檔案8項(xiàng)管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)活動、技術(shù)研發(fā)、行政管理等過程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案分類（一）行政檔案1.公司文件：包括公司章程、董事會決議、股東會決議、公司發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.行政管理文件：如公司管理制度、崗位職責(zé)、工作流程、會議紀(jì)要、通知、通報(bào)等。3.資質(zhì)證照：企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、各類資質(zhì)證書、許可證等。4.人事檔案：員工個(gè)人基本信息、勞動合同、工資福利、績效考核、培訓(xùn)記錄、獎懲情況等。5.行政事務(wù)檔案：辦公用品采購記錄、車輛使用記錄、辦公設(shè)備維護(hù)記錄、固定資產(chǎn)臺賬等。（二）業(yè)務(wù)檔案1.市場營銷檔案：市場調(diào)研報(bào)告、客戶信息、銷售合同、招投標(biāo)文件、廣告宣傳資料等。2.財(cái)務(wù)管理檔案：會計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、資金往來記錄等。3.生產(chǎn)管理檔案：生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量控制文件、設(shè)備維護(hù)記錄、生產(chǎn)報(bào)表等。4.研發(fā)創(chuàng)新檔案：研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔、專利申請材料、科研成果等。5.項(xiàng)目管理檔案：項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告等。（三）其他檔案1.聲像檔案：公司重大活動照片、錄像、錄音等。2.電子檔案：存儲在計(jì)算機(jī)硬盤、光盤、磁帶等載體上的各類電子文件。三、檔案收集（一）收集范圍各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案分類范圍，及時(shí)收集本部門在工作活動中形成的各類檔案。（二）收集要求1.各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，并確保其可讀性和可保存性。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的檔案應(yīng)定期收集，一般每月或每季度收集一次。2.重大活動、重要項(xiàng)目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在活動或項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)將形成的檔案收集整理完畢，并移交綜合管理部門。（四）收集流程1.各部門檔案收集人員對本部門形成的檔案進(jìn)行初步整理，核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。3.將整理好的檔案及移交清單一并移交綜合管理部門檔案管理人員。4.綜合管理部門檔案管理人員對移交的檔案進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案：按照檔案分類方案，對每份檔案進(jìn)行編號、編目、裝訂，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。2.電子檔案：按照檔案分類方案，建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，對電子文件進(jìn)行分類存儲，并按照命名規(guī)則進(jìn)行命名。同時(shí)，建立電子文件索引目錄，便于查詢和利用。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號統(tǒng)一、編目規(guī)范、裝訂整齊。2.電子檔案應(yīng)確保元數(shù)據(jù)完整，與電子文件一并歸檔保存。3.對于破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案保管（一）保管場所公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房環(huán)境整潔。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度、濕度，確保檔案不受潮、不霉變、不褪色。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為[X]年、[X]年、[X]年。具體檔案保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。（四）檔案鑒定1.綜合管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。2.成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。3.檔案鑒定小組對保管期滿的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的價(jià)值和保存意義，確定存毀名單。4.對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。六、檔案借閱（一）借閱范圍公司員工因工作需要可借閱與其工作相關(guān)的檔案。外單位人員因特殊原因需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱流程1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱時(shí)間等信息。2.將申請表提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，將申請表提交綜合管理部門檔案管理人員。4.檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案。5.借閱人對借閱的檔案進(jìn)行簽收，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。（三）借閱期限1.一般檔案借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，須經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.重要檔案借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。七、檔案利用（一）利用方式公司鼓勵員工充分利用檔案資源，為公司的經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)決策、技術(shù)創(chuàng)新等提供支持。檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。（二）利用流程1.查閱檔案：查閱人填寫檔案查閱登記表，注明查閱檔案的名稱、用途等信息，經(jīng)綜合管理部門檔案管理人員批準(zhǔn)后，在檔案查閱室進(jìn)行查閱。2.借閱檔案：借閱人按照本制度規(guī)定的借閱流程辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制檔案：如需復(fù)制檔案，借閱人應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制檔案的名稱、用途、數(shù)量等信息，經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明"復(fù)制件"字樣，并加蓋公司檔案專用章。（三）利用要求1.利用檔案時(shí)應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.利用檔案形成的資料應(yīng)妥善保管，如需留存，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意。3.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司的決策提供參考依據(jù)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。3.檔案信息安全管理：采取有效的安全防護(hù)措施，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化流程：確定檔案數(shù)字化范圍，制定數(shù)字化方案，組織實(shí)施數(shù)字化掃描，對掃描后的圖像進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入流程：檔案管理人員按照檔案整理要求，將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案信息管理系統(tǒng)。錄入完成后，進(jìn)行數(shù)據(jù)審核，確保錄入信息的準(zhǔn)確性。3.檔案信息利用流程：利用人通過檔案信息管理系統(tǒng)查詢、借閱、復(fù)制檔案信息。檔案管理人員對利用申請進(jìn)行審核，根據(jù)審核結(jié)果提供相應(yīng)的服務(wù)。（四）信息化管理要求1.建立健全檔案信息化管理制度，明確檔案信息化管理的職責(zé)和流程。2.加強(qiáng)檔案信息化設(shè)備的管理和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。3.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的信息化水平。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司綜合管理部門負(fù)責(zé)對各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、借閱、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.檔案信息化管理工作的開展情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：綜合管理部門定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果以書面形式通報(bào)。2.不定期抽查：綜合管理部門不定期對各部門的檔案管理工作