對象，并與其簽訂合作協(xié)議。合作協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、價格條款、賠償責(zé)任、保密條款等內(nèi)容，確保雙方的合作有章可循。（二）供應(yīng)商管理1.定期溝通與快遞服務(wù)供應(yīng)商保持定期溝通，了解其服務(wù)質(zhì)量變化情況、價格調(diào)整信息以及行業(yè)動態(tài)等。每月至少召開一次供應(yīng)商溝通會議，反饋公司在快遞服務(wù)方面的需求和意見，共同商討解決方案，不斷優(yōu)化合作關(guān)系。2.服務(wù)監(jiān)督建立快遞服務(wù)供應(yīng)商服務(wù)監(jiān)督機(jī)制，定期對供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評估和考核。通過隨機(jī)抽查、客戶反饋等方式，檢查快遞的收發(fā)及時性、準(zhǔn)確性、安全性等指標(biāo)，對服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的供應(yīng)商提出整改要求，并根據(jù)合同約定進(jìn)行相應(yīng)處理。3.合作調(diào)整根據(jù)供應(yīng)商的服務(wù)表現(xiàn)和公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，適時對合作關(guān)系進(jìn)行調(diào)整。如供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量長期不達(dá)標(biāo)或出現(xiàn)嚴(yán)重違約行為，采購部門有權(quán)終止與其合作，并重新選擇合適的快遞服務(wù)供應(yīng)商。四、快遞安全與保密管理（一）安全管理1.快遞存放前臺應(yīng)設(shè)置專門的快遞存放區(qū)域，確?？爝f存放環(huán)境安全、整潔，避免快遞受到損壞、丟失或雨淋等情況。對存放的快遞進(jìn)行分類整理，按照收件人部門或區(qū)域進(jìn)行有序擺放，便于快速查找和分發(fā)。2.運(yùn)輸安全要求快遞服務(wù)供應(yīng)商在運(yùn)輸過程中采取必要的安全措施，確?？爝f的安全運(yùn)輸。對于價值較高或重要的快遞，可建議供應(yīng)商提供保價服務(wù)，以降低運(yùn)輸風(fēng)險。（二）保密管理1.信息保密公司員工在處理快遞過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露快遞內(nèi)容涉及的商業(yè)秘密、個人隱私等信息。對于敏感信息的快遞，應(yīng)采取特殊的保密措施，如單獨(dú)存放、專人負(fù)責(zé)等，防止信息泄露。2.快遞內(nèi)容審查前臺工作人員在接收快遞時，如發(fā)現(xiàn)快遞內(nèi)容可能涉及違規(guī)、違法或敏感信息，應(yīng)及時向上級報告，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。對于禁止收寄的快遞，應(yīng)拒絕接收，并告知快遞員相關(guān)規(guī)定。五、快遞費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)與快遞服務(wù)供應(yīng)商簽訂的合作協(xié)議，制定統(tǒng)一的快遞費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。2.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確不同重量區(qū)間、不同送達(dá)區(qū)域的快遞收費(fèi)價格，并根據(jù)市場行情和公司實(shí)際情況適時進(jìn)行調(diào)整。（二）費(fèi)用結(jié)算1.前臺工作人員每月定期統(tǒng)計公司的快遞費(fèi)用支出情況，填寫快遞費(fèi)用結(jié)算表。2.結(jié)算表應(yīng)詳細(xì)記錄每一筆快遞費(fèi)用的單號、寄件人、收件人、費(fèi)用金額等信息，并確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.快遞費(fèi)用結(jié)算表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財務(wù)部門進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。4.財務(wù)部門根據(jù)快遞費(fèi)用結(jié)算表及相關(guān)憑證，與快遞服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算，確保費(fèi)用支付的及時性和準(zhǔn)確性。（三）費(fèi)用控制1.各部門應(yīng)合理控制快遞費(fèi)用支出，盡量選擇性價比高的快遞服務(wù)。2.對于因業(yè)務(wù)需要產(chǎn)生的大額快遞費(fèi)用支出，應(yīng)提前進(jìn)行申請和審批，確保費(fèi)用支出的合理性和必要性。3.公司定期對各部門的快遞費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計和分析，如發(fā)現(xiàn)費(fèi)用異常增長，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通，查找原因并采取措施進(jìn)行控制。六、考核與獎懲（一）考核指標(biāo)1.快遞收發(fā)及時性：考核快遞是否能夠在規(guī)定時間內(nèi)準(zhǔn)確接收和送達(dá)。2.信息準(zhǔn)確性：考核快遞登記信息、通知信息等是否準(zhǔn)確無誤。3.服務(wù)態(tài)度：考核員工在快遞收發(fā)過程中對待快遞員和收件人的服務(wù)態(tài)度。4.安全保密：考核快遞在運(yùn)輸和存放過程中是否出現(xiàn)安全問題及信息泄露情況。5.費(fèi)用控制：考核各部門快遞費(fèi)用支出是否符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）考核方式1.定期考核：每月對員工的快遞管理工作進(jìn)行一次定期考核，考核結(jié)果作為員工月度績效評價的一部分。2.不定期抽查：公司不定期對快遞收發(fā)情況進(jìn)行抽查，檢查各項管理制度的執(zhí)行情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行記錄和反饋。（三）獎懲措施1.獎勵對于在快遞管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，公司將給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、獎金、晉升機(jī)會等。具體獎勵標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)員工的工作業(yè)績和貢獻(xiàn)程度進(jìn)行確定。2.懲罰對于違反快遞管理制度的員工，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的懲罰，如警告、罰款、績效扣分、降